Ottenere una firma manuale

Panoramica

A volte è necessario ottenere una firma manuale: per motivi legali o di conformità, per policy interne, o semplicemente perché una o entrambe le parti si sentono a più proprio agio con le firme in formato fisico.

Il flusso di lavoro Firma manuale di Adobe Acrobat Sign consente di ottenere firme fisiche, garantendo il corretto controllo degli accessi, mantenendo la qualità e la chiarezza del documento finale e sfruttando i vantaggi dell’elaborazione e della verifica elettronica.

Invio di un accordo da far firmare a mano

Quando si invia un accordo per raccogliere una firma autografa, il mittente dovrà selezionare l’opzione Manuale nella sezione Tipo firma del pannello Opzioni.

Questa opzione è visibile solo se per il gruppo sono abilitati i tipi di firma Elettronica e Manuale. In caso contrario, viene utilizzato il tipo di firma abilitato e l’opzione per selezionare un altro tipo è nascosta.

Se si prevede che verrà utilizzato prevalentemente il tipo di firma manuale, gli amministratori dell’account o del gruppo possono impostare il valore predefinito su Manuale. Consulta Opzioni di configurazione.

Quando un accordo viene inviato con tipo di firma Manuale, tutti i destinatari dovranno firmare a mano.

Selezionare il tipo di firma Manuale

Nota:

Una volta inviato l’accordo, il mittente non potrà convertirlo in un flusso di lavoro per firma elettronica. Inoltre, il destinatario non può convertire la propria firma manuale in una firma elettronica.


Esperienza di firma manuale per i firmatari

Per i destinatari, il flusso di lavoro per firma Manuale è molto simile a quello per firma Elettronica, fino al passaggio in cui devono stampare il documento per apporvi la firma:

  • Il destinatario riceve una notifica tramite e-mail con un collegamento Apri e stampa che consente di aprire e stampare il documento.
  • Quando seleziona questa collegamento, il destinatario visualizza un riepilogo in tre passaggi del processo di firma:
Passaggi per la firma manuale

  • Il destinatario può compilare nell’esperienza elettronica eventuali campi modulo richiesti nell’accordo.
  • Quindi, fa clic sul pulsante Avanti nella parte inferiore della pagina per passare alle istruzioni di download, stampa e firma:
Scaricare l’accordo

 

  • Il destinatario fa clic sul pulsante Scarica per scaricare il documento (completo di eventuale testo inserito nei campi compilati elettronicamente).
  • Il destinatario apre e stampa il PDF scaricato.
  • Il destinatario firma manualmente l’accordo stampato.
  • L’accordo firmato deve quindi essere scansionato per tornare di nuovo in formato digitale.
    • Acrobat Sign accetta il file in qualsiasi formato normalmente accettato (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Acrobat Sign accetta un solo file. Se sono presenti più immagini, queste devono essere concatenate in un unico file.
  • Il destinatario riceve un nuovo messaggio e-mail in cui si richiede di caricare il documento firmato (oggetto e-mail: Carica {Nome accordo}). Viene fornito un collegamento per aprire l’interfaccia Carica e invia.
    • In alternativa, il destinatario può anche fare clic sul collegamento nell'e-mail Apri e stampa originale per aprire l’interfaccia Carica:
Caricare e inviare l’accordo

 

  • Quando si fa clic sul pulsante Carica e invia, viene aperta una finestra in cui il destinatario deve trovare e selezionare nel sistema locale il file dell’accordo firmato.
  • Una volta selezionato, il file viene caricato in Acrobat Sign e il destinatario non deve fare altro.
  • Se sono presenti altri destinatari, l’accordo passa al successivo. In caso contrario, l’accordo viene completato.

Consentire ai destinatari di convertire la propria firma da Elettronica a Manuale

I clienti che non richiedono necessariamente una firma elettronica e desiderano venire incontro ai clienti che non si sentono a proprio agio con il formato elettronico, possono consentire ai destinatari di convertire il tipo di firma richiesto da Elettronica a Manuale.

Quando questa conversione è abilitata, i destinatari visualizzano l’opzione Stampa, firma e carica nel menu Opzioni della pagina di firma elettronica.

Menu delle opzioni per convertire in firma manuale

Attenzione:

Nota: negli accordi con più destinatari, una volta che un destinatario converte il tipo di firma da elettronica a Manuale, tutti i campi modulo nell’accordo verranno rimossi. I firmatari successivi non avranno campi modulo da compilare, ad eccezione dei campi firma che vengono compilati nella parte inferiore della pagina come campo di tipo blocco firma.

Best practice e considerazioni

Per gli account in cui è abilitata l’opzione Utenti in più gruppi, si consiglia vivamente di individuare i flussi di lavoro che richiedono una firma manuale e di isolarli nel proprio gruppo. Ciò facilita l’applicazione di valori predefiniti che limitano il numero di opzioni configurabili nella pagina Invia, ottimizzando il processo di invio ed evitando errori di configurazione.

Se attivi le firme manuali tramite qualsiasi opzione, valuta l’opportunità di abilitare l’opzione Carica un documento firmato, utile nel caso in cui un destinatario desideri inviarti per e-mail il documento firmato.


Opzioni di configurazione

Le opzioni per la firma manuale sono disponibili a livello di account e di gruppo. Durante la configurazione delle opzioni di firma manuale, tieni presente quanto segue:

  • Tutte le impostazioni del gruppo vengono inizialmente ereditate dalle impostazioni dell’account.
  • Le impostazioni a livello di gruppo configurate in modo esplicito prevalgono su quelle ereditate a livello di account.
  • Tutti gli accordi adottano le proprietà del gruppo da cui vengono inviati al momento della creazione.

Per le opzioni di firma manuale è necessario considerare quattro impostazioni:

  • Consenti il tipo di firma Manuale per i mittenti.
    • Imposta il tipo di firma predefinito su Manuale, qualora sia necessario per il processo da seguire.
  • Abilita l’opzione affinché i destinatari possano convertire la firme da Elettronica a Manuale.
  • Abilita la firma Manuale se è abilitata l’opzione Visibilità limitata dei documenti.

Consentire il tipo di firma Manuale per i mittenti

Per consentire ai mittenti di configurare gli accordi con un tipo di firma Manuale:

  1. Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio.
  2. Scorri fino a Tipi di firma consentiti.
  3. Seleziona l'opzione Consenti ai mittenti di inviare i documenti per la firma manuale.
  4. Fai clic su Salva per confermare la modifica.

Definire il tipo di firma Manuale come predefinito per i nuovi accordi

Se il tipo di firma predefinito è Manuale, tutti i nuovi accordi creati nel gruppo vengono configurati per la firma manuale.

Se è abilitata anche l’opzione di firma Elettronica, durante la configurazione dell’accordo il mittente può cambiare il tipo di firma.

Consentire ai mittenti di selezionare in tipo di firma Manuale

Nota:

Se per il gruppo è abilitato un solo tipo di firma, nella pagina Invia non sarà disponibile l’opzione per selezionare un altro tipo di firma. Entrambe le opzioni devono essere attivate affinché i mittenti possano visualizzare e selezionare tale opzione.

Consentire ai destinatari di convertire la firma in Manuale

L’opzione per consentire ai destinatari di convertire la firma da Elettronica a Manuale è utile qualora il firmatario sia restio a seguire un processo di firma elettronica.

  1. Passa a Impostazioni account > Preferenze firma.
  2. Scorri fino a Impostazioni aggiuntive.
  3. Seleziona l’opzione Consenti ai firmatari di stampare, firmare a mano e ricaricare l’accordo in Acrobat Sign invece di apporvi la firma elettronica.
  4. Fai clic su Salva per confermare la modifica.
Consentire ai destinatari di convertire il tipo di firma in Manuale

Nota:

L’opzione per consentire ai destinatari di convertire il tipo di firma in Manuale non è dipendente dall’opzione per consentire la firma manuale quando si inviano nuovi accordi.

Abilitare la firma Manuale quando è abilitata l’opzione Visibilità limitata dei documenti

Se si utilizzano flussi di lavoro con Visibilità limitata dei documenti e si deve poter fornire anche l’opzione di firma manuale, è necessario abilitare esplicitamente la firma Manuale nell’ambito della Visibilità limitata dei documenti.

In caso contrario, l'opzione per inviare accordi con un tipo di firma Manuale risulterà nascosta nella pagina Invia e non potrà essere configurata dal mittente.

  1. Passa a Impostazioni account > Impostazioni generali (Impostazioni gruppo se configurato a livello di gruppo).
  2. Scorri verso il basso fino a Visibilità limitata dei documenti.
  3. Seleziona l’opzione Consenti l'invio di firma a mano. I destinatari che dovranno firmare a mano vedranno sempre tutte le pagine.
  4. Fai clic su Salva per confermare la modifica.
Consentire firme manuali in flussi di lavoro con Visibilità limitata dei documenti

Come indicato dall’impostazione stessa, quando un accordo viene inviato utilizzando sia l’opzione Visibilità limitata dei documenti che il tipo di firma Manuale, il flusso di lavoro con Visibilità limitata dei documenti viene ignorato e il destinatario potrà vedere l’intero documento.

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