Felhasználói útmutató Mégse

PDF-indexek létrehozása

Előkészítő lépések

Egy új, intuitívabb termékélményt vezetünk be. Ha az itt látható képernyő nem illik a termék kezelőfelületéhez, válassza a súgót a jelenlegi élményhez.

Az új felhasználói felületen az eszközök a képernyő bal oldalán jelennek meg.

Index létrehozása és kezelése PDF-fájlban

A hosszabb PDF-fájlokban végzett keresés felgyorsításához indexet vehet fel a dokumentumban szereplő szavakból. Ebben az indexben az Acrobat sokkal gyorsabban tud keresni, mint a tényleges dokumentumban. Az index megmarad a PDF-fájl minden példányában. A felhasználók indexszel rendelkező PDF-dokumentumokban ugyanúgy kereshetnek, mint az indexszel nem rendelkező PDF-dokumentumokban.

Index hozzáadása PDF-dokumentumhoz

  1. Az Összes eszköz menüben válassza ki a Keresési index hozzáadása lehetőséget.

    Ekkor a bal oldali panelen megjelenik az Index eszközkészlet.

  2. Az Index eszköz paneljén válassza a Beágyazott index kezelése lehetőséget.

  3. A Beágyazott index kezelése párbeszédpanelen válassza az Index beágyazása elemet.

  4. Olvassa el a megjelenő üzeneteket, és válassza az OK lehetőséget.

    Megjegyzés:

    Az Outlook és a Lotus Notes programban lehetősége van az indexbeágyazásra akkor is, amikor e-mail üzeneteket vagy mappákat konvertál PDF-dokumentumra. Ez különösen sok üzenetet tartalmazó mappák esetén ajánlott.

Index frissítése vagy eltávolítása a PDF-dokumentumból

  1. Az Összes eszköz menüben válassza ki a Keresési index hozzáadása lehetőséget.

    Ekkor a bal oldali panelen megjelenik az Index eszközkészlet.

  2. Az Index eszköz paneljén válassza a Beágyazott index kezelése lehetőséget.

  3. Szükség szerint válassza az Index frissítése vagy Index eltávolítása lehetőséget.

A katalógus szolgáltatás ismertetése (Acrobat Pro)

Lehetőség nyílik PDF-fájlok egy csoportjának katalógusként való definiálására és egy teljes dokumentumgyűjtemény egységes indexének létrehozására. Az index nagyban felgyorsítja a katalogizált PDF-fájlokban előforduló információk keresését.

A gyűjtemény CD-n való közzététele alkalmával az index is mellékelhető a PDF-fájlokhoz.

Katalogizálhatók a latin betűkkel, illetve a kínai, japán és koreai írásjelekkel írt dokumentumok. A katalogizálható elemek közé tartoznak a dokumentumok szövegei, a megjegyzések, könyvjelzők, űrlapmezők, címkék, objektum és dokumentum metaadatok, csatolmányok, dokumentum adatai, elektronikus aláírások, képek XIF (kiterjesztett képfájl-formátum) formátumú metaadatai, valamint az egyéni dokumentum tulajdonságai.

PDF-dokumentumok előkészítése indexelésre (Acrobat Pro)

PDF-fájlok indexeléséhez először hozzon létre egy mappát, amely teljes PDF-fájlokat tartalmaz olyan elektronikus funkciókkal, mint a hivatkozások, könyvjelzők, és kereshető szöveg. Beolvasott dokumentumok esetén győződjön meg arról, hogy a szöveg kereshető. A hosszabb dokumentumokat érdemes kisebb, fejezet méretű részekre osztani, mert így javul a keresés teljesítménye. A dokumentum tulajdonságainak bővítése további információkkal a kereshetőséget is javítja.

Dokumentumok gyűjteményének indexelése előtt alakítsa ki a megfelelő dokumentumstruktúrát a lemezmeghajtón, illetve a hálózati meghajtó adott kötetében, majd ellenőrizze a platformok közötti fájlneveket. A platformfüggetlen fájlneveket a rendszer csonkolhatja, ami megnehezíti a keresést. A probléma megelőzéséhez kövesse az alábbi útmutatást:

  • A fájlok, mappák és indexek elnevezése során tartsa be az MS-DOS®-fájlnévkonvenciót (a név legfeljebb 8 karakterből áll, amelyet a 3 karakterből álló fájlkiterjesztés követ), különösen akkor, ha a dokumentumok gyűjteményét és az indexet egy, az ISO 9660 szabvány szerint formázott lemezen szeretné terjeszteni.
  • Ne használjon speciális karaktereket, például ékezetes és az angol ábécében nem szereplő karaktereket a fájlok és a mappák nevében. (A katalógus funkció nem támogatja a karakterkészlet 133–159-ig terjedő karakterkódjainak használatát.)
  • Ha macOS-felhasználók is fognak keresni az indexben, ne használjon olyan sok egymásba ágyazott mappát, illetve olyan hosszú elérési utat, hogy 256 karakternél hosszabbra nyúljon a név.
  • Ha macOS-rendszert és OS/2® LAN kiszolgálót használ, akkor az IBM® LAN Server Macintosh (LSM) beállításakor kényszerítse a rendszert az MS-DOS® fájlnévkonvencióinak használatára, vagy csak FAT (fájlallokációs tábla) köteteket indexeljen. (A HPFS [High Performance File System] kötetek hosszú, lekérhetetlen fájlneveket tartalmazhatnak.)
  • Ha a dokumentumstruktúra olyan almappát tartalmaz, amelyet nem kíván indexelni, az ilyeneket kihagyhatja az indexelési eljárásból.

Metaadat hozzáadása a dokumentum tulajdonságaihoz (Acrobat Pro)

Megkönnyíthető a PDF-fájlokban végzett keresés úgynevezett metaadat típusú fájlinformációknak a dokumentum tulajdonságaihoz való hozzáadásával. (A jelenleg megnyitott PDF-fájl tulajdonságainak megtekintéséhez válassza a Fájl > Tulajdonságok parancsot, majd kattintson a Leírás fülre.)

Ha adatokat ad hozzá egy dokumentum tulajdonságaihoz, kövesse a következő Adobe ajánlásokat:

  • A dokumentumra jellemző rövid, leíró címet adjon meg a Cím mezőben. A dokumentumhoz tartozó fájlnév a Keresési eredmények párbeszédpanelen jelenik meg.
  • A hasonló információkat mindig azonos mezőben helyezze el. A fontos kifejezések megadására ne használja egyszer a Tárgy, más esetben pedig a Kulcsszavak mezőt a különféle dokumentumokban.
  • Ugyanarra az információra következetesen ugyanazt a kifejezést célszerű használni. Így például ne használja a  biológia címszót egyes, míg az élettudományok kifejezést más, hasonló tárgyú dokumentumok esetében.
  • A Szerző mezőben megadhatja a dokumentum létrehozásáért felelős csoport nevét. Így például a felvételi irányelvek dokumentumának felelőse a munkaügyi osztály lehet.
  • Ha sorszámozza a dokumentumokat, adja meg a sorszámokat Kulcsszóként. Így például a doc#=m234 jelölésnek a Kulcsszavak mezőhöz való hozzáadásával megjelölhető egy adott témáról szóló, több száz dokumentumot tartalmazó sorozat meghatározott dokumentuma.
  • A Tárgy, illetve a Kulcsszavak megadásával (külön-külön, illetve együttesen) típus szerint kategorizálhatja a dokumentumokat. Így például a Tárgy mezőbe beírható az állapotjelentés szó, míg a Kulcsszavak mezőben a havi vagy a heti szóval jelölhető meg az adott dokumentum.
  • Ha már részt vett egy speciális, az Adobe PDF használatáról szóló képzésen, indexek létrehozásakor egyéni adatmezőket is definiálhat, így például a Dokumentum típusa, Dokumentum száma és a Dokumentum azonosítója, mezőt. Ez csak gyakorlott felhasználók számára ajánlott; az eljárás leírása nem található meg az Acrobat teljes súgójában sem.

Index létrehozása gyűjteményhez (Acrobat Pro)

Az új index felépítése során az Acrobat létrehoz egy új, .pdx kiterjesztésű fájlt és egy új támogatási mappát, amelybe egy vagy több, .idx kiterjesztésű fájl kerül. Az IDX-fájl tartalmazza az indexbejegyzéseket. Ezeknek a fájloknak mind elérhetőeknek kell lenniük azon felhasználók számára, akik az indexben keresni kívánnak.

  1. Az Összes eszköz menüben válassza ki a Keresési index hozzáadása lehetőséget.

    Ekkor a bal oldali panelen megjelenik az Index eszközkészlet.

  2. Az Index panelen válassza a Teljes szövegű indexelés katalógussal elemet.

  3. A Katalógus párbeszédpanelen válassza az Új index elemet.

    Az Új index definiálása párbeszédpanel jelenik meg.

    Új index definiálása az Acrobat programban
    Az Új index definiálása párbeszédpanel.

  4. Az Index címe mezőben lehet megadni az index fájlnevét.

  5. Az Index leírása mezőben lehet megadni az index típusának és céljának rövid leírását.

  6. Válassza a Beállítások lehetőséget, és adja meg az indexre alkalmazni kívánt speciális beállításokat. Ha elkészült, válassza az OK lehetőséget.

    A Beállítások párbeszédpanel az Acrobat programban
    A Beállítások párbeszédpanelen megadhatók a speciális beállítások az új indexnek.

  7. Az Ezeket a könyvtárakat vizsgálja csoportban kattintson a Hozzáadás gombra, jelöljön ki egy mappát, amelyben indexelni szeretné a PDF-fájlokat vagy egy részüket, majd kattintson az OK gombra. Ha több mappát is hozzá szeretne adni, ismételje meg ezt a lépést.

    Megjegyzés:

    A kijelölt mappák almappái is szerepelni fognak az indexelési eljárásban. Több kiszolgálóról illetve lemezmeghajtóról is megadhat mappákat, ha biztosan tudja, hogy nem fogja áthelyezni az indexet, illetve a gyűjteményben szereplő dokumentumokat.

  8. Az Ezeket az alkönyvtárakat zárja ki csoportban kattintson a Hozzáadás gombra, és jelölje ki azokat az almappákat, amelyek olyan PDF-fájlokat tartalmaznak, amelyeket nem szeretne indexelni. Kattintson az OK gombra, és szükség szerint ismételje meg ezt a lépést.

  9. Ellenőrizze, amit eddig kijelölt. Ha szerkeszteni szeretné a vizsgálni és kizárni kívánt mappák listáját, jelölje ki azt a mappát, amelyet módosítani szeretne, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

  10. Kattintson az Építés elemre, majd adja meg az indexfájl helyét. Kattintson a Mentés gombra, és ezután:

    • Amikor befejeződik az indexelés, kattintson a Bezárás gombra.

    • Ha meg szeretné szakítani az indexelési eljárást, kattintson a Leállítás gombra.

    Megjegyzés:

    Ha leállítja az indexelési műveletet, akkor ugyanezt az indexelési munkamenetet nem lehet újraindítani, de a munkát nem kell újból elvégezni. A beállítások és a mappakijelölések változatlanok maradnak. Az Index megnyitása elemre kattintva kijelölheti és ellenőrizheti a félig elkészült indexet.

    Megjegyzés:

    Ha a hosszú elérésiútvonal-neveket a rendszer csonkolja az Ezeket a könyvtárakat vizsgálja és az Ezeket az alkönyvtárakat zárja ki beállítások alatt, tartsa az egérmutatót az ellipszisek fölött (...) addig, amíg meg nem jelenik egy, a teljes elérési útvonal nevét megjelenítő eszközleírás.

Lásd az indexelési beállításokat 

  • Ne foglalja magába a számokatAkkor válassza ezt a lehetőséget, ha azt szeretné, hogy az indexbe ne kerüljenek bele a dokumentum szövegében szereplő számok. A számok kizárása az index méretét jelentősen csökkenti, így a keresés gyorsabb lesz.
  • Azonosítók hozzáadása az Adobe PDF 1.0 verziójú fájlokhozAkkor válassza ezt a lehetőséget, ha a gyűjtemény az Acrobat 2.0-s verzióját megelőző fájlokat tartalmaz, amelyekben nem szerepelnek automatikusan létrehozott azonosítószámok. Az azonosítószámokra akkor van szükség, ha a hosszú macOS-fájlneveket a MS-DOS®-fájlnevekké alakítás során le kell rövidíteni. Az Acrobat 2.0 és későbbi verziók automatikusan hozzák létre az azonosítókat.
  • Ne figyelmeztessen módosított dokumentumokra keresés közbenHa ez a lehetőség nincs kijelölve, figyelmeztető üzenet jelenik meg olyan dokumentumok keresése közben, amelyek megváltoztak a legutóbbi indexfelépítés óta.
  • Egyedi beállításokEzzel a beállítással egyedi dokumentumtulajdonságokat építhet be az indexbe; csak a PDF-dokumentumokban már meglévő tulajdonságok épülnek be az indexbe. Nevezze el a tulajdonságot, válassza ki a típusát a Típus menüből, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Ezek a tulajdonságok keresési beállításként jelennek meg a Keresés ablak további kritériumok előugró menüin a kiadódó index keresésekor. Ha például megadja a Dokumentum neve egyéni tulajdonságot, és a Típus menün a karakterlánc tulajdonságot választja, az indexben kereső felhasználó kereshet az egyéni tulajdonságok között a Dokumentum neve kijelölésével a További használandó kritériumok menün.
Megjegyzés:

Ha egyéni mezőket hoz létre Microsoft® Office alkalmazásban, amelyben a Dokumentumadatok átalakítása beállítás be van jelölve a PDFMaker alkalmazásban, a mezők belekerülnek minden létrehozott PDF-fájlba.  

  • XMP-mezők: Ezzel a beállítással beépítheti az egyedi XMP-mezőket. Az egyedi XMP mezők indexelése végbemegy; a mezők megjelennek a további szűrési feltételeket tartalmazó felbukkanó menükben, így kereshetők lesznek a kijelölt indexekben.
  • Kizárt szavak: Ezzel a funkcióval kizárható (legfeljebb 500) megadott szó az indexelt keresés találatai közül. Adja meg a szót, kattintson a Hozzáadás gombra, és ismételje meg ezt a lépést, ahányszor csak szükséges. A szavak kizárása révén akár 10–15%-kal is csökkenhet az index mérete. Egy-egy leállítási szó legfeljebb 128 karaktert tartalmazhat, valamint különbözőnek számítanak benne a kis- és a nagybetűk.
  • Struktúracímkék: Ezzel a beállítással a meghatározott levélelemcímke csomópontjai kereshetők lesznek azokban a dokumentumokban, amelyeknek címkézett logikai struktúrájuk van.
Megjegyzés:

Ha meg szeretné akadályozni, hogy a felhasználók ilyen szavakat tartalmazó kifejezéseket keressenek, adja meg a nem indexelt szavak listáját a katalógus ReadMe fájljában.

Megjegyzés:

Az Egyedi tulajdonságok, Leállítási szavak és a Címkék beállítások csak az aktuális indexre vonatkoznak. Ha szeretné, hogy ezek a beállítások globálisan, minden létrehozott indexre vonatkozzanak, a Beállítások párbeszédpanel Katalógus lapján módosítsa az egyedi mezőkre vonatkozó alapértelmezett beállításokat, leállítószavakat és címkéket.  

Katalógushoz tartozó ReadMe fájlok (Acrobat Pro)

Gyakran érdemes létrehozni és az index mappájába másolni egy külön ReadMe fájlt. Ez a ReadMe fájl tájékoztatással szolgálhat az indexről, megadva például a következőket:

  • Az indexelt dokumentumok típusa.

  • A támogatott keresési beállítások.

  • A kapcsolattartó személy, illetve egy telefonszám, ahová kérdésekkel lehet fordulni.

  • Számok listája, illetve azok a szavak, amelyeket az index nem tartalmaz.

  • A dokumentumokat tartalmazó mappák listája LAN alapú index esetén, illetve lemez alapú index esetén az érintett dokumentumok listája. A fájlban elhelyezheti az érintett dokumentumok illetve mappák rövid leírását is.

  • A dokumentumokhoz rendelt értékek, amennyiben azokat megadja a Dokumentuminformáció mezőkben is.

    Ha egy katalógusban különösen sok dokumentum szerepel, táblázatot is alkalmazhat a dokumentumokhoz rendelt értékek megjelenítéséhez. A táblázat megjelenhet a ReadMe fájl részeként vagy különálló dokumentumként. A táblázatot a konzisztencia fenntartásához használhatja az index létrehozása során.

Az index ellenőrzése (Acrobat Pro)

A már létező indexek frissíthetők, újraépíthetők, illetve eltávolíthatók.

  1. Az Összes eszköz menüben válassza ki a Keresési index hozzáadása lehetőséget.

    Ekkor a bal oldali panelen megjelenik az Index eszközkészlet.

  2. Az Index panelen válassza a Teljes szövegű indexelés katalógussal elemet.

    A Katalógus párbeszédpanel jelenik meg.

  3. A Katalógus párbeszédpanelen válassza az Index megnyitása elemet.

  4. Keresse meg és jelölje ki az index indexdefiníciós fájlját (PDX), majd válassza a Megnyitás elemet.

  5. Az Indexdefiníció párbeszédpanelen végezze el a szükséges változtatásokat, majd válassza ki a parancsot, amelyet végre szeretne hajtatni az Acrobat programmal:

    • ÉpítésIDX-fájl létrehozása a meglévő adatokkal, valamint a fájl módosítása új bejegyzések hozzáadásával, illetve a megváltoztatott vagy elévült bejegyzések érvénytelenként való megjelölésével. Ha sok változtatást hajt végre, vagy többször is ezt a lehetőséget használja ahelyett, hogy indexet hozna létre, tovább tarthat a keresés.
    • ÚjraépítésIndex létrehozása, továbbá a meglévő index mappájának és a mappa tartalmának (az IDX-fájloknak) a felülírása.
    • ÜrítésAz index tartalmának (az IDX-fájloknak) a törlése magának az indexfájlnak (PDX) a meghagyása mellett.

Katalógus beállításai (Acrobat Pro)

Az indexeléssel kapcsolatban olyan beállításokat adhat meg, amelyek globálisan érvényesek lesznek minden azt követően létrehozott indexre. E beállításokat egyenként felülírhatja egy-egy konkrét index felépítésekor, ha új beállításokat ad meg az indexépítési folyamat során.

A Beállítások párbeszédpanel Kategóriák szakaszában jelölje ki a Katalógus elemet. A beállítások nagy része megegyezik az index létrehozásánál bemutatott beállításokkal.

Megjegyzés:

Az ISO 9660-kompatibilitást akkor érdemes megkövetelni, ha nem kívánja átírni a hosszú Adobe PDF-fájlneveket MS‑DOS®-fájlnevekre a dokumentumoknak az indexelésre való előkészítése során. Ettől függetlenül a mappaneveket továbbra is az MS‑DOS®-fájlnévkonvenciók (legfeljebb nyolc karakter) szerint kell megadni, még ha a fájlnevek esetében nem is szükséges betartani őket.

Az index ütemezett frissítése (Acrobat Pro)

Az index létrehozásának, újraépítésének, frissítésének és törlésének automatizálásához a Katalógus szolgáltatást használhatja a katalógus PDX kötegfájljával (.Bpdx) együtt. Ez a fájl a katalógus indexfájljainak elérési útvonalainak és jelzőinek listáját tartalmazza. Egy ütemező alkalmazás, például a Windows® ütemező segítségével ütemezheti, hogy a feladatok mikor és milyen gyakran legyenek végrehajtva. Ehhez egyszerűen jelenítse meg a BPDX-fájlt az Acrobat programban, és az Acrobat a BPDX-fájlban lévő jelzőknek megfelelően újból létrehozza az indexet.

A BPDX-fájlok használatához lépjen a Beállítások > Katalógus menüpontra, majd jelölje be a Katalógus kötegfájljainak (. Bpdx) újrafuttatását.

Gyűjtemények és indexeik áthelyezése (Acrobat Pro)

Indexelt dokumentumgyűjteményeket létrehozhat és tesztelhet egy helyi merevlemezen, majd a kész és ellenőrzött dokumentumgyűjteményt hálózati kiszolgálóra vagy hálózati lemezmeghajtóra helyezheti át. Az indexdefiníciók relatív elérési útvonalakat tartalmaznak, amelyek a indexdefiníciós fájl (PDX) és az indexelt dokumentumokat tartalmazó mappák egymáshoz képesti elhelyezkedését adják meg. Ha a relatív elérési útvonalak nem változnak meg, nem kell újraépíteni az indexet az indexelt dokumentumgyűjtemény áthelyezésekor. Ha a PDX-fájl és az indexelt dokumentumokat tartalmazó mappák ugyanabban a mappában helyezkednek el, a relatív elérési útvonal megőrizhető a mappa egyszerű áthelyezésével.

Ha a relatív elérési útvonal megváltozik, az indexelt dokumentumgyűjtemény áthelyezésével indexet kell létrehoznia. Az eredeti PDX-fájl továbbra is használható marad. Az eredeti PDX-fájl használatához először helyezze át az indexelt dokumentumokat. Ezután másolja a PDX-fájlt abba a mappába, amelyben az indexet létre kívánja hozni, majd szerkessze meg szükség szerint a kizárt és bennfoglalt könyvtárak és alkönyvtárak listáját.

Ha az index egy olyan meghajtón vagy kiszolgáló kötetén foglal helyet, amelytől eltérő helyen található a kapcsolódó gyűjtemény bármely része, a gyűjtemény vagy az index áthelyezésével az indexben szereplő hivatkozások érvényüket vesztik. Ha a dokumentumgyűjteményt egy másik hálózati helyre, vagy egy CD-re szeretné áthelyezni, a gyűjteménnyel azonos helyen hozza létre és építse fel az indexet is.

Kapjon segítséget gyorsabban és könnyebben!

Új felhasználó?