PDF-indexek létrehozása

A hosszabb PDF-fájlokban végzett keresés felgyorsításához indexet vehet fel a dokumentumban szereplő szavakból. Ebben az indexben az Acrobat sokkal gyorsabban tud keresni, mint a tényleges dokumentumban. Az index megmarad a PDF-fájl minden példányában. A felhasználók indexszel rendelkező PDF-dokumentumokban ugyanúgy kereshetnek, mint az indexszel nem rendelkező PDF-dokumentumokban.

Index hozzáadása PDF-dokumentumhoz

Index frissítése vagy eltávolítása a PDF-dokumentumból

A katalógus szolgáltatás ismertetése (Acrobat Pro)

Lehetőség nyílik PDF-fájlok egy csoportjának katalógusként való definiálására és egy teljes dokumentumgyűjtemény egységes indexének létrehozására. Az index nagyban felgyorsítja a katalogizált PDF-fájlokban előforduló információk keresését.

A gyűjtemény CD-n való közzététele alkalmával az index is mellékelhető a PDF-fájlokhoz.

Katalogizálhatók a latin betűkkel, illetve a kínai, japán és koreai írásjelekkel írt dokumentumok. A katalogizálható elemek közé tartoznak a dokumentumok szövegei, a megjegyzések, könyvjelzők, űrlapmezők, címkék, objektum és dokumentum metaadatok, csatolmányok, dokumentum adatai, elektronikus aláírások, képek XIF (kiterjesztett képfájl-formátum) formátumú metaadatai, valamint az egyéni dokumentum tulajdonságai.

PDF-dokumentumok előkészítése indexelésre (Acrobat Pro)

PDF-fájlok indexeléséhez először hozzon létre egy mappát, amely teljes PDF-fájlokat tartalmaz olyan elektronikus funkciókkal, mint a hivatkozások, könyvjelzők, és kereshető szöveg. Beolvasott dokumentumok esetén győződjön meg arról, hogy a szöveg kereshető. A hosszabb dokumentumokat érdemes kisebb, fejezet méretű részekre osztani, mert így javul a keresés teljesítménye. A dokumentum tulajdonságainak bővítése további információkkal a kereshetőséget is javítja.

Dokumentumok gyűjteményének indexelése előtt alakítsa ki a megfelelő dokumentumstruktúrát a lemezmeghajtón, illetve a hálózati meghajtó adott kötetében, majd ellenőrizze a platformok közötti fájlneveket. A platformfüggetlen fájlneveket a rendszer csonkolhatja, ami megnehezíti a keresést. A probléma megelőzéséhez kövesse az alábbi útmutatást:

• A fájlok, mappák és indexek elnevezése során tartsa be az MS-DOS®-fájlnévkonvenciót (a név legfeljebb 8 karakterből áll, amelyet a 3 karakterből álló fájlkiterjesztés követ), különösen akkor, ha a dokumentumok gyűjteményét és az indexet egy, az ISO 9660 szabvány szerint formázott lemezen szeretné terjeszteni.
  
• Ne használjon speciális karaktereket, például ékezetes és az angol ábécében nem szereplő karaktereket a fájlok és a mappák nevében. (A katalógus funkció nem támogatja a karakterkészlet 133–159-ig terjedő karakterkódjainak használatát.)
• Ha macOS-felhasználók is fognak keresni az indexben, ne használjon olyan sok egymásba ágyazott mappát, illetve olyan hosszú elérési utat, hogy 256 karakternél hosszabbra nyúljon a név.
• Ha macOS-rendszert és OS/2® LAN kiszolgálót használ, akkor az IBM® LAN Server Macintosh (LSM) beállításakor kényszerítse a rendszert az MS-DOS® fájlnévkonvencióinak használatára, vagy csak FAT (fájlallokációs tábla) köteteket indexeljen. (A HPFS [High Performance File System] kötetek hosszú, lekérhetetlen fájlneveket tartalmazhatnak.)
• Ha a dokumentumstruktúra olyan almappát tartalmaz, amelyet nem kíván indexelni, az ilyeneket kihagyhatja az indexelési eljárásból.

Metaadat hozzáadása a dokumentum tulajdonságaihoz (Acrobat Pro)

Megkönnyíthető a PDF-fájlokban végzett keresés úgynevezett metaadat típusú fájlinformációknak a dokumentum tulajdonságaihoz való hozzáadásával. (A jelenleg megnyitott PDF-fájl tulajdonságainak megtekintéséhez válassza a Fájl > Tulajdonságok parancsot, majd kattintson a Leírás fülre.)

Ha adatokat ad hozzá egy dokumentum tulajdonságaihoz, kövesse a következő Adobe ajánlásokat:

• A dokumentumra jellemző rövid, leíró címet adjon meg a Cím mezőben. A dokumentumhoz tartozó fájlnév a Keresési eredmények párbeszédpanelen jelenik meg.
• A hasonló információkat mindig azonos mezőben helyezze el. A fontos kifejezések megadására ne használja egyszer a Tárgy, más esetben pedig a Kulcsszavak mezőt a különféle dokumentumokban.
• Ugyanarra az információra következetesen ugyanazt a kifejezést célszerű használni. Így például ne használja a  biológia címszót egyes, míg az élettudományok kifejezést más, hasonló tárgyú dokumentumok esetében.
• A Szerző mezőben megadhatja a dokumentum létrehozásáért felelős csoport nevét. Így például a felvételi irányelvek dokumentumának felelőse a munkaügyi osztály lehet.
• Ha sorszámozza a dokumentumokat, adja meg a sorszámokat Kulcsszóként. Így például a doc#=m234 jelölésnek a Kulcsszavak mezőhöz való hozzáadásával megjelölhető egy adott témáról szóló, több száz dokumentumot tartalmazó sorozat meghatározott dokumentuma.
• A Tárgy, illetve a Kulcsszavak megadásával (külön-külön, illetve együttesen) típus szerint kategorizálhatja a dokumentumokat. Így például a Tárgy mezőbe beírható az állapotjelentés szó, míg a Kulcsszavak mezőben a havi vagy a heti szóval jelölhető meg az adott dokumentum.
• Ha már részt vett egy speciális, az Adobe PDF használatáról szóló képzésen, indexek létrehozásakor egyéni adatmezőket is definiálhat, így például a Dokumentum típusa, Dokumentum száma és a Dokumentum azonosítója, mezőt. Ez csak gyakorlott felhasználók számára ajánlott; az eljárás leírása nem található meg az Acrobat teljes súgójában sem.

Index létrehozása gyűjteményhez (Acrobat Pro)

Az új index felépítése során az Acrobat létrehoz egy új, .pdx kiterjesztésű fájlt és egy új támogatási mappát, amelybe egy vagy több, .idx kiterjesztésű fájl kerül. Az IDX-fájl tartalmazza az indexbejegyzéseket. Ezeknek a fájloknak mind elérhetőeknek kell lenniük azon felhasználók számára, akik az indexben keresni kívánnak.

Lásd az indexelési beállításokat 

• Ne foglalja magába a számokat: Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha azt szeretné, hogy az indexbe ne kerüljenek bele a dokumentum szövegében szereplő számok. A számok kizárása az index méretét jelentősen csökkenti, így a keresés gyorsabb lesz.
• Azonosítók hozzáadása az Adobe PDF 1.0 verziójú fájlokhoz: Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha a gyűjtemény az Acrobat 2.0-s verzióját megelőző fájlokat tartalmaz, amelyekben nem szerepelnek automatikusan létrehozott azonosítószámok. Az azonosítószámokra akkor van szükség, ha a hosszú macOS-fájlneveket a MS-DOS®-fájlnevekké alakítás során le kell rövidíteni. Az Acrobat 2.0 és későbbi verziók automatikusan hozzák létre az azonosítókat.
• Ne figyelmeztessen módosított dokumentumokra keresés közben: Ha ez a lehetőség nincs kijelölve, figyelmeztető üzenet jelenik meg olyan dokumentumok keresése közben, amelyek megváltoztak a legutóbbi indexfelépítés óta.
• Egyedi beállítások: Ezzel a beállítással egyedi dokumentumtulajdonságokat építhet be az indexbe; csak a PDF-dokumentumokban már meglévő tulajdonságok épülnek be az indexbe. Nevezze el a tulajdonságot, válassza ki a típusát a Típus menüből, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Ezek a tulajdonságok keresési beállításként jelennek meg a Keresés ablak további kritériumok előugró menüin a kiadódó index keresésekor. Ha például megadja a Dokumentum neve egyéni tulajdonságot, és a Típus menün a karakterlánc tulajdonságot választja, az indexben kereső felhasználó kereshet az egyéni tulajdonságok között a Dokumentum neve kijelölésével a További használandó kritériumok menün.

• XMP-mezők: Ezzel a beállítással beépítheti az egyedi XMP-mezőket. Az egyedi XMP mezők indexelése végbemegy; a mezők megjelennek a további szűrési feltételeket tartalmazó felbukkanó menükben, így kereshetők lesznek a kijelölt indexekben.
• Kizárt szavak: Ezzel a funkcióval kizárható (legfeljebb 500) megadott szó az indexelt keresés találatai közül. Adja meg a szót, kattintson a Hozzáadás gombra, és ismételje meg ezt a lépést, ahányszor csak szükséges. A szavak kizárása révén akár 10–15%-kal is csökkenhet az index mérete. Egy-egy leállítási szó legfeljebb 128 karaktert tartalmazhat, valamint különbözőnek számítanak benne a kis- és a nagybetűk.
• Struktúracímkék: Ezzel a beállítással a meghatározott levélelemcímke csomópontjai kereshetők lesznek azokban a dokumentumokban, amelyeknek címkézett logikai struktúrájuk van.

Katalógushoz tartozó ReadMe fájlok (Acrobat Pro)

Gyakran érdemes létrehozni és az index mappájába másolni egy külön ReadMe fájlt. Ez a ReadMe fájl tájékoztatással szolgálhat az indexről, megadva például a következőket:

• Az indexelt dokumentumok típusa.

• A támogatott keresési beállítások.

• A kapcsolattartó személy, illetve egy telefonszám, ahová kérdésekkel lehet fordulni.

• Számok listája, illetve azok a szavak, amelyeket az index nem tartalmaz.

• A dokumentumokat tartalmazó mappák listája LAN alapú index esetén, illetve lemez alapú index esetén az érintett dokumentumok listája. A fájlban elhelyezheti az érintett dokumentumok illetve mappák rövid leírását is.

• A dokumentumokhoz rendelt értékek, amennyiben azokat megadja a Dokumentuminformáció mezőkben is.

  Ha egy katalógusban különösen sok dokumentum szerepel, táblázatot is alkalmazhat a dokumentumokhoz rendelt értékek megjelenítéséhez. A táblázat megjelenhet a ReadMe fájl részeként vagy különálló dokumentumként. A táblázatot a konzisztencia fenntartásához használhatja az index létrehozása során.

Az index ellenőrzése (Acrobat Pro)

A már létező indexek frissíthetők, újraépíthetők, illetve eltávolíthatók.

Katalógus beállításai (Acrobat Pro)

Az indexeléssel kapcsolatban olyan beállításokat adhat meg, amelyek globálisan érvényesek lesznek minden azt követően létrehozott indexre. E beállításokat egyenként felülírhatja egy-egy konkrét index felépítésekor, ha új beállításokat ad meg az indexépítési folyamat során.

A Beállítások párbeszédpanel Kategóriák szakaszában jelölje ki a Katalógus elemet. A beállítások nagy része megegyezik az index létrehozásánál bemutatott beállításokkal.

Az index ütemezett frissítése (Acrobat Pro)

Az index létrehozásának, újraépítésének, frissítésének és törlésének automatizálásához a Katalógus szolgáltatást használhatja a katalógus PDX kötegfájljával (.Bpdx) együtt. Ez a fájl a katalógus indexfájljainak elérési útvonalainak és jelzőinek listáját tartalmazza. Egy ütemező alkalmazás, például a Windows® ütemező segítségével ütemezheti, hogy a feladatok mikor és milyen gyakran legyenek végrehajtva. Ehhez egyszerűen jelenítse meg a BPDX-fájlt az Acrobat programban, és az Acrobat a BPDX-fájlban lévő jelzőknek megfelelően újból létrehozza az indexet.

A BPDX-fájlok használatához lépjen a Beállítások > Katalógus menüpontra, majd jelölje be a Katalógus kötegfájljainak (. Bpdx) újrafuttatását.

Gyűjtemények és indexeik áthelyezése (Acrobat Pro)

Indexelt dokumentumgyűjteményeket létrehozhat és tesztelhet egy helyi merevlemezen, majd a kész és ellenőrzött dokumentumgyűjteményt hálózati kiszolgálóra vagy hálózati lemezmeghajtóra helyezheti át. Az indexdefiníciók relatív elérési útvonalakat tartalmaznak, amelyek a indexdefiníciós fájl (PDX) és az indexelt dokumentumokat tartalmazó mappák egymáshoz képesti elhelyezkedését adják meg. Ha a relatív elérési útvonalak nem változnak meg, nem kell újraépíteni az indexet az indexelt dokumentumgyűjtemény áthelyezésekor. Ha a PDX-fájl és az indexelt dokumentumokat tartalmazó mappák ugyanabban a mappában helyezkednek el, a relatív elérési útvonal megőrizhető a mappa egyszerű áthelyezésével.

Ha a relatív elérési útvonal megváltozik, az indexelt dokumentumgyűjtemény áthelyezésével indexet kell létrehoznia. Az eredeti PDX-fájl továbbra is használható marad. Az eredeti PDX-fájl használatához először helyezze át az indexelt dokumentumokat. Ezután másolja a PDX-fájlt abba a mappába, amelyben az indexet létre kívánja hozni, majd szerkessze meg szükség szerint a kizárt és bennfoglalt könyvtárak és alkönyvtárak listáját.

Ha az index egy olyan meghajtón vagy kiszolgáló kötetén foglal helyet, amelytől eltérő helyen található a kapcsolódó gyűjtemény bármely része, a gyűjtemény vagy az index áthelyezésével az indexben szereplő hivatkozások érvényüket vesztik. Ha a dokumentumgyűjteményt egy másik hálózati helyre, vagy egy CD-re szeretné áthelyezni, a gyűjteménnyel azonos helyen hozza létre és építse fel az indexet is.