Adobe Acrobat Sign에서 보존 규칙 구성

계약서와 관련 데이터가 자동으로 삭제되기 전까지 보관되는 기간을 정의하십시오.

보존 규칙을 통해 관리자는 계약서가 종료 상태에 도달한 후 Adobe Acrobat Sign에서 계약서와 관련 데이터가 저장되는 기간을 제어할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 데이터 정리를 자동화하고 문서 수명 주기를 내부 규정 준수 정책에 맞출 수 있습니다.

시작하기 전에

• 보존 규칙을 구성하려면 계정 수준 또는 그룹 수준 관리자여야 합니다.

구성

사용 가능한 시간

• Acrobat Standard 및 Acrobat Pro: 지원되지 않음
• Acrobat Sign Solutions: 지원됨
• 정부 기관용 Acrobat Sign: 지원됨

구성 범위

보존 규칙은 계정 및 그룹 수준에서 구성할 수 있습니다.

그룹 수준 설정은 계정 수준 설정을 재정의합니다.

• 기본 동작 - 보존 규칙이 구성되지 않은 경우, 계약서는 수동으로 삭제되거나 다른 프로세스를 통해 제거될 때까지 보관됩니다.
• 진행 중인 계약서에 미치는 영향 - 보존 규칙은 계약서가 종료 상태로 기록될 때 적용됩니다. 이미 진행 중인 계약서는 종료 상태에 도달할 때까지 영향을 받지 않습니다.

이 설정에 액세스하려면 다음을 수행합니다.

계정 레벨:

• 계정 설정 > 데이터 거버넌스로 이동합니다.

그룹 수준:

1. 관리자 > 그룹으로 이동합니다.
2. 그룹을 선택합니다.
3. 그룹 설정 > 데이터 거버넌스를 선택합니다.

보존 규칙 만들기

새 규칙이 생성되면 기본 규칙이 됩니다. 이전에 기본이었던 규칙들은 종료 일자와 함께 목록에 남아 있으며, 이미 할당된 계약을 계속 관리합니다.

그룹 수준 재정의 구성

그룹 레벨 규칙은 그룹 내 사용자에 대한 계정 레벨 규칙을 재정의합니다. 그룹 레벨 규칙이 정의되지 않은 경우 계정 레벨 규칙이 적용됩니다.

• 계정 수준 구성과 동일한 단계를 사용하여 규칙을 만듭니다.
• (선택 사항) 이 그룹의 모든 계약 유지를 활성화하여 자동 삭제를 방지합니다.
  • 그룹의 계약을 보존해야 할 때 계정 레벨 설정을 무시하려면 이 옵션을 사용하십시오.

사용자가 그룹 간에 이동하는 경우 적용되는 보존 규칙은 계약이 터미널 상태로 기록될 때 사용자가 속한 그룹을 기반으로 합니다.

설정 작동 방식

계약이 최종 상태로 들어갈 때:

• 활성 보존 규칙이 적용되어 계약과 연결됩니다.
  • 적용된 보존 규칙은 계약과 연결되어 삭제 시 올바른 규칙이 사용되도록 합니다.
• 시스템은 정의된 보존 기간을 기준으로 삭제 일자를 계산합니다.
• 보존 기간이 만료되면 규칙이 활성화된 상태로 유지되는 경우 계약이 삭제됩니다.

최종 상태 처리는 피크 시간 동안 최대 12시간 지연될 수 있으며, 이로 인해 보존 기간 시작이 지연될 수 있습니다.

타이밍이 보존에 미치는 영향을 이해하려면 데이터 거버넌스 개요 페이지를 참조하십시오.

우수 사례

• 일관된 정책 적용을 보장하기 위해 계약을 보내기 전에 보존 규칙을 정의하십시오.
• 팀 간 다양한 보존 요구 사항을 지원하기 위해 그룹 레벨 규칙을 사용하십시오.
• 현재 규정 준수 요구 사항과 일치하는지 확인하기 위해 규칙을 정기적으로 검토하십시오. 

알아야 할 사항

• 보존 규칙은 계약이 최종 상태에 기록될 때 적용됩니다.
• 새로 종료된 계약서에는 한 번에 하나의 보존 규칙만 활성화됩니다. 새 규칙이 만들어지면 기본 규칙이 되어 앞으로 종료 상태로 기록되는 모든 계약서에 적용됩니다. 이전에 활성이었던 규칙은 이미 할당된 계약에 계속 적용되며 비활성화할 필요가 없습니다.
• 적용되는 규칙은 계약이 종료 상태에 도달할 때 발송 사용자가 속한 기본 그룹에서 채택됩니다.
• 최종 상태 처리는 피크 시간 동안 최대 12시간 지연될 수 있어 보존 정책 시작이 지연됩니다.
• 규칙이 정의되지 않으면 계약은 무기한 보존됩니다.
• 규칙을 비활성화하면 해당 규칙을 적용받았지만 아직 삭제되지 않은 모든 계약의 삭제가 방지됩니다.

관련 문서

• 데이터 보존 규칙 개요
• 보존 규칙 관리
• 데이터 거버넌스 및 GDPR 도구를 사용하여 계약을 삭제하세요.