Acrobat Sign에서 보존 규칙 관리

보존 규칙이 시간에 따라 어떻게 적용되고 유지되는지 보기, 필터링 및 제어합니다.

보존 규칙은 계약서와 관련 데이터가 언제 삭제되는지를 정의합니다. 이러한 규칙을 관리하면 활성 정책이 올바르게 적용되고 이전에 적용된 규칙이 예상대로 계속 계약을 관리할 수 있습니다.

시작하기 전에

보존 규칙을 관리하려면 계정 수준 또는 그룹 수준 관리자여야 합니다.

구성

사용 가능한 시간

Acrobat Sign Solutions: 지원됨.
정부 기관용 Acrobat Sign: 지원됨.
Acrobat Standard 및 Acrobat Pro: 지원되지 않음.

구성 범위

보존 규칙은 계정 및 그룹 수준에서 관리할 수 있습니다.

그룹 수준 설정은 계정 수준 설정을 재정의합니다.

이 설정에 액세스하려면 다음을 수행합니다.

계정 레벨:

계정 설정 > 데이터 거버넌스로 이동합니다.

그룹 수준:

관리자 > 그룹으로 이동합니다.
그룹을 선택합니다.
그룹 설정 > 데이터 거버넌스를 선택합니다.

보존 규칙 작동 방식

보존 규칙은 정의된 수명 주기를 따릅니다.

새로 종료된 계약서에는 한 번에 하나의 보존 규칙만 활성화됩니다. 새 규칙이 만들어지면 기본 규칙이 되어 앞으로 종료 상태로 기록되는 모든 계약서에 적용됩니다. 이전에 활성 상태였던 규칙은 이미 할당된 계약서에 계속 적용되며 비활성화할 필요가 없습니다.
각 계약서는 종료 상태로 기록될 때 보존 규칙이 할당됩니다.
계약서는 나중에 새로운 규칙이 만들어져도 할당된 규칙을 유지합니다.
규칙을 비활성화하면 해당 규칙에 따라 아직 삭제되지 않은 모든 계약서의 삭제가 방지됩니다.

규칙 상태

보존 규칙은 다음 상태 중 하나를 가질 수 있습니다.

활성화됨 – 규칙이 현재 새로 종료된 계약서에 적용되거나 삭제 예약된 계약서를 여전히 관리합니다.
비활성화됨 – 규칙이 더 이상 적용되지 않습니다. 규칙과 연결된 계약서는 삭제되지 않습니다.
만료됨 – 규칙에 의해 이전에 관리되던 모든 계약서가 이미 삭제되었습니다.
이전 – 이전 시스템 설정을 통해 구성된 보존 정책을 나타냅니다. 이전 규칙에 이미 할당된 계약서는 해당 삭제 예약을 계속 준수합니다.

보존 규칙 필터링

필터 컨트롤을 사용하여 상태별로 규칙을 확인하세요.

모든 규칙(기본)
활성화된 규칙
비활성화된 규칙
만료된 규칙

페이지당 표시되는 레코드 수를 구성할 수 있으며, 15개, 30개 또는 50개 규칙과 같은 옵션이 포함됩니다.

보존 규칙 비활성화

규칙을 비활성화하면 해당 규칙과 연결된 모든 계약에 대한 삭제가 정지됩니다.

비활성화할 규칙을 선택합니다.
비활성화를 선택합니다.

알림:

규칙을 사용하지 않도록 설정하면 되돌릴 수 없습니다.

비활성화된 규칙과 연결된 계약은 더 이상 삭제 액션이 적용되지 않으며 GDPR 도구와 같은 다른 방법을 사용하여 제거해야 합니다.

계정 수준에서 그룹 수준 규칙 보기

계정 수준 인터페이스에서 그룹 수준 보존 규칙에 액세스할 수 있습니다.

계정 설정 > 데이터 거버넌스로 이동합니다.
보존 규칙이 있는 그룹 탭을 선택합니다.
그룹을 선택합니다.
그룹 보존 규칙 보기를 선택합니다.

알아야 할 사항

새로 종료된 계약에 대해서는 한 번에 하나의 보존 규칙만 활성화됩니다.
보존 규칙은 생성된 후에는 수정할 수 없습니다. 향후 보존 동작을 변경하려면 새 규칙을 만들어야 합니다.
이전에 적용된 규칙은 이미 할당된 계약을 계속 관리합니다.
보존 규칙은 계약에 적용된 후에는 편집할 수 없습니다.
피크 시간 동안 종료 상태 처리가 최대 12시간 지연될 수 있으며, 이로 인해 보존 시작이 지연될 수 있습니다.
사용 안 함 규칙은 다시 사용하도록 설정될 수 없습니다.
삭제된 그룹과 연결된 보존 규칙은 감사 기록을 보존하기 위해 계속 액세스할 수 있습니다. 그룹 설정은 여전히 계정 레벨 인터페이스를 통해 검토하고 관리할 수 있습니다.

Adobe Acrobat Sign에서 보존 규칙 관리