Usando o painel Mesclagem de dados no InDesign, você pode facilmente criar múltiplas variações do seu documento, mesclando um arquivo de origem de dados (CSV ou TXT) com um documento do InDesign. Por exemplo, use a funcionalidade de mesclagem de dados para criar centenas de variações de letras, envelopes ou etiquetas de correspondência com rapidez e precisão. Mesclagem de dados também é chamada de mala direta.

Pré-requisitos

Tudo o que você precisa para mesclar dados é um arquivo de fonte de dados e um documento de destino. 

  • O arquivo de origem de dados contém as informações que variam em cada repetição do documento de destino, como os nomes e os endereços dos destinatários de uma carta-formulário. Um arquivo de origem de dados é composto de campos e registros. Os campos são grupos de informações específicas, como nomes de empresas e CEPs, enquanto os registros são linhas de conjuntos completos de informações, como o nome da empresa, o endereço, a cidade, o estado e o CEP. Um arquivo de origem de dados pode ser um arquivo delimitado por vírgula (.csv) ou tabulação (.txt), no qual os dados são separados por uma vírgula ou uma tabulação respectivamente.
  • O documento de destino é um documento do InDesign que contém os espaços reservados para campos de dados, além de todo o material da chapa, o texto e outros itens que não são alterados em cada repetição do documento mesclado.

O documento mesclado é o documento do InDesign resultante que contém as informações da chapa do documento de destino repetidas para cada registro da origem de dados.

Mesclagem de dados
Mesclagem de dados

A. Arquivo de origem de dados B. Documento de destino C. Documento mesclado 

Painel 'Mesclagem de dados'

O painel Mesclagem de dados pode ser acessado por Janela > Utilitários. O nome e o tipo de cada campo de dados são exibidos no painel. Se você tiver inserido os campos de dados no documento, os números de página onde o campo de dados está localizado também será exibido.

Painel 'Mesclagem de dados'
Painel 'Mesclagem de dados'

A. Menu Mesclagem de dados B. Criar documento mesclado C. Número da página onde o campo de dados está colocado D. Visualizar último registro E. Visualizar próximo registro F. Ir para registro G. Visualizar registro anterior H. Visualizar primeiro registro I. Visualizar registros J. Tipo e nome do campo de dados K. Origem de dados 

Etapas básicas para mesclagem de dados

1.Faça planos para determinar quais campos de dados você usará nos documentos de origem e destino.

Determine qual deverá ser a aparência do documento final, a fim de definir quais campos serão necessários para realizar a mesclagem. Por exemplo, se você estiver criando um cartão postal a ser enviado aos clientes, poderá usar os seguintes campos de dados:

<<Nome da empresa>><<Endereço>><<Cidade>>, <<Estado>><<CEP>>

Sua planilha ou banco de dados pode aparecer desta forma:

Amostra de arquivo de dados
Amostra de arquivo de dados

2.Salve o arquivo de origem de dados — geralmente um arquivo de planilha ou banco de dados — como um arquivo de texto delimitado por vírgulas (.csv) ou delimitado por tabulações (.txt).

Certifique-se de que o arquivo de origem de dados esteja estruturado de forma que você possa incluir os campos apropriados no documento de destino. Por exemplo, a linha superior de uma planilha deve conter os nomes dos campos que você usará no documento de destino, como “Empresa” e “Endereço”.

Para obter mais informações, consulte Sobre arquivos de origem de dados.

3.Crie um documento de destino que inclua texto e outros itens que permaneçam iguais em cada versão do documento de destino.

Para obter mais informações, consulte Sobre documentos de destino.

4.Selecione a origem de dados usando o painel Mesclagem de dados.

Para obter mais informações, consulte Selecionar uma origem de dados.

5.Insira campos do painel Mesclagem de dados no documento de destino.

É possível adicionar campos de dados a uma página de documento ou a uma página-mestre. Se adicionar campos de dados a uma página-mestre, você terá opções adicionais.

Para obter mais informações, consulte Inserir campos de dados e Adição de espaços reservados para campos de dados em páginas-mestre.

6.Visualize os registros para assegurar que o documento de destino terá a aparência pretendida.

Para obter mais informações, consulte Visualizar registros no documento de destino.

7.Mescle o documento de destino com o arquivo de origem de dados ou exporte para PDF.

Para obter mais informações, consulte Mesclar registros.

Sobre arquivos de origem de dados

Normalmente, a origem de dados é proveniente de uma planilha ou de um aplicativo de banco de dados, mas você pode criar seu próprio arquivo de origem de dados usando o InDesign ou qualquer editor de texto. Os arquivos de origem de dados devem ser salvos em um formato de texto delimitado por vírgula (.csv) ou por tabulação (.txt). Consulte o guia do usuário do seu aplicativo de origem para obter mais informações sobre a exportação desses formatos.

Em um arquivo de texto delimitado por vírgula ou tabulação, os registros são separados por quebras de parágrafo; os campos são separados por vírgulas ou tabulações. O arquivo de origem dos dados também pode incluir texto ou demarcadores que veem imagens no disco.

Exemplo de arquivo de origem de dados delimitado por vírgula

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California

Observação:

Se quiser incluir uma vírgula ou aspas em um arquivo delimitado por vírgula, coloque o texto entre aspas, como em “Brady, Hunt, and Baxter, Inc.”. Se você não incluir aspas, cada nome será tratado como um campo separado.

Não é possível inserir quebra de linha em um campo do arquivo de origem de dados. Se for necessário dividir um campo em linhas diferentes, crie dois campos distintos, como <<Endereço1>> e <<Endereço2>>.

Você pode escolher Remover linhas em branco de campos vazios ao mesclar o documento para evitar a criação de linhas vazias. Contudo, se algum caractere - um espaço, por exemplo - aparecer na linha, esta não será excluída.

Adicionar campos de imagens no arquivo de origem de dados

Adicionando campos de imagem ao arquivo de origem de dados, você permite que cada registro mesclado tenha uma imagem diferente. Por exemplo, ao mesclar documentos que incluem informações de várias empresas, é possível incluir uma imagem do logotipo de cada empresa como parte de uma imagem.

  1. Abra o arquivo de origem de dados.
  2. No início do nome do campo de dados, digite um símbolo “arroba” (@) para inserir textos ou caminhos que se refiram a arquivos de imagem.

    O símbolo @ só é necessário na primeira linha; as linhas subsequentes deverão incluir os caminhos das imagens. Os caminhos, que fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas, devem seguir as convenções de nomenclatura do sistema operacional no qual estão armazenados.

    Observação:

    Se for exibida uma mensagem de erro quando você digitar o símbolo @ no início do campo, digite um apóstrofo () antes do símbolo (por exemplo, @Fotos) para validar a função. Alguns aplicativos, como o Microsoft Excel, reservam o símbolo @ para executar funções.

(Windows) Exemplo de referências a imagens em um arquivo de origem de dados

Nome

Idade

@Fotos

Bill Tucker

36

C:\Fotos\BillTucker.jpg

Dat Nguyen

53

C:\MyDocuments\dat.gif

Maria Ruiz

26

C:\Fotos\Ruiz.psd

(Mac OS) Exemplo de referências a imagens em um arquivo de origem de dados

Nome

Idade

@Fotos

Bill Tucker

36

Mac HD:Fotos:BillTucker.jpg

Dat Nguyen

53

Desktop:Familia:dat.gif

Maria Ruiz

26

Mac HD:Fotos:Ruiz.psd

Observação:

Você pode usar o InDesign para exibir o caminho de uma imagem em seu sistema operacional. Insira uma imagem em um documento do InDesign e, em seguida, use o painel Vínculos para exibir o local da imagem. Com a imagem selecionada, escolha Copiar informações > Copiar caminho completo no menu do painel Vínculos. Talvez seja necessário editar o caminho depois que ele for colado em sua origem de dados. Essa técnica é especialmente útil para imagens em um servidor.

Sobre documentos de destino

Depois que o arquivo de origem de dados for criado, você precisará configurar o documento de destino e inserir os campos do arquivo de origem. O documento de destino contém gráficos e textos de espaço reservado para campos de dados, como o desenho que deverá aparecer em todos os cartões postais. Esses campos ficarão disponíveis para serem adicionados depois que você selecionar uma origem de dados.

O documento de destino inclui os campos da origem de dados
O documento de destino inclui os campos da origem de dados com o texto de espaço reservado para cada campo mostrado.

Quando você mescla dados, o InDesign cria um novo documento que substitui os campos pelos dados designados no arquivo de origem de dados. É possível inserir campos de dados em uma página-mestre ou página de documento.

Selecionar uma origem de dados

Antes de inserir campos no documento de destino, selecione uma origem de dados no painel Mesclagem de dados. Só é possível selecionar um arquivo de origem de dados por documento de destino.

  1. Crie ou abra o documento que você usará como documento de destino.
  2. Escolha Janela > Utilitários > Mesclagem de dados.

  3. Escolha Selecionar origem de dados no menu do painel Mesclagem de dados.

  4. Para alterar as opções para texto delimitado, selecione Mostrar opções de importação.

    O InDesign detecta automaticamente o tipo de delimitador e a codificação usados no arquivo de origem de dados; portanto, geralmente não é necessário mostrar as opções de importação. Contudo, você pode especificar opções diferentes para codificação e delimitador, se achar que estes não foram identificados corretamente.

  5. Localize o arquivo de origem de dados e clique em Abrir.

  6. Se você tiver selecionado Mostrar Opções de Importação, altere as opções de delimitador e codificação conforme necessário e clique em OK. Os campos de dados aparecem no painel Mesclagem de dados.

Observação:

Se aparecer uma mensagem de alerta indicando que o arquivo não pôde ser aberto ou se forem exibidos campos incorretos na caixa de lista, talvez você precise editar o arquivo de planilha ou de banco de dados e salvá-lo como um arquivo delimitado por vírgula ou por tabulação.

Depois que a origem de dados estiver selecionada e os campos forem carregados no painel Mesclagem de dados, quaisquer alterações na origem de dados só serão refletidas no documento de destino quando você atualizar a origem de dados.

Inserir campos de dados

Quando você seleciona a origem de dados, uma lista de nomes de campos de dados aparece no painel Mesclagem de dados. Esses nomes são idênticos aos títulos das colunas do arquivo de origem de dados. Os ícones indicam se o campo é de texto ou imagem. Quando campos de dados são adicionados ao documento, eles se tornam espaços reservados para campo, como em <<Empresa>>. Você pode selecionar e formatar os espaços reservados como faria em qualquer outro texto ou gráfico.

Atribua um campo de imagem a um quadro existente para criar uma imagem flutuante. Opcionalmente, se o ponto de inserção estiver em um quadro de texto ou se houver texto selecionado quando você inserir um campo de imagem, será inserido um pequeno espaço reservado como um quadro incorporado. Você poderá redimensionar esse espaço para determinar o tamanho da imagem mesclada.

Depois que você inserir um campo de dados, o InDesign lembrará da sua origem de dados. Corrija os erros da lista de campos, como erros de digitação, campos vazios e tipos de campos indesejados, no aplicativo de origem e atualize a lista usando o painel Mesclagem de dados.

Inserir um campo de dados de texto no documento de destino

  1. Crie um quadro de texto em uma página de documento ou página-mestre.

    Se você está adicionando campos de dados a uma página-mestre, consulte Adição de espaços reservados para campos de dados em páginas-mestre.

  2. Coloque o ponto de inserção no quadro de texto em que deseja inserir o espaço reservado para um campo, ou selecione o texto a ser substituído.
  3. Para inserir um espaço reservado para campo, proceda de uma das seguintes maneiras:
    • Clique em um campo da lista do painel Mesclagem de dados.

    • Arraste um nome de campo da lista do painel Mesclagem de dados, e arraste-o sobre o quadro de texto para adicionar o espaço reservado. Se você arrastar um campo de texto para um quadro vazio, esse quadro se tornará um quadro de texto.

Os espaços reservados para campos de texto aparecem no aplicativo de destino entre colchetes duplos (<<Nome>>) usando os atributos da formatação atual (como fonte e tamanho).

Observação:

Não é possível criar um campo válido simplesmente digitando seu nome ou editando um campo existente. É necessário inseri-lo a partir do painel Mesclagem de dados.

Inserir um campo de dados de imagem no documento de destino

  • Para inserir um novo espaço reservado para um gráfico incorporado, arraste um campo de imagem sobre um quadro de texto ou posicione o ponto de inserção em um quadro de texto e clique no campo de imagem.
  • Para inserir um novo gráfico flutuante, arraste um campo de imagem para um quadro vazio ou quadro de gráfico já existente. Se você arrastar um campo de imagem para um quadro vazio, esse quadro se tornará um quadro de gráfico.
  • Para inserir um campo em itens agrupados, células de tabela ou itens aninhados, arraste o campo de imagem para o destino.

    Os espaços reservados para campos de imagem aparecem como quadros com o nome do campo.

Adicionar código QR

É possível integrar um código QR no documento mesclado. Seguem os diferentes tipos de códigos QR que podem ser adicionados por meio de um fluxo de trabalho Dados de mesclagem:

  • Texto simples
  • Hiperlink da Web
  • Mensagem de texto
  • Email
  • Cartão de visitas

Para gerar os códigos QR, as entradas de dados em arquivos .txt ou .csv, que são usados como fonte de dados, estão no seguinte formato:

  • Texto simples: na coluna Código QR, digite o texto do jeito que se encontra.
  • Hiperlink da Web: URL:<url> (por exemplo “URL:http://www.google.com”)
  • Mensagem de texto: SMSTO:<Número de telefone>:<Menssagem> (por exemplo: “SMSTO:9818143551:Hi”)
  • Email: MATMSG:\nTo:<endereço de email> (exemplo: “MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”)
  • Cartão de negócios: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe \nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD

As entradas de dados, porém, podem ser uma combinação de email, SMS, hiperlink ou tipo de texto simples. Digite-as no campo de texto .csv e txt no formato acima mencionado, com um sinal # no nome de coluna. Para gerar códigos QR, siga estas instruções:

  1. Selecione Windows > Utilitários > Mesclagem de dados.

  2. No menu suspenso, selecione Selecionar origem dos dados.

  3. Selecione o arquivo de dados com as informações de campo QR. Clique em Abrir.

  4. Selecione o espaço reservado no documento.

  5. Clique no ícone Criar documento mesclado para criar um documento mesclado.

Adição de espaços reservados para campos de dados em páginas-mestre

Se você inserir espaços reservados para campos de dados em páginas-mestre, terá vantagens que não estão disponíveis quando inseri-los em páginas de documento:

  • O documento mesclado resultante contém os espaços reservados originais em suas páginas-mestre e inclui os resultados mesclados em páginas de documento como itens substituídos de páginas-mestre.

  • O documento mesclado mantém conexão com a origem de dados; portanto, se os registros na origem de dados forem modificados, você poderá atualizar o conteúdo do documento mesclado escolhendo Atualizar conteúdo nos campos de dados. Essa opção será especialmente útil se você alterar o layout do documento mesclado e, então, precisar adicionar novos dados a partir da origem de dados.

  • As configurações da caixa de diálogo Criar documento mesclado são as mesmas usadas no documento de destino; portanto, você pode recriar rapidamente o documento atual com a mesma aparência. Você também pode usar essas configurações compartilhadas para criar um documento idêntico com uma origem de dados diferente, ou criar um novo documento com layout ligeiramente modificado.

Observação:

Se você está adicionando campos de dados a uma página-mestre, certifique-se de que o quadro de texto contendo os campos de dados permite substituições de item-mestre. Selecione o quadro de texto na página-mestre e escolha Permitir substituições de item-mestre na seleção no menu do painel Páginas. Se essa opção não for selecionada, os dados não serão mesclados. (Consulte Criar páginas-mestre.)

Não é possível inserir campos de dados em páginas-mestre e documentos paralelamente. Para mesclar corretamente, você deve aplicar uma página-mestre contendo campos de dados na primeira página do documento.

Observação:

Se uma mensagem de erro informar que o InDesign não pôde mesclar o documento por não haver espaços reservados, esses talvez tenham sido adicionados à página-mestre esquerda de um documento de uma página. A página 1 é sempre a página-mestre direita; portanto, inclua os espaços reservados na página-mestre direita.

Atualizar, remover ou substituir arquivos de origem de dados

  • Para atualizar arquivos de origem de dados, edite e salve o arquivo de origem de dados em formato delimitado por vírgula ou por tabulação; em seguida, escolha Atualizar origem de dados no painel Mesclagem de dados.

    As alterações serão refletidas no painel Mesclagem de dados. Se as alterações não forem refletidas no documento após a atualização, desmarque a opção Exibir para desativá-la e marque-a novamente para ativá-la.

  • Para remover a conexão com o arquivo de origem de dados, escolha Remover origem de dados no menu do painel Mesclagem de dados.
  • Para passar para um novo arquivo de origem de dados, escolha Selecionar origem de dados no menu do painel Mesclagem de dados e especifique o novo arquivo. O InDesign talvez não reconheça alguns dos campos. Nessa situação, é aconselhável excluir e reinserir campos de espaços reservados.

Observação:

Se você gerar um documento mesclado a partir de um documento de destino no qual os campos de dados apareçam em páginas-mestre, poderá atualizar os campos de dados no documento mesclado.

Exibir registros no documento de destino

Antes de mesclar o documento de destino e o arquivo de origem de dados, visualize os registros para verificar se os dados dos campos serão exibidos adequadamente quando as informações forem mescladas. Quando você visualiza os registros, o painel Mesclagem de dados exibe os dados reais do arquivo de origem de dados em vez dos espaços reservados para campos. Por exemplo, em vez de ver <<Empresa>>, você poderá ver algo como Adobe . É possível usar os botões de navegação do painel Mesclagem de dados para percorrer os registros.

Se você tiver problemas com os registros, como erros tipográficos ou espaços extras, edite o arquivo de origem no aplicativo original. (Consulte Sobre arquivos de origem de dados.)

  1. Clique em Visualizar, na parte inferior do painel Mesclagem de dados, ou escolha Visualizar registros no painel Mesclagem de dados.

  2. Clique nos botões de navegação para percorrer os dados dos diferentes registros.

Observação:

Para ir para um registro específico, clique nos botões de navegação na parte inferior do painel. Você também pode digitar o número do registro que deseja exibir, na caixa de texto de navegação na parte inferior do painel, e pressionar Enter ou Return.

Ativar e desativar exibição

Alguns problemas poderão surgir ou ser corrigidos quando você alternar entre os modos de exibição. Lembre-se do seguinte:

  • Os marcadores substituirão o conteúdo da exibição quando a opção Exibir registro não estiver marcada. Se você excluir uma imagem, bem como o quadro que a contém, ou uma string de texto inteira, quando desmarcar a opção Exibir registro, os marcadores não aparecerão pois também terão sido removidos.

  • As alterações feitas na caixa de diálogo Opções de inserção de conteúdo não serão refletidas até que você clique em OK. Além disso, se a opção Exibir registro for marcada, os dados não refletirão as configurações de inserção atualizadas até que você desmarque e marque a opção novamente.

  • Se você tentar salvar o documento no modo de exibição, receberá uma mensagem solicitando a desativação do modo de exibição antes de salvar o documento.

Editar espaços reservados para campos de dados

Quando você adicionar um campo de dados de texto a um documento, o texto do marcador para o campo será inserido usando os atributos de formatação (como fonte e tamanho) ativos no ponto de inserção. Em seguida, você poderá editar os atributos do texto do marcador para controlar a aparência dos dados reais.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para alterar atributos de espaços reservados, selecione o texto do espaço reservado e altere os atributos de formatação como faria com outro tipo de texto.

    • Para alterar um espaço reservado, selecione esse espaço reservado ou os dados reais, e escolha outro nome de campo no painel Mesclagem de dados.

    • Para excluir um espaço reservado, selecione-o e pressione Backspace ou Delete.

Observação:

Na janela do Editor de matérias, os espaços reservados para texto são exibidos como hiperlinks. Algumas opções do painel Mesclagem de dados não estão disponíveis na janela do Editor de matérias.

Definir opções de inserção de conteúdo

Utilize a caixa de diálogo Opções de inserção de conteúdo para especificar as configurações padrão do documento atual ou de todos os projetos futuros de mesclagem de dados. É possível especificar como a imagem deve ser posicionada, se as imagens devem ser vinculadas ou incorporadas, se as linhas em branco devem ser removidas de campos vazios e qual o número máximo de registros para cada documento mesclado.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para que as definições afetem somente o documento atual, abra o documento de destino.

    • Para que as definições afetem todos os documentos que você criar no futuro, feche todos os documentos.

  2. Escolha Janela > Utilitários > Mesclagem de dados.

  3. Escolha Opções de inserção de conteúdo no menu do painel Mesclagem de dados.

  4. Altere as opções de inserção de conteúdo (Consulte Opções de inserção de conteúdo.)
  5. Clique em OK.

Mesclar registros

Depois de formatar o documento de destino e inserir campos do arquivo de origem de dados, você estará pronto para mesclar oficialmente as informações da origem de dados com o documento de destino. Você pode mesclar os registros em outro documento do InDesign ou diretamente no PDF. Quando você faz a mesclagem, o InDesign cria um novo documento um PDF com base no documento de destino e substitui os campos do documento de destino pelas informações apropriadas do arquivo de origem de dados.

Quando se mescla um documento que inclui espaços reservados para campos de dados em páginas-mestre, esses itens de página-mestre são copiados na página-mestre do documento recém-gerado.

Mesclar um ou vários registros

  1. Com o documento de destino aberto, siga um destes procedimentos:
    • Escolha Criar documento mesclado no menu do painel Mesclagem de dados ou clique no botão Criar documento mesclado .

    • Escolha Exportar para PDF no menu do painel Mesclagem de dados.

    Criar documento mesclado
    Criar documento mesclado
  2. Na guia Registros, em Registros para mesclar, selecione Todos os registros para mesclar todos os registros do arquivo de origem de dados, selecione Registro único para mesclar um registro específico ou especifique uma faixa de registros para mesclar.

  3. Em Registros por página do documento, escolha uma das seguintes opções:

    • Escolha Registro único para que cada registro comece no início da página seguinte.

    • Escolha Vários registros para criar mais de um registro por página. (Por exemplo, para imprimir etiquetas de endereçamento.)

      Não será possível mesclar vários registros se os campos de dados aparecerem em uma página de um documento com várias páginas ou se os campos de dados aparecerem em várias páginas-mestre.

  4. Selecione Gerar relatório de texto com excesso de tipos na criação de documento para abrir automaticamente um relatório que monitore as condições do texto com excesso de tipos criadas durante a mesclagem dos dados no documento do InDesign. (Consulte Relatórios de texto com excesso de tipos.)

  5. Selecione Alertar quando imagens estiverem ausentes para exibir um alerta de link ausente quando uma ou mais imagens não estiverem disponíveis.

  6. Se você tiver selecionado Vários registros na guia Registros, clique na guia Layout de vários registros e especifique o seguinte:

    • Em Margens, digite valores para especificar a distância entre as guias de margem e cada borda da página.

    • Em Layout de registros, selecione Linhas primeiro ou Colunas primeiro e, em seguida, especifique o espaçamento entre as colunas e as linhas.

  7. Se você tiver selecionado Vários registros, selecione Visualizar o layout de vários registros para revisar as alterações feitas na caixa de diálogo Criar registros mesclados. Clique nos botões de Página para navegar nos registros.

  8. Clique na guia Opções e especifique as opções de inserção. (Consulte Opções de inserção de conteúdo.)

  9. Quando terminar, clique em OK.

  10. Se estiver exportando diretamente para PDF, especifique as opções de PDF e clique em Exportar. Em seguida, especifique o nome e o local do arquivo e clique em Salvar. (Consulte Opções de Adobe PDF.)

Se o arquivo de origem de dados apontar para qualquer formato de arquivo não suportado ou para imagens não disponíveis, talvez você precise corrigir esse arquivo para que ele aponte para um arquivo suportado, corrigir o caminho de qualquer arquivo ausente ou simplesmente mover o arquivo para a pasta correta, de modo que o InDesign possa localizá-lo e inseri-lo.

Limitações para mesclar vários registros

Escolha Vários registros para criar mais de um registro por página. Por exemplo, se você estiver imprimindo etiquetas para correio, você desejará imprimir mais de uma etiqueta por página. A maneira como os registros aparecem na publicação mesclada depende principalmente das opções de layout. Esta é uma lista das limitações que podem ocorrer quando você usar a opção Vários registros:

  • Não será possível mesclar vários registros se os campos de dados aparecerem em uma página de um documento com várias páginas ou se os campos de dados aparecerem em várias páginas-mestre.

  • A mesclagem de dados só permite um tipo de espaço reservado.

  • A exclusão de um registro na publicação mesclada não refluirá os registros restantes para o espaço reservado vazio.

Mesclagem em um arquivo PDF

Quando você faz a mesclagem em um arquivo PDF, todas as opções são iguais às existentes durante a criação de um documento do InDesign mesclado. O PDF resultante aproveita os XObjects do PDF para as partes estáticas da página, produzindo um PDF eficiente, de tamanho reduzido.

Atualizar campos de dados

Após mesclar um documento com espaços reservados para dados em páginas-mestre, você pode alterar o layout do documento mesclado e ainda atualizar os valores dos campos de dados da origem de dados. Utilize Atualizar campos de dados para atualizar os campos de dados enquanto mantém o layout do documento. Essa opção está disponível somente em documentos mesclados nos quais os espaços reservados para dados apareçam nas páginas-mestre.

  1. Faça todas as alterações desejadas no arquivo de origem de dados e depois salve-o e feche-o.
  2. No documento mesclado, escolha Atualizar campos de dados.

As alterações que tiverem sido feitas por meio da atualização dos campos de dados aparecerão em um arquivo de log.

Observação:

Essa opção funciona melhor quando você simplesmente edita ou inclui registros no arquivo de origem de dados. Se você adicionar campos de espaço reservado, incluir novos campos na origem de dados ou alterar as configurações da caixa de diálogo Criar documento mesclado, utilize a opção Criar documento mesclado para gerar um novo documento mesclado.

Relatórios de texto com excesso de tipos

O Relatório de texto com excesso de tipos será exibido se a opção Gerar relatório de texto com excesso de tipos estiver selecionada na caixa de diálogo Criar documento mesclado e se um ou mais campos incluírem texto com excesso de tipos depois da mesclagem dos dados.

O relatório exibe cada instância com excesso de tipos em uma lista numerada, mostrando o número de página em que o texto aparece, a contagem de caracteres/palavras com excesso de tipos, e um fragmento do texto que apresenta o excesso.

Se o relatório for exibido quando você criar um documento mesclado, utilize-o para corrigir a condição de texto com excesso de tipos. Por exemplo, você talvez queira aumentar o tamanho do quadro de texto, diminuir o tamanho da fonte ou editar o texto.

Opções de inserção de conteúdo

As opções a seguir aparecem na caixa de diálogo Opções de inserção de conteúdo:

Ajustar imagens proporcionalmente

Mantém a proporção altura/largura da imagem, mas a dimensiona para que se ajuste ao quadro (padrão).

Ajustar imagens aos quadros

Ajusta a imagem de modo que sua proporção altura/largura seja idêntica à do quadro.

Ajustar quadros às imagens

Mantém o tamanho da imagem, mas ajusta o tamanho do quadro para que corresponda a ela.

Preservar tamanhos de quadros e imagens

Insere a imagem em seu tamanho intrínseco no quadro, alinhada ao canto superior esquerdo do quadro. A imagem será cortada se estiver muito grande para caber no quadro.

Preencher quadros proporcionalmente

Insere a imagem de modo que sua altura ou largura preencham o quadro, deixando o restante da imagem recortado.

Ajuste sensível a conteúdo

Ajuste automaticamente uma imagem dentro do quadro com base no conteúdo da imagem e tamanho do quadro.

Centralizar no quadro

Alinha o centro da imagem ao centro do quadro. Essa opção será desativada se Ajuste sensível a conteúdo for selecionado como a opção de ajuste.

Vincular imagens

Cria um vínculo ou um caminho para o arquivo da imagem original. Se essa opção não for selecionada, todos os dados da imagem serão incorporados no documento do InDesign.

Remover linhas em branco de campos vazios

Remove os retornos de parágrafo inseridos em campos vazios. Isso é particularmente útil para correio em que haja um campo de endereço opcional. Esta opção ignora as quebras condicionais. Se algum caractere - um espaço, por exemplo - aparecer na linha, esta não será excluída.

Limite de registros por documento

Especifica o número máximo de registros para cada documento mesclado. Quando esse limiar é alcançado, um novo documento é criado. Esse documento tem o número de páginas necessárias para evitar que os registros restantes sejam mesclados (até o limite por registro). Essa opção estará disponível somente se a opção Registro único estiver selecionada.

Limite de páginas por documento

Especifica o número máximo de páginas para cada documento. Quando o limite for atingido, um novo documento será criado com o número de páginas necessário para comportar os registros restantes que estão sendo mesclados (até o limite por página). Esta opção é disponibilizada somente quando Vários registros são selecionados no menu Registros por página do documento durante a mesclagem.

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