Entender um fluxo de trabalho básico de arquivos gerenciados

Os plug-ins do Adobe InCopy LiveEdit Workflow permitem que escritores e editores criem uma cópia no InCopy ao mesmo tempo em que os designers preparam os layouts no Adobe InDesign. Este processo de produção inclui arquivos de container, denominados atribuições, para o agrupamento de conteúdo relacionado, e ferramentas de bloqueio de arquivo e notificação para o compartilhamento e atualização de arquivos no InCopy ou no InDesign em uma rede compartilhada ou em pacotes compactados que podem ser distribuídos por e-mail.

No processo de produção da rede compartilhada, os usuários do InDesign exportam textos e gráficos para um local compartilhado em um sistema de arquivo, onde os arquivos se tornarão disponíveis para os usuários do InCopy que irão escrever e editar o conteúdo. Os quadros de texto e gráficos selecionados são exportados para a atribuição ou são exportados como arquivos do InCopy separados, onde eles se tornarão parte do processo gerenciado e serão vinculados ao documento do InDesign. Estes arquivos compartilhados são conhecidos como arquivos gerenciados. Quando os usuários trabalham no arquivo de atribuição ou no arquivo do InDesign em um servidor local, as alterações feitas no layout ou conteúdo associados são comunicadas a todos os usuários envolvidos no processo de produção desse documento.

O mesmo arquivo de conteúdo pode ser aberto por vários usuários do InCopy ou do InDesign simultaneamente. O mesmo arquivo de atribuição pode ser aberto por vários usuários do InCopy simultaneamente. No entanto, somente um usuário por vez pode dar baixa no arquivo do InCopy para edição. O arquivo pode ser visualizado por outros usuários como somente leitura. O usuário que der baixa em um arquivo do InCopy gerenciado poderá compartilhar seu trabalho com outros usuários salvando o arquivo no servidor compartilhado ou devolvendo o arquivo para o usuário do InDesign. No entanto, outros usuários só poderão fazer alterações no arquivo quando for dada a sua entrada. Este sistema permite o acesso de vários usuários ao mesmo arquivo, porém evita a substituição do trabalho dos usuários.

Para obter mais informações, consulte o guia do InCopy LiveEdit Workflow (PDF) em www.adobe.com/go/learn_liveedit_br.

Maneiras de trabalhar com conteúdo no InCopy

Conteúdo é um corpo de texto que flui por um ou mais quadros, ou é um gráfico importado. Há cinco maneiras básicas de trabalhar em conteúdo no InCopy: abrir um arquivo de atribuição, um pacote de atribuição, um arquivo vinculado do InCopy, um arquivo do InDesign que tenha arquivos do InCopy vinculados ou compor todo o conteúdo no InCopy.

Abrir arquivos de atribuição criados no InDesign

Os usuários do InDesign podem criar um arquivo de atribuição e designar conteúdo para compartilhamento. Este método permite que o usuário do InDesign associe componentes relacionados (título, corpo, gráficos, legendas e assim por diante) e, em seguida, atribua-os a diferentes usuários do InCopy para escrita e edição. Os usuários do InCopy abrem o arquivo de atribuição e trabalham somente nos componentes atribuídos a eles. A exibição de layout em tempo real mostra como sua cópia editada se relaciona com o layout do InDesign, sem abrir todo o documento do InDesign. No entanto, se o layout sofrer alteração, o usuário do InDesign deverá atualizar as atribuições para notificar aos usuários do InCopy as alterações. Você pode compartilhar arquivos de atribuição em um servidor ou através de pacotes de atribuição.

Abrir pacotes de atribuições

O processo de produção por pacotes de atribuições é especialmente útil quando os designers e redatores trabalham no mesmo projeto mas não têm acesso a um servidor local. Nesse caso, o usuário do InDesign pode criar um ou mais pacotes e enviar os arquivos compactados por email aos usuários atribuídos do InCopy. Os usuários do InCopy podem abrir os pacotes de atribuição, editar os conteúdos e retornar os pacotes ao usuário do InDesign, que poderá atualizar o documento.

Abrir arquivos vinculados do InCopy exportados do InDesign

Em determinados processos de produção, os usuários do InDesign podem exportar textos e gráficos como arquivos separados, em vez de reuni-los em um arquivo de atribuição. A exportação de arquivos separados é útil quando o usuário trabalha com gráficos não relacionados ou corpos de textos. No entanto, os usuários do InCopy não conseguem ver como o conteúdo se ajusta no layout do InDesign.

Abrir documentos do InDesign que contenham arquivos vinculados do InCopy

Para ver todos os itens de páginas no contexto de todo um layout, os usuários do InCopy podem abrir e editar um documento do InDesign no InCopy. Este método pode ser útil para a edição e o ajuste de texto ao quadro, caso seja importante a visualização do layout total, ou para editar a maioria das matérias em um documento em vez de poucas. Depois que o usuário do InCopy edita as matérias, o usuário do InDesign pode atualizar os vínculos aos arquivos modificados. Se o usuário do InDesign alterar o layout, o usuário do InCopy será notificado quando o documento do InDesign for salvo.

Compor todo o conteúdo no InCopy

Você pode criar conteúdo no InCopy que não está associado com o arquivo do InDesign. Nesses documentos isolados, você pode digitar um texto, atribuir fontes e estilos e importar gráficos de outros aplicativos (como Adobe Illustrator e Adobe Photoshop) para melhorar o texto. Você também pode atribuir marcas de formatação para uso futuro do XML. Este método é uma boa opção em um processo de produção editorial, no qual o conteúdo precede o design. Você pode configurar e modificar a área de texto, o tamanho da página e a orientação para documentos isolados do InCopy. Porém, se a matéria for posteriormente vinculada a um documento do InDesign, as configurações do InDesign irão substituir as configurações usadas no InCopy.

Arquivos gerenciados

Para que um arquivo seja gerenciado, ele deve ser adicionado a um arquivo de atribuição exportado do InDesign como conteúdo do InCopy, ou inserido como conteúdo do InCopy no InDesign. Os arquivos gerenciados comunicam o status e a propriedade do conteúdo. Com arquivos gerenciados, você pode:

• Bloquear e desbloquear matérias para ajudar a preservar a integridade do arquivo.

• Notificar os usuários do InCopy quando o layout associado do InDesign não estiver atualizado.

• Identificar o usuário que está trabalhando em um arquivo.

• Notificar os usuários quando um arquivo de conteúdo do InCopy não estiver atualizado, estiver sendo usado por alguém ou estiver disponível para edição. Os métodos de notificação incluem mensagens de alerta, ícones de quadro e ícones de status no painel 'Vínculos' e no painel 'Atribuições'.

Arquivos somente leitura

Uma vez que um arquivo de conteúdo se torna gerenciado, ele passa a ser somente leitura para todos os usuários no processo de produção, exceto para a pessoa que deu baixa no arquivo. Quando um usuário dá baixa em um arquivo de conteúdo, o software cria um arquivo de bloqueio (*.idlk), dando a esse usuário controle exclusivo de edição. Os arquivos somente leitura apresentam as seguintes características:

• Um usuário do InCopy não pode formatar o texto do arquivo manualmente. No entanto, se foram atribuídos estilos de caractere e parágrafo ao texto, um usuário do InDesign poderá alterar a definição desses estilos, alterando assim a formatação do texto mesmo quando for dada baixa do arquivo para outro usuário. Depois que o usuário do InDesign atualizar o arquivo, essas alterações de definição de estilo se refletirão no texto.

• De maneira geral, os usuários do InCopy e do InDesign não podem alterar objetos, como textos e estilos aplicados, em conteúdo bloqueado do InCopy. Alguns objetos, como estilos de caractere e parágrafo, são somente usados pelo conteúdo. Por exemplo, você não pode mudar a forma pela qual um estilo de caractere é aplicado a um objeto no conteúdo bloqueado, mas pode alterar o próprio estilo do caractere, alterando assim a aparência do texto.

• Um usuário do InDesign pode alterar as margens e as colunas do conteúdo do texto, assim como a forma, o local e o número de quadros de texto que a matéria ocupa.

• Um usuário do InDesign pode alterar a geometria e a formatação de um quadro de gráficos sem dar baixa no gráfico. Um usuário do InCopy não pode alterar um quadro de gráficos ou qualquer formatação no quadro. No entanto, os usuários do InDesign e do InCopy têm que dar baixa no quadro de gráficos para modificar o próprio gráfico (por exemplo, para girá-lo e dimensioná-lo).

Melhores dicas para o trabalho com arquivos gerenciados

Use as seguintes dicas para garantir que trabalhará com o conteúdo mais atualizado e que não substituirá o trabalho de outra pessoa:

• Armazene os arquivos de atribuições em um servidor ao qual todos os membros da equipe tenham acesso. Se os membros da equipe não tiverem acesso ao servidor, você poderá criar e distribuir pacotes de atribuições.

• Ao criar uma atribuição, uma pasta especial é criada para comportar o arquivo de atribuição e o conteúdo. Use essas pastas de atribuições para manter os arquivos de atribuição e conteúdo. Elas simplificam o gerenciamento dos arquivos compartilhados em um grupo de trabalho e ajudam a garantir que os usuários abram os arquivos corretos.

• No InCopy, abra o arquivo de atribuição em vez de uma matéria individual do InCopy. Dessa maneira, você pode ver as informações de ajuste de texto ao quadro e de layout nas exibições de galé e de layout. Se você exportar conteúdo sem usar os arquivos de atribuições, somente poderá ver as informações de ajuste de texto ao quadro e de layout se abrir o arquivo do InDesign.

• Assim que você abrir um arquivo de atribuição, abrir um documento do InDesign ou dar baixa no conteúdo no InDesign ou no InCopy, verifique se as bordas do quadro estão visíveis ('Exibir' > 'Extras' > 'Exibir bordas do quadro') para poder ver os ícones de quadro quando eles aparecerem.

• Se você tiver de remover arquivos do processo de produção no InDesign (devido ao prazo final de produção, por exemplo), poderá desvinculá-los ou cancelar um pacote de atribuições.

Exemplos de processo de produção de arquivos gerenciados

Quando você estabelece um gerenciamento de processo de produção entre o InCopy e o InDesign, os escritores e editores podem compor, reescrever, expandir e editar documentos ao mesmo tempo em que os designers preparam o layout. Os processos de produção comuns são o gerenciamento de arquivos em um servidor local, o compartilhamento de arquivos por meio de pacotes de e-mail ou uma combinação dos dois métodos.

Esses processos de produção pressupõem que você tenha um modelo básico do InDesign com geometrias de layout, estilos e texto de espaço de reservado. As geometrias de layout incluem as dimensões de página, assim como os quadros de textos e gráficos. O InCopy usa esses itens para mostrar informações adequadas de ajuste de texto ao quadro.

Processo de produção com servidor local

1. No InDesign, crie atribuições e adicione conteúdo a elas.

Essa etapa incorpora quadros de gráficos e texto exportados no processo gerenciado, no qual eles se tornam disponíveis para usuários do InCopy para escrita e edição.

2. Disponibilize os arquivos de atribuição para os usuários do InCopy.

Salve os arquivos em um servidor ao qual todos os usuários do processo de produção tenham acesso.

3. No InCopy, abra o arquivo de atribuição, dê baixa e edite uma matéria ou um gráfico.

No InCopy, os arquivos cujo conteúdo é atribuído a você aparecerão no painel Atribuições. Sempre que você salvar o arquivo em um servidor local, as alterações serão salvas no sistema de arquivos e qualquer pessoa que esteja trabalhando nesse documento (o layout do InDesign ou outro arquivo de conteúdo gerenciado no documento) receberá uma notificação das alterações. Os usuários podem atualizar o conteúdo para exibir as alterações mais recentes. O conteúdo permanecerá em baixa até que você dê entrada nele.

4. No InDesign, trabalhe no layout.

Independentemente de os arquivos de conteúdo estarem sendo editados no InCopy, os usuários do InDesign poderão trabalhar no layout do documento sem ter que dar baixa nele. Sempre que o usuário do InCopy salvar o conteúdo em baixa, o usuário do InDesign poderá atualizar esse conteúdo no layout para ver as últimas revisões.

5. Continue trabalhando no InCopy.

Ao terminar suas edições, dê entrada no conteúdo. Assim, outros usuários poderão dar baixa no conteúdo e trabalhar nele. Se um usuário estiver modificando o layout no InDesign simultaneamente, você poderá atualizar e exibir a geometria do layout enquanto trabalha.

6. No InDesign, verifique se deu entrada em todo o conteúdo.

O processo de produção gerenciado possibilita saber quem deu baixa nos arquivos. Após dar entrada nos arquivos de conteúdo, os usuários do InDesign podem dar baixa nos arquivos para finalizar o layout conforme necessário.

Processo de produção com pacote por e-mail

1. No InDesign, crie e envie pacotes de atribuição.

Crie pacotes de atribuição e atribua conteúdo aos usuários apropriados do InCopy. Em seguida, envie os pacotes para os usuários do InCopy. A baixa nos arquivos do pacote é dada automaticamente para evitar conflitos de edição.

2. No InCopy, abra o pacote de atribuição, dê baixa e edite uma matéria ou um gráfico.

Se você receber um pacote de atribuição por email, clique duas vezes no pacote para abri-lo no InCopy. As alterações feitas no arquivo são salvas apenas localmente. Os outros usuários não são notificados quando você faz alterações.

3. No InDesign, trabalhe no layout.

Mesmo que os arquivos de conteúdo estejam empacotados, os usuários do InDesign poderão trabalhar no layout do documento sem precisarem dar baixa nele. Se precisar atualizar o layout ou as atribuições, você poderá enviar um pacote atualizado para os usuários do InCopy.

4. No InCopy, retorne o pacote editado.

Ao terminar suas edições, dê entrada no conteúdo e retorne o pacote modificado. Os outros usuários poderão, então, dar baixa no conteúdo, exibir as revisões mais recentes e trabalhar no arquivo.

5. No InDesign, verifique se deu entrada em todo o conteúdo.

O processo de produção gerenciado possibilita saber quem deu baixa nos arquivos. Depois que os pacotes de atribuição são retornados, é dada a entrada das matérias nos pacotes de atribuição. Os usuários do InDesign podem dar baixa nos arquivos para finalizar o layout conforme necessário.

Inserir a identificação do usuário

Todos os usuários do processo de produção devem ter um nome de usuário. Essa identificação revela quem deu baixa em um determinado arquivo e torna esta informação disponível para outros usuários. Ela também é exigida para dar baixa no arquivo para edição.

Se você já tiver especificado um nome de usuário e desejar alterá-lo, deverá dar entrada em qualquer conteúdo em que houver dado baixa. Caso contrário, a alteração da identificação do usuário durante a sessão de edição poderá anular sua capacidade de editar o conteúdo que sofreu baixa; seria dada baixa para você com um nome diferente.

A identificação do usuário é específica do aplicativo. Nenhum usuário pode ter várias identificações de usuário por aplicativo.

Se esquecer de especificar um nome do usuário com esse método, você será solicitado a inserir um nome quando tentar sua primeira ação do processo de produção.

Ícones do processo de produção

Os ícones podem ser exibidos nos quadros de texto e de gráficos, no painel Atribuições e na barra de matérias (somente no InCopy). Os ícones de status de edição aparecem próximos ao arquivo gerenciado no painel Vínculos e no painel Atribuições e comunica o status do conteúdo. Os ícones aparecem nos quadros que contêm uma matéria vinculada do InCopy (na exibição de layout do InDesign e do InCopy). Esses ícones também comunicam o status do conteúdo e podem ser usados para diferenciar o conteúdo gerenciado do não gerenciado. A dica de ferramenta associada indica o status da edição e a propriedade. Para exibir os ícones de quadro, verifique se as bordas do quadro estão sendo mostradas no InDesign e no InCopy (Exibir > Extras > Exibir bordas do quadro).