Trabalhar com arquivos e modelos

Estabelecendo um bom processo de produção para utilizar o Adobe InDesign você pode melhorar o desempenho e evitar muitos problemas.

Manter um sistema de computador limpo

Com o tempo, ocorrem mudanças no software e no hardware que podem levar à perda de desempenho e problemas no sistema.Desfragmentar o disco rígido, remover versões mais antigas de software, atualizar drivers de dispositivos, otimizar a memória, executar utilitários de proteção contra vírus e realizar outras tarefas de manutenção podem evitar que aplicativos e arquivos sejam danificados.Executar essas tarefas regularmente ajuda a garantir que o InDesign abra, exiba e imprima documentos conforme esperado.

Criar uma pasta do projeto

Antes de começar um projeto, determine quais arquivos você precisará e como serão armazenados.Se você tiver problemas com links quebrados, considere armazenar seus arquivos vinculados na mesma pasta do seu documento. O InDesign mantém vínculos com arquivos que você insere em um documento; porém, se um vínculo for desfeito, o InDesign procurará o arquivo na pasta do documento.O armazenamento de um documento e seus arquivos vinculados na mesma pasta facilita movê-los de um computador para o outro. O armazenamento de arquivos em uma pasta também garante que o InDesign encontre os gráficos originais ao imprimir um documento. Caso o InDesign não possa localizar um gráfico vinculado, as mudanças feitas no gráfico original não terão efeito e ele talvez seja impresso com qualidade baixa ou nem mesmo seja impresso.

Se o seu projeto consiste de vários documentos (por exemplo, capítulos de um livro), é mais prático criar uma pasta do projeto que contenha uma pasta para cada documento e seus respectivos arquivos vinculados.

Usar um modelo

Use um modelo se você cria projetos similares frequentemente. Os modelos permitem que você crie documentos consistentes com mais rapidez, protegendo o arquivo original.Por exemplo, se você criar um boletim informativo mensal, o seu modelo poderá incluir guias de régua, números de páginas, cabeçalho e estilos que desejar usar em todas as edições. (Consulte Usar modelos de documentos.)

Abrir documentos localmente

Antes de abrir um documento armazenado em um volume de rede ou em uma mídia removível, copie o documento e os gráficos vinculados para o seu disco rígido local. O tempo de acesso e a taxa de transferência de dados mais lentos de um volume da rede ou de uma mídia removível podem fazer com que os dados sejam perdidos ou danificados, possivelmente danificando o original.Entretanto, não deixe de substituir o trabalho de outra pessoa se você copiar os arquivos locais novamente para um servidor de rede.

Solucionar problemas antes da conversão de um arquivo

Em geral, os arquivos Adobe PageMaker ou QuarkXPress® danificados permanecem danificados quando abertos no InDesign. Se ocorrer um erro ou outro comportamento inesperado com um arquivo convertido, abra o arquivo original no aplicativo de origem e corrija o problema.

Se o arquivo convertido tiver problemas, exporte-o para o formato IDML e, em seguida, abra o arquivo IDML e salve-o como um documento do InDesign.

Salvar documentos

Salve os documentos com frequência e crie backups de arquivos importantes. Você pode limpar dados desnecessários de um documento utilizando o comando Salvar como. Ao utilizar o comando Salvar, o InDesign acrescenta novas informações ao documento, mas não remove dados não atualizados, como informações sobre um gráfico excluído. No entanto, ao utilizar o comando Salvar como, o InDesign reescreve completamente o documento, incluindo somente as informações sobre objetos e páginas que estão atualmente no documento. Um documento que contém somente dados necessários ocupa menos espaço de disco rígido é redesenhado e impresso mais rapidamente.

Praticar os melhores hábitos de design

• Crie estilos em um documento. A criação de estilos sem documentos abertos pode gerar estilos duplicados que aparecerão quando você criar um documento. Para compartilhar estilos em um documento, salve os estilos e carregue-os.

• Use fontes apropriadas. Ao escolher as fontes para um documento, leve em consideração a maneira como deseja formatar e imprimir o texto. O InDesign funciona sem problemas com fontes OpenType®, Type 1 (também chamado de PostScript) e TrueType. As fontes danificadas ou mal construídas podem danificar um documento do InDesign ou causar uma impressão com resultados inesperados. Portanto, utilize as fontes criadas por fornecedores confiáveis. Se você trabalha com uma agência de serviço, descubra os respectivos requisitos de fonte.

• Evite o uso de muitos quadros de texto. Use o menor número de quadros de texto possível para que o tamanho do arquivo do documento seja pequeno e para que o layout seja fácil de manusear.

Usar ilustrações com inteligência

• Use o formato apropriado de arquivo gráfico. Ao criar gráficos para um projeto, leve em consideração a maneira que planeja imprimir o documento. Se você pretende imprimir o documento em uma agência de serviços, pergunte à agência quais formatos gráficos funcionam melhor com o dispositivo de saída que ela usa. A agência de serviço pode também aconselhar você sobre a melhor resolução para imagens.

• Armazene gráficos externamente. Ao importar um arquivo gráfico, o InDesign cria um vínculo com o gráfico por padrão. O uso de vínculos ajuda a minimizar o tamanho do arquivo do documento e melhora o desempenho do InDesign. Ao imprimir o documento, o arquivo gráfico original deve estar disponível e vinculado. Se o InDesign não encontrar o original, o gráfico poderá ser impresso como uma visualização de baixa resolução ou como uma caixa cinza.

Verificar os vínculos e as fontes antes de imprimir

Para assegurar a impressão correta de um documento, verifique se todos os vínculos estão intactos e se todas as fontes estão disponíveis. Um vínculo se perde se você exclui, move ou renomeia o gráfico original. Use os recursos de Comprovação e Pacote antes de enviar os arquivos para bureau de serviços.

Abrir documentos do InDesign

Em geral, você pode abrir arquivos de documento e de modelo do mesmo modo como faz em outros programas. Como padrão, quando você abre um modelo do InDesign, ele é aberto como um documento novo e sem título. Arquivos de documento usam a extensão .indd, arquivos de modelo usam a extensão .indt, arquivos de fragmento usam a extensão .idms, arquivos de biblioteca usam a extensão .indl, arquivos de intercâmbio usam a extensão .inx, arquivos de marcação usam a extensão .idml e arquivos de livro usam a extensão .indb.

Você também pode usar o comando Arquivo > Abrir para abrir arquivos de versões anteriores do InDesign, arquivos do InDesign Interchange (.inx), arquivos do InDesign Markup (.idml), arquivos do Adobe PageMaker 6.0 e posterior, arquivos do QuarkXPress 3.3 e 4.1 e arquivos do QuarkXPress Passport 4.1. Além disso, outros fornecedores de software podem criar plug‑ins que permitam abrir outros formatos de arquivo.

Usar o comando Abrir

Quando você abre um documento do InDesign, pode encontrar uma das seguintes mensagens:

Mensagem que indica a versão mais recente do InDesign

No InDesign CS6 e CC, você pode enviar documentos a qualquer pessoa que use versões antigas do InDesign sem etapa adicional como, por exemplo, exportação manual para IDML. A compatibilidade é direta, assegurando que os documentos sempre abrirão como você espera.

Se você abrir um documento criado em uma versão mais recente do InDesign, uma mensagem será exibida indicando a versão diferente. Para converter o documento para a versão atual do InDesign, faça o seguinte:

Mensagem que exibe configurações de cores do documento diferentes das do aplicativo

Se uma mensagem de aviso for exibida informando que as configurações de cores no documento são diferentes das do aplicativo, selecione uma opção e clique em OK.

Mensagem que indica vínculos ausentes ou modificados

Se uma mensagem de aviso for exibida informando a ausência de vínculos ou vínculos modificados no documento, use o painel Vínculos para corrigir os vínculos. Consulte Atualizar, restaurar e substituir vínculos.

Mensagem indicando fontes ausentes

Se aparecer uma mensagem de aviso com a informação de que há fontes ausentes no documento, siga um destes procedimentos:

• Clique em OK. O InDesign formatará automaticamente o texto com um substituto.

• Clique em Localizar fonte para procurar e listar as fontes usadas no documento.

  Para obter mais informações sobre localização de fontes ausentes, consulte Localizar e alterar fontes.

Abrir um documento recente

Para especificar a quantidade de documentos recentes a serem exibidos, escolha Editar > Preferências > Manipulação de arquivos (Windows) ou InDesign > Preferências > Manipulação de arquivos e especifique um número para Número de itens recentes para exibição. O número máximo é 30.

Escolha de listas de palavras ao abrir documentos

Ao abrir um documento, poderá ser exibida uma mensagem de alerta que pergunta se você deseja usar a lista de palavras do documento ou uma lista de palavras de exceção do dicionário do usuário. Uma lista de palavras de exceção inclui palavras que foram adicionadas ao dicionário do usuário enquanto o documento estava sendo trabalhado.Caso saiba qual lista de palavras de exceção você utiliza, clique no botão correspondente. Se não tiver certeza, clique em um dos botões, escolha Editar > Verificação ortográfica > Dicionário, para verificar as listas de palavras. Se necessário, escolha Editar > Preferências > Dicionário (Windows) ou InDesign > Preferências > Dicionário (macOS) para redefinir a lista de palavras usada para composição.Consulte Dicionários de ortografia e hifenização.

Usar o Adobe Bridge com o InDesign

O Adobe Bridge é um aplicativo multiplataforma incluído nos componentes do Adobe Creative Cloud que ajuda você a localizar, organizar e navegar pelos ativos necessários para criar conteúdo impresso, Web, de vídeo e áudio. Você pode iniciar o Adobe Bridge usando qualquer componente da Creative Cloud (exceto o Adobe Acrobat®) e usá-lo para acessar tipos de ativos da Adobe e de outros fabricantes.

No Adobe Bridge, é possível:

• Gerenciar arquivos de imagem, sequência de filme e áudio: visualizar, pesquisar, classificar e processar arquivos no Adobe Bridge sem abrir aplicativos individuais. Você também pode editar os metadados de arquivos e usar o Adobe Bridge para inserir os arquivos em seus documentos, projetos ou composições.

• Exiba os vínculos dentro de um documento do InDesign como miniaturas enquanto estiver no Adobe Bridge, sem precisar abrir o documento do InDesign no InDesign.

• Arrastar itens do Adobe Bridge para a janela de documento do InDesign ou da janela de documento para o Adobe Bridge, de modo a criar fragmentos. Consulte Usar fragmentos.

• Realizar tarefas automatizadas, como comandos de lote.

• Sincronizar as configurações de cores nos componentes do Creative Suite com gerenciamento de cores.

• Iniciar uma conferência via Web em tempo real para compartilhar sua área de trabalho e revisar documentos.

Usar modelos de documento

Os modelos são pontos de partida úteis para documentos padrão porque você pode predefinir layout, gráficos e texto. Por exemplo, se você preparar uma revista mensal, poderá criar um modelo que contenha o layout de uma edição típica, incluindo guias de régua, grades, páginas principais, estilos e amostras personalizados, quadros de espaço reservado, camadas e quaisquer gráficos ou texto padrão.Dessa forma, você pode simplesmente abrir o modelo a cada mês e importar o novo conteúdo.

O modelo é criado da mesma forma como você cria um documento comum; a única diferença ocorre ao salvar o documento. Ao preparar um modelo para ser usado por outras pessoas, adicione uma camada que contenha instruções sobre o modelo; oculte ou exclua a camada antes de imprimir o documento. Consulte Camadas.

Salvar um documento como modelo

Iniciar um novo documento a partir de um modelo

Editar um modelo existente

Revisar arquivos do InDesign

A Adobe oferece vários métodos de revisão de documentos do InDesign.

Monitoramento das alterações de edição

Como há edições de texto, o InDesign destaca linhas e textos adicionados em todo o texto excluído quando a opção Monitorar alterações está ativada. Usar o Editor de histórico para visualizar as alterações. O proprietário do documento pode percorrer as edições e aceitar ou rejeitar as alterações. Consulte Monitorar e revisar alterações.

Uso do Acrobat para revisar um arquivo PDF

É possível exportar o documento do InDesign para o PDF e usar o Adobe Acrobat para configurar uma revisão por email ou compartilhada pelo site Acrobat.com ou outro servidor. Os revisores podem adicionar comentários por meio da ferramenta Anotação adesiva e outros métodos de marcação. O proprietário do documento pode percorrer os comentários de revisão no PDF e editar o documento InDesign original. Para obter mais informações, consulte a Ajuda do Acrobat.

Uso do CS Review

O CS Review é um serviço de assinatura on-line que permite compartilhar seus projetos na Web para que outras pessoas possam fornecer opiniões imediatas. Ao criar uma revisão usando o painel do CS Review, você carrega um ou mais instantâneos do arquivo no espaço de trabalho do Acrobat.com. Assim, os revisores podem adicionar comentários.

Ao criar uma revisão, é possível dividi-la em partes que oferecem áreas distintas para a revisão dos comentários. Uma revisão pode consistir em partes de diferentes arquivos e aplicativos. Durante a revisão, você pode adicionar e remover as partes da revisão como se fosse um processo dinâmico.

Criar calendários e cartões de visita a partir de modelos

Uma forma de criar calendários, cartões de visita, currículos e outros documentos especializados é usar modelos. A Adobe fornece vários modelos para criá-los com facilidade.