Hiểu cách hồ sơ sản phẩm nhóm các giấy phép và kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào các ứng dụng và dịch vụ Adobe.
Khi bạn mua giấy phép Adobe cho tổ chức của mình, hồ sơ sản phẩm sẽ cung cấp chúng cho người dùng của bạn.Thay vì phân công giấy phép riêng lẻ cho từng người, bạn tạo các hồ sơ sản phẩm nhóm các giấy phép cụ thể lại với nhau, sau đó thêm người dùng vào những hồ sơ đó.Cách tiếp cận này mở rộng hiệu quả từ các nhóm nhỏ đến doanh nghiệp lớn và giúp quản lý giấy phép dễ dàng hơn đáng kể khi nhu cầu của tổ chức bạn thay đổi.
Hồ sơ sản phẩm đóng vai trò như các thùng chứa cho giấy phép ứng dụng và dịch vụ.Khi bạn thêm người dùng vào hồ sơ sản phẩm, họ sẽ có quyền truy cập vào mọi thứ trong hồ sơ đó.Mô hình này mang lại cho bạn sự linh hoạt trong việc tổ chức và phân phối giấy phép trên toàn tổ chức của bạn trong khi duy trì khả năng hiển thị rõ ràng về việc ai có quyền truy cập vào cái gì.
Hiểu cách hồ sơ sản phẩm hoạt động
Hồ sơ sản phẩm hoạt động như cầu nối giữa các giấy phép bạn đã mua và người dùng của bạn.Để gán giấy phép, bạn thêm người dùng vào hồ sơ sản phẩm.Mỗi hồ sơ bạn tạo có thể chứa giấy phép cho một hoặc nhiều ứng dụng và dịch vụ Adobe.
Một người dùng có thể là thành viên của nhiều hồ sơ sản phẩm cùng lúc.Khi điều này xảy ra, quyền giấy phép cuối cùng của người dùng sẽ trở thành sự hợp nhất của tất cả các giấy phép được cấp bởi từng hồ sơ sản phẩm.Ví dụ, nếu một người dùng thuộc về cả hồ sơ sản phẩm thiết kế web bao gồm Photoshop và hồ sơ sản phẩm chỉnh sửa video bao gồm Premiere Pro, người dùng đó sẽ có quyền truy cập vào cả Photoshop và Premiere Pro.
Sự linh hoạt này hỗ trợ những người dùng đảm nhiệm nhiều vai trò trong tổ chức của bạn.Thay vì tạo các hồ sơ sản phẩm ngày càng phức tạp cố gắng đáp ứng mọi sự kết hợp công cụ có thể có, bạn có thể gán người dùng vào nhiều hồ sơ chuyên biệt, mỗi hồ sơ phục vụ một chức năng cụ thể.
Thiết kế hồ sơ sản phẩm
Cách bạn cấu trúc hồ sơ sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý giấy phép theo thời gian.Hãy xem xét việc tổ chức hồ sơ sản phẩm theo chức năng công việc thay vì theo cấu trúc tổ chức như phòng ban hoặc nhóm.
Ví dụ, nếu mọi người trong một phòng ban đều cần Photoshop, ban đầu bạn có thể tạo một hồ sơ sản phẩm cho toàn bộ phòng ban.Tuy nhiên, nếu một số người trong phòng ban đó là nhà thiết kế web cần Photoshop và Dreamweaver, trong khi những người khác là biên tập viên video cần Premiere Pro và After Effects, bạn sẽ có kết quả tốt hơn bằng cách tạo các hồ sơ dựa trên vai trò: một cho vai trò nhà thiết kế web và một cho vai trò biên tập viên video.
Khi bạn xác định từng hồ sơ sản phẩm, hãy xác định những yếu tố chính này:
- Sản phẩm: Các ứng dụng và dịch vụ có sẵn cho thành viên hồ sơ
- Tên hồ sơ sản phẩm: Nhãn quản trị không xuất hiện trong gói triển khai
- Dịch vụ: Các khả năng như Adobe Fonts và dịch vụ PDF mà bạn có thể bật hoặc tắt
- Người dùng: Cá nhân hoặc nhóm người dùng mà bạn thêm vào để cấp giấy phép hồ sơ
Quản lý giấy phép thông qua hồ sơ sản phẩm
Hồ sơ sản phẩm đơn giản hóa việc quản lý giấy phép khi người dùng thay đổi vai trò hoặc khi nhu cầu cấp phép của bạn phát triển.Khi người dùng chuyển từ vai trò thiết kế web sang vai trò chỉnh sửa video, bạn có thể thêm họ vào hồ sơ sản phẩm chỉnh sửa video và xóa họ khỏi hồ sơ sản phẩm thiết kế web.Hành động này ngay lập tức thay đổi những ứng dụng nào được kích hoạt cho người dùng đó và giải phóng giấy phép để tái phân bổ.
Tương tự, khi yêu cầu của hồ sơ sản phẩm thay đổi, bạn có thể cập nhật nó trực tiếp.Ví dụ, nếu các biên tập viên video của bạn cần truy cập Adobe Premiere Pro, hãy thêm giấy phép đó vào hồ sơ sản phẩm chỉnh sửa video.Tất cả người dùng trong hồ sơ đó ngay lập tức có quyền truy cập ứng dụng mới được thêm mà không cần bất kỳ bước triển khai bổ sung nào.
Tránh sử dụng giấy phép dư thừa
Giấy phép được tiêu thụ mỗi khi người dùng được thêm vào hồ sơ sản phẩm có chứa giấy phép đó.Nếu người dùng thuộc hai hồ sơ sản phẩm và cả hai đều cấp giấy phép cho cùng một ứng dụng, người dùng đó tiêu thụ hai giấy phép cho ứng dụng đó.
Để ngăn chặn việc tiêu thụ dư thừa này, hãy thiết kế cẩn thận các hồ sơ sản phẩm của bạn để giảm thiểu sự chồng chéo.Xác định ứng dụng và dịch vụ nào mà mỗi hồ sơ dựa trên vai trò thực sự cần để thực hiện chức năng của nó.Khi bạn thấy nhiều hồ sơ sản phẩm yêu cầu cùng một ứng dụng, hãy đánh giá xem bạn có thể hợp nhất hoặc tái cấu trúc chúng để loại bỏ sự trùng lặp hay không.
Việc lập kế hoạch này trở nên đặc biệt quan trọng khi tổ chức của bạn mở rộng quy mô.Hiệu quả sử dụng giấy phép mà bạn đạt được bằng cách loại bỏ các phân công dư thừa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cấp phép và chi phí quản trị của bạn.
