Archiviazione di documenti Adobe Sign tramite i servizi di archiviazione eOriginal

Gestisci e proteggi i tuoi documenti in modalità digitale.

Adobe Sign collabora con eOriginal per aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti di conformità e normativi mediante l'archiviazione di importanti documenti firmati in un archivio digitale protetto. Una volta firmato un documento, eOriginal è in grado di archiviarlo in modo sicuro secondo livelli di sicurezza e conformità estremamente elevati in un ambiente completamente digitale. Le organizzazioni possono scegliere di archiviare tutti i documenti in uno specifico account, tutti i documenti creati da un gruppo specifico (o da un sottoinsieme di utenti) o singoli documenti.

Una volta creato il documento, il documento originale caricato su Adobe Sign viene considerato come la copia autorevole del contratto. La copia autorevole viene conservata sui server Adobe per tutta la durata del ciclo di firma. Una volta completato il ciclo di firma, la copia autorevole viene conservata nell'archivio eOriginal e il documento diventa uno strumento legale. Adobe Sign conserva una copia in formato PDF del documento, ma con filigrana di "Copia dell'originale", per indicare che il documento archiviato da eOriginal è la sola versione originale.

Come funziona

Al completamento del ciclo di firma, ogni transazione abilitata per l'archiviazione attiverà il servizio di archiviazione eOriginal, che avvierà il trasferimento della copia autorevole. Questo è un processo asincrono del tipo "chiamata e-risposta" in cui il servizio di archiviazione richiede le informazioni da Adobe Sign dopo aver ricevuto una notifica. Adobe Sign fornisce infine i contenuti richiesti.

Queste richieste sequenziali vengono eseguite in tempo quasi reale per garantire che la copia autorevole venga memorizzata dal servizio di archiviazione nel momento in cui viene completato il processo di firma.

Una volta applicata la firma finale, i seguenti passaggi si verificano nell’ordine presentato:

  1. Il report di audit viene aggiornato con l’evento “Documento pronto per l’archiviazione”
    • Poiché il report di audit deve essere completato quando un accordo raggiunge uno stato terminale, e il processo di archiviazione si verifica solo dopo il completamento di un processo di firma, non è possibile aggiornare il report di audit per indicare il completamento di un processo di archiviazione. Quest’ultimo viene riportato nella cronologia degli eventi della transazione (memorizzata sui server di Adobe Sign).
  2. Al documento e a tutte le immagini correlate viene aggiunta una filigrana. 
    • Una copia senza filigrana del documento finale viene conservata per l’eventuale caricamento nel sistema del provider di eVaulting.
    • Al momento, solo il provider del servizio di eVaulting può recuperare la versione priva di filigrana, utilizzando un token di accesso verificato.
  3. Quando il documento è pronto per essere archiviato, il servizio di archiviazione riceve una notifica tramite ping inviato al Vault Callback. 
    • Adobe Sign invia un identificatore univoco per il documento, denominato Document Capability Key (Chiave di capacità del documento), al servizio di archiviazione.
  4. Il servizio di archiviazione richiede la traccia di audit del documento per la creazione di un profilo per il documento.
  5. Adobe Sign fornisce la traccia di audit.
    • La traccia di audit contiene il record completo di quanto accaduto durante il processo di firma, compresi l’identità dei firmatari, la data e l’ora di ogni evento, l’indirizzo IP e le informazioni di posizione (se disponibili).
  6. Il servizio di archiviazione richiede il documento privo di filigrana.
  7. Adobe Sign fornisce il documento privo di filigrana al servizio di archiviazione.
  8. Il servizio di archiviazione conferma la ricezione del documento e avvisa Adobe Sign che il processo di archiviazione è stato completato.
  9. La copia priva di filigrana dell’accordo finale viene eliminata dal sistema di Adobe Sign.

Nota:

Il servizio di archiviazione interessa solo la copia finale (autorevole) del documento e le immagini correlate.

Le versioni intermedie del documento (precedenti alla firma finale) non partecipano al processo di archiviazione.

Tali versioni non ufficiali restano sui server di Adobe Sign in uno stato privo di filigrana, a meno che non vengano eliminate tramite un altro processo (ad esempio, in base a un criterio di conservazione o un’azione RGPD).

Diagramma del processo di archiviazione digitale

Al momento, Adobe Sign archivia solo una copia con filigrana del documento finale. Viene aggiunta una filigrana anche alle immagini di anteprima (visualizzate in Adobe Sign), affinché vi sia una sola versione priva di filigrana appartenente al servizio di archiviazione.

Dopo l’archiviazione del documento, Adobe non conserva più alcuna copia priva di filigrana del documento finale.