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Última actualización el
6 may. 2024
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- Conceptos básicos del espacio de trabajo
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- Trabajar con cuentas de almacenamiento en línea
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- Cuadrículas, guías y mediciones en archivos PDF
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- Conceptos básicos del espacio de trabajo
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- Análisis de documentos con la herramienta Comprobaciones
- Otras comprobaciones con la herramienta Comprobaciones
- Bibliotecas de comprobación preliminar
- Variables de las comprobaciones preliminares
- Gestión de color
Enviar en bloque te permite cargar un formulario y utilizarlo como plantilla para crear y enviar muchos (centenares) acuerdos únicos, cada uno dedicado a un firmante externo. Cada acuerdo está aislado de los demás y contiene su propio informe de auditoría. Cada destinatario desconoce a todos los demás destinatarios.
El remitente tiene acceso a los acuerdos a través de su pestaña Inicio o Documentos o a través de la plantilla Enviar en bloque , que contiene un informe Acuerdos que realiza un seguimiento del estado general de los acuerdos secundarios creados a partir de la plantilla. Además, el remitente puede exportar los datos a nivel de campo de todos los acuerdos completados en formato CSV mediante la acción Descargar datos de campo de formulario.
Para acceder a la función Enviar en bloque, realiza una de las siguientes acciones:
- En la aplicación de escritorio de Acrobat, ve al centro de Herramientas, desplázate hasta la sección Firma electrónica y, luego, selecciona Enviar en bloque.
Pasos para enviar en bloque
-
Añade un archivo:
Carga (mediante la búsqueda o arrastrando y soltando) el archivo principal que estás utilizando para crear la plantilla del acuerdo.
El selector situado a la derecha del botón Seleccionar un archivo te permite elegir la fuente donde reside el archivo. El valor predeterminado es tu sistema local.
Una vez seleccionado un archivo, se cargará la página de configuración.
-
Añade participantes:
1. Enumera los participantes necesarios.
- La acción Firmar está asignada de forma predeterminada.
- La acción Firmar permite al participante introducir los datos del campo y firmar el acuerdo.
- Se admiten hasta 50 participantes.
- Cada participante de la lista recibe su propio acuerdo.
2. Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios seguidas de comas, o copia y pega una lista de direcciones de correo electrónico en el campo Correo electrónico.
3. Configura la autenticación de los participantes haciendo clic en el icono de llave situado a la derecha del participante.
- Correo electrónico es el método de autenticación de forma predeterminada para confirmar la identidad de cada participante y es suficiente para obtener una firma legal en la mayoría de los casos.
- La autenticación mediante Contraseña se puede añadir para aumentar la seguridad. Una vez configurada, el participante debe introducir la contraseña para poder interactuar con el acuerdo.
- Debes compartir esta contraseña con los participantes fuera de banda.
3. (Opcional) Añádete a ti mismo y/o a las partes con CC
- Haz clic en Añadirme para añadirte tú mismo como contrafirmante.
- Haz clic en Añadir CC para añadir a las personas que deseas que reciban una copia cuando se envíe y complete el acuerdo.
- La acción Firmar está asignada de forma predeterminada.
-
(Opcional) Añade archivos adicionales si es necesario.
El archivo inicial seleccionado para iniciar el modelo de acuerdo ya está adjunto.
Carga el o los archivos adicionales que necesitas.
- Se pueden cargar varios archivos.
- Todos los archivos cargados se concatenan en un único archivo para el acuerdo final.
- El orden en que se enumeran los archivos determina el aspecto final del acuerdo.
- Puedes hacer clic y arrastrar los archivos para ordenarlos.
-
Edita la configuración del acuerdo (opcional):
De forma predeterminada, los acuerdos no requieren una contraseña para ver el acuerdo completado, ni tienen recordatorios establecidos para los participantes
- Selecciona Añadir contraseña de acceso si necesitas que los destinatarios introduzcan una contraseña para abrir y ver el archivo PDF firmado.
- Selecciona Establecer recordatorio para establecer la frecuencia de los recordatorios que se enviarán hasta que se complete el acuerdo.
-
Haz clic en Siguiente, en la esquina superior derecha de la ventana.
Ahora el documento está listo para añadir los campos que quieras que los firmantes firmen o rellenen.
Nota:Si has añadido varios documentos, estos se convierten a PDF y se combinan en un solo archivo. El archivo combinado se abrirá para que añadas los campos apropiados.
-
Prepara el acuerdo y añade campos:
Ahora puedes añadir los campos necesarios al acuerdo. Recuerda que debes colocar un campo Firma para cada firmante (incluidos los contrafirmantes internos).
Existen dos métodos para aplicar campos:
1. Creación simple se carga de forma predeterminada en la mayoría de los casos. Creación sencilla:
- Se limita a los tipos de campos más comunes:
- Introducción de texto (todos los campos de texto se etiquetan como Obligatorios)
- Firma
- Nombre del firmante (en letra de imprenta)
- Correo electrónico del firmante
- Fecha de la firma (solo lectura; suministrada por el sistema)
- Casilla de verificación
- Coloca los campos en cualquier lugar del documento.
- Permite cambiar el tamaño de los campos haciendo clic en la esquina inferior derecha del campo (triángulo azul) y arrastrando el campo hasta el tamaño deseado.
2. Creación avanzada puede habilitarse seleccionando el conmutador situado en la esquina superior derecha. Creación avanzada:
- Permite acceder a todos los tipos de campos (resaltados en amarillo)
- Admite la detección de campos de formulario (resaltados en verde)
- Admite los campos para Rellenar previamente (resaltados en rosa)
- Admite la asignación de campos (resaltados en violeta y rosa)
- Admite la validación de campos
- Admite campos calculados
- Admite campos condicionales
- Permite controlar la fuente/apariencia del texto del campo
- Coloca los campos arrastrándolos desde el menú situado a la derecha del documento.
- Permite cambiar el tamaño de los campos haciendo clic en la esquina inferior derecha del campo (triángulo azul) y arrastrando el campo hasta el tamaño deseado.
Nota:Puedes alternar entre los modos Simple y Avanzado seleccionando el conmutador Edición avanzada (activada||desactivada) situado en la esquina superior derecha.
-
Confirmación
Aparece un mensaje de confirmación para verificar que el acuerdo se ha enviado correctamente.
Hay tres opciones para avanzar desde la página posterior al envío:
- Administrar: abre la página Envíos en bloque con todos tus acuerdos: seguimiento del estado, acceso a seguimientos de auditoría, envío de recordatorio
- Enviar otro documento en bloque: prepara otro documento para enviarlo a muchas personas
- Haz clic en Cerrar para volver a la página de inicio en línea de Acrobat
Administra tus envíos en bloque
Los envíos en bloque los puedes administrar en la pestaña Documentos.
- Ve a la pestaña Documentos.
- Selecciona Envíos en bloque en la lista de Tus documentos en la parte izquierda de la ventana.
- Haz clic en el envío en bloque al que deseas acceder, abriendo el menú contextual en la parte derecha de la ventana. El menú contextual de la derecha contiene cinco secciones distintas:
- Metadatos (cuadrado rojo): en la parte superior del menú se encuentran los metadatos de la plantilla del envío en bloque:
- Imagen de la primera página de Envíos en bloque
- El título del envío en bloque
- La fecha de envío a los participantes del envío en bloque
- El valor del correo electrónico del ID de usuario con el que se ha creado el envío en bloque
- El estado actual de todo el envío en bloque
- El Mensaje proporcionado en el correo electrónico inicial
- Todas las partes con CC (indicadas por el valor de correo electrónico)
- Menú Acciones (cuadrado azul): esta sección contiene todas las acciones que puedes realizar en relación con el envío en bloque (plantilla principal). Haz clic en el vínculo Ver más en la parte inferior derecha de la sección para ver todos los valores:
- Abrir envío en bloque : abre el documento de plantilla del envío en bloque solo para su visualización. No hay campos disponibles
- Recordatorios : añade un recordatorio para ti o para cualquier otra persona que aún tenga que firmar.
- Cancelar: cancela el envío en bloque.
- Descargar PDF: descarga el PDF completo (en blanco).
- Descargar datos de campo de formulario: descarga un archivo CSV del contenido a nivel de campo de todos los acuerdos secundarios generados con este envío en bloque principal que se han completado.
- Descargar archivos individuales: ofrece la opción de descargar los archivos PDF individuales si se han utilizado varios archivos para crear el formulario web.
- Ocultar/mostrar envío en bloque: quita (o añade) simplemente el envío en bloque de la vista de página normal Administrar.
- Compartir : comparte el envío en bloque junto con su estado con el correo electrónico del usuario que proporciones. Los formularios web compartidos pueden verse en la página Administrar, pero no pueden editarse.
- Se enviará por correo electrónico una copia en PDF del documento principal de envío en bloque (sin campos añadidos) a la persona que comparte.
- Ver el informe de actividad
- Visualiza el estado actual de todos los acuerdos secundarios creados por la plantilla principal del envío en bloque.
- Añadir notas : permite al usuario crear notas personales para el envío en bloque.
- Resumen/filtro de acuerdos (cuadrado verde): la sección Acuerdos muestra hasta cinco valores que reflejan el número de acuerdos secundarios en cada estado. Si no hay acuerdos secundarios en un estado determinado, el estado no se expone, por lo que es posible que veas menos de cinco elementos de línea. Al hacer clic en uno de los estados, aparecerá una lista con esos acuerdos secundarios:
- Todo : muestra todos los acuerdos (secundarios) que se han generado a partir del envío en bloque (plantilla principal).
- En curso: indica que el acuerdo secundario está a la espera de que el participante complete su firma.
- Cancelado: indica que, o bien el remitente canceló explícitamente el acuerdo secundario, o bien el participante se negó a firmar.
- Completado: los acuerdos completados han obtenido con éxito todas las firmas de todos los participantes en el acuerdo.
- Esperando a usted : indica que el acuerdo está a la espera de que el remitente lo refrende.
- Actividad para la plantilla principal del envío en bloque (cuadrado naranja). El vínculo Actividad > situado en la parte inferior del panel contextual abre una lista cronológica de las acciones de habilitación realizadas con respecto a la plantilla (principal) de Enviar en bloque (por ejemplo: eventos de Creación, Completados).
