自動在單一 PDF 檔案中收集每個人的注釋。追蹤進度及合併注釋。

 

使用 Adobe Document Cloud 審核服務,來共用 PDF 以供審核

適用於:Acrobat DC

使用 Adobe Document Cloud 審核服務,從 Acrobat DC 桌面應用程式、Document Cloud 網頁或 Acrobat Reader 行動應用程式,輕鬆共用 PDF 檔案以供審核。當審核者從電腦上按一下電子郵件通知中的 URL 時,可以在瀏覽器中輕鬆提供回饋,而不需要登入或安裝其他軟體。

您可以透過以下任一方式,使用此服務來共用 PDF 檔案以供審核:

使用 Document Cloud 共用選項傳送個人化的邀請

  1. PDF 文件在 Acrobat 中開啟時,請按一下右上角的「共用」按鈕。或選擇「工具 > 共用」,然後瀏覽並選取 PDF。共用選項會顯示在右側窗格中。

    共用 PDF 以供審核

    註解:

    • 若要在 Acrobat 中啟動共用審核,電腦必須連線至網路。
    • 您還可以從其它使用 PDFMaker 的應用程式 (如 Microsoft Word) 來直接啟動共用審核。選擇「Acrobat > 建立並傳送供審核」

  2. 「邀請其他人」區段中,針對要審核檔案的人,輸入或選擇其電子郵件地址。您也可以使用「通訊錄」連結來選擇電子郵件地址。選擇「審核檔案」

  3. 「名稱」「訊息」欄位就和您傳送電子郵件時使用的欄位相似,會以同樣方式呈現給收件者。請輸入需要的資訊。

  4. 如果您想要設定審核截止日期,請選取「設定截止日期」指定時間、選取日期,然後按一下「完成」。若要為受邀者設定提醒,請選取「設定提醒」。指定時間、選取日期,然後按一下「完成」

    設定審核截止日期和提醒
  5. 按一下「傳送」

審核者使用經驗

審核者會收到包含審核 PDF 連結的電子郵件邀請。當審核者按一下邀請中的連結或「審核」按鈕時,PDF 會在網頁瀏覽器中開啟。審核者可以使用注釋工具,將注釋新增至 PDF。也可以使用 Acrobat Reader DC 或 Acrobat DC 桌面應用程式來新增注釋。

如需詳細資訊,請參閱「參與 PDF 審核」

在電子郵件中傳送匿名或公開連結

如果是匿名或公開連結,任何人都可以點選該連結存取檔案。請遵循以下步驟來建立審核連結,並使用電子郵件客戶程式進行共用。

  1. PDF 文件在 Acrobat 中開啟時,請按一下右上角的「共用」按鈕。或選擇「工具 > 共用」,然後瀏覽並選取 PDF。共用選項會顯示在右側窗格中。

    共用 PDF 以供審核

    註解:

    • 若要在 Acrobat 中啟動共用審核,電腦必須連線至網路。
    • 您還可以從其它使用 PDFMaker 的應用程式 (如 Microsoft Word) 來直接啟動共用審核。選擇「Acrobat > 建立並傳送供審核」

  2. 按一下「取得連結」

    取得連結
  3. 「取得連結」區段中,選擇「審核檔案」,然後按一下「建立連結」。選定的檔案會上傳到 Document Cloud,並建立公開連結。

    註解:

    您建立公開連結並共用該檔案以供審核時,無法設定截止日期或提醒。

  4. 若要複製審核連結,請按一下「複製連結」。在電子郵件中與審核者共用審核連結。

審核者使用經驗

審核者會收到包含審核 PDF 連結的電子郵件邀請。當審核者按一下邀請中的連結或「審核」按鈕時,PDF 會在網頁瀏覽器中開啟。審核者可以使用注釋工具,將注釋新增至 PDF。也可以使用 Acrobat Reader DC 或 Acrobat DC 桌面應用程式來新增注釋。

如需詳細資訊,請參閱「參與 PDF 審核」

如需在文件上追蹤審核者活動的資訊,請參閱追蹤並管理 PDF 審核

由 Sharepoint、WebDAV 伺服器或網路資料夾進行代管,來共用 PDF 以供審核

適用於:Acrobat DC、Acrobat 2017 和 Acrobat DC 2015 (Classic)

傳送 PDF 以供審核的步驟

  1. 如果您使用的是 Acrobat 2017 或 Acrobat DC 2015 (Classic),請跳至下一步。如果您使用的是 Acrobat DC,請在啟動審核前按照以下方式執行:

    1. 前往「編輯 > 偏好設定」。「偏好設定」對話方塊隨即顯示。
    2. 在左側窗格中,按一下「審核」。在「已共用審核選項」區段下,取消全選「使用 Adobe Document Cloud 共用供審核」核取框,然後按一下「確定」
  2. 選擇「工具傳送供審核」。 「傳送供注釋」工具集會顯示在次要工具列。

    註解:

    您還可以從其它使用 PDFMaker 的應用程式 (如 Microsoft Word) 來直接啟動共用審核。選擇「Adobe PDF > 轉換為 Adobe PDF 並傳送供共用注釋」。在 Office 2010 應用程式中,選擇「Acrobat > 建立並傳送供共用注釋」。

  3. 在次要工具列中,按一下「傳送供共用注釋」。

    註解:

    出現提示時,請選擇要傳送以供共用審核的 PDF 檔案。

  4. 從審核者選擇要收集注釋的方式,然後按一下「下一步」。

  5. 選擇要托管共用審核檔案的方式,然後指定位置。

    • 網路資料夾:如果所有收件者均位於一個區域網路中,網路資料夾和 SharePoint 伺服器是注釋伺服器的最佳選擇。網路資料夾通常是最經濟又可靠的選擇。
    • SharePoint/Office 365 子網站:如果您的收件者位於防火牆後方,且全部都能存取共同伺服器,您就可以使用自己的內部伺服器位置,如 Microsoft SharePoint 網站。如需詳細資訊,請參閱由 SharePoint/Office 365 網站代管共用審核
    • WebDAV 伺服器:只有您的審核者位於防火牆或區域網路外時,WebDAV 伺服器 (使用 WebDAV 通訊協定的網路伺服器) 才是最佳選擇。如需配置 Acrobat 以使用 WebDAV 服務的詳細資訊,請參閱代管共用審核:Acrobat.com 以外的替代方案
  6. 選擇發送和收集方法。按「下一步」。

  7. 輸入新的設定檔名稱,並按「下一步,或是按「下一步」使用預設名稱。

  8. 在電子郵件畫面中,視需要指定下列設定:

    「發送方法」

    按一下可指定目前選定的發送和收集方法以外的方法。

    「收件者」、「副本」

    輸入您的審核者的電子郵件地址。各地址以分號或歸位符分隔。按一下「收件者」「副本」按鈕,從您的電子郵件應用程式通訊錄中選擇電子郵件地址。

    「主旨」、「訊息」

    請視需要預覽和編輯電子郵件主旨和訊息。Acrobat 會儲存您所有的變更,並在下次您傳送文件供審核時顯示這些變更。若要使用預設電子郵件訊息,請按一下「重設預設訊息」

    「審核截止日期」

    按一下可指定不同的日期或無截止日期。審核截止日期過後,審核者就不能發佈注釋。

    註解:

    如果審核截止日期在審核者於 Acrobat 中有開啟文件時過期,則審核者可以在關閉文件之前發佈注釋。

  9. 按一下「傳送」

您傳送的共用 PDF 包括「註解」「圖形標註」面板,以及文件訊息列的指示。

在與您指定用於審核的原始檔案相同的資料夾中,Acrobat 會建立共用審核檔案的副本,名為 [原始檔名]_review.pdf。

啟動電子郵件審核

適用於:Acrobat DC、Acrobat 2017 和 Acrobat DC 2015 (Classic)

如果您啟動電子郵件審核,您將傳送一份可記錄的 PDF 副本,以便於您迅速合併收到的注釋。(在審核中,PDF 中的表格欄位均無法填寫)。啟動共用審核之後,您也可以用相同的 PDF 來啟動基於電子郵件的審核。

在您啟動基於電子郵件的審核之前,請確定您已將電子郵件應用程式或網頁郵件帳戶配置以使用 Acrobat。

啟動基於電子郵件的審核之步驟

  1. 如果您使用的是 Acrobat 2017 或 Acrobat DC 2015 (Classic),請跳至下一步。如果您使用的是 Acrobat DC,請在啟動審核前按照以下方式執行:

    1. 前往「編輯 > 偏好設定」。「偏好設定」對話方塊隨即顯示。
    2. 在左側窗格中,按一下「審核」。在「已共用審核選項」區段下,取消全選「使用 Adobe Document Cloud 共用供審核」核取框,然後按一下「確定」
  2. 選擇「工具 > 傳送供審核」

    「傳送供注釋」工具集會顯示在次要工具列。

  3. 按一下「透過電子郵件傳送供注釋」。

  4. 如果出現提示,請在「身分設定」對話方塊中輸入您的資訊。

  5. 如果 PDF 尚未開啟,請指定 PDF,然後按「下一步」。您指定的 PDF 即成為主檔案。請將審核者的注釋合併到此檔案中。

  6. 請鍵入審核者的電子郵件地址,指定審核者。各地址以分號或歸位符分隔。按一下「通訊錄」,從您的電子郵件應用程式或網頁郵件通訊錄中選取電子郵件地址。

  7. 視需要預覽和編輯電子郵件邀請函,然後按一下「傳送邀請」

  8. 選擇要寄送邀請的電子郵件用戶端,然後按一下「繼續」。

    PDF 副本將作為附件傳送給審核者。此 PDF 附件開啟時,它會顯示注釋工具和指示。

合併注釋的步驟

收到審核者的注釋後,您就可以將注釋合併至主 PDF 中。

  1. 審核者將注釋傳送給您後,請在電子郵件應用程式中開啟附加檔案。如果電子郵件應用程式找不到 PDF 的原始版本,它會提示您進行瀏覽。

    註解:

    如果您沒有召集審核,可能會將注釋轉送給召集者。請先將這些注釋合併至您的 PDF 副本中。然後再傳送注釋 (請參閱在電子郵件中傳送注釋)。如果您已經傳送注釋,召集者只會收到新的注釋。合併的注釋仍然保留原始作者名稱。

  2. 如果您召集了審核,「合併注釋」對話方塊隨即顯示。請選擇以下任一選項:

    「是」

    開啟 PDF 主副本並合併所有注釋。注釋合併後,請儲存主 PDF。

    「否,僅開啟此副本」

    開啟包含注釋的審核者的 PDF 副本。如果您選擇此選項,則仍然可以透過選擇「注釋 > 合併注釋至主 PDF」來合併注釋。

    取消

    關閉包含注釋的審核者的 PDF。

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