審核由 Adobe Document Cloud 代管的 PDF

如果召集者使用 Adobe Document Cloud 審核服務來共用 PDF,電子郵件邀請會包含審核 PDF 的連結。您點選該連結時,PDF 會在網頁瀏覽器中開啟。您可以使用適用於瀏覽器視窗的注釋工具,在 PDF 中新增注釋。不需要登入。您也可以在網頁上,啟動 Acrobat Reader DC 或 Acrobat DC 桌面應用程式來新增注釋。

您可以使用以下任一方式加入審核:

使用網頁瀏覽器加入審核

  1. 在審核電子郵件邀請中,按一下連結或「審核」按鈕。

    附註:下方是透過 Adobe Document Cloud 傳送的電子郵件邀請範例。如果召集者在電子郵件中,傳送給您審核 PDF 的公開連結,邀請看起來可能會不同。

    電子郵件中的審核連結
  2. PDF 會在網頁瀏覽器中開啟。以客人身份進入,或以您的 Adobe ID 和密碼登入。登入可讓您隨時使用 @ 提及標籤,以及編輯或刪除您的注釋。

  3. 使用注釋工具,將注釋新增至 PDF。所有的審核者均可以查看您的注釋。

    在 PDF 中注釋
  4. 您在審核時也可以執行下列作業:

    • 使用 @ 提及以獲得審核者的注意。使用 @ 提及會傳送通知給提及的審核者。
    • 根據注釋狀態 (如「未讀」、「已解決」、@ 提及或其中一位審核者的注釋) 來「篩選注釋」()。
    • 使用「選項功能表」() 來編輯、標記為未讀、解決,或刪除選定的注釋。
  5. 您完成審核時,請按一下「完成」。通知會顯示在 Acrobat DC 中,且系統會傳送電子郵件給召集者。

使用 Acrobat DC 或 Acrobat Reader DC 加入審核

  1. 在審核電子郵件邀請中,按一下連結或「審核」按鈕。 PDF 會在網頁瀏覽器中開啟。

  2. 「登入」對話方塊中,按一下「在 Acrobat 中審核」。 系統會下載 PDF,並視哪一個應用程式是預設 PDF 所有者而定,在 Acrobat Reader DC 或 Acrobat DC 中開啟。

    在 Acrobat DC 桌面應用程式中加入審核

    或者,如果您已登入 Document Cloud ,請按一下瀏覽器視窗右上角的「在 Acrobat 中審核」

    在桌面應用程式中審核

    註解:

    若要加入審核,您必須已安裝 Acrobat Reader DC 或 Adobe Acrobat DC 的最新版本。如需詳細資訊,請參閱 Adobe Document Cloud 審核服務 | 於 Acrobat 中開啟

  3. 在 Acrobat Reader DC 或 Acrobat DC 中,使用注釋工具將注釋新增至 PDF。注釋會自動儲存,且所有審核者均可以查看您的注釋。

    註解:

    如果您沒有連線至網路,您仍然可以將注釋新增至 PDF。注釋會在您連線至網路時儲存至 Document Cloud。

  4. 您在審核時還可以執行下列作業:

    • 使用 @ 提及以獲得審核者的注意。使用 @ 提及會傳送通知給提及的審核者。
    • 使用「搜尋注釋」欄位來搜尋特定用語。
    • 根據頁面、作者、日期、類型、未讀狀態或顏色來「排序注釋」()。
    • 根據注釋狀態 (如「未讀」、「已解決」、「未解決」、@ 提及或其中一位審核者的注釋、注釋類型和顏色) 來「篩選注釋」()。
    • 使用「選項功能表」() 來編輯、標記為未讀、解決,或刪除選定的注釋。
    • 按一下左上角的審核者顯示圖片,來檢查所有參與者的審核狀態。
    PDF 上的其他審核動作
    A. 按一下來檢查所有參與者的審核狀態 B. 註解工具 C. 按一下在檢視所有注釋與管理審核間切換 D. 搜尋注釋 E. 排序注釋 F. 篩選注釋 G. @ 提及 
  5. 您完成審核時,請按一下「完成」。審核 PDF 已關閉。通知會顯示在 Acrobat/Reader 中,且系統會傳送電子郵件給召集者。

審核由 SharePoint、WebDAV 伺服器或 Network 資料夾代管的 PDF

如果您收到 PDF 審核的電子郵件邀請函,邀請函一般包括作為附件的 PDF 或提供存取該 PDF 的 URL。或者,有些邀請函會包含 Forms Data Format (FDF) 附件。開啟後,FDF 檔案隨即配置您的審核設定並在 Acrobat 中開啟 PDF。

審核中的 PDF 包含特殊功能,其中包括注釋工具和用於指示的文件訊息列。使用注釋工具將注釋新增至 PDF,然後再送出。將注釋發佈至注釋伺服器,讓其他人可以查看這些注釋;或將注釋以電子郵件附件的方式傳送給審核召集者。

註解:

您可能會收到未包含特殊功能的 PDF。如果是這種情形,請使用「工具 > 注釋」工具列中的工具新增注釋。接著,儲存 PDF,然後再傳送回去。

若要稍後審核 PDF,請從「記錄」加以重新開啟。如此可確保您的注釋會新增至 PDF 的記錄副本,且召集者會收到您的注釋。如果您沒有立刻傳送或發佈您的注釋,請在關閉前儲存 PDF 以防遺失。在召集者收到您的注釋之前,它們僅顯示在您的本地 PDF 副本上,其他審核者無法看到。

加入審核的步驟

  1. 在您的電子郵件應用程式中,按一下 URL 或連按兩下附件 (PDF 或 FDF),開啟 PDF。
  2. 如果提示,請執行以下任一或多個動作:
    • 以您的 Adobe ID 和密碼登入 Adobe Document Cloud。
    • 按一下「共用審核」對話方塊中的「連線」
    • 按一下「歡迎使用共用審核」視窗中的「確定」。這個視窗會顯示審核截止日期、參與者、各審核者是否有建立任何注釋,以及注釋伺服器位置。
    • 請鍵入您的姓名、電子郵件地址、公司名稱和工作職務。
  3. 請將檔案儲存在您可以輕易找到的位置,例如桌面。
  4. 請使用「工具 > 注釋」工具列中的工具,在 PDF 中新增注釋。若要刪除注釋,請選擇該注釋,然後按「刪除」。(您只能夠刪除自己新增的注釋。)

  5. 請執行以下所有適用的作業:
    • 如果您收到其他審核者新增注釋可用的通知,請按一下此訊息。新注釋隨即顯示在 PDF 中。
    • 如果您要找出其他審核者是否有新注釋可用,請按一下「檢查新注釋」按鈕 
  6. 按一下文件訊息列上的「發佈注釋」「傳送注釋至審核召集者」來送出您的注釋。

    您傳送注釋後,包含您的注釋的 PDF 將作為電子郵件附件傳送給審核召集者。如果您發佈注釋,您的注釋將儲存在注釋伺服器。

文件訊息列中的選項

文件訊息列中的選項取決於召集者設定審核的方式以及您是否可存取注釋伺服器。

「檢查新注釋」

提示 Acrobat 同步注釋伺服器和本地硬碟上的注釋。如果您沒有按一下此按鈕,則當文件開啟時,Acrobat 每隔 10 分鐘便會檢查是否有新的注釋;文件關閉時,則每小時檢查一次。

「合併注釋」

將開啟的 PDF 中的注釋複製到您的副本中。僅當您在電子郵件審核中收到審核者的 PDF 後,此選項才可用。

「發佈注釋」

只能用於共用審核。將您的新注釋上傳至注釋伺服器。如果審核結束,則會停用此按鈕。

「儲存存檔副本」

在共用審核中,當審核結束時才能使用。將包含審核注釋的文件副本儲存至硬碟。

「傳送注釋」

建立傳送給審核召集者且包含注釋 PDF 附件的電子郵件。電子郵件審核中的審核者總是可以使用此選項。如果審核者選擇離線工作或是連線至注釋伺服器的嘗試失敗,它會出現在共用審核中。

「狀態」

顯示注釋伺服器連線狀態的圖示。此圖示會顯示為上一次嘗試成功圖示 、上一次嘗試失敗圖示 ,或是正在嘗試連線圖示 。如果您按一下圖示,便會顯示含有其它選項的功能表:「記錄審核」會開啟「記錄」「另存存檔副本」會儲存已不再連線至審核的 PDF 副本;「離線工作」可讓您在離線模式中工作,您可以加上注釋但無法發佈,直到切換回線上模式為止。若要切換回線上模式,請按一下「重新連線至伺服器」

檢查新發佈的注釋

當您參與共用審核時,Acrobat 會將本機硬碟上已發佈的注釋與伺服器上的注釋同步。Acrobat 會在有新注釋時通知您。因為 PDF 關閉後同步仍然繼續,所以您可能會不斷收到通知。

如果有新審核者加入審核、出現更新 (多審核)、截止日期變更,以及同步嘗試失敗時,通知區域的訊息都會通知您。如果「記錄」中新增廣播訂閱,您也將收到通知訊息。您可以變更訊息和注釋同步的頻率,也可以手動觸發同步處理。

若要在共用審核中檢視新注釋,您必須能夠連線到注釋伺服器所在的網路。如果您無法連線,請在「記錄」中檢查伺服器狀態,確定問題的原因。

  1. 請在文件訊息列中按一下「檢查新注釋」按鈕 

通過電子郵件傳送注釋

如果您離線或在防火牆外審核 PDF,或如果您無法連線至注釋伺服器,您可以在電子郵件中傳送您的注釋。

  1. 選擇「檔案 > 傳送檔案 > 附加至電子郵件」

  2. 「傳送電子郵件」對話方塊中選擇「預設電子郵件應用程式」「使用網路郵件」,然後從「選擇」功能表選擇網路郵件用戶端。

  3. 按一下「繼續」,然後遵循螢幕上的指示執行。

    註解:

    如果 PDF 超過 5 MB 的檔案大小限制,Acrobat 會提示您在 Forms Data Format (FDF) 檔案中傳送注釋。召集者可以讀入這個較小的檔案。若要調整限制,請開啟「偏好設定」對話方塊,然後選擇「審核」。接著,為「以 FDF 格式傳送注釋,若檔案大小超過 [#] MB」輸入新的值。

發佈其他審核者的注釋

您參與審核時,就可以收到其他審核者的注釋。例如,如果審核者無法存取注釋伺服器,審核者可以傳送注釋給您。另一個範例是,假設您向最初未受邀參加審核的人徵求意見。這些審核者可以回覆您審核 PDF 的副本,並加上他們的注釋。您可以通過接管這些注釋的所有權來和該審核的所有參與者共用注釋。

  1. 開啟包含注釋的 PDF。

  2. 執行下列任一項作業:
    • 如果詢問您是否要發佈此審核者的注釋,請按一下「確定」。發佈的注釋隨即顯示在 PDF 中。您的姓名會顯示在標題列上,而作者的姓名則會顯示在注釋的內文中,並冠以「代表發佈者:」

    註解:

    若要隱藏「代表」文字,當使用者接手共用審核中注釋的所有權時,在「偏好設定」對話方塊的「審核」,取消全選在注釋中「顯示」「代表」文字

    • 系統詢問是否要合併注釋時,請按一下「是」,或按一下文件訊息列中的「合併注釋」,然後按一下「傳送注釋」。依照需要新增其他審核者的電子郵件地址,然後按一下「傳送」
    • 在 Acrobat 或 Reader 中,開啟 PDF 的副本,然後選擇「注釋 > 注釋清單 > 選項 > 讀入資料檔案」。選擇含有審核者注釋的檔案。依照需要新增其他審核者的電子郵件地址,然後按一下「傳送」

僅新的或編輯過的注釋被發佈或傳送。

重新加入審核

使用「記錄」重新開啟正在進行之審核的 PDF。「記錄」只會顯示您已儲存的 PDF。如果您第一次開啟 PDF 時未加以儲存,請從您的電子郵件應用程式重新開啟該 PDF。

  1. 選擇「檢視 > 記錄」

  2. 「記錄」中,連按兩下 PDF。

  3. 新增注釋或編輯現有的注釋。若要刪除注釋,請選擇該注釋,然後按「刪除」。(您僅可刪除您新增的注釋。)

    Acrobat 下次同步注釋時,會從線上 PDF 移除已刪除的注釋。如果您刪除以前通過電子郵件傳送的注釋,在召集者文件中的這些注釋不會被刪除。

  4. 按一下文件訊息列中的「發佈注釋」

    僅會發佈或傳送新的或已編輯的注釋。

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