Preparare la revisione di un PDF

In una revisione gestita, si utilizza una procedura guidata per impostare la revisione, specificare la posizione del documento e invitare altri partecipanti. Non è necessario importare i commenti, abilitare il documento per i commenti degli utenti di Reader o registrare manualmente le risposte del revisore.

Acrobat include due tipi di revisioni gestite: revisioni tramite e-mail e condivise Ciascun tipo di revisione dispone di una procedura guidata che agevola l’utente nella distribuzione di un PDF con speciali strumenti e istruzioni per i revisori.

Il Tracker registra tutte le revisioni gestite. Il Tracker consente di accedere al file PDF e alle informazioni su revisione e partecipanti. I promotori delle revisioni possono modificare le scadenze delle revisioni, aggiungere revisori e terminare le revisioni mediante il Tracker. Il Tracker segnala ai partecipanti quando sono disponibili nuovi commenti, quando cambiano le scadenze e quando vengono aggiunti revisori, anche quando Acrobat è chiuso. Inoltre fornisce informazioni sugli stati di errore dei server.

Revisioni condivise

Le revisioni condivise sono quelle che offrono il maggior numero di funzioni di collaborazione, poiché i partecipanti possono leggere i commenti degli altri e rispondere. I commenti dei partecipanti vengono memorizzati in un archivio su un server interno. Acrobat sincronizza i commenti a intervalli regolari per scaricare le modifiche più recenti. I revisori vengono informati dei nuovi commenti inseriti in modo da poterli visualizzare e rispondere agli altri partecipanti.

Revisioni tramite e-mail

Le revisioni tramite e-mail sono l’ideale quando i revisori non hanno accesso a un server comune o non richiedono un approccio collaborativo per la revisione dei documenti.

In una revisione tramite e-mail, il promotore invia un PDF ai revisori sotto forma di allegato e-mail. I revisori aggiungono i propri commenti e restituiscono il documento utilizzando il pulsante Invia commenti della barra dei messaggi del documento. Quando riceve questi commenti, il promotore può unirli alla sua copia del PDF.

Il limite principale delle revisioni tramite e-mail è che i partecipanti non possono vedere i commenti inseriti dagli altri utenti durante la revisione. I promotori possono visualizzare i commenti solo dopo averli ricevuti.

Scelta di un’opzione di distribuzione per le revisioni e i moduli

Acrobat fornisce diverse opzioni di distribuzione attraverso la procedura guidata Invia per revisione condivisa e Distribuisci modulo. Nella scelta di un’opzione, tenere presente le esigenze di protezione per il file distribuito, quali server o siti Web i destinatari possono utilizzare per scaricare il file e in che modo si desidera ricevere i commenti o i dati del modulo.

Server interno

È possibile utilizzare la propria posizione del server interno se i destinatari operano con la protezione di un firewall e hanno accesso a un server comune. Il server può essere una cartella di rete, un’area di lavoro Microsoft SharePoint (solo Windows) o una cartella del server Web. È possibile includere un link al PDF distribuito o inviarlo come allegato e-mail. Per le revisioni, Acrobat carica i commenti pubblicati sul server. Per i moduli, Acrobat archivia le risposte restituite sul disco rigido.

Quando si specifica il proprio server, la procedura guidata chiede all’utente di salvare un profilo con la posizione del server e le opzioni di distribuzione scelte. Alla successiva distribuzione di un PDF, il profilo salvato è disponibile come opzione nella procedura guidata.

E-mail

La procedura guidata Distribuisci moduli consente di inviare un modulo come allegato e-mail. È possibile inviare il modulo utilizzando il client e-mail personale o un servizio webmail. Inoltre, è possibile utilizzare la procedura guidata per creare un messaggio e-mail al quale è allegato il file del modulo. Dopo che i destinatari compilano e inviano il modulo, le risposte vengono inviate alla casella di posta dell’utente. Ogni risposta viene copiata in un file di risposte portfolio PDF, che è possibile organizzare ed esportare in un foglio di calcolo.

La procedura guidata Invia per revisione condivisa consente di inviare tramite e-mail un link al PDF o di allegare il PDF all’e-mail.

Abilitare la creazione dei commenti per gli utenti di Reader (Acrobat Pro)

Se si abilitano i diritti di creazione dei commenti in un PDF, gli utenti di Reader 8 o versioni successive possono partecipare alla revisione di tale PDF. Quando si apre un PDF con diritti di creazione dei commenti in Reader, il file mostra una barra dei messaggi del documento e strumenti di creazione dei commenti che normalmente non sono disponibili.

Quando si avvia una revisione gestita, i diritti di creazione dei commenti vengono automaticamente abilitati. Se non si utilizza una revisione gestita (ad esempio se si invia un PDF direttamente tramite e-mail), è tuttavia possibile abilitare i diritti di creazione dei commenti.

• Aprire il PDF e scegliere File > Salva come altro > PDF per Reader con funzioni estese > Abilita creazione commenti e misurazione.

Selezionare un’applicazione e-mail per le revisioni

Per le revisioni basate su e-mail e per inviare commenti, è necessario disporre di un’applicazione e-mail e di una connessione a un server di posta oppure di un account webmail. Acrobat supporta la maggior parte delle applicazioni e-mail. Se si dispone di più di un’applicazione e-mail, è possibile specificare quale applicazione si avvia quando Acrobat invia un PDF. Effettuare una delle seguenti operazioni:

• (Windows) Fare doppio clic su Opzioni Internet nel Pannello di controllo. Nella finestra di dialogo Proprietà - Internet, selezionare la scheda Programmi, quindi l’applicazione e-mail preferita. Riavviare Acrobat per attivare la modifica.

• (Windows) Modificare le impostazioni MAPI nell’applicazione di posta elettronica. Acrobat e Reader utilizzano l’interfaccia MAPI (Messaging Application Program Interface) per comunicare con l’applicazione e-mail. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica viene fornita con le impostazioni MAPI per la gestione di tali comunicazioni. Per ulteriori informazioni sulla configurazione delle applicazioni di posta elettronica, vedere la Guida in linea dell’applicazione stessa.

• (macOS) In Mail, scegliere Mail > Impostazioni, quindi Generali e selezionare l’applicazione e-mail preferita nel menu Applicazione e-mail predefinita. Riavviare Acrobat per attivare la modifica. Se l’applicazione desiderata non è presente nell’elenco, scegliere Seleziona dal menu e cercarne il percorso. Se l’applicazione selezionata non è presente nel menu Applicazione e-mail predefinita, è possibile che non sia supportata da Acrobat.

Specificare un server

Se per la distribuzione del PDF si utilizza una posizione personale sul server, è possibile specificare una cartella di rete, un server Windows su cui vengono eseguiti i Microsoft SharePoint Services o una cartella del server Web. I partecipanti devono essere in grado di accedere in lettura e scrittura al server specificato. Per informazioni su una posizione del server adeguata per la memorizzazione dei commenti, rivolgersi all’amministratore di rete. Per l’impostazione del server non occorre disporre di software aggiuntivo.

Cartelle di rete

Se tutti i destinatari si trovano all’interno di una LAN, le cartelle di rete e i server SharePoint rappresentano le scelte migliori per un server dei commenti. Le cartelle di rete sono generalmente più convenienti e affidabili.

Siti SharePoint

Se i destinatari operano con la protezione di un firewall e hanno accesso a un server comune, è possibile utilizzare la propria posizione del server interno, ad esempio un sito di Microsoft SharePoint. Per ulteriori informazioni, consultare Hosting di revisioni condivise sui siti SharePoint.

Server WebDAV

I server WebDAV (server Web che utilizzano il protocollo WebDAV) funzionano al meglio solo se i revisori si trovano all’esterno di un firewall o di una LAN. Per ulteriori informazioni su come configurare Acrobat per utilizzare un servizio di WebDAV, visitare Hosting a Shared Review: An Alternative to Acrobat.com (Ospitare una revisione condivisa: un’alternativa ad Acrobat.com).