Creazione di indici per i PDF

Per velocizzare il processo di ricerca di un file PDF lungo, è possibile includere un indice delle parole nel documento. Questo indice può essere ricercato molto più velocemente da Acrobat rispetto alla ricerca nel documento effettivo. L’indice è incluso in tutte le copie del file PDF. Gli utenti possono eseguire ricerche nei file PDF con gli indici come farebbero con i PDF che non dispongono di un indice incorporato.

Aggiungere un indice a un PDF

Aggiornare o rimuovere l’indice incorporato in un file PDF

Informazioni sulla funzione Catalogo (Acrobat Pro)

È possibile definire un gruppo specifico di PDF come catalogo e creare un indice unificato per l’intera raccolta di documenti. Quando gli utenti cercano determinate informazioni nei PDF catalogati, l’indice rende considerevolmente più rapido il processo di ricerca.

Quando si distribuisce la raccolta su un CD, insieme ai PDF è possibile includere anche l'indice.

È possibile catalogare documenti redatti utilizzando caratteri romani, cinesi, giapponesi o coreani. Le voci che è possibile catalogare includono il testo del documento, commenti, segnalibri, campi modulo, tag, metadati oggetto e documento, allegati, informazioni sui documenti, firme digitali, metadati XIF (extended image file format) di immagini e proprietà del documento personalizzate.

Preparazione dei PDF per l’indicizzazione (Acrobat Pro)

Per indicizzare i PDF, iniziare con la creazione di una cartella che contenga file PDF completi con funzionalità elettroniche come collegamenti, segnalibri e testo ricercabile. Per i documenti acquisiti, verificare che il testo sia ricercabile. Per migliorare le prestazioni di ricerca, è preferibile dividere documenti più lunghi in file di dimensioni più piccole. L’aggiunta di informazioni alle proprietà del documento migliora anche la possibilità di ricerca.

Prima di indicizzare una raccolta di documenti, organizzare la struttura del documento sull’unità disco locale o in un volume del server di rete e verificare i nomi dei file multipiattaforma. I nomi dei file multipiattaforma possono essere troncati, rendendoli difficili da recuperare in una ricerca. Per evitare questo problema, seguire le seguenti linee guida:

• Rinominare file, cartelle e indici utilizzando la convenzione di denominazione dei file MS-DOS® (fino ad un massimo di otto caratteri seguiti da un’estensione di tre caratteri), soprattutto se si intende distribuire la raccolta di documenti e l’indice su un disco CD-ROM con formattazione conforme a ISO 9660.
  
• Eliminare dai nomi di file e cartelle i caratteri estesi, ad esempio i caratteri accentati e non inglesi. (Il font utilizzato dalla funzione Catalogo non supporta i codici carattere compresi tra 133 e 159).
• Non utilizzare cartelle con nidificazione profonda o percorsi di lunghezza superiore a 256 caratteri per gli indici in cui verranno effettuate ricerche da utenti di macOS.
• Se si utilizza macOS con server LAN OS/2®, configurare il server IBM® LAN Macintosh (LSM) in modo da applicare le convenzioni di denominazione dei file MS-DOS® o indicizzare solo i volumi FAT (File Allocation Table). (I volumi HPFS [high performance File System] possono contenere nomi file lunghi che non possono essere recuperati.)
• Se la struttura del documento include sottocartelle che non si desiderano inserire nell’indice, è possibile escluderle durante il processo di indicizzazione.

Aggiungere metadati alle proprietà del documento (Acrobat Pro)

Per semplificare la ricerca in un PDF, è possibile aggiungere informazioni sul file, definite metadati, alle proprietà del documento. Per visualizzare le proprietà relative al PDF correntemente aperto, fare clic su File > Proprietà, quindi selezionare la scheda Descrizione.

Quando si aggiungono dati da inserire nelle proprietà del documento, tenere presente le seguenti Adobe Recommendations:

• Inserire un titolo descrittivo nel campo Titolo. Nella finestra di dialogo Risultati ricerca viene visualizzato il nome file del documento.
• Utilizzare sempre la stessa opzione (campo) per le informazioni simili. Ad esempio, non aggiungere un termine importante all’opzione Oggetto per alcuni documenti e all’opzione Parole chiave per altri.
• Utilizzare un unico termine coerente per fare riferimento alla stessa informazione. Ad esempio, non usare biologia per alcuni documenti e scienze naturali per altri.
• Usare l’opzione Autore per identificare il gruppo di persone responsabile del documento. L’autore di un documento sulle procedure di assunzione potrebbe essere, ad esempio, il reparto Risorse umane.
• Se si utilizzano i numeri parte per un documento, aggiungerli come Parole chiave. Aggiungere, ad esempio, doc#=m234 in Parole chiave per indicare un documento specifico in una serie di diverse centinaia di documenti con un determinato soggetto.
• Utilizzare l’opzione Oggetto o Parole chiave, singolarmente o insieme, per suddividere in categorie i documenti in base al tipo. Ad esempio, per lo stesso documento è possibile immettere rapporto di stato come voce relativa all’oggetto e mensile o settimanale come voci corrispondenti alle parole chiave.
• Se si è già ricevuto una formazione specializzata su Adobe PDF, è possibile definire campi di dati personalizzati, ad esempio Tipo documento, Numero documento e Identificatore documento, quando si crea l’indice. Questa operazione è consigliata solo agli utenti esperti e non è descritta nella guida completa di Acrobat.

Creare un indice per una raccolta (Acrobat Pro)

Quando si crea un nuovo indice, Acrobat crea un file con estensione .pdx e una nuova cartella di supporto che contiene uno o più file con estensione .idx. I file IDX contengono le voci di indice. Tutti questi file devono essere disponibili per gli utenti che desiderano effettuare ricerche nell’indice.

Consultare Opzioni di indicizzazione

• Non includere numeri: selezionare questa opzione per escludere dall’indice tutti i numeri presenti nel testo del documento. L’esclusione dei numeri può ridurre sensibilmente la dimensione di un indice e rendere più veloci le ricerche.
• Aggiungi ID ai file Adobe PDF v1.0: selezionare questa opzione se la raccolta include i PDF creati prima di Acrobat 2.0, che non aggiungono automaticamente i numeri di identificazione. I numeri di identificazione sono necessari nel caso in cui i nomi file macOS lunghi vengano abbreviati nella conversione in nomi file MS-DOS®. Acrobat 2.0 e le versioni successive aggiungono gli identificatori automaticamente.
• Non avvisare per documenti modificati durante la ricerca: se questa opzione non è selezionata, durante la ricerca di documenti viene visualizzato un messaggio che sono stati modificati dopo la generazione dell’indice più recente.
• Proprietà personalizzate: utilizzare questa opzione per includere nell’indice le proprietà personalizzate del documento. Vengono indicizzate solo le proprietà personalizzate del documento presenti nei PDF già sottoposti a indicizzazione. Digitare la proprietà, effettuare una selezione dal menu Tipo e fare clic su Aggiungi. Queste proprietà vengono visualizzate come opzione di ricerca nei menu a comparsa dei criteri aggiuntivi della finestra Ricerca PDF quando si esegue la ricerca nell’indice risultante. Ad esempio, se si aggiunge la proprietà personalizzata Nome documento e si seleziona la proprietà stringa dal menu Tipo, gli utenti che effettuano una ricerca nell’indice possono estendere tale ricerca alla proprietà personalizzata selezionando Nome documento dal menu “Utilizza questi criteri aggiuntivi”.

• Campi XMP: utilizzare questa opzione per includere i campi XMP personalizzati. Tali campi vengono indicizzati e visualizzati nei menu a comparsa dei criteri aggiuntivi in modo da poter essere cercati negli indici selezionati.
• Stop word: utilizzare questa opzione per escludere parole specifiche (massimo 500) dai risultati della ricerca nell’indice. Digitare la parola desiderata, fare clic su Aggiungi e, se necessario, ripetere la procedura. L’esclusione di parole può ridurre le dimensioni dell’indice del 10-15%. Una stop word può contenere fino a 128 caratteri e supporta la distinzione tra maiuscole e minuscole.
• Tag nella struttura: utilizzare questa opzione per rendere possibile la ricerca nei nodi di tag con nodi foglia all’interno dei documenti dotati di struttura logica con tag.

File Leggimi per i cataloghi (Acrobat Pro)

Spesso è opportuno creare un file ReadMe separato e memorizzarlo nella cartella insieme all’indice. Il file Leggimi può fornire informazioni utili sull’indice, quali:

• Il tipo dei documenti indicizzati.

• Le opzioni di ricerca supportate.

• Il nome della persona da contattare o il numero di telefono da comporre per eventuali quesiti.

• L’elenco dei numeri o dei termini esclusi dall’indice.

• L’elenco delle cartelle che contengono i documenti inclusi in un indice disponibile sulla LAN oppure un elenco dei documenti inclusi in un indice situato in un disco rigido. È inoltre possibile aggiungere una breve descrizione del contenuto di ogni cartella o documento.

• L’elenco dei valori relativi a ciascun documento, se si assegnano valori al campo Informazioni documento.

  Se un catalogo dispone di un numero di documenti particolarmente elevato, è consigliabile includere una tabella con i valori assegnati a ciascun documento. La tabella può far parte del file Leggimi oppure essere inclusa in un documento separato. L’uso della tabella durante la definizione dell’indice garantirà informazioni uniformi.

Verificare un indice  (Acrobat Pro)

È possibile aggiornare, ricreare o svuotare un indice esistente.

Preferenze di Catalog (Acrobat Pro)

È possibile impostare le preferenze per l’indicizzazione da applicare globalmente a tutti gli indici creati successivamente. Alcune preferenze possono essere ignorate per un particolare indice selezionando nuove opzioni durante il processo di creazione dell’indice.

Nella finestra di dialogo Preferenze in Categorie, selezionare Catalogo. Molte delle opzioni sono identiche a quelle descritte per il processo di creazione dell’indice.

Aggiornamenti pianificati dell’indice  (Acrobat Pro)

Per automatizzare il processo di creazione, ricostruzione, aggiornamento ed eliminazione di un indice, è possibile utilizzare la funzionalità Catalogo insieme a un file PDX del batch di cataloghi (. Bpdx). Questo file contiene un elenco di percorsi e contrassegni del file indice dei cataloghi. È possibile pianificare quando e con quale frequenza eseguire queste attività automaticamente utilizzando un’applicazione di pianificazione come l’Unità di pianificazione di Windows®. A tale scopo, è sufficiente visualizzare il file BPDX in Acrobat e lo stesso ricreerà l’indice in base ai contrassegni del file BPDX.

Per utilizzare i file BPDX, andare su Preferenze > Catalogo, quindi selezionare la casella di controllo per Consenti file batch del catalogo (. Bpdx) per eseguire nuovamente l’esecuzione.

Spostare raccolte e relativi indici (Acrobat Pro)

È possibile creare e verificare una raccolta indicizzata di documenti su un disco rigido locale e spostarla successivamente su un server di rete o su un disco. Una definizione di indice include i percorsi relativi tra il file di definizione dell’indice (PDX) e le cartelle che contengono i documenti indicizzati. Se i percorsi relativi non vengono modificati, in seguito allo spostamento della raccolta indicizzata di documenti non sarà necessario creare di nuovo l’indice. Se il file PDX e le cartelle contenenti i documenti indicizzati si trovano nella stessa cartella, per mantenere il percorso relativo sarà sufficiente spostare tale cartella.

Se invece il percorso relativo viene modificato, lo spostamento della raccolta indicizzata di documenti rende necessaria la creazione di un nuovo indice. Tuttavia sarà ancora possibile utilizzare il file PDX originale. Per usare il file PDX originale, spostare prima i documenti indicizzati. Quindi, copiare il file PDX nella cartella in cui si desidera creare il nuovo indice e aggiornare gli elenchi di inclusione e di esclusione di directory e sottodirectory.

Se l’indice risiede in un’unità o in un volume server differente da quello in cui si trova la raccolta di documenti ad esso correlata, lo spostamento della raccolta o dell’indice provocherà l’interruzione del collegamento con l’indice. Se si intende spostare una raccolta di documenti su un altro server di rete oppure su un CD, creare l’indice nella stessa posizione in cui si trova la raccolta.