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Richiedere più firme alla volta

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Ultimo aggiornamento il 6 mag 2024

Prima di iniziare

Stiamo implementando una nuova esperienza del prodotto più intuitiva. Se questa schermata non corrisponde all’interfaccia che stai utilizzando, seleziona la guida per la tua esperienza attuale.

Nella nuova esperienza, gli strumenti si trovano sul lato sinistro della schermata.

Invia in modalità collettiva ti consente di caricare un modulo e utilizzarlo come modello per creare e inviare molti (centinaia) accordi univoci, ciascuno dedicato a un firmatario esterno. Ogni accordo è isolato dagli altri e contiene il proprio rapporto di audit. Ciascun destinatario non è a conoscenza di tutti gli altri.

Il mittente ha accesso agli accordi tramite la scheda Home o Documenti, oppure tramite il modello di Invio in modalità collettiva, contenente un rapporto sugli Accordi che tiene traccia dello stato generale degli accordi secondari creati dal modello. Inoltre, il mittente può esportare i dati a livello di campo di tutti gli accordi completati in un formato CSV utilizzando l’azione Scarica dati campo modulo.

Per accedere alla funzione Invia in modalità collettiva, effettua una delle seguenti operazioni:

Nell’app desktop Acrobat, passa al centro Strumenti ,scorri verso il basso fino alla sezione Firma elettronica, quindi seleziona Invia in modalità collettiva.

Opzioni dello strumento Invia in modalità collettiva

Passaggi per l’invio in modalità collettiva

Seleziona lo strumento Invia in modalità collettiva come spiegato in precedenza. Viene visualizzata la pagina Caricamento file per Invia in modalità collettiva.
Aggiungere un file:

Carica (tramite ricerca o trascinamento) il file principale che stai utilizzando per creare il modello di accordo.

Il selettore a destra del pulsante Seleziona un file ti consente di scegliere dall’origine in cui si trova il file. Il valore predefinito è il tuo sistema locale.

Una volta selezionato un file, viene caricata la pagina di configurazione.
Aggiungere partecipanti:

1. Elenca i partecipanti richiesti.
- L’azione Firma è assegnata per impostazione predefinita.
- L’azione Firma consente al partecipante di inserire i dati del campo e firmare l’accordo.
- Sono supportati fino a 50 partecipanti.
- Ogni partecipante elencato riceve il proprio accordo.
2. Immetti gli indirizzi e-mail dei destinatari seguiti da virgole oppure copia e incolla un elenco di indirizzi e-mail nel campo E-mail.

3. Configura l’autenticazione di chi partecipa facendo clic sull’icona a forma di chiave a destra del partecipante.
- E-mail è il metodo di autenticazione predefinito per confermare l’identità di ciascun partecipante e, nella maggior parte dei casi, è sufficiente per ottenere una firma legale.
- È possibile aggiungere l’autenticazione tramite Password per aumentare la sicurezza. Una volta configurata, il partecipante deve inserire la password prima di poter interagire con l’accordo.
- È necessario condividere questa password con i partecipanti fuori banda.
3. (Facoltativo) Aggiungere sé stesso e/o le parti in Cc
- Fai clic su Aggiungimi per aggiungerti come controfirmatario.
- Fai clic su Aggiungi Cc per aggiungere le persone che desideri vengano copiate una volta inviato e completato l’accordo.
(Facoltativo) Aggiungi altri file in base alle esigenze.

Il file iniziale selezionato per avviare il modello di accordo è già allegato.

Carica altri eventuali file richiesti.
- È possibile caricare più file.
- Tutti i file caricati vengono concatenati in un unico file per l’accordo finale.
- L’ordine in cui sono elencati i file determina l’aspetto dell’accordo finale.
  
  È possibile fare clic e trascinare i file per ordinarli.
Aggiungi dettagli dell’accordo:
- Denomina l’accordo. Tutti gli accordi generati dal modello Invia in blocco avranno lo stesso nome dell’accordo.
- Cambia il testo predefinito nel campo Messaggio in base alle esigenze.
Modifica le impostazioni dell’accordo (opzionale):

Per impostazione predefinita, gli accordi non richiedono una password per visualizzare l’accordo completato, né sono impostati promemoria per i partecipanti
- Se desideri che i destinatari inseriscano una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato, seleziona Aggiungi password di accesso.
- Seleziona Imposta promemoria per impostare la frequenza dei promemoria finché l’accordo non sarà completato.
Fai clic su Avanti nell’angolo in alto a destra della finestra.

Il documento è pronto per aggiungere eventuali campi che desideri che i firmatari compilino o firmino.

Nota:

Se hai aggiunto più file, questi vengono convertiti in PDF e combinati in un singolo documento. Il documento combinato viene aperto ed è possibile aggiungervi i campi.
Preparare l’accordo e aggiungere campi:

ora puoi aggiungere tutti i campi necessari all’accordo. Ricorda che un campo Firma deve essere inserito per ogni firmatario (compresi i controfirmatari interni).

Esistono due metodi per applicare i campi:

1.La creazione semplice viene caricata per impostazione predefinita nella maggior parte dei casi. Creazione semplice:
- È limitata ai tipi di campi più comuni:
- Inserimento di testo (tutti i campi di testo sono contrassegnati come obbligatori)
- Firma
- Nome del firmatario (stampato)
- E-mail del firmatario
- Data della firma (sola lettura; fornita dal sistema)
- Casella di controllo
- Posiziona i campi ovunque si faccia clic sul documento.
- Consente il ridimensionamento dei campi facendo clic sull’angolo in basso a destra del campo (triangolo blu) e trascinando il campo per ridimensionarlo.
2.La Creazione avanzata può essere abilitata selezionando l’interruttore nell’angolo in alto a destra. Creazione avanzata:
- Consente l’accesso a tutti i tipi di campo (evidenziati in giallo)
- Supporta il rilevamento del campo del modulo (evidenziato in verde)
- Supporta i campi di Precompilazione (evidenziati in rosa)
- Supporta l’assegnazione del campo (evidenziato in viola e in rosa)
- Supporta la convalida del campo
- Supporta i campi calcolati
- Supporta i campi condizionali
- Consente il controllo del carattere/aspetto del testo del campo
- Posiziona i campi trascinandoli dal menu sul lato destro del documento.
- Consente il ridimensionamento dei campi facendo clic sull’angolo in basso a destra del campo (triangolo blu) e trascinando il campo per ridimensionarlo.
Nota:

È possibile passare dalla modalità semplice a quella avanzata selezionando l’interruttore Modifica avanzata (attivata||disattivata) nell’angolo in alto a destra.
Seleziona Avanti (nell’angolo in alto a destra) dopo che tutti i campi sono stati posizionati.
Rivedi e invia

Rivedi le informazioni sull’accordo e Invia se tutto è corretto.
Conferma

Viene visualizzato un messaggio di conferma che verifica che l’accordo è stato inviato correttamente.

Sono disponibili tre opzioni per procedere dalla pagina successiva all’invio:
- Gestisci gli accordi: apre la pagina Invii in modalità collettiva con tutti gli accordi per tenere traccia dello stato degli accordi, accedere agli audit trail e inviare promemoria
- Inviare un altro documento in blocco: prepara un altro documento da inviare a molte persone
- Fai clic su Chiudi per tornare alla pagina Home online di Acrobat

Gestire gli invii collettivi

Gli invii collettivi possono essere gestiti dalla scheda Documenti .

Passa alla scheda Documenti .
Seleziona Invii in modalità collettiva nell’elenco Documenti sul lato sinistro della finestra.
Fai clic una volta sull’invio in blocco a cui desideri accedere, aprendo il menu contestuale sul lato destro della finestra. Il menu contestuale sul lato destro contiene cinque sezioni distinte:

Metadati (quadrato rosso): nella parte superiore del menu sono presenti i metadati per il modello di invio in blocco:
Immagine della prima pagina degli invii in blocco
Titolo dell’invio in blocco
Data in cui l’invio in blocco è stato inviato ai partecipanti
Valore email dell’ID utente che ha creato l’invio in blocco
Stato attuale dell’intero invio in blocco
Messaggio fornito nell’e-mail iniziale
Tutte le parti in copia (elencate in base al valore dell’e-mail)

Menù azioni (quadrato blu): questa sezione contiene tutte le azioni che puoi eseguire relative all’invio in blocco (modello principale). Fai clic sul collegamento Vedi altro in basso a destra della sezione per vedere tutti i valori:
Apri invio in modalità collettiva: apre il documento del modello dell’invio in modalità collettiva per la sola visualizzazione. Nessun campo disponibile
Promemoria: aggiungi un promemoria per te o per tutti gli altri che devono ancora firmare.
Annulla: annulla l’invio in blocco.
Scarica pdf: scarica l’intero PDF (vuoto).
Scarica i dati dei campi modulo: scarica un file CSV del contenuto a livello di campo per tutti gli accordi secondari generati da questo invio in modalità collettiva principale che sono stati completati.
Scarica singoli file: fornisce la possibilità di scaricare file PDF singoli se sono stati utilizzati più file per creare il modulo web.
Nascondi/Mostra invio in modalità collettiva: rimuove (o aggiunge) semplicemente l’invio in modalità collettiva dalla normale visualizzazione della pagina Gestisci.
Condividi: condivide l’invio in blocco insieme al suo stato con l’e-mail dell’utente fornita. I moduli web condivisi possono essere visualizzati nella pagina Gestisci, ma non consentono la modifica.
Una copia PDF del documento principale dell’invio in blocco (senza campi aggiunti) viene inviata via email al destinatario.
Visualizza il rapporto dell’attività
Visualizza lo stato corrente di tutti gli accordi secondari creati dal modello principale dell’invio in modalità collettiva.
Aggiungi note: consente all’utente di prendere appunti personali per l’invio in blocco.
Riepilogo/filtro degli accordi (quadrato verde): la sezione Accordi mostra fino a cinque valori che riflettono il numero di accordi secondari in ciascuno stato. Se in un determinato stato non sono presenti accordi secondari, lo stato non viene visualizzato, pertanto potresti visualizzare meno di cinque elementi. Facendo clic su uno stato qualsiasi verrà visualizzato un elenco di filtri di tali accordi secondari:
Tutti: mostra tutti gli accordi (secondari) generati dall’Invio in modalità collettiva (modello principale).
In corso: indica che l’accordo secondario è in attesa che il partecipante apponga la firma.
Annullato: indica che il mittente ha annullato esplicitamente l’accordo secondario o che il partecipante ha rifiutato di firmarlo.
Completato: gli accordi completati sono stati firmati correttamente da tutti i partecipanti all’accordo.
In attesa di te: indica che l’accordo è in attesa che il mittente lo controfirmi.
Attività per il modello principale di invio in modalità collettiva (quadrato arancione: il collegamento Attività > nella parte inferiore del pannello contestuale apre un elenco cronologico delle azioni di abilitazione intraprese rispetto al modello di invio in modalità collettiva (principale) (ad esempio:Creazione, eventi Completati)).