إنشاء فهارس PDF

لتسريع عملية البحث في ملف PDF طويل، يمكنك تضمين فهرس للكلمات في المستند. يمكن البحث في هذا الفهرس باستخدام Acrobat أسرع من البحث في المستند الفعلي. يتم تضمين الفهرس في كل نسخ ملف PDF. يمكن للمستخدمين البحث عبر ملفات PDF التي تحتوي على فهارس تمامًا مثلما يبحثون عبر ملفات PDF التي لا تحتوي على فهرس مضمن.

إضافة فهرس إلى ملف PDF

تحديث الفهرس في PDF أو إزالته

حول ميزة catalog‏ (Acrobat Pro)

يمكنك تعريف مجموعة معينة من ملفات PDF على هيئة كتالوج وإنشاء فهرس موحد لمجموعة المستندات. عندما يبحث المستخدمين في ملفات PDF المفهرسة عن معلومات معينة، فإن الفهرس يجعل عملية البحث أسرع.

عندما توزع المجموعة على قرص مضغوط، يمكنك تضمين الفهرس مع ملفات PDF.

يمكنك فهرسة المستندات المكتوبة بالحروف اللاتينية، الصينية، اليابانية، أو الكورية. العناصر التي يمكن أن تتضمن نص الوثيقة، التعليقات، الإشارات المرجعية، حقول النموذج، علامات التمييز، بيانات الكائن والوثيقة الأولية، الملحقات، معلومات الوثيقة، التوقيع الرقمية، بيانات صورة XIF (تنسيق ملف الصورة الممتدة) الأولية، وخصائص الوثيقة المخصصة.

إعداد ملفات PDF للفهرسة (Acrobat Pro)

لفهرسة ملفات PDF، ابدأ بإنشاء مجلد يحتوي على ملفات PDF كاملة مع ميزات إلكترونية مثل الروابط والإشارات المرجعية والنص القابل للبحث فيه. بالنسبة إلى المستندات الممسوحة ضوئيًا، تأكد من أن النص قابل للبحث فيه. ومن الأفضل تقسيم المستندات الطويلة إلى ملفات أصغر بحجم فصل كتاب، لتحسين أداء البحث. وتساعد أيضًا إضافة معلومات إلى خصائص المستند على تحسين إمكانية البحث.

قبل أن تقوم بفهرسة مجموعة مستندات، اضبط هيكل المستند على محرك القرص أو وحدة تخزين خادم الشبكة وتحقق من أسماء الملفات عبر الأنظمة الأساسية. قد يتم اقتطاع أسماء الملفات عبر الأنظمة الأساسية، ما يجعل من الصعب استردادها في البحث. اتبع هذه الإرشادات لمنع حدوث هذه المشكلة:

• قم بإعادة تسمية الملفات والمجلدات والفهارس باستخدام اصطلاح تسمية الملفات في MS-DOS®‎ (ثمانية أحرف أو أقل متبوعة بملحق اسم ملف مكون من ثلاثة أحرف)، خاصة إذا كنت تخطط لتسليم مجموعة المستندات والفهرس على قرص مضغوط بتنسيق ISO 9660.
  
• قم بإزالة الحروف الملحقة مثل الحروف المتعلقة باللهجة والحروف غير الإنجليزية، من أسماء الملف والمجلد. (الخط المستخدم من قِبل ميزة catalog لا يدعم رموز الحروف من 133 إلى 159).
• لا تستخدم مجلدات أو مسارات متداخلة تتجاوز 256 حرفًا للفهارس التي سيتم البحث فيها من قِبل مستخدمي macOS.
• إذا كنت تستخدم macOS على خادم OS/2® LAN، فاعمد إلى تكوين IBM®LAN Server Macintosh‏ (LSM) لتطبيق اصطلاح تسمية الملف في MS-DOS‎®، أو اعمد إلى فهرسة وحدات تخزين جدول تخصيص الملفات (FAT). (قد تحتوي وحدات تخزين HPFS [نظام الملفات عالي الأداء] على أسماء ملفات طويلة لا يمكن استرجاعها).
• إذا تضمن هيكل المستند مجلدات فرعية لا تريد فهرستها، فيمكنك استثناؤها في أثناء عملية الفهرسة.

إضافة بيانات تعريف إلى خصائص مستند (Acrobat Pro)

لتسهيل البحث في ملف PDF، يمكنك إضافة معلومات ملف، تسمى بيانات تعريف، إلى خصائص المستند. (يمكن الاطلاع على خصائص ملف PDF المفتوح حاليًا باختيار File ‏> Properties، والنقر فوق علامة تبويب Description.)

عند إضافة بيانات إلى خصائص المستند، ضع في حسبانك Adobe Recommendations الآتية:

• استخدم عنوانًا معبرًا في حقل العنوان. يجب أن يظهر اسم المستند في مربع الحوار search results.
• استخدم الخيار (حقل) نفسه دائمًا للمعلومات المماثلة. على سبيل المثال لا تقم بإضافة عنصر مهم إلى خيار Subject لبعض المستندات وإلى خيار Keywords للبعض الآخر.
• استخدم مصطلحًا واحدًا متطابقًا للمعلومات المماثلة. على سبيل المثال، لا تستخدم علم الأحياء لبعض المستندات وعلوم الحياة لمستندات أخرى.
• استخدم خيار author لتعريف المجموعة المسؤولة عن المستند. على سبيل المثال، قد يكون مؤلف مستند سياسة التعيين هو قسم الموارد البشرية.
• إذا استخدمت أرقام أجزاء المستند، فقم بإضافتها على هيئة Keywords. على سبيل المثال، إضافة doc#=m234 في Keywords يمكن أن يشير إلى مستند معين في سلسلة من مئات المستندات عن موضوع معين.
• استخدم خيار subject أو Keywords، إما كل خيار بمفرده وإما معًا، لتصنيف المستندات حسب النوع. على سبيل المثال، يمكن أن تستخدم تقرير الحالة كمدخل subject وتستخدمه كمدخل Keywords لمستند واحد شهريًا أو أسبوعيًا.
• إذا كان لديك تدريب متخصص بالفعل في Adobe PDF، فيمكنك تحديد حقول بيانات مخصصة، مثل document Type وdocument number وdocument identifier، عند تكوين الفهرس. يوصى بذلك للمستخدمين المتقدمين، وهو غير مشمول في تعليمات Acrobat الكاملة.

إنشاء فهرس لمجموعة (Acrobat Pro)

عندما تقوم بإنشاء فهرس جديد، فإن Acrobat يقوم بإنشاء ملف بامتداد ‎.Pdx ومجلد دعم جديد يحتوي على ملف واحد أو أكثر بامتداد ‎.idx. تحتوي ملفات IDX على مدخلات الفهرس. كل تلك الملفات يجب أن تكون متوفرة للمستخدمين الذين يريدون أن يبحثوا في الفهرس.

راجع خيارات الفهرسة

• Do Not Include Numbers: حدد هذا الخيار لاستبعاد كل الأرقام التي تظهر في نص المستند من الفهرس. يمكن أن يقلل استبعاد الأرقام حجم الفهرس بشكل كبير، ويجعل البحث أسرع.
• Add IDs To Adobe PDF v1.0 Files: حدد هذا الخيار إذا كانت مجموعتك تحتوي على ملفات PDF تم إنشاؤها قبل Acrobat 2.0 ولم تقم تلقائيًا بإضافة أرقام تعريف. تحتاج إلى أرقام التعريف عندما يكون لديك أسماء ملفات طويلة في macOS تم تقصيرها عند ترجمتها إلى أسماء ملفات في MS-DOS®‎. إن Acrobat 2.0 والإصدارات اللاحقة تقوم بإضافة الأرقام المعرفة آليا.
• Do Not Warn For Changed Documents When Searching: عند عدم تحديد هذا الخيار، تظهر رسالة عند البحث عن المستندات التي تم تغييرها منذ إنشاء الفهرس الأخير.
• Custom Properties: استخدم هذا الخيار لتضمين خصائص مستند مخصصة في الفهرس؛ يتم فقط فهرسة خصائص المستند المخصصة الموجودة بالفعل في ملفات PDF. اكتب الخاصية، وقم بإجراء تحديد من القائمة Type، ثم انقر فوق Add. تظهر هذه الخصائص على هيئة خيار بحث في القوائم المنبثقة للمعايير الإضافية في النافذة Search PDF عند البحث في الفهرس الناتج. على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال الخاصية المخصصة Document Name واخترت خاصية السلسلة من القائمة Type، فيمكن لمستخدم يبحث في الفهرس عندئذٍ البحث في الخاصية المخصصة بواسطة تحديد Document Name من القائمة "Use These Additional Criteria".

• XMP Fields: استخدم هذا الخيار لتضمين حقول XMP مخصصة. تكون حقول XMP المخصصة مفهرسة وتظهر في القوائم المنبثقة للمعايير الإضافية ليمكن البحث فيها في الفهارس المحددة.
• Stop Words: استخدم هذا الخيار لاستبعاد كلمات معينة (500 بحد أقصى) من نتائج البحث في الفهرس. اكتب الكلمة، انقر فوق Add، وكرر حسب الحاجة. إن استبعاد الكلمات يمكن أن يجعل الفهرس أصغر بنسبة 10% أو 15%. يمكن أن تحتوي كلمة التوقف على ما يصل إلى 128 حرفًا وتكون حساسة لحالة الحروف.
• Structure Tags: استخدم هذا الخيار لجعل العُقد الطرفية لعلامة العنصر قابلة للبحث في المستندات ذات الهيكل المنطقي بعلامات تمييز.

ملفات ReadMe للكتالوج (Acrobat Pro)

إنها لفكرة جيدة أن تنشئ ملف ReadMe مستقلاً ووضعه في المجلد مع الفهرس. يمكن أن يمنح ملف ReadMe هذا المستخدمين تفاصيل عن فهرسك، مثل:

• نوع المستندات المفهرسة.

• خيارات البحث المدعومة.

• الشخص أو رقم الهاتف الذي تتصل به للأسئلة.

• قائمة من الأرقام أو الكلمات التي يتم استبعادها من الفهرس.

• قائمة من المجلدات التي تحتوي على فهرس مبني على الشبكة المحلية، أو قائمة من الوثائق المتضمنة في فهرس مبني على القرص. قد تقوم أيضًا بتضمين وصف مختصر عن محتويات كل مجلد أو وثيقة.

• قائمة من القيم لكل مستند إذا قمت بتعيين قيم حقل document info.

  إذا كان لكتالوج ما عدد كبير من الوثائق، فضع في حسبانك تضمين جدول يظهر القيم المعينة لكل وثيقة. يمكن أن يكون الجدول جزءًا من ملف ReadMe الخاص بك أو وثيقة مستقلة. في أثناء تحديث الفهرس، يمكنك استخدام الجدول للحفاظ على التناسق.

مراجعة فهرس (Acrobat Pro)

يمكنك تحديث فهرس حالي أو إعادة بنائه أو مسحه.

تفضيلات الكتالوج (Acrobat Pro)

يمكنك ضبط تفضيلات للفهرسة تطبق بشكل عام على كل الفهارس التالية التي تقوم بإنشائها. يمكنك استبدال بعض تلك التفضيلات لكل فهرس منفرد بتحديد خيارات جديدة أثناء عملية بناء الفهرس.

في مربع الحوار Preferences تحت Categories، حدد Catalog. يشبه العديد من الخيارات تلك الموصوفة لعملية بناء الفهرس.

جدولة تحديثات الفهرس (Acrobat Pro)

لتنفيذ عملية إنشاء فهرس وإعادة إنشائه وتحديثه وتنقيحه تلقائيًا، يمكنك استخدام ميزة Catalog مع ملف PDX في حزمة الكتالوج الكتالونية (‎.Bpdx). يحتوي هذا الملف على قائمة بمسارات ملفات فهرس الكتالوج وعلاماته. يمكنك جدولة أوقات التنفيذ التلقائي لهذه المهام وعدد مراتها باستخدام تطبيق جدولة مثل Windows® scheduler. للقيام بذلك، يمكنك ببساطة عرض ملف BPDX في Acrobat، وسيقوم Acrobat بإعادة إنشاء الفهرس وفقًا للعلامات الموجودة في ملف BPDX.

لاستخدام ملفات BPDX، انتقل إلى Preferences‏ > Catalog ثم حدد خانة الاختيار Allow Catalog Batch Files (. Bpdx) لإعادة التشغيل.

نقل المجموعات وفهارسها (Acrobat Pro)

يمكنك تطوير اختبار ومجموعة وثائق مفهرسة على قرص صلب محلي ثم نقل الوثيقة المنتهية إلى خادم شبكة أو قرص. يحتوي تعريف الفهرس على مسارات متعلقة بين ملف تعريف الفهرس (PDX) والمجلدات الأخرى التي تحتوي على الوثائق المفهرسة. إذا لم تتغير المسارات المتعلقة، فلا يجب عليك إعادة بناء الفهرس بعد نقل مجموعة الوثائق المفهرسة. إذا كان ملف PDX والمجلدات التي تحتوي على الوثائق المفهرسة في المجلد نفسه، فيمكنك الحفاظ على مسار متعلق ببساطة بنقل ذلك المجلد.

إذا تغير المسار ذو الصلة، فعليك إنشاء فهرس بعد أن تقوم بنقل مجموعة المستندات المفهرسة. على أي حال، ما زال بإمكانك استخدام ملف PDX الأصلي. لاستخدام ملف PDX الأصلي، اعمد إلى نقل المستندات المفهرسة أولاً. بعد ذلك، انسخ ملف PDX إلى المجلد حيث تريد إنشاء الفهرس، وحرر قوائم التضمين والاستبعاد من المجلدات والمجلدات الفرعية، حسب الحاجة.

إذا بقي الفهرس على قرص أو وحدة تخزين على الخادم مستقلة عن أي جزء من المجموعة التي تم تطبيقها عليه، فقد يؤدي نقل المجموعة أو الفهرس إلى تفكيك هذا الأخير. إذا كنت تنوي نقل مجموعة وثائق إما إلى موضع آخر على الشبكة أو على قرص مدمج، فقم بإنشاء الفهرس وبنائه في مكان المجموعة نفسه.