Lavorare con file e modelli

Se impostate un buon flusso di lavoro con Adobe InDesign, potete migliorare le prestazioni e prevenire molti problemi.

Disporre di un sistema di computer razionale

Le modifiche che si apportano nel tempo all’hardware o al software possono portare a cali delle prestazioni e a problemi di sistema. Per non danneggiare le applicazioni e i file, è possibile eseguire operazioni quali la deframmentazione del disco rigido, la rimozione delle versioni precedenti delle applicazioni, l’aggiornamento dei driver di periferica, l’ottimizzazione della memoria, l’esecuzione di programmi antivirus e altre attività di manutenzione. Se svolte regolarmente, queste operazioni contribuiscono a garantire il buon funzionamento di InDesign durante le fasi di apertura, visualizzazione e stampa dei documenti.

Creare una cartella di progetto

Prima di iniziare un progetto, determinate i file necessari e il metodo da usare per memorizzarli. Se si sono verificati problemi con collegamenti spezzati, provate a memorizzare i file di collegamento nella stessa cartella del documento. InDesign consente di mantenere i collegamenti ai file all’interno di un documento. Quando il collegamento si interrompe, InDesign cerca il file nella cartella del documento. Conservare un documento e i file collegati in una stessa cartella ne semplifica il trasferimento tra computer e consente a InDesign di trovare sempre la grafica originale durante la stampa del documento. Se InDesign non trova un elemento grafico collegato, le eventuali modifiche apportate non saranno riportate nell’elemento originale. Ciò comporta che l’elemento non sarà stampato o sarà stampato in modo insoddisfacente.

Se il progetto è composto da più documenti (ad esempio, i capitoli di un libro), potrebbe essere utile creare una cartella di progetto contenente una sottocartella per ogni documento e i relativi file collegati.

Usare i modelli

Prendete in considerazione l’uso di un modello se create spesso progetti simili. I modelli consentono di creare rapidamente documenti uniformi, proteggendo al contempo il file originale. Se ad esempio create un notiziario mensile, il vostro modello potrebbe includere le guide righello, i numeri di pagina, la testata del notiziario e gli stili da usare in ogni numero. Consultate Utilizzare i modelli di documenti.

Aprire i documenti localmente

Prima di aprire un documento salvato su un volume di rete o un supporto rimovibile, copiate il documento e tutta la grafica collegata sul disco rigido locale. Nel caso di tempi di accesso prolungati e di velocità di trasferimento dei dati ridotta per il volume di rete, i dati potrebbero risultare danneggiati o andare perduti con possibili conseguenze sul documento. Tuttavia, tenete presente che se copiate nuovamente i file locali sul server di rete è possibile che venga sovrascritto il lavoro di qualcun altro.

Risolvere i problemi prima di convertire un file

I file Adobe PageMaker o QuarkXPress® danneggiati in genere rimangono tali anche quando vengono aperti in InDesign. Se si verifica un errore o un altro comportamento inusuale di un file convertito, aprite il file originale nell’applicazione di partenza e risolvete il problema.

Se il file convertito presenta dei problemi, esportatelo nel formato IDML, quindi aprite il file IDML e salvatelo come documento InDesign.

Salvare i documenti

Salvate frequentemente i documenti e create copie di backup dei file importanti. Per cancellare i dati non più necessari da un documento, usate il comando Salva con nome. Quando usate il comando Salva, InDesign aggiunge le nuove informazioni al documento senza rimuovere i dati non più aggiornati, ad esempio le informazioni sulla grafica eliminata. Con il comando Salva con nome, invece, InDesign riscrive completamente il documento includendo solo le informazioni su oggetti e pagine effettivamente presenti nel documento. Un documento che contiene solo i dati necessari occupa meno spazio su disco e viene rigenerato e si stampa più rapidamente.

Seguire le regole di base per una corretta impaginazione

• Creare stili per un documento. Se create stili senza avere documenti aperti, è possibile che vengano generati stili duplicati quando aprite un documento nuovo. Per condividere gli stili dei documenti, salvate gli stili, quindi ricaricateli.

• Usate i font appropriati. Quando scegliete i font per un documento, tenete presente come intendete formattare e stampare il testo. In InDesign è possibile utilizzare i font OpenType®, Type 1 (detti anche PostScript) e TrueType. I font danneggiati o realizzati in modo scorretto possono compromettere i documenti InDesign o causare problemi di stampa. Si consiglia pertanto di usare font creati dai produttori affidabili. Se lavorate con un service di stampa, informatevi sui suoi requisiti relativamente ai font.

• Evitate di usare troppe cornici di testo. Usate il numero minimo possibile di cornici di testo per ridurre le dimensioni del documento e rendere il layout più facile da modificare.

Usare la grafica in modo intelligente

• Usate il formato di file grafico appropriato. Quando create la grafica per una progetto, tenete a mente come intendete stampare il documento. Se intendete stampare il documento presso un service di stampa, informatevi sui formati grafici più adatti per le periferiche di output che utilizza. Il service di stampa può inoltre suggerire la risoluzione ottimale per le immagini.

• Salvate la grafica esternamente. Quando importate un file grafico, per impostazione predefinita InDesign crea un collegamento all’elemento grafico. Il collegamento consente di ridurre al minimo le dimensioni dei file dei documenti e migliora le prestazioni di InDesign. Quando stampate il documento, il file grafico originale deve essere disponibile e collegato. Se InDesign non trova il file originale, l’elemento grafico potrebbe essere stampato come anteprima a bassa risoluzione o come un riquadro grigio.

Verificare collegamenti e font prima di stampare

Per garantire che il documento venga stampato correttamente, verificate che tutti i collegamenti siano integri e che tutti i font siano disponibili. Un collegamento si interrompe quando cancellate, spostate o rinominate l’elemento grafica originale. Usate le funzioni Verifica preliminare e Pacchetto prima di inviare i file al service di stampa.

Aprire i documenti in InDesign

In generale, i file di documenti e modelli vengono aperti come negli altri programmi. Quando aprite un modello di InDesign, per impostazione predefinita viene aperto un nuovo documento senza titolo. I diversi tipi di file hanno le seguenti estensioni: .indd per i documenti; .indt per i file modelli; .idms per i file snippet; .indl per i file di libreria; .inx per i file di interscambio; .idml per i file di markup; e .indb per i libri.

Con il comando File > Apri è inoltre possibile aprire file di versioni precedenti di InDesign, file di interscambio di InDesign (.inx), file di markup di InDesign (.idml), file di Adobe PageMaker 6.0 e versioni successive, file di QuarkXPress 3.3 e 4.1 e file di QuarkXPress Passport 4.1. Inoltre, altri sviluppatori di software possono realizzare plug-in per aprire altri formati di file.

Usate il comando Apri

Quando aprite un documento InDesign, possono venire visualizzati i seguenti messaggi:

Messaggio che segnala una versione di InDesign più recente

Con InDesign CS6 e CC, potete inviare documenti a chiunque utilizzi versioni precedenti di InDesign senza dover effettuare passaggi supplementari, come l’esportazione manuale in formato IDML. Grazie alla compatibilità integrata, i documenti verranno sempre aperti esattamente come previsto.

Se aprite un documento che è stato creato con una versione di InDesign più recente di quella in uso, viene visualizzato un messaggio che segnala tale situazione. Per convertire il documento nella versione corrente di InDesign, effettuate le seguenti operazioni:

Messaggio che segnala impostazioni di colore del documento diverse da quelle dell’applicazione

Se un messaggio di avviso indica che le impostazioni colore del documento sono diverse dalle impostazioni colore dell’applicazione, selezionate un’opzione e fate clic su OK.

Messaggio che segnala collegamenti mancanti o modificati

Se un messaggio di avviso indica che il documento contiene font mancanti o collegamenti modificati, usate il pannello Collegamenti per sistemare i collegamenti. Consultate Aggiornare, ripristinare e sostituire i collegamenti.

Messaggio che segnala font mancanti

Se un messaggio di avviso vi informa che il documento contiene font mancanti, effettuate una delle seguenti operazioni:

• Fate clic su OK. InDesign formatterà automaticamente il testo con un font di sostituzione.

• Il comando Trova font consente di trovare ed elencare i font usati in tutto il documento.

  Per ulteriori informazioni sulla ricerca dei font mancanti, consultate Trovare e sostituire i font.

Aprire un documento recente

Per specificare il numero di documenti recenti visualizzati, scegliete Modifica > Preferenze > Gestione file (Windows) o InDesign > Preferenze > Gestione file (Mac OS), quindi specificate un numero per Numero di elementi recenti da visualizzare. Il valore massimo è 30.

Scegliere elenchi di parole all’apertura dei documenti

Quando aprite un documento, può comparire un messaggio di avviso che vi chiede se volete usare l’elenco parole del documento o un elenco di eccezioni del dizionario utente. Un elenco di eccezioni include le parole aggiunte al dizionario utente durante l’elaborazione del documento. Se sapete quale elenco di eccezioni usare, fate clic sul pulsante corrispondente. In caso di dubbi, fate clic su uno dei pulsanti e scegliete Modifica > Ortografia > Dizionario per esaminare gli elenchi eccezioni; se necessario, scegliete Modifica > Preferenze > Dizionario (Windows) o InDesign > Preferenze > Dizionario (Mac OS) per reimpostare l’elenco eccezioni da usare. Consultate Sillabazione e ortografia.

Convertire le versioni precedenti dei documenti InDesign

Utilizzo di Adobe Bridge in InDesign

Adobe Bridge è un’applicazione interpiattaforma inclusa tra i componenti di Adobe Creative Suite che vi consente di individuare, organizzare e sfogliare le risorse necessarie per creare contenuti destinati alla stampa o al Web, video e audio. Potete avviare Adobe Bridge da qualsiasi applicazione di Creative Suite (eccetto Adobe Acrobat®) e usarlo per accedere a file sia di Adobe che non.

In Adobe Bridge è possibile effettuare quanto segue:

• Gestire file di immagine, metraggio e audio: visualizzare in anteprima, cercare, ordinare ed elaborare file in Bridge senza aprire le singole applicazioni. Potete inoltre modificare i metadati per i file e utilizzare Adobe Bridge per inserire i file in documenti, progetti o composizioni.

• Visualizzare i collegamenti all’interno di un documento InDesign come miniature in Adobe Bridge, senza dover aprire il documento stesso in InDesign.

• Per creare snippet, trascinate le risorse da Adobe Bridge nel documento InDesign, oppure trascinate le risorse dalla finestra del documento in Adobe Bridge. Consultate Utilizzare gli snippet.

• Eseguire operazioni automatizzate, come i comandi in batch.

• Sincronizzare le impostazioni di colore in tutti i componenti di Creative Suite gestiti da colore.

• Avviare una conferenza Web in tempo reale per condividere il desktop e rivedere i documenti.

Utilizzare modelli di documenti

I modelli sono utili punti di partenza per la creazione di documenti standard, perché possono contenere layout, grafica e testo preimpostati. Ad esempio, se realizzate una rivista mensile, potete creare un modello che contenga il layout tipico della pubblicazione, con guide righello, griglie, pagine mastro, stili e campioni personalizzati, cornici segnaposto, livelli ed elementi grafici o testo standard. In questo modo, ogni mese non dovete fare altro che aprire il modello e importare il nuovo contenuto.

I modelli vengono creati come i documenti standard, l’unica differenza è il modo in cui vengono salvati i file. Quando preparate un modello che verrà usato da altri, potete aggiungere un livello con istruzioni sul modello; ricordate quindi di nascondere o cancellare il livello prima di stampare il documento. Consultate Livelli.

Salvare un documento come modello

Creare un nuovo documento da un modello

Modificare un modello esistente

Rivedere i documenti InDesign

Adobe offre diversi metodi di revisione per i documenti InDesign.

Rilevamento delle modifiche

Quando un testo viene modificato e l’opzione Rilevamento modifiche è attiva, il testo aggiunto viene evidenziato e il testo eliminato viene barrato. Utilizzate l’Editor brani per visualizzare le modifiche. Il proprietario del documento può scorrere le modifiche ed accettarle o rifiutarle. Consultate Rilevamento e revisione delle modifiche.

Uso di Acrobat per la revisione di un file PDF

Potete esportare un documento InDesign in PDF e usare Adobe Acrobat per configurare una revisione tramite e-mail o una revisione condivisa su Acrobat.com o su un altro server. I revisori possono aggiungere commenti utilizzando lo strumento nota e altri metodi di annotazione. Il proprietario del documento può quindi scorrere i commenti di revisione aggiunti al PDF e modificare il documento InDesign originale. Per ulteriori informazioni, consultate la guida di Acrobat.

Utilizzo di CS Review

CS Review è un servizio online in abbonamento che vi permette di condividere i vostri progetti nel Web, in modo che possano essere commentati immediatamente. Quando create una revisione utilizzando il pannello di CS Review, caricate una o più istantanee del file nell’area di lavoro di Acrobat.com. I revisori possono quindi aggiungere commenti.

Quando create una revisione, potete dividere il file in parti, con aree specifiche per l’inserimento dei commenti di revisione. Una revisione può includere parti provenienti da diversi file e applicazioni. Durante la revisione, potete aggiungere e rimuovere parti di revisione in un processo di revisione dinamico.

Progettare calendari e biglietti da visita dai modelli

I modelli sono utili per creare calendari, biglietti da visita, curriculum vitae e altri documenti specializzati.

Adobe fornisce diversi modelli nel sito Adobe Marketplace and Exchange:

www.adobe.com/go/exchange

Utilizzate la funzione di ricerca per individuare risorse aggiuntive per tipi di documenti particolari.