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Applicare i flussi di lavoro PDF/A per l’archiviazione a lungo termine

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Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

  1. Note sulla pre-release
  2. Note sulla versione
  3. Notifiche importanti

Introduzione

  1. Guida introduttiva per gli amministratori
  2. Guida introduttiva per gli utenti
  3. Per gli sviluppatori
  4. Libreria tutorial video
  5. Domande frequenti

Amministrazione

  1. Panoramica su Admin Console
  2. Gestione degli utenti
    1. Aggiungere, modificare e rivedere utenti attivi
      1. Rivedere gli utenti attivi dalla scheda Utenti
      2. Aggiungere un utente
      3. Aggiungere più utenti alla volta
      4. Aggiungere utenti dalla directory
      5. Aggiungere utenti da Microsoft Azure Active Directory
      6. Migra utenti tra organizzazioni admin console
    2. Creare utenti con funzioni specifiche
      1. Account tecnici: basati su API
      2. Account di servizio: gestiti manualmente
    3. Rivedere gli utenti che non hanno completato la verifica
    4. Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
    5. Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
    6. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
    7. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente tramite l’interfaccia del gruppo
    8. Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
    9. Tipi di identità utente e SSO
    10. Cambiare l’identità utente
    11. Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
    12. Autenticare gli utenti con la Federazione Google
    13. Profili di prodotti
    14. Esperienza di accesso 
  3. Impostazioni account/gruppo
    1. Panoramica delle impostazioni
    2. Impostazioni generali
      1. Livello e ID account
      2. Nuova esperienza del destinatario
      3. Flussi di lavoro per firma autonoma
      4. Invia in modalità collettiva
      5. Moduli web
      6. Flussi di lavoro di invio personalizzati
      7. Flussi di lavoro Power Automate
      8. Documenti libreria
      9. Raccogliere i dati modulo con gli accordi
      10. Visibilità limitata dei documenti
      11. Allegare una copia PDF dell’accordo firmato 
      12. Includere un collegamento nell’e-mail
      13. Includere un’immagine nell’e-mail
      14. Denominazione dei file allegati alle e-mail
      15. Allegare report di audit ai documenti
      16. Unire più documenti in uno solo
      17. Scaricare documenti singoli
      18. Caricare un documento firmato
      19. Delega per utenti nel mio account
      20. Consentire la delega ai destinatari esterni
      21. Autorizzazione a firmare
      22. Autorizzazione a inviare
      23. Autorizzazione all’aggiunta di sigilli elettronici
      24. Impostare un fuso orario predefinito
      25. Impostare un formato data predefinito
      26. Utenti in più gruppi
        1. Aggiornare per utilizzare la funzione Utenti in più gruppi
      27. Autorizzazioni amministratore gruppo
      28. Sostituzione del destinatario
      29. Report di audit
        1. Panoramica
        2. Consentire l’accesso non autenticato alla pagina di verifica delle transazioni
        3. Includere promemoria
        4. Includere eventi di visualizzazione
        5. Includere numero di pagine/allegati dell’accordo
      30. Piè di pagina transazione
      31. Messaggi e assistenza nel prodotto
      32. PDF accessibili
      33. Flussi di lavoro pdf/A
      34. Cliente nel settore sanitario
      35. Nuova esperienza di richiesta firme
      36. Nuova esperienza per flusso di lavoro personalizzato
      37. Nuova esperienza Crea modello
    3. Configurazione account / Impostazioni di branding
      1. Panoramica
      2. Aggiungere un logo
      3. Personalizzare nome host/URL dell’azienda    
      4. Aggiungere il nome dell’azienda
      5. Reindirizzamento URL post-accordo
    4. Preferenze firma
      1. Firme formattate correttamente
      2. Consentire ai destinatari di firmare
      3. I firmatari possono cambiare il nome
      4. Consentire ai destinatari di usare la propria firma salvata
      5. Personalizzare le Condizioni d’uso e l’Informativa cliente
      6. Guida per i destinatari ai campi del modulo
      7. Riavviare il flusso di lavoro dell’accordo
      8. Rifiuto di firmare
      9. Consentire flussi di lavoro con timbri
      10. Chiedere ai firmatari di fornire il proprio Titolo o Azienda
      11. Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
      12. Mostrare i messaggi durante la firma elettronica
      13. Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
      14. Richiedere indirizzo IP dei destinatari
      15. Escludere il nome dell’azienda e il titolo dai timbri di partecipazione
      16. Applica un ridimensionamento adattivo del disegno della firma
    5. Firme digitali
      1. Panoramica
      2. Scaricare e firmare con acrobat 
      3. Firmare con le firme cloud
      4. Richiedi firme digitali per destinatario
      5. Includere metadati per provider dell’identità
      6. Provider per la firma cloud con restrizioni
    6. Sigilli elettronici
    7. Identità digitale
      1. Gateway di identità digitale
      2. Criterio di verifica identità
    8. Impostazioni report
      1. Abilita generazione rapporti classica
      2. Nuova esperienza per i report
      3. Impostazioni per report Classic
    9. Impostazioni di protezione
      1. Impostazioni Single Sign-on
      2. Impostazioni Ricordami
      3. Criterio password di accesso
      4. Forza password di accesso
      5. Durata sessione Web
      6. Tipo cifratura PDF
      7. API
      8. Accesso a informazioni su utenti e gruppi
      9. Intervalli IP consentiti
      10. Condivisione account
      11. Permessi di condivisione account
      12. Controlli di condivisione accordi
      13. Verifica identità firmatario
      14. Password per firma accordo
      15. Forza password del documento
      16. Blocca firmatari tramite geolocalizzazione
      17. Autenticazione tramite telefono
      18. Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
      19. Consentire estrazione pagina
      20. Scadenza del link del documento
      21. Caricare un certificato client per webhook/richiamata
      22. Marca temporale
    10. Impostazioni di invio
      1. Espandere la pagina di invio dopo l'accesso
      2. Esperienze di creazione di accordi
      3. Richiedere il nome del destinatario all’invio
      4. Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
      5. Ruoli destinatario consentiti
      6. Consentire e-Witnesses
      7. Gruppi di destinatari
      8. Cc
      9. Campi obbligatori
      10. Creazione di documenti allegati
      11. Appiattisci i campi
      12. Modificare gli accordi
      13. Rimuovi destinatari dagli accordi in corso
      14. Nome dell’accordo
      15. Lingue
      16. Messaggi privati
      17. Tipi di firma consentiti
      18. Promemoria
      19. Protezione con password di documenti firmati
      20. Invia notifica di invio accordo tramite
      21. Opzioni di identificazione firmatari
        1. Panoramica
        2. Password per firma
        3. Autenticazione basata su conoscenza
        4. Autenticazione tramite telefono
        5. Autenticazione tramite WhatsApp
        6. Password monouso tramite e-mail
        7. Autenticazione Acrobat Sign
        8. Firma digitale basata su cloud
        9. Autenticazione dell'identità digitale
        10. Documento di identità
        11. Report identità firmatario
      22. Compila i campi del modulo con dati verificati dall'identità
      23. Protezione contenuti
      24. Abilitare transazioni Notarize
      25. Scadenza documento
      26. Mostrare l’anteprima, posizionare le firme e aggiungere campi
      27. Ordine di firma
      28. Aggiungi me stesso
      29. Collegamento per scaricare l’accordo
      30. Bordi dei campi modulo
      31. Liquid Mode
      32. Controlli per flusso di lavoro personalizzato
      33. Opzioni di caricamento per la pagina di firma elettronica
      34. Reindirizzamento URL di conferma post-firma
      35. Limita l’accesso agli accordi condivisi
    11. Modelli messaggio
      1. Panoramica dei modelli di messaggio
      2. Creare nuovi modelli di messaggio
      3. Modificare Modelli di messaggio
      4. Eliminare Modelli di messaggio
    12. Impostazioni Bio-Pharma
      1. Panoramica
      2. Richiedere l’autenticazione dell’identità
      3. Motivi di firma
    13. Integrazione flusso di lavoro
    14. Impostazioni autenticazione
    15. Integrazione per pagamenti
    16. Messaggi per firmatari
    17. Impostazioni SAML
      1. Configurazione SAML
      2. Installare Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installare Okta
      4. Installare OneLogin
      5. Installare Oracle Identity Federation
    18. Governance dei dati
    19. Impostazioni marca temporale
    20. Archivio esterno
    21. Lingue account
    22. Impostazioni e-mail
      1. Immagini di intestazione/piè di pagina e-mail
      2. Consentire piè di pagina e-mail per singoli utenti
      3. Personalizzare l’e-mail Richiesta di firma
      4. Personalizzare i campi A e Cc
      5. Abilitare le notifiche senza collegamento
      6. Personalizzare i modelli e-mail
    23. Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
    24. Configurare le opzioni per i destinatari
  4. Linee guida per i requisiti normativi
    1. Accessibilità
      1. Conformità alle norme di accessibilità
      2. Creare moduli accessibili con Acrobat desktop
      3. Creare moduli AcroForm accessibili
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Panoramica sul GDPR
      2. Eliminare un utente
      3. Eliminare gli accordi di un utente    
    4. 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
      1. Pacchetto di convalida 21 CRF parte 11
      2. Manuale 21 CFR ed EudraLex Annex 11
      3. Analisi delle responsabilità condivise
    5. Clientela del settore sanitario
    6. Supporto IVES
    7. Accordi di “archiviazione”
    8. Considerazioni UE/Regno Unito
      1. Operazioni transfrontaliere UE/Regno Unito e eIDAS
      2. Requisiti HMLR per atti firmati elettronicamente
      3. L’impatto della Brexit sulle leggi relative alla firma elettronica nel Regno Unito
  5. Download di accordi in modalità collettiva
  6. Richiedere il proprio dominio 
  7. Collegamenti Segnala abuso
  8. Requisiti di sistema e limitazioni
    1. Requisiti di sistema
    2. Limiti delle transazioni

Inviare, firmare e gestire gli accordi

  1. Opzioni destinatari
    1. Annullare un promemoria tramite e-mail
    2. Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
      1. Panoramica della pagina di firma elettronica
      2. Aprire per leggere l’accordo senza campi
      3. Rifiutare di firmare un accordo
      4. Delegare autorizzazioni di firma
      5. Riavviare l’accordo
      6. Scaricare un file PDF dell’accordo
      7. Visualizzare la cronologia dell’accordo
      8. Visualizzare i messaggi dell’accordo
      9. Convertire una firma elettronica in una manuale
      10. Convertire una firma da manuale a elettronica
      11. Aggiungere i campi modulo
      12. Cancellare i dati dai campi modulo
      13. Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
      14. Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
      15. Rivedere le note legali
      16. Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
  2. Inviare gli accordi  
    1. Pagina Invia (Composizione)
      1. Panoramica dei punti di riferimento e delle funzioni
      2. Selettore dei gruppi
      3. Aggiunta di file e modelli
      4. Nome accordo
      5. Messaggio globale
      6. Scadenza per completamento
      7. Promemoria
      8. Proteggere con password un PDF
      9. Tipo di firma
      10. Lingua del destinatario
      11. Ordine/flusso di firma dei destinatari
      12. Ruoli dei destinatari
      13. Autenticazione del destinatario
      14. Messaggio privato per il destinatario
      15. Accesso dei destinatari agli accordi
      16. Parti in Cc
      17. Controllo dell’identità
    2. Inviare un accordo solo a se stessi
    3. Inviare un accordo ad altri
    4. Firme manuali
    5. Ordine di firma del destinatario
    6. Invia in modalità collettiva
      1. Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
      2. Invio in modalità collettiva: configurare un modello principale
      3. Invio in modalità collettiva: configurare un file CSV
      4. Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
      5. Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
      6. Reporting per Invia in modalità collettiva
  3. Authoring dei campi nei documenti
    1. Ambiente di authoring in-app
      1. Rilevamento automatico dei campi
      2. Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
      3. Assegnare i campi modulo ai destinatari
      4. Ruolo di precompilazione
      5. Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
      6. Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
      7. Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
    2. Creare moduli e tag di testo
      1. Tag di testo - Panoramica
      2. Tag di testo - Nozioni di base e sintassi
      3. Tag di testo - Tipi di campo supportati
      4. Tag di testo - Esempi
      5. Tag di testo - Comportamenti avanzati
      6. Tag di testo - Campi calcolati
      7. Tag di testo - Risoluzione dei problemi
    3. Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
      1. Creazione di AcroForm
      2. Creazione di file PDF accessibili
    4. Campi
      1. Tipi di campi
        1. Tipi di campi comuni
        2. Campi per firma elettronica
        3. Campo Iniziali
        4. Campo nome destinatario
        5. Campo e-mail destinatario
        6. Campo data della firma
        7. Campo di testo
        8. Campo data
        9. Campo numerico
        10. Casella di controllo
        11. Gruppo di caselle di controllo
        12. Pulsante di scelta
        13. Menu a discesa
        14. Sovrapposizione collegamenti
        15. Campo di pagamento
        16. Allegati
        17. Timbro di partecipazione
        18. Numero transazione
        19. Immagine
        20. Azienda
        21. Titolo
        22. Timbro
      2. Aspetto del contenuto dei campi
      3. Convalida dei campi
      4. Valori dei campi nascosti
      5. Impostazione delle condizioni Mostra/Nascondi
      6. Campi calcolati 
      7. Moduli verificati
    5. Domande frequenti sull’authoring
  4. Firmare gli accordi
    1. Firmare gli accordi ricevuti
    2. Compila e firma
    3. Firma autonoma
  5. Gestire gli accordi
    1. Panoramica della pagina Gestisci
    2. Copia un accordo
    3. Delegare gli accordi
    4. Sostituire i destinatari
    5. Limitare la visibilità del documento 
    6. Annullare un accordo 
    7. Creare nuovi promemoria
    8. Revisione dei promemoria
    9. Annullare un promemoria
    10. Accedere ai flussi Power Automate
    11. Altre azioni...
      1. Come funziona la ricerca
      2. Visualizzare un accordo
      3. Creare un modello da un accordo
      4. Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
      5. Caricare un accordo firmato
      6. Modificare i file e i campi di un accordo inviato
      7. Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
      8. Aggiungere o modificare una data di scadenza
      9. Aggiungere una nota a un accordo
      10. Condividere un singolo accordo
      11. Annullare la condivisione di un accordo
      12. Scaricare un singolo accordo
      13. Scaricare i singoli file di un accordo
      14. Scaricare il report di audit di un accordo
      15. Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
  6. Report di audit
  7. Rapporti ed esportazioni di dati
    1. Panoramica
    2. Concedere agli utenti l’accesso al reporting
    3. Grafici del report
      1. Creare un nuovo report
      2. Report degli accordi
      3. Report sulle transazioni
      4. Impostazioni report di attività
      5. Modificare un report
    4. Esportazioni di dati 
      1. Creare una nuova esportazione di dati
      2. Esportazione di dati da moduli web
      3. Modificare un’esportazione di dati
      4. Aggiornare il contenuto dell’esportazione di dati
      5. Scaricare l’esportazione di dati
    5. Rinominare un report o un’esportazione
    6. Duplicare un report o un’esportazione
    7. Pianificare un report o un’esportazione
    8. Eliminare un report o un’esportazione
    9. Verificare l’utilizzo delle transazioni

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

  1. Moduli web 
    1. Creare un modulo web
    2. Modificare un modulo web
    3. Abilitare/Disabilitare un modulo web
    4. Nascondere/Mostrare un modulo Web
    5. Trovare l’URL o il codice script 
    6. Precompilare i campi dei moduli web con i parametri URL
    7. Salvare un modulo Web da completare in un secondo momento
    8. Ridimensionare un modulo web
  2. Modelli riutilizzabili (Modelli libreria) 
    1. Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
    2. Creare un modello libreria
    3. Modificare il nome di un modello libreria
    4. Modificare il tipo di un modello libreria
    5. Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
    6. Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
    7. Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
  3. Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
  4. Flussi di lavoro Power Automate 
    1. Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
    2. Abilitare l’integrazione di Power Automate
    3. Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
    4. Tracciare l’utilizzo di Power Automate
    5. Creare un nuovo flusso (esempi)
    6. Trigger utilizzati per i flussi
    7. Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
    8. Gestire i flussi
    9. Modificare i flussi
    10. Condividere i flussi
    11. Disabilitare o abilitare i flussi
    12. Eliminare i flussi
    13. Modelli utili
      1. Solo per l’amministratore
        1. Salvare tutti i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare tutti i documenti completati in OneDrive for Business
        3. Salvare tutti i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare tutti i documenti completati in DropBox
        5. Salvare tutti i documenti completati in Box
      2. Archiviazione dell’accordo
        1. Salvare i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare i documenti completati in One Drive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti completati in Dropbox
        5. Salvare i documenti completati in Box
      3. Archiviazione del modulo web dell’accordo
        1. Salvare i documenti dei moduli web completati nella libreria di SharePoint
        2. Salvare i documenti dei moduli web completati in OneDrive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti dei moduli web completati in Box
      4. Estrazione di dati dall’accordo
        1. Estrarre i dati del campo modulo dal documento firmato e aggiornare un foglio Excel
      5. Notifiche per l’accordo
        1. Inviare notifiche e-mail personalizzate con i contenuti dell’accordo e l’accordo firmato
        2. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in un canale Teams
        3. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Slack
        4. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Webex
      6. Generazione degli accordi
        1. Generare un documento da modulo Power App e modello Word e inviarlo per la firma
        2. Generare un accordo da un modello Word in OneDrive e ottenere la firma
        3. Generare un accordo per la riga Excel selezionata, inviarlo per revisione e firma
  5. Flussi di lavoro di invio personalizzati
    1. Panoramica del flusso di lavoro di invio personalizzato
    2. Creazione di un nuovo flusso di lavoro di invio
    3. Modificare un flusso di lavoro di invio
    4. Attivare o disattivare un flusso di lavoro di invio
    5. Inviare un accordo con un flusso di lavoro di invio
  6. Condividere utenti e accordi
    1. Condividere un utente
    2. Condividere gli accordi

Integrazione con altri prodotti

  1.  Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign per Salesforce
  3. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
    2. Acrobat Sign per Outlook
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign per Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Connettore Acrobat Sign per Microsoft Search
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint 
  4. Altre integrazioni
    1. Acrobat Sign per ServiceNow
    2. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign per Workday
    5. Acrobat Sign per NetSuite
    6. Acrobat Sign per VeevaVault
    7. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
  5. Integrazioni gestite dai partner
  6. Come ottenere una chiave di integrazione

Acrobat Sign per sviluppatori

  1. API REST 
    1. Documentazione sui metodi
    2. SDK/Guida per gli sviluppatori
    3. Domande frequenti sulle API    
  2. Webhook 
    1. Panoramica del webhook
    2. Configurare un nuovo webhook
    3. Visualizzare o modificare un webhook
    4. Disattivare o riattivare un webhook
    5. Eliminare un webhook
    6. Certificati SSL bidirezionali
    7. Webhook nell’API
  3. Sandbox
    1. Panoramica della sandbox
    2. Collegare produzione e sandbox
    3. Tipi di risorse sandbox

Supporto e risoluzione dei problemi

  1. Risorse di Assistenza clienti 
  2. Risorse per Enterprise Customer Success 

Assicurati che i documenti firmati rimarranno leggibili, accessibili e conformi per decine di anni.

PDF/A è un formato specializzato sviluppato per la conservazione a lungo termine dei documenti. Limita le funzioni come la crittografia, i font esterni e il file multimediali non supportati per mantenere i file autonomi e accessibili nel tempo.

L’utilizzo di PDF/A aiuta a soddisfare i requisiti normativi, protegge l’integrità dei documenti e evita problemi relativi ai formati di file in futuro. Acrobat Sign applica la conformità ai file PDF/A durante il flusso di lavoro dell’accordo, dal caricamento alla firma all’archiviazione.

I flussi di lavoro PDF/A sono particolarmente utili per le organizzazioni con esigenze di archiviazione a lungo termine, come quelle in finanza, sanità e amministrazione.

I vantaggi dell’utilizzo di flussi di lavoro PDF/A

  • Soddisfare le normative di conformità e conservazione
  • Mantenere la formattazione del documento stabile e leggibile
  • Evitare i costi relativi alla riformattazione o alla migrazione dei file archiviati
  • Aumentare la fiducia nell’integrità dei record firmati
Nota:

acrobat sign supporta la conversione dei file nei tipi di file PDF/A-2B o PDF/A-3B. 

Configurazione

Disponibilità:

  • acrobat standard e acrobat pro: Disabilitato; Non configurabile
  • Acrobat Sign Solutions: supportato
  • Acrobat Sign per la Pubblica amministrazione: supportato

Ambito di configurazione:

Gli amministratori possono abilitare questa opzione a livello di account e di gruppo.

Accedi a questa funzione passando dal menu di configurazione dell’amministratore a Impostazioni globali > Flussi di lavoro PDF/A

Pagina Impostazioni globali che evidenzia i controlli per i flussi di lavoro dei PDF/A.

Sono disponibili le opzioni seguenti:

L'abilitazione dei flussi di lavoro PDF/A consente agli amministratori di accedere ai controlli PDF/A e indirizza Acrobat Sign a convalidare e convertire i file nel formato PDF/A.

Gli amministratori devono selezionare uno dei due livelli di conformità in cui Acrobat Sign convertirà i file quando la normalizzazione è abilitata. Questo è il livello predefinito di qualsiasi accordo creato se la normalizzazione è disabilitata:

Livello di conformità Descrizione Ideale per
PDF/A-2b Preserva l'aspetto visivo del documento per l'archiviazione a lungo termine. Garantisce che testo, caratteri, immagini e colori rimangano coerenti nel tempo.
Questo è il livello più comunemente utilizzato per la conformità.		 Esigenze generali di conformità e archiviazione standard.
PDF/A-3b Offre la stessa conservazione visiva del 2b, ma consente anche di incorporare file non PDF/A (come XML, CSV o fogli di calcolo) all'interno del pdf per esigenze aggiuntive di conservazione dei record. Organizzazioni che necessitano di archiviare dati di origine o file supplementari insieme al pdf firmato.

Abilita la normalizzazione PDF/A per convertire attivamente i file caricati al livello di conformità selezionato. 

  • I file pdf saranno convalidati e convertiti al livello di conformità selezionato. I pdf caricati con il livello di conformità selezionato saranno valutati e riparati se necessario.
  • Se i flussi di lavoro PDF/A sono abilitati, ma la normalizzazione non è attivata, Acrobat Sign valuta ogni file caricato e adotta il livello di conformità del primo file PDF/A caricato con uno standard supportato.
    • Se nessun documento PDF caricato è in formato PDF/A, l'accordo utilizza per impostazione predefinita il livello di conformità selezionato nei controlli.

Quando i file vengono convertiti nello standard di file selezionato e convalidati, potrebbero verificarsi degli errori. Questi errori possono derivare da molteplici origini e interromperanno il processo dell'accordo.

Se l'opzione per ignorare gli errori di convalida è abilitata, acrobat sign ignorerà gli errori e procederà con la generazione dell'accordo. Questi accordi potrebbero non essere completamente conformi allo standard PDF/A e non dovrebbero essere trattati come tali per nessun motivo.

In questa situazione, l'utente deve riformattare il file originale in modo che non produca più errori.
Gli errori più comuni sono che il documento originale:

Impostazioni in conflitto

Per garantire la conformità dei PDF/A, le impostazioni che sono in conflitto con la conformità vengono soppresse nell’interfaccia utente.

 I controlli di amministrazione Protezione password per documenti firmati vengono modificati per sopprimere qualsiasi opzione che consenta di applicare una password di sigillo:

Controlli per la protezione del documento firmato tramite password sia nella vista originale che con le opzioni per aggiungere una password soppressa.

Entrambi le interfacce Richiedi firme e Progettazione flussi di lavoro rimuovono l’opzione per aggiungere una password a livello utente:

Aggiungere i controlli della password nelle impostazioni dell’accordo soppresse

Acrobat Sign non supporta la modifica o la firma digitale di documenti PDF/A.

L'abilitazione dei flussi di lavoro PDF/A disabilita l'opzione Scarica e firma con Acrobat  per i flussi di lavoro con firma digitale. Gli accordi devono essere firmati utilizzando firme basate su cloud.

acrobat sign non supporta il download e la firma fisica di un accordo.

L’abilitazione di flussi di lavoro PDF/A disattiva automaticamente l’opzione Scarica e firma con Acrobat per i flussi di lavoro di firma digitale. Gli accordi devono essere firmati utilizzando firme basate su cloud.

Messaggio di errore che indica che l'opzione Carica documento firmato è abilitata.

Come utilizzare questa funzione

Quando questa opzione è attivata, il flusso di lavoro PDF/A include i passaggi di convalida per garantire la conformità completa:

  • La conversione di documenti Word è supportata. I documenti non PDF vengono prima convertiti in PDF e poi convertiti nel livello di conformità PDF/A selezionato.
  • I documenti pdf vengono convalidati in base al livello di conformità selezionato: PDF/A-2b o PDF/A-3b.
  • I file che soddisfano i requisiti di PDF/A vengono accettati e conservati durante tutto il processo di firma.
  • Se un documento non viene convalidato, l’accordo viene bloccato e viene visualizzato un messaggio di errore:
    • {File Name}: il file non è conforme alla specificazione PDF/A: indica che il file caricato non soddisfa i requisiti PDFA/A-2b.
    • {File Name}: file non può essere caricato: indica che la protezione da password o la crittografia bloccano il caricamento del file.

Il documento firmato e il relativo report di audit includono un marcatore di conformità che identifica lo stato PDF/A.

Un accordo firmato con il banner del sigillo che indica la conformità del PDF-A.

Report di audit e registri Attività

Per i flussi di lavoro PDF/A verrà generato un evento di audit che indica che l’accordo è in conformità con il PDF/A, oltre che il relativo livello di conformità.

  • Anche il rapporto di verifica stesso è conforme a PDF/A.
  • Il registro delle attività include anche una nota che indica la conformità a PDF/A.
Un report di audit con l’evento standard PDF-A evidenziato

Aspetti da considerare

La conformità dei PDF/A imposta restrizioni su alcune funzioni di Acrobat Sign:

  • La protezione tramite password è disattivata per gli accordi PDF/A. 
    • L’opzione per aggiungere Protezione tramite password per documenti firmati a un accordo (tramite le impostazioni dell’accordo o Progettazione flussi di lavoro) è soppressa per impedire l’applicazione di una password.
    • I controlli nel menu di amministrazione che richiedono una password per documenti firmati vengono modificati per rimuovere tutte le opzioni che consentono le password.
  • La crittografia è disabilitata, anche se non richiede una password per decriptare il documento. I documenti PDF/A firmati non vengono crittografizzati dopo il download.
  • Lo schema colore deve essere sRGB.La conversione può fallire se il documento originale specifica uno schema colore diverso da sRGB, ad esempio CMYK.
  • Font incorporati - I documenti devono contenere solo font incorporati. Se un Utente fornisce un documento non pdf che acrobat sign può convertire in pdf, tale documento deve utilizzare solo font supportati.  
    • acrobat sign può incorporare un font solo dal set di font utilizzati per modificare i documenti.  
    • acrobat sign non può incorporare font non concessi in licenza.

Font supportati

Adobe Acrobat Sign supporta queste categorie di font per PDF/A:

  • Font di Microsoft Office - I font tipicamente inclusi in un'installazione normale di Microsoft Office sono supportati.

Font aggiuntivi supportati

  • Adobe Arabic
  • Adobe Caslon Pro
  • Adobe Clean
  • Adobe Devanagari
  • Adobe Fan Heiti Standard
  • Adobe Fangsong Standard
  • Adobe Garamond Pro
  • Adobe Gothic Standard
  • Adobe Hebrew
  • Adobe Heiti Standard
  • Adobe Jenson Pro
  • Adobe Kaiti Standard
  • Adobe Ming Standard
  • Adobe Myungjo Standard
  • Adobe Pi Standard
  • Adobe Song Standard
  • Adobe Text Pro
  • Adobe Thai
  • Alexa Standard
  • Arno Pro
  • Balzano Standard
  • Banshee normale
  • Bell Centennial normale
  • Bickham Script Pro
  • Birch normale
  • Blackoak normale
  • Brioso Pro
  • Brush Script normale
  • Caflisch Script Pro
  • Caliban normale
  • Century Old Style normale
  • Chaparral Pro
  • Charlemagne normale
  • Cooper Black normale
  • Copal normale
  • Coriander normale
  • Cottonwood normale
  • Courier normale
  • Cronos Pro
  • Cutout normale
  • Flood normale
  • Fusaka normale
  • Garamond Premier Pro
  • Giddyup normale
  • Graphite normale
  • Heisei Kaku Go normale
  • Heisei Maru Go normale
  • Heisei Min normale
  • Hobo normale
  • Hypatia Sans Pro
  • Immi Five O Five normale
  • Ironwood normale
  • Juniper normale
  • Kazuraki SP2N
  • Kazuraki SPN
  • Kepler Standard
  • Kozuka Gothic Pr6N
  • Kozuka Gothic Pro
  • Kozuka Gothic Pro VI
  • Kozuka Gothic normale
  • Kozuka Mincho Pr6N
  • Kozuka Mincho Pro
  • Kozuka Mincho Pro VI
  • Kozuka Mincho normale
  • Letter Gothic normale
  • Lithos Pro
  • Madrone normale
  • Mesquite normale
  • MICR normale
  • Minion Pro
  • Myriad Arabic
  • Myriad Hebrew
  • Myriad Pro
  • Myriad normale
  • Mythos normale
  • News Gothic normale
  • Nueva normale
  • OCRA normale
  • OCRB normale
  • Orator Normale
  • Ouch Normale
  • Pepperwood Normale
  • Poetica Normale
  • Ponderosa Normale
  • Poplar Normale
  • Postino Normale
  • Prestige Elite Normale
  • Quake Normale
  • Rad Normale
  • Rosewood Normale
  • Ryo Clean Plus N
  • Ryo Display Plus N
  • Ryo Display Normale
  • Ryo Gothic Plus N
  • Ryo Gothic Normale
  • Ryo Text Plus N
  • Ryo Text Normale
  • Sanvito Pro
  • Shuriken Normale
  • Stencil Normale
  • Strumpf Normale
  • Symbol Normale
  • Tekton Pro
  • Toolbox Normale
  • Trajan Pro
  • Utopia Normale
  • Viva normale
  • Voluta Script Pro
  • Warnock Pro
  • Willow normale
  • Woodtype Ornaments normale
  • Zebrawood normale

Font giapponesi

  • BIZ UDMingcho
  • BIZ UDPGothic
  • HG S Kyokasho
  • HG S Mincho
  • Hiragino Kyokasho
  • Hiragino Maru Gothic
  • Hiragino Mincho
  • Hiragino Reisho
  • Hiragino Seikaishotai
  • Hiragino Soei Kakupoptai
  • Meiryo
  • MS Mincho
  • OCR B
  • UD Digi Kyokasho N
  • Yu Mincho

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