Panoramica
Una copia PDF di un accordo firmato può essere allegata alla notifica e-mail finale inviata ai partecipanti dell’accordo al termine del processo di firma.
Il destinatario del PDF firmato si basa sulle impostazioni definite nel gruppo da cui viene inviato l’accordo e la distribuzione può essere limitata ai soli destinatari interni, ai destinatari esterni, a interni ed esterni o a nessuno.
Il PDF consegnato viene allegato direttamente all’e-mail e viene convalidato con il certificato di firma CDS di Adobe Acrobat Sign per garantire che il documento sia una copia certificata dell’originale firmato legalmente sul server Acrobat Sign.
Gli amministratori devono considerare la natura dei contenuti raccolti nei propri documenti e valutare vantaggi e rischi legati alla consegna di una copia del documento allegata in formato e-mail. Se le copie non vengono consegnate ai destinatari, dovrebbe essere istituito un sistema per fornire copie del documento firmato ai firmatari esterni.
L’aggiunta di una copia PDF del documento firmato è un prerequisito per abilitare la funzionalità di allegare un report di audit o un file CSV dei dati raccolti sul documento.
Best practice
Gli amministratori dovranno comprendere la natura degli accordi inviati e se la comodità di consegnare il documento firmato ai firmatari supera qualsiasi rischio dipendente dall’allegare il PDF.
Oggettivamente, è più sicuro evitare la consegna tramite e-mail del PDF firmato. Il rischio deve essere bilanciato rispetto ai requisiti per la consegna del documento firmato ai firmatari (se esistono). Se la distribuzione automatizzata viene eliminata, gli amministratori devono sviluppare un processo di accettazione e consegna per la distribuzione dei documenti firmati ai firmatari quando richiesto.
A seconda del volume dell’accordo e della sensibilità dei vari accordi, potrebbe essere utile creare gruppi diversi per distribuire accordi altamente sensibili con opzioni di sicurezza più severe.
Configurazione
Disponibilità:
L’opzione per allegare un PDF all’e-mail finale è disponibile per i piani di licenza Team ed Enterprise.
Ambito di configurazione:
La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.
I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni globali > Allega una copia PDF del documento firmato nelle e-mail inviate a
I controlli disponibili consentono di limitare l’invio a un determinato pubblico:
- Tutti i destinatari - Tutte le parti coinvolte nel processo di accordo riceveranno una copia del documento.
- Destinatari interni - Solo i partecipanti interni al tuo account Acrobat Sign riceveranno il documento.
- Tieni presente che i destinatari interni hanno accesso diretto per scaricare una copia dell’accordo originale sulla pagina Gestisci del proprio account Acrobat Sign.
- Destinatari esterni - Solo i partecipanti esterni al tuo account Acrobat Sign riceveranno il documento.
- Tieni presente che in genere i destinatari esterni non hanno accesso diretto all’accordo nel sistema Acrobat Sign. I destinatari esterni che desiderano una copia del documento devono contattare l’organizzazione per richiederne una copia.
- Nessuno: il PDF non viene allegato al messaggio e-mail finale.
