Archiviazione di documenti Adobe Sign tramite i servizi di archiviazione eOriginal

Gestisci e proteggi i tuoi documenti in modalità digitale.

Adobe Sign collabora con eOriginal per aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti di conformità e normativi mediante l'archiviazione di importanti documenti firmati in un archivio digitale protetto. Una volta firmato un documento, eOriginal è in grado di archiviarlo in modo sicuro secondo livelli di sicurezza e conformità estremamente elevati in un ambiente completamente digitale. Le organizzazioni possono scegliere di archiviare tutti i documenti in uno specifico account, tutti i documenti creati da un gruppo specifico (o da un sottoinsieme di utenti) o singoli documenti.

Una volta creato il documento, il documento originale caricato su Adobe Sign viene considerato come la copia autorevole del contratto. La copia autorevole viene conservata sui server Adobe per tutta la durata del ciclo di firma. Una volta completato il ciclo di firma, la copia autorevole viene conservata nell'archivio eOriginal e il documento diventa uno strumento legale. Adobe Sign conserva una copia in formato PDF del documento, ma con filigrana di "Copia dell'originale", per indicare che il documento archiviato da eOriginal è la sola versione originale.

Come funziona

Al completamento del ciclo di firma, ogni transazione abilitata per l'archiviazione attiverà il servizio di archiviazione eOriginal, che avvierà il trasferimento della copia autorevole. Questo è un processo asincrono del tipo "chiamata e-risposta" in cui il servizio di archiviazione richiede le informazioni da Adobe Sign dopo aver ricevuto una notifica. Adobe Sign fornisce infine i contenuti richiesti.

Queste richieste sequenziali vengono eseguite in tempo quasi reale per garantire che la copia autorevole venga memorizzata dal servizio di archiviazione nel momento in cui viene completato il processo di firma.

In seguito all'apposizione della firma finale:

  1. Il servizio di archiviazione eOriginal viene avvisato tramite ping che il processo di firma di un documento per cui è abilitata l'archiviazione è stato completato. Adobe Sign invia un identificatore univoco per il documento, denominato Document Capability Key (Chiave di capacità del documento), al servizio di archiviazione.
  2. Il servizio di archiviazione richiede un token di accesso per il documento finale firmato.
  3. Adobe Sign verifica che l'applicazione di archiviazione sia autorizzata a richiedere un token di accesso per il documento. Ciò garantisce che solo l'applicazione di archiviazione riceva la copia autorevole del documento. Adobe Sign fornisce il token di accesso valido per una singola sessione.
  4. Il servizio di archiviazione richiede quindi la traccia di audit del documento per la creazione di un profilo per il documento.
  5. Adobe Sign fornisce la traccia di audit, che contiene il record completo di quanto accaduto durante il processo di firma, compresi l'identità dei firmatari, la data e l'ora di ogni evento, l'indirizzo IP e le informazioni di posizione (se disponibili).
  6. Il servizio di archiviazione richiede quindi la versione senza filigrana del documento firmato mediante il token di accesso utilizzabile per una singola sessione.
  7. Adobe Sign convalida il token di accesso singolo e fornisce un documento senza filigrana al servizio di archiviazione.
  8. Il servizio di archiviazione conferma la ricezione del documento e avvisa Adobe Sign che il processo di archiviazione è stato completato.
  9. Adobe Sign aggiorna la traccia di audit registrando lo stato del documento come archiviato.
  10. Tutte le versioni del documento create durante il processo di firma sono copie con filigrana; le copie senza filigrana di tali documenti vengono eliminate.
Diagramma del processo di archiviazione digitale

A questo punto, Adobe Sign archivia solo la copia con filigrana del documento, comprese le copie in formato PDF intermedie recuperabili nella cronologia del ciclo di firma. Le miniature non sono documenti con filigrana poiché sono semplici immagini e non documenti legali.

È possibile ottenere i documenti senza filigrana solo dal servizio di archiviazione, in seguito all'archiviazione del documento.

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