Le funzioni del report di cronologia e audit dell'accordo di Adobe Sign sono disponibili per tutti gli utenti del sistema. Ogni accordo associato a un utente presenta una cronologia e un relativo report di audit.

Descrizione della funzione

Ogni accordo in Adobe Sign passa attraverso una serie di eventi che fungono da “tappe intermedie” e definiscono il progresso della transazione.

Queste tappe intermedie possono comprendere eventi quali:

  • Creazione del documento
  • Modifiche alla transazione inviata
  • E-mail inviate ai destinatari
  • E-mail visualizzate dai destinatari
  • Delega dell'autorità di destinatario
  • Firme/approvazioni applicate agli accordi
  • Stato di completato/rifiutato/annullato

 

Le tappe intermedie vengono registrate in due formati dal contenuto simile ma con obiettivi leggermente differenti:

Il pannello Cronologia è un riepilogo “panoramico” di dove si trova la transazione nel processo end-to-end, visualizzato all'interno dell'applicazione Adobe Sign.

  • Il pannello Cronologia contiene una quantità minima di informazioni, esponendo soltanto l'evento, l'utente/destinatario (identificato dall'indirizzo e-mail) che ha registrato l'evento e l'orario/la marca temporale dell'evento (regolato in base al fuso orario del visualizzatore secondo le impostazioni di sistema locali)
  • Ogni evento che modifica il documento (ovvero, modifica, azione del destinatario) contiene un collegamento che mostra il documento subito dopo quell'evento
  • L'ambito degli eventi di Cronologia comprende l'intera transazione. Di conseguenza, è possibile vedere informazioni che non sono incluse nel report di audit (che è più ristretto verso l'interazione del documento)
    • Se la transazione è ancora “in corso”, la parte inferiore della voce della cronologia mostra un elenco dei destinatari anticipati che rimangono nel flusso di lavoro dell'accordo
    • Eventi di mantenimento e eVaulting che hanno luogo dopo che il documento è completato
  • Il pannello Cronologia è incorporato nell'oggetto dell'accordo visualizzato nella scheda Gestione dell'applicazione Web. Se l'accordo viene eliminato dall'account dell'utente per qualsiasi ragione, il contenuto della Cronologia è perso con quella vista dell'oggetto e non può essere recuperato
history_list

I report di audit contengono le stesse tappe intermedie di accordo del pannello Cronologia ma con più informazioni, tra cui:
  • Indirizzo IP del sistema che registra l'evento
  • ID di transazione del documento autorevole sul server di Adobe Sign
audit_report

I report di audit sono intesi come documenti autorevoli che articolano come un documento è stato manipolato a partire dal momento in cui è stato creato fino a quando è stato completamente risolto. Possono essere salvati come file PDF o stampati per le operazioni interne in base alle necessità.

  • Una differenza fondamentale da notare è che il report di audit mostra tutti gli eventi standardizzati nella fascia oraria GMT (a differenza dell'ora locale visualizzata per la scheda Cronologia).  Ciò assicura che non vi sia confusione per i revisori che esaminano le transazioni di utenti in più fasce orarie.
  • Il formato della marca temporale è impostato su AAAA-MM-GG.
  • I report di audit vengono archiviati indipendentemente dagli oggetti dell'accordo visualizzati nella scheda Gestione dell'applicazione Web. L'eliminazione di un oggetto dalla pagina di gestione non elimina il report di audit.

 

Il report di audit presenta due fasi:

  • Il report “provvisorio”: mentre una transazione è “in corso”, il report di audit viene generato dagli eventi registrati contro l'accordo al momento della richiesta. Per definizione, questo report è incompleto e soggetto a modifiche quando il destinatario seguente aggiunge un evento registrato.

I report provvisori sono contrassegnati chiaramente nella parte superiore del report per assicurare che non vengano interpretati erroneamente come documenti finali qualora venissero salvati/stampati

interim_report
  • Il report “finale”: quando l'accordo raggiunge uno stato conclusivo (firmato, annullato, rifiutato o scaduto), il report di audit finale viene generato e archiviato. Non è possibile aggiungere al report alcun ulteriore evento che si verifichi in relazione alla transazione (ad esempio, mantenimento).  Ciò crea un report completo esclusivamente degli eventi che si sono verificati per ottenere il documento firmato.
final_audit_report


Novità

Diverse modifiche sono state apportate ai report di audit nella versione di dicembre 2018:

  • Il fuso orario utilizzato per registrare gli eventi nel report di audit è stato standardizzato su GMT invece dell'impostazione del fuso orario del mittente
  • Il formato della marca temporale è AAAA-MM-GG
  • L'immagine della miniatura del documento è stata rimossa
  • Il report di audit indica esplicitamente lo stato “provvisorio” del report mentre l'accordo è ancora in fase di completamento
    • Quando l'accordo è completamente risolto, il report di audit indicherà chiaramente che si tratta della versione “finale”
paired_audit_reports


Come utilizzare questa funzione

Il pannello Cronologia viene visualizzato nella pagina Gestione, nell’angolo in basso a destra, facendo clic sulla scheda Cronologia:

nav_to_history

 

È possibile accedere al report di audit mediante la scheda Cronologia.

Passa alla scheda Cronologia e fai clic sul collegamento Report di audit nell'angolo in alto a destra del pannello:

nav_to_audit_reportpairs


Attivazione e disattivazione

Il pannello Cronologia e i report di audit sono abilitati per tutti gli utenti per impostazione predefinita e non possono essere disabilitati.

 


Opzioni di configurazione

I report di audit presentano tre controlli di interfaccia utente che governano l'accesso al report e un'impostazione per API:

  • Allega il report di audit all'e-mail firmata e archiviata
  • Allega il report di audit ai documenti scaricati dalla pagina Gestisci
  • Consenti accesso al report di audit mediante la pagina di verifica della transazione
  • Allega il report di audit tramite API quando viene richiamato getLatestDocument


Allega il report di audit all'e-mail firmata e archiviata

Il controllo si trova nella pagina Impostazioni globali (Impostazioni di gruppo per le regolazioni a livello di gruppo)

Questa opzione è impostata su Tutti per impostazione predefinita e può essere configurata a livello di account o di gruppo.

La domanda da porre è “Chi deve ottenere il report di audit con l'e-mail firmata e archiviata?”

Le opzioni disponibili sono:

  • Mai: nessuno ottiene il report di audit
  • Solo per il mittente: solo il mittente dell'accordo otterrà il report di audit allegato
  • Tutti (impostazione predefinita): tutti i partecipanti otterranno il report di audit

Se incluso, il report di audit è concatenato con l'accordo in un PDF allegato.


Allega il report di audit ai documenti scaricati dalla pagina Gestisci

Questa opzione è disabilitata per impostazione predefinita e può essere abilitata/disabilitata a livello di account o di gruppo.

Il controllo si trova nella pagina Impostazioni globali (Impostazioni di gruppo per le regolazioni a livello di gruppo)

Se l'opzione è abilitata, tutti i documenti scaricati dall'utente dalla pagina di gestione includeranno il report di audit come parte del PDF dell'accordo.

download_pdf_icon


Consenti accesso al report di audit mediante la pagina di verifica della transazione

Questa opzione è disabilitata per impostazione predefinita e può essere abilitata/disabilitata a livello di account o di gruppo.

Il controllo si trova nella pagina Impostazioni globali (Impostazioni di gruppo per le regolazioni a livello di gruppo)

Se l'opzione è abilitata, chiunque sia in possesso dell'ID di transazione dell'accordo può accedere al report di audit nella pagina di verifica.

viewable_audit_reportenabled


Allega il report di audit tramite API quando viene richiamato getLatestDocument

È possibile allegare automaticamente il report di audit a qualsiasi documento recuperato utilizzando la chiamata getLatestDocument.

Questa opzione è False per impostazione predefinita.

L'impostazione deve essere abilitata dal Success Manager e si applica a tutte le istanze della chiamata.

I documenti che sono ancora in elaborazione otterranno un report provvisorio.

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