Panoramica
I clienti in ambienti regolamentati potrebbero dover garantire che il valore del nome associato ai destinatari rimanga coerente per tutto il ciclo di vita dell’accordo. Questo può risultare problematico se viene fornito un valore nome che successivamente viene cambiato durante il processo di firma.
Ad esempio, un mittente può includere un destinatario che è anche un utente di Acrobat Sign nel proprio account. Se si include un destinatario interno, viene fornito un profilo noto al sistema Acrobat Sign e, al momento dell’invio dell’accordo, il nome del profilo dell’utente viene importato nei record di audit e nella pagina Gestisci.
Quando il destinatario interno apre l’accordo, il nome del profilo viene precompilato nel campo firma. Se il firmatario non effettua modifiche, il suo nome viene utilizzato come firma e il report di audit viene generato con il nome definito internamente. Tuttavia, il firmatario può modificare il proprio nome nello spazio della firma. In tal caso, il nuovo valore del nome viene utilizzato da quel punto in avanti nel report di audit e nella pagina Gestisci.
Se un cliente esamina il report di audit provvisorio per valutare la conformità del sistema, il passaggio dal report provvisorio a quello finale può essere considerato non conforme.
Per superare questo problema, gli amministratori possono configurare il proprio account o gruppi in modo da richiedere al mittente di includere un valore nome per ciascun destinatario come parte del processo di configurazione dell’accordo. Il valore nome può essere definito come obbligatorio o meno, a seconda dei requisiti del documento.
Questa funzione si applica solo agli accordi e ai moduli Web creati tramite l’applicazione Web Acrobat Sign.
Invio di nuovi accordi
Quando l’opzione per richiedere un valore nome del destinatario è abilitata, la pagina Invia viene modificata per inserire il campo aggiuntivo Immetti nome del destinatario nella sezione di configurazione del destinatario. Se il nome è obbligatorio, al testo del campo viene aggiunto un asterisco:
Se questa opzione è abilitata, tutti i destinatari dispongono del campo del nome del destinatario. Se il nome è obbligatorio, tutti i destinatari devono avere un valore nome specificato.
Se il mittente fornisce un valore nome, il nome viene presentato come campo di sola lettura durante il processo di firma e il destinatario non può modificarlo.
Sono interessati solo i destinatari. Non è necessario includere un valore nome per le parti in Cc.
Funzioni supportate
Aggiornamento del nome del destinatario
Il mittente originale di un accordo può modificare il valore nome di un destinatario aprendo l’accordo nella pagina Gestisci, selezionando il destinatario e facendo clic sul collegamento Modifica:
Il report di audit indica la modifica del nome come firmatario sostituito con lo stesso valore e-mail:
L’opzione per modificare il nome del destinatario è disponibile solo fino a quando il primo destinatario non applica la propria firma. Dopo che il primo destinatario ha completato le sue attività sull’accordo, tutti i valori dei nomi diventano immutabili.
Sostituzione del destinatario
Sostituzione del destinatario corrente segue la stessa procedura, con un’unica eccezione: quando viene aggiunto il nuovo destinatario è richiesto un valore nome:
Il report di audit indica che il firmatario sostituito ha nuovi valori per il nome e l’e-mail:
Il destinatario di un accordo può delegare le proprie autorizzazioni di accordo facendo clic sul link delega nell’e-mail “Rivedi e firma”, o tramite l’opzione Delega la firma a un altro nella pagina di firma:
Il report di audit indica che il firmatario sostituito ha nuovi valori per il nome e l’e-mail:
Limitazioni correnti
I flussi di lavoro personalizzati attualmente non supportano la richiesta del nome quando un destinatario è predefinito.
È comunque possibile utilizzare un metodo di autenticazione che richiede un valore nome (ad esempio, autenticazione basata su conoscenza):
Gruppi di destinatari
Per i gruppi di destinatari non è necessario includere il valore nome per ogni destinatario del gruppo:
Configurazione dei moduli Web
Quando è abilitata l’opzione Richiedi nome destinatario all’invio, la configurazione di moduli Web richiede che venga fornito un valore nome per tutti i controfirmatari definiti:
Esperienza del destinatario
L’esperienza del destinatario non è molto diversa quando viene è obbligatorio specificare il valore nome. Le differenze effettive sono:
- Con le firme digitate viene compilato automaticamente il valore nome definito, che non può essere modificato.
- Le firme disegnate o inserite come immagini presentano il campo del nome in stato di sola lettura.
Il valore name associato al report di audit (e ad altre aree in cui viene visualizzato il nome) è separato dall’immagine della firma. Per questo motivo, le firme di tipo Disegna (incluse quelle da dispositivo mobile) e Immagine possono presentare un’immagine diversa della stringa del nome rispetto al valore nome a cui si fa riferimento in tutto il documento e nell’audit trail.
Attivazione e disattivazione
Per attivare/disattivare il requisito di specificare il nome dei destinatari, passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Richiedi il nome del destinatario per l’invio dall’applicazione web Adobe Acrobat Sign.
La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.
L’impostazione per richiedere i nomi dei destinatari viene incorporata nella transazione quando viene inviato l’accordo. La modifica dell’impostazione ha effetto immediato per i nuovi accordi, ma non influisce sugli accordi già inviati.
Impostazioni correlate
I firmatari possono cambiare il nome o le iniziali
L’abilitazione di I firmatari possono modificare il nome o le iniziali consente al destinatario di modificare il proprio nome nel momento in cui applica la propria firma.
Se questa impostazione è disabilitata, il valore nome fornito dal mittente per il firmatario è di sola lettura.
Se un destinatario modifica il proprio valore nome rispetto al valore fornito dal mittente, nel report di audit viene registrato un record esplicito per rispecchiare tale modifica:
Metodi di autenticazione che bloccano il valore nome
Nel menu Impostazioni di invio, sono disponibili metodi di autenticazione con impostazioni secondarie che richiedono un nome del firmatario nella pagina Invia (ad esempio, autenticazione basata su conoscenza).
Quando queste impostazioni sono attivate insieme all’opzione Richiedi il nome del destinatario all’invio, il nome aggiunto nel record del destinatario viene automaticamente importato nei campi nome di autenticazione.
Se il valore del nome viene modificato nel metodo di autenticazione, i valori del nome nel record del destinatario vengono aggiornati di conseguenza. Non è possibile avere valori diversi in queste due interfacce.
Gli utenti noti all’account (utenti Acrobat Sign esistenti in un account affidabile) nella pagina Gestisci possono visualizzare un valore del nome diverso dal nome immesso dal mittente.
Questo perché il nome utilizzato nella pagina Gestisci viene ricavato dal valore del profilo dell’utente quando si crea la tabella degli accordi. Questo comportamento verrà corretto per garantire che il nome utilizzato rifletta il nome immesso dal mittente in una patch futura.
Dato: il nome del destinatario richiesto è abilitato per l’account mittente.
Quando un accordo viene inviato a un indirizzo e-mail dell’utente registrato per un utente nel sistema Acrobat, il nome del profilo del destinatario viene utilizzato nel report di audit per gli eventi Promemoria (anziché il nome del destinatario fornito).
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