Benutzerhandbuch Abbrechen

Mehrere Signaturen gleichzeitig anfordern

Suchen

Zuletzt aktualisiert am 4. Oktober 2024

Vorbereitung

Wir entwickeln ein neues, intuitiveres Produkterlebnis. Wenn der hier abgebildete Bildschirm nicht mit deiner Produktoberfläche übereinstimmt, wähle Hilfe für deine aktuelle Oberfläche.

In der neuen Oberfläche erscheinen die Werkzeuge auf der linken Seite des Bildschirms.

Mit der Funktion Massenversand kannst du ein Formular hochladen und als Vorlage verwenden, um viele (Hunderte!) Formulare zu erstellen und versenden individueller Vereinbarungen zu erstellen und zu senden, die jeweils einem externen Unterzeichner zugewiesen sind. Jede Vereinbarung ist von den anderen getrennt und enthält einen eigenen Audit-Bericht. Keiner der Empfänger sieht, wer die anderen Empfänger sind.

Absendende können über die Registerkarte „Startseite“ oder „Dokumente“ auf die Vereinbarungen zugreifen oder die Vorlage Massenversand dafür nutzen. Diese enthält einen Bericht namens „Vereinbarungen“, der den Gesamtstatus aller untergeordneten Vereinbarungen nachverfolgt, die über diese Vorlage erstellt wurden. Darüber hinaus können Absendende bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen die Daten auf Feldebene mit der Aktion „Formularfelddaten herunterladen“ im CSV-Format exportieren.

Gehe wie folgt vor, um auf die Funktion „Massenversand“ zuzugreifen:

Gehe in der Acrobat-Desktop-App zum Tools-Center und scrolle nach unten zum Abschnitt E-Signatur. Wähle dann Massenversand aus.

Optionen für das Werkzeug „Massenversand“

Schritte für Massenversand

Wähle wie zuvor erläutert das Tool Massenversand aus. Die Seite zum Hochladen von „Massenversand“-Dateien wird angezeigt.
Datei hinzufügen:

Lade die primäre Datei, die du zum Erstellen deiner Vereinbarungsvorlage verwendest, hoch (indem du sie suchst oder per Drag-and-Drop ablegst).

Mit dem Selektor rechts neben der Schaltfläche „Datei auswählen“ kannst du die Quelle auswählen, in der sich die Datei befindet. Die Standardeinstellung ist dein lokales System.

Sobald eine Datei ausgewählt ist, wird die Konfigurationsseite geladen.
Teilnehmer hinzufügen:

1. Führe die erforderlichen Teilnehmer auf.
- Die Aktion Unterschreiben ist standardmäßig zugewiesen.
- Mit der Aktion Signieren kann die teilnehmende Person Felddaten eingeben und die Vereinbarung unterzeichnen.
- Bis zu 50 Teilnehmer werden unterstützt.
- Jeder aufgeführte Teilnehmer erhält seine eigene Vereinbarung.
2 Gib die E-Mail-Adressen der Empfänger gefolgt von Kommas ein oder kopiere eine Liste der E-Mail-Adressen und füge sie in das E-Mail-Feld ein.

3. Konfiguriere die Teilnehmerauthentifizierung, indem du auf das Schlüsselsymbol rechts neben dem Teilnehmer klickst.
- E-Mail ist die standardmäßige Authentifizierungsmethode zur Bestätigung der Identität eines Teilnehmers und reicht in den meisten Fällen für eine rechtsgültige Unterschrift aus.
- Die Authentifizierung per Kennwort kann hinzugefügt werden, um die Sicherheit zu erhöhen. Nach der Konfiguration muss der Teilnehmer das Kennwort eingeben, bevor er mit der Vereinbarung interagieren kann.
- Du musst den Teilnehmern dieses Kennwort gesondert übermitteln.
3. (Optional) Füge dich selbst und/oder CC-Parteien hinzu.
- Klicke auf Mich hinzufügen, um sich delbst als Gegenzeichner hinzuzufügen.
- Klicke auf CC hinzufügen, um Personen hinzuzufügen, die eine Kopie erhalten sollen, wenn die Vereinbarung gesendet und abgeschlossen wird.
(Optional) Füge bei Bedarf weitere Dateien hinzu.

Die erste Datei, die zum Starten der Vertragsvorlage ausgewählt wurde, ist bereits angehängt.

Lade alle zusätzlichen Dateien hoch, die du benötigst.
- Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
- Alle hochgeladenen Dateien werden für die endgültige Vereinbarung in einer Datei verkettet.
- Die Reihenfolge, in der die Dateien aufgelistet werden, bestimmt, wie die endgültige Vereinbarung aussehen wird.
  
  Du kannst auf die Dateien klicken und sie ziehen, um sie zu sortieren.
Vereinbarungsdetails hinzufügen:
- Benenne deine Vereinbarung. Alle Vereinbarungen, die aus der Vorlage „Massenversand“ generiert wurden, haben denselben Vereinbarungsnamen.
- Ändere den Standardtext im Feld Nachricht wie gewünscht.
Bearbeite die Vereinbarungseinstellungen (optional):

Standardmäßig ist für Vereinbarungen kein Kennwort erforderlich, um die abgeschlossene Vereinbarung anzuzeigen, und es sind auch keine Erinnerungen für Teilnehmer festgelegt.
- Wähle Kennwortschutz hinzufügen, damit Empfänger ein Kennwort eingeben müssen, um die signierte PDF-Datei zu öffnen und anzuzeigen.
- Wähle Erinnerung festlegen, um zu definieren, wie häufig eine Erinnerung bis zum Abschluss der Vereinbarung gesendet werden soll.
Klicke oben rechts im Fenster auf Weiter.

Du kannst dem Dokument jetzt die Felder hinzufügen, die Unterzeichnende ausfüllen oder signieren sollen.

Hinweis:

Wenn du mehrere Dokumente hinzugefügt hast, werden die Dokumente in PDF-Dateien konvertiert und in einem einzigen Dokument zusammengeführt. Das zusammengeführte Dokument wird geöffnet, damit du die Felder hinzufügen kannst.
Vereinbarung vorbereiten und Felder hinzufügen:

Du kannst der Vereinbarung nun die erforderlichen Felder hinzufügen. Denke daran, dass für jeden Unterzeichner (einschließlich interne Gegenzeichner) ein Signaturfeld eingefügt werden muss.

Es gibt zwei Methoden, um Felder anzuwenden:

1. Einfaches Authoring wird in den meisten Fällen standardmäßig geladen. Einfaches Authoring:
- Ist auf die häufigsten Feldtypen beschränkt:
- Texteingabe (Alle Textfelder sind als erforderlich gekennzeichnet)
- Signatur
- Name der unterzeichnenden Person (in Druckbuchstaben)
- E-Mail des Unterzeichners
- Datum der Unterschrift (schreibgeschützt; wird vom System bereitgestellt)
- Kontrollkästchen
- Platziert Felder an jeder beliebigen Stelle im Dokument, auf die du klickst.
- Ermöglicht die Änderung der Größe von Feldern. Klicke dazu in die untere rechte Ecke des Felds (blaues Dreieck) und ziehe das Feld in die gewünschte Größe.
2. Erweitertes Authoring kann aktiviert werden, indem du den Umschalter in der oberen rechten Ecke auswählst. Erweitertes Authoring:
- Ermöglicht den Zugriff auf alle Feldtypen (gelb hervorgehoben)
- Unterstützt Formularfelderkennung (grün hervorgehoben)
- Unterstützt Vorfüllfelder (pink hervorgehoben)
- Unterstützt Feldzuweisung (lila und pink hervorgehoben)
- Unterstützt Feldvalidierung
- Unterstützt berechnete Felder
- Unterstützt bedingte Felder
- Ermöglicht die Steuerung der Schriftart/Darstellung des Feldtexts
- Platziert Felder, indem du sie aus dem Menü auf der rechten Seite des Dokuments ziehst.
- Ermöglicht die Änderung der Größe von Feldern. Klicke dazu in die untere rechte Ecke des Felds (blaues Dreieck) und ziehe das Feld in die gewünschte Größe.
Hinweis:

Du kannst zwischen dem einfachen und dem erweiterten Modus wechseln, indem du den Schalter Erweiterte Bearbeitung (ein||aus) in der oberen rechten Ecke auswählst.
Wenn du alle Felder platziert hast, wähle Weiter (oben rechts).
Überprüfen und senden

Überprüfe die Vereinbarungsinformationen und wähle Senden aus, wenn alles korrekt ist.
Bestätigung

In einer Meldung wird bestätigt, dass die Vereinbarung erfolgreich gesendet wurde.

Auf der Seite nach dem Senden stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Vereinbarungen verwalten: Öffnet die Seite Massensendungen mit allen deinen Vereinbarungen: Status verfolgen, Zugriff auf Audit-Protokolle, Erinnerung senden.
- Weiteres Dokument per Massenversand senden: Bereite ein weiteres Dokument für den Versand an viele Personen vor.
- Klicke auf Schließen, um zur Acrobat-Online-Startseite zurückzukehren.

Massenversand verwalten

Der Massenversand kann über die Registerkarte Dokumente verwaltet werden.

Navigiere zur Registerkarte Dokumente.
Wähle auf der linken Seite des Fensters aus der Liste Deine Dokumente den Eintrag Massenversand aus.
Klicke einmal auf den Massenversand, auf den du zugreifen möchtest, um das Kontextmenü auf der rechten Seite des Fensters zu öffnen. Das Kontextmenü auf der rechten Seite enthält fünf verschiedene Abschnitte:

Metadaten (rotes Quadrat): Am oberen Rand des Menüs werden die Metadaten für die Vorlage für den Massenversand angezeigt:
Bild der ersten Seite des Massenversands
Der Titel des Massenversands
Das Datum, an dem der Massenversand an die Teilnehmer gesendet wurde
Die E-Mail-Adresse der Benutzer-ID, die den Massenversand erstellt hat
Der aktuelle Status des gesamten Massenversands
Die in der ersten E-Mail angegebene Nachricht
Alle CC-Teilnehmer (E-Mail-Adressen)

Aktionsmenü (blaues Quadrat): Dieser Abschnitt enthält alle Aktionen, die du im Zusammenhang mit dem Massenversand (übergeordnete Vorlage) durchführen kannst. Klicke unten rechts im Abschnitt auf den Link Mehr anzeigen, um alle Werte anzuzeigen:
Massenversand öffnen: Öffnet das Vorlagendokument für den Massenversand, das nur zur Ansicht geöffnet werden kann. Es sind keine Felder verfügbar
Erinnerungen: Füge eine Erinnerung für dich selbst oder alle anderen hinzu, die noch unterschreiben müssen.
Abbrechen: Breche den Massenversand ab.
PDF herunterladen: Lädt die gesamte (leere) PDF-Datei herunter.
Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei mit Inhalten auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die aus diesem übergeordneten Massenversand erstellt wurden und die abgeschlossen sind.
Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht dem Benutzer, einzelne Dateien herunterzuladen, falls mehrere Dateien zum Erstellen des Massenversands verwendet wurden.
Massenversand ausblenden/einblenden: Dabei wird der Massenversand einfach aus der normalen Ansicht der Seite „Verwalten“ entfernt bzw. der Ansicht wieder hinzugefügt.
Freigeben: Gibt den Massenversand zusammen mit seinem Status für die von dir angegebene Benutzer-E-Mail frei. Freigegebene Webformulare können auf der Seite „Verwalten“ angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.
Ein PDF-Exemplar des übergeordneten Dokuments für den Massenversand (ohne hinzugefügte Felder) wird per E-Mail an den Freigabe-Empfänger gesendet.
Aktivitätsbericht anzeigen
Zeige den aktuellen Status aller untergeordneten Vereinbarungen an, die mit der übergeordneten Vorlage für den Massenversand erstellt wurden.
Notizen hinzufügen: Ermöglicht es dem Benutzer, persönliche Notizen für den Massenversand zu notieren.
Zusammenfassung/Filter für Vereinbarungen (grünes Quadrat): Im Abschnitt Vereinbarungen werden bis zu fünf Werte angezeigt, die die Anzahl der untergeordneten Vereinbarungen in jedem Status widerspiegeln. Wenn keine untergeordneten Vereinbarungen einen bestimmten Status aufweisen, wird der Status nicht angezeigt, sodass du möglicherweise weniger als fünf Positionen siehst. Wenn du auf einen beliebigen Status klickst, wird eine Filterliste dieser untergeordneten Vereinbarungen angezeigt:
Alle: Zeigt alle (untergeordneten) Vereinbarungen an, die aus dem Massenversand (übergeordnete Vorlage) gestartet wurden.
In Bearbeitung: Gibt an, dass die untergeordnete Vereinbarung auf den Abschluss der Unterzeichnung durch den Teilnehmer wartet.
Abgebrochen: Gibt an, dass der Absender die untergeordnete Vereinbarung explizit storniert hat oder dass der Teilnehmer die Unterzeichnung abgelehnt hat.
Abgeschlossen: Für abgeschlossene Vereinbarungen wurden alle Unterschriften von allen Teilnehmern der Vereinbarung erfolgreich eingeholt.
Warten auf dich: Zeigt an, dass die Vereinbarung darauf wartet, dass die sendende Person die Vereinbarung gegenzeichnet.
Aktivität für die übergeordnete Vorlage für den Massenversand (oranges Quadrat): Der Link Aktivität > am unteren Rand des Kontextbereichs führt zu einer chronologischen Liste der Aktivitäten für die (übergeordnete) Vorlage für den Massenversand (z. B. die Ereignisse Erstellen und Aktivieren).