Verwandeln Sie ein gescanntes Papierformular oder ein einfaches in Microsoft Word, Excel oder einer anderen Anwendung erstelltes Formular in ein intelligentes PDF-Formular. Verteilen Sie Formulare an Empfänger und verfolgen Sie den Status von Antworten.
Hinweis:
Dieses Dokument enthält Anleitungen für Acrobat DC und Acrobat 2017. Wenn Sie Acrobat XI verwenden, lesen Sie die Acrobat XI-Hilfe.
Erfahren Sie, wie Sie automatisch Formularfelder erkennen und die Eigenschaften einzelner Felder anpassen.
Video (06:33) | Von Claudia McCue (lynda.com)
Wenn Sie ein vorhandenes Dokument in ein PDF-Formular konvertieren, fügt Acrobat dem Formular automatisch interaktive Formularfelder hinzu. Sie können das Formular anschließend bearbeiten, um spezielle Formularfelder hinzuzufügen, z. B. eine Dropdown-Liste, ein Listenfeld oder Schaltflächen.
A. Feld für die zertifikatbasierte Signatur B. Dropdown-Listen-Kasten C. Textfelder D. Leiste für automatische Meldungen E. Kontrollkästchen F. Optionsfelder G. Listenfeld H. Schaltflächen
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Wenn Sie möchten, dass andere Personen dieses Formular unterschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dieses Dokument benötigt Signaturen.
Hinweis:
Automatische Erkennung von Formularfeldern ist standardmäßig aktiviert. Um diese Einstellung zu ändern, klicken Sie auf den Link Ändern und wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Voreinstellungen – Formulare.
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Überprüfen Sie die von Acrobat erstellten Formularfelder. Fügen Sie mithilfe der Formularfeldwerkzeuge in der Werkzeugleiste Felder hinzu. Sie können die Felder nach Bedarf löschen, deren Größe ändern oder neu anordnen. Die folgenden Formularfeldtypen können hinzugefügt werden:
Barcodes
Kodieren Sie die Eingabe aus ausgewählten Feldern und zeigen Sie sie als sichtbares Muster an, das mit Dekodiersoftware oder -hardware (einzeln erhältlich) gelesen werden kann.
Schaltflächen
Löst eine Veränderung auf dem Computer des Anwenders aus, z. B. das Öffnen einer Datei, das Wiedergeben eines akustischen Signals oder das Senden von Daten an einen Webserver. Diese Schaltflächen können mit Bildern, Text und visuellen Änderungen bei Mausbewegung angepasst werden.
Kontrollkästchen
Dienen zur Aktivierung oder Deaktivierung einzelner Elemente. Enthält das Formular mehrere Kontrollkästchen, kann der Anwender normalerweise eine beliebige Anzahl auswählen.
Dropdown-Liste
Sie können den Formularausfüller ein Element aus einem Popup-Menü auswählen oder einen Wert eingeben lassen. Sie können eine Formularfeldeigenschaft festlegen, anhand derer Benutzer einen eigenen Wert eingeben können.
Listenfelder
Zeigen eine Liste von Optionen an, aus denen eine Auswahl getroffen wird. Sie können die Formularfeldeigenschaften so einrichten, dass Formularausfüller bei gedrückter Umschalt-Taste mehrere Listenelemente durch Klicken auswählen können.
Optionsfelder
Bieten mehrere Optionen zur Auswahl, von denen eine aktiviert werden kann. Alle Optionsfelder mit identischem Namen funktionieren als Gruppe.
Weitere Informationen finden Sie unter PDF-Formularfelder – Grundlagen.
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Zum Testen des Formulars klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Vorschau. Mit Hilfe der Formularvorschau können Sie das Formular so anzeigen, wie es auch den Formularempfängern angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie das Erscheinungsbild des Formulars überprüfen. Wenn Sie ein Formular in der Vorschau anzeigen, können Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken, um zum Bearbeitungsmodus zurückzukehren.
Informationen zum Verteilen des Formulars und zum Erfassen von Antworten finden Sie unter PDF- oder Webformulare verteilen.
Sie können ein vorhandenes Formular in ein Adobe Sign-Formular umwandeln oder Adobe Sign-Felder mühelos per Drag & Drop in ein PDF-Dokument verschieben. Sie können das Formular mit Adobe Sign zum Ausfüllen und Unterschreiben senden. Nicht alle Felder lassen sich in Adobe Sign-Felder konvertieren, z. B. Listenfelder, Dropdown-Felder oder Optionsfelder. Über die Werkzeugleiste können Sie zusätzliche Adobe Sign-Felder hinzufügen.
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Um dem Formular ein Feld hinzuzufügen, wählen Sie in der Werkzeugleiste das entsprechende Symbol aus. Positionieren Sie den Mauszeiger an der Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll, und klicken Sie, um es einzufügen.
Beim Erstellen oder Bearbeiten von Adobe Sign-Formularen werden auf der Werkzeugleiste Adobe Sign-spezifische Formularfelder angezeigt.
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Benennen Sie das Feld und weisen Sie die Person zum Ausfüllen oder Signieren zu. Doppelklicken Sie auf das Feld, um seine Eigenschaften festzulegen, z. B. Randfarbe, Füllung, Schriftart und Schriftgröße.
Wenn Sie ein Adobe Sign-Feld zum ersten Mal positionieren, können Sie es benennen und eine Person zum Signieren oder Ausfüllen festlegen.
Informationen zum Verteilen des Formulars und zum Erfassen von Antworten finden Sie unter Verteilen von Adobe Sign-Formularen.
Normalerweise können Benutzer von Reader X und früheren Versionen von ihnen ausgefüllte Formularkopien nicht speichern. Sie können jedoch die Rechte eines PDF-Dokuments erweitern, damit diese Benutzer Formulardaten speichern können. Wenn Sie über Acrobat Pro verfügen, können Sie für Reader-Benutzer zusätzliche Funktionen einbinden, z. B. das Hinzufügen von Text zu nicht interaktiven Formularem.
Hinweis:
Im Gegensatz zu früheren Versionen von Reader umfassen Reader XI und höhere Versionen von Reader sowohl das Werkzeug, Text hinzuzufügen, als auch die Möglichkeit, Formulardaten zu speichern. Acrobat-Benutzer können Text in nicht ausfüllbare Formulare eingeben, Kommentare hinzufügen und die PDF-Dateien digital unterzeichnen, ohne dass besondere Berechtigungen erweitert werden müssen.
In Acrobat Standard und Acrobat Pro kann Benutzern von Adobe Reader ab Version 8 die Berechtigung zum Ausfüllen und lokalen Speichern von PDF-Formularen gewährt werden. Beachten Sie die folgenden beiden Punkte über die Verwendung der Funktion für erweiterte Benutzerrechte in Reader zum lokalen Speichern von PDF-Formularen (so genannte erweiterte Dokumente):
Einschränkung der Anzahl der verteilten erweiterten Dokumente
Benutzer von Acrobat Standard oder Acrobat Pro können ein Dokument mit erweiterten Verwendungsrechten an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern zum Ausfüllen senden. Beispiel: Ein Acrobat-Benutzer veröffentlicht eine leere Formularvorlage auf einer Webseite. Diese Formularvorlage kann dann von Personen ausgefüllt und anschließend als PDF-Formular lokal gespeichert werden. Auf die Vorlage können beliebig viele Personen zugreifen. Auch der Acrobat-Benutzer kann
Einschränkung der Empfängeranzahl des erweiterten Dokuments
Benutzer von Acrobat Standard oder Acrobat Pro können ein Dokument mit erweiterten Verwendungsrechten an
Die JavaScript-Sprache dient dem Erstellen interaktiver Webseiten. Adobe hat JavaScript erweitert, so dass Sie Interaktivität auf einfache Weise in Ihre PDF-Formulare integrieren können. Am häufigsten wird JavaScript in Acrobat-Formularen zum Formatieren, Berechnen und Validieren von Daten und zum Zuweisen einer Aktion verwendet. Unter Windows können Sie Adobe PDF-Formulare auch so konfigurieren, dass mit Hilfe von ODBC eine direkte Verbindung zu Datenbanken hergestellt wird.
Hinweis:
Wenn Sie dynamische Formulare erstellen, beachten Sie, dass von Acrobat Reader einige benutzerdefinierte JavaScripts nicht unterstützt werden. Das Formular funktioniert möglicherweise nicht ordnungsgemäß, wenn es in Acrobat Reader angezeigt wird, es sei denn, der PDF-Datei wurden zusätzliche Verwendungsrechte hinzugefügt.
Handbuch „JavaScript™ for Acrobat® API Reference“ zum Hinzufügen von Interaktivität zu PDF-Formularen: www.adobe.com/go/learn_acr_javascript_de (PDF, nur in englischer Sprache)
Acrobat Software Development Kit (SDK) zum Anpassen von Acrobat: www.adobe.com/go/learn_acr_devcenter_de (nur in englischer Sprache)
Dateipfade in Acrobat JavaScript: www.acrobatusers.com/tutorials/file-paths-acrobat-javascript
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Interner Server
Verteilen und sammeln Sie Antworten auf einem internen Server wie SharePoint oder Netzwerkordner. Weitere Informationen finden Sie unter Server festlegen.
Weitere Information erhalten Sie unter Verteilungsoptionen für Überprüfungen und Formulare auswählen.
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Wenn Sie Antworten in Ihrem E-Mail-Posteingang sammeln möchten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Geben Sie die durch Semikolons getrennten E-Mail-Adressen ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche An, um Adressen aus Ihrem Adressbuch auszuwählen.
- Passen Sie die Standardnachricht entsprechend an.
- Aktivieren Sie die Option Name & E-Mail-Adresse der Empfänger zur optimalen Nachverfolgung erfassen. Das System fordert Empfänger zur Eingabe ihres Namens und ihrer E-Mail-Adresse auf, wenn Sie das Formular senden. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie in Tracker genau nachvollziehen können, wer wann geantwortet hat.
- Deaktivieren Sie die Option, wenn Sie anonyme Antworten erhalten möchten oder diese Stufe der Nachverfolgung für Sie nicht relevant ist.
Hinweis:
Wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger nicht kennen, geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Das System sendet Ihnen einen Hyperlink zum Formular, das Sie nach Bedarf per E-Mail an Empfänger senden können.
Um den Status von verteilten Formularen zu verfolgen, klicken Sie im rechten Fenster in der unteren rechten Ecke auf Protokollieren. Weitere Informationen finden Sie unter Info über Formular-Tracker.
Wenn Sie ein Adobe Sign-Formular erstellt haben, können Sie den Adobe Sign-Dienst verwenden, um es zum Ausfüllen und Signieren an die Empfänger zu senden.
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Klicken Sie auf Senden.
Sie erhalten eine E-Mail von Adobe Sign, in der mitgeteilt wird, dass die Dokumente zum Unterschreiben an den ersten Benutzer gesendet werden. Der erste Benutzer erhält ebenfalls eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, das Dokument zu signieren. Wenn der Benutzer seine Signatur in das Signaturfeld eingibt und dann auf die Schaltfläche Zum Unterschreiben klicken klickt, wird das Dokument zum Unterzeichnen an den nächsten Benutzer gesendet usw.
Jeder Benutzer erhält eine Kopie des signierten Dokuments und die Datei wird sicher in der Adobe Document Cloud gespeichert.
Informationen zum Verfolgen des Status des Adobe Sign-Formulars finden Sie unter Zum Unterschreiben gesendete Vereinbarungen verfolgen.
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