Comprendere un flusso di lavoro di base per i file gestiti

I plug-in per flusso di lavoro LiveEdit Workflow per Adobe InCopy consentono ad autori e redattori di creare testi con InCopy mentre i designer preparano i layout con Adobe InDesign. Il flusso di lavoro include file contenitori, o assegnazioni, che raggruppano elementi correlati di contenuto, e strumenti di notifica e blocco dei file, per condividere e aggiornare i file in InCopy o InDesign tramite una rete condivisa o pacchetti compressi distribuibili per posta elettronica.

Nel flusso di lavoro per reti condivise, gli utenti InDesign esportano testo e grafica in una posizione condivisa del file system, in cui i file sono a disposizione degli utenti di InCopy che scrivono e modificano i contenuti. Le cornici di testo e di grafica vengono esportate nell’assegnazione o come file InCopy separati; diventano quindi parte del processo gestito e sono collegate al documento InDesign. Questi file condivisi vengono chiamati file gestiti. Quando gli utenti lavorano sul file assegnazione o sul file InDesign su un server locale, le modifiche al suo contenuto o layout vengono comunicate a tutti gli utenti coinvolti nel flusso di lavoro di quel documento.

Più utenti di InCopy o di InDesign possono aprire lo stesso file di contenuto allo stesso tempo e più utenti di InCopy possono aprire lo stesso file assegnazione contemporaneamente. Tuttavia un solo utente alla volta può ritirare il file InCopy per modificarlo. Gli altri possono visualizzare il file in sola lettura. L’utente che ritira un file InCopy gestito può condividere il suo lavoro con altri utenti salvando il file sul server condiviso o rimandando il file all’utente di InDesign; gli altri utenti non possono invece apportare modifiche al file finché non viene consegnato. Questo sistema consente a più utenti di accedere allo stesso file, ma impedisce che il lavoro svolto da ognuno venga sovrascritto.

Per ulteriori informazioni, al seguente indirizzo è disponibile la guida per InCopy LiveEdit Workflow (PDF): www.adobe.com/go/learn_liveedit_it.

Metodi per lavorare con il contenuto in InCopy

Un contenuto è un blocco di testo che scorre su una o più cornici oppure un elemento grafico importato. Esistono cinque metodi di base per lavorare sui contenuti in InCopy: aprire un file assegnazione, aprire un pacchetto assegnazione, aprire un file InCopy collegato, aprire un file InDesign che contiene file InCopy collegati o comporre il contenuto interamente in InCopy.

Aprire file assegnazione creati in InDesign

Gli utenti di InDesign possono creare file assegnazione e definire il contenuto da condividere. Questo metodo consente all’utente di InDesign di associare i componenti correlati (titolo, corpo, elementi grafici, didascalie e così via) e quindi assegnarli ad altri utenti di InCopy per la scrittura e la modifica. Gli utenti di InCopy aprono il file assegnazione e lavorano solo sui componenti a loro assegnati. La vista layout attiva mostra le relazioni fra il testo modificato e il layout InDesign. Non è necessario aprire il documento InDesign. Tuttavia, se il layout cambia, l’utente di InDesign deve aggiornare le assegnazioni per avvisare gli utenti di InCopy delle modifiche. Potete condividere i file assegnazione su un server o tramite i pacchetti di assegnazioni.

Aprire pacchetti di assegnazioni

Il flusso di lavoro per i pacchetti di assegnazioni è particolarmente utile quando i designer e gli autori lavorano allo stesso progetto senza avere accesso a un server locale. In questi casi, l’utente di InDesign può creare uno o più pacchetti e inviare i file compressi per posta elettronica agli utenti di InCopy assegnatari. Gli utenti di InCopy possono aprire i file assegnazione, modificare il contenuto e restituire i pacchetti all’utente di InDesign, che a sua volta può aggiornare il documento.

Aprire i file InCopy collegati esportati da InDesign

In determinati flussi di lavoro, gli utenti InDesign potrebbero esportare il testo e la grafica in file separati, piuttosto che inserirli in un file assegnazione. Esportare file separati è utile quando si lavora su elementi grafici o blocchi di testo senza legami fra loro. Gli utenti di InCopy tuttavia non possono vedere come il contenuto si adatta all’interno del layout di InDesign.

Aprire i documenti di InDesign con file InCopy collegati

Per visualizzare tutti gli elementi di pagina nel contesto dell’intero layout, gli utenti di InCopy possono aprire il documento InDesign in InCopy. Questo metodo è utile per modificare e adattare il testo alla pagina nel caso in cui il layout rivesta particolare importanza, oppure per modificare gran parte dei brani di un documento. Dopo la modifica dei brani da parte dell’utente di InCopy, l’utente di InDesign può aggiornare i collegamenti ai file modificati. Se l’utente di InDesign cambia il layout, l’utente di InCopy viene informato quando il documento di InDesign viene salvato.

Comporre i contenuti interamente in InCopy

In InCopy potete creare contenuti non associati a un file InDesign. In questi documenti indipendenti, potete digitare il testo, assegnare font e stili e importare gli elementi grafici da altre applicazioni (quali Adobe Illustrator e Adobe Photoshop) per valorizzare il testo. Potete anche assegnare tag per usare il formato XML in seguito. Questa è un’ottima soluzione per un flusso di lavoro editoriale, in cui il contenuto è creato prima del design. Nei documenti indipendenti di InCopy potete anche impostare e modificare l’area del testo, le dimensioni delle pagine e l’orientamento. Tuttavia, se il brano viene in seguito collegato a un documento InDesign, le impostazioni di InDesign prevalgono su quelle di InCopy.

File gestiti

Per essere gestito, un file deve essere aggiunto a un file assegnazione, esportato da InDesign come contenuto di InCopy o inserito in InDesign come contenuto di InCopy. I file gestiti comunicano sia lo stato che la proprietà del contenuto. Quando lavorate su file gestiti, potete:

• Attivare o disattivare la protezione ai brani per garantire l’integrità dei file.

• Segnalare agli utenti di InCopy quando il layout di InDesign associato non è aggiornato.

• Identificare l’utente che sta lavorando su un file.

• Segnalare agli utenti quando il file del contenuto di InCopy non è aggiornato, è usato da un altro utente o è disponibile per l’uso. I metodi di notifica includono messaggi di avviso, icone sulle cornici di testo e icone di stato nei pannelli Collegamenti e Assegnazioni.

File di sola lettura

Quando un file diventa gestito, sarà sempre di sola lettura per tutti gli utenti del flusso di lavoro, fatta eccezione per la persona che lo ha ritirato. Quando un utente ritira un file di contenuti, il software crea un file di protezione (con estensione .idlk) per dare all’utente il controllo esclusivo sulle modifiche. I file di sola lettura hanno le seguenti caratteristiche:

• Un utente di InCopy non può modificare manualmente il formato del testo contenuto nel file. Se al testo sono stati assegnati stili di caratteri o di paragrafi, l’utente di InDesign può modificare la definizione di questi stili e quindi modificare la formattazione del testo anche se il file è stato ritirato da qualcun altro. Queste modifiche alle definizioni degli stili saranno visibili nel testo quando l’utente di InDesign aggiorna il file.

• In genere, né gli utenti di InCopy né quelli di InDesign possono modificare gli oggetti, come testo o stili applicati, nei contenuti di InCopy protetti. Alcuni oggetti, come gli stili di carattere o di paragrafo, sono semplicemente usati dal contenuto. Ad esempio, non potete modificare il modo in cui lo stile di carattere è stato applicato agli oggetti del contenuto protetto, ma potete cambiare lo stile di carattere stesso, modificando quindi l’aspetto del testo.

• Un utente di InDesign può modificare i margini e le colonne del testo, come pure la forma, la posizione e il numero di cornici di testo usate dal brano.

• Un utente di InDesign può modificare la geometria e la formattazione di una cornice di grafica senza ritirare l’elemento grafico. Un utente di InCopy non può modificare le cornici di grafica né la loro formattazione. Tuttavia, gli utenti sia di InDesign che di InCopy devono ritirare la cornice di grafica per modificarne il contenuto grafico, ad esempio per ruotarlo o ridimensionarlo.

Procedure migliori per i file gestiti

Usate le seguenti procedure per accertarvi di lavorare con i contenuti più aggiornati e di non sovrascrivere il lavoro di qualcun altro:

• Memorizzate i file assegnazione su un server a cui tutti i componenti del team hanno accesso. Se i componenti del gruppo non hanno accesso a un server, potete creare e distribuire pacchetti di assegnazioni.

• Quando create un’assegnazione, viene creata una cartella speciale per i file assegnazione e i contenuti. Usate questa cartella per gestire i file assegnazione e dei contenuti. Questo semplifica la gestione dei file condivisi nel gruppo di lavoro e aiuta gli utenti ad aprire i file corretti.

• In InCopy aprite il file assegnazione invece di un singolo brano. Potrete così vedere le informazioni sul layout e sullo stato di adattamento alla pagina nelle viste Bozza e Layout. Se avete esportato dei contenuti senza ricorrere ad alcun file assegnazione, per vedere le informazioni di adattamento alla pagina e layout dovrete aprire il file InDesign.

• Appena aprite un file assegnazione o un documento InDesign o ritirate contenuti in InDesign o InCopy, accertatevi che i bordi delle cornici siano visibili (Visualizza > Extra > Mostra bordi cornice) per vedere le icone delle cornici quando compaiono.

• In InDesign se dovete rimuovere dei file dal flusso di lavoro (ad esempio a causa di una scadenza di produzione), potete scollegarli o annullare un pacchetto di assegnazione.

Esempi di flussi di lavoro per i file gestiti

Quando si mette a punto un processo di gestione del flusso di lavoro tra InCopy e InDesign, gli autori e i redattori possono comporre, riscrivere, ampliare e modificare i documenti mentre i designer preparano il layout. I flussi di lavoro più comuni includono la gestione dei file su un server locale, la condivisione dei file mediante pacchetti e-mail, oppure una combinazione dei due metodi.

Questi flussi di lavoro presuppongono che abbiate un modello di base di InDesign con geometrie del layout, stili e testo segnaposto. Le geometrie del layout includono le dimensioni pagina e le cornici di testo e di grafica. InCopy usa questi elementi per mostrare le informazioni corrette di adattamento alla pagina.

Flusso di lavoro server locale

1. In InDesign, create le assegnazioni e aggiungetevi i relativi contenuti.

In questo modo le cornici di testo e di grafica esportate vengono incorporate nel processo gestito, dove diventano disponibili per gli utenti di InCopy, che possono aggiungervi testo e modificarle.

2. Rendete i file di assegnazione disponibili agli utenti InCopy.

Salvate i file su un server a cui hanno accesso tutti gli utenti di un flusso di lavoro.

3. In InCopy, aprite il file di assegnazione e ritirate o modificate un brano o un elemento grafico.

Nel pannello Assegnazioni di InCopy sono elencati solo i file che contengono materiale assegnato a voi. Ogni volta che salvate il file su un server locale, le modifiche vengono registrate sul file system e chiunque stia lavorando sul documento (sul layout in InDesign o su un altro file di contenuto gestito del documento) viene avvisato. Gli altri utenti possono aggiornare il contenuto per visualizzare le ultime modifiche. Il contenuto ritirato rimane tale finché non lo consegnate.

4. In InDesign, lavorate sul layout.

Anche se altri stanno modificando i file di contenuti in InCopy, gli utenti di InDesign possono lavorare sul layout del documento senza doverlo ritirare. Ogni volta che l’utente di InCopy salva il contenuto ritirato, l’utente di InDesign può aggiornarlo nel layout per vedere le ultime modifiche.

5. In InCopy, continuate a lavorare.

Al termine, consegnate i contenuti. Gli altri utenti possono ora ritirare i contenuti per lavorare con essi. Se allo stesso tempo un utente sta modificando il layout in InDesign, potete aggiornare e visualizzare la geometria del layout mentre lavorate.

6. In InDesign, assicuratevi che tutti i contenuti siano stati consegnati.

Il flusso di lavoro gestito consente di sapere chi ha ritirato i file. Dopo che i file dei contenuti sono stati consegnati, gli utenti di InDesign possono ritirare i file per finalizzare il layout.

Flusso di lavoro pacchetto di posta elettronica

1. In InDesign, create e inviate i pacchetti di assegnazione.

Create i pacchetti di assegnazione e assegnatene i contenuti agli utenti InCopy appropriati, quindi inviate i pacchetti agli utenti di InCopy. I pacchetti di file vengono automaticamente ritirati per evitare conflitti.

2. In InCopy, aprite il file di assegnazione e ritirate o modificate un brano o un elemento grafico.

Se ricevete un pacchetto assegnazione mediante posta elettronica, fate doppio clic sul pacchetto per aprirlo in InCopy. Le modifiche apportate al file vengono salvate solo localmente. Gli altri utenti non ricevono alcuna notifica quando apportate le modifiche.

3. In InDesign, lavorate sul layout.

A prescindere dal fatto che i file di contenuto siano inclusi in un pacchetto, gli utenti di InDesign possono lavorare sul layout del documento e non sono tenuti a ritirare il documento. Se dovete aggiornare il layout o le assegnazioni, potete inviare un pacchetto aggiornato agli utenti di InCopy.

4. In InCopy, restituite i pacchetti modificati.

Dopo aver terminato le modifiche, verificate i contenuto e restituite il pacchetto modificato. Gli altri utenti possono quindi ritirare il contenuto, visualizzare le ultime revisioni e lavorare sul file.

5. In InDesign, assicuratevi che tutti i contenuti siano stati consegnati.

Il flusso di lavoro gestito consente di sapere chi ha ritirato i file. Dopo aver restituito i pacchetti assegnazione, i brani nei pacchetti assegnazione vengono consegnati. Gli utenti di InDesign possono ritirare i file per finalizzare il layout.

Identificazione degli utenti

Tutti gli utenti del flusso di lavoro devono avere un nome utente per permettere agli altri di riconoscere la persona che ha ritirato un file. Questa identificazione è necessaria anche per poter ritirare un file e poterlo modificare.

Se avete già specificato un nome utente e lo volete cambiare, dovete prima consegnare tutti i contenuti che avete ritirato. In caso contrario, la modifica del nome utente durante una sessione di lavoro vi impedirebbe di modificare i contenuti che avete già ritirato, in quanto i contenuti sarebbero ritirati con un nome diverso.

L’identificazione utente è specifica per l’applicazione: un singolo utente non può avere più di un’identificazione in una stessa applicazione.

Se vi dimenticate di specificare un nome utente con questo metodo, vi verrà chiesto di digitarne uno quando tenterete la prima operazione del flusso di lavoro.

Icone del flusso di lavoro

Le icone possono essere visualizzate su cornici di testo e grafica, sul pannello Assegnazioni e nella barra dei brani (solo InCopy). Le icone di stato compaiono accanto al file gestito nei pannelli Collegamenti e Assegnazioni e indicano lo stato dei contenuti. Le icone vengono visualizzate sulle cornici contenenti un brano di InCopy collegato (nella vista Layout sia in InDesign che in InCopy). Queste icone indicano anche lo stato del contenuto e servono a distinguere tra contenuti gestiti e non gestiti. La descrizione associata riporta lo stato e l’appartenenza dei contenuti. Per visualizzare le icone della cornice, accertatevi che i bordi della stessa siano visibili in InDesign e in InCopy (Visualizza > Extra > Mostra bordi cornice).