Esportazione di contenuti da InDesign

Esportando contenuti da InDesign a InCopy si stabilisce un collegamento tra le due applicazioni. Potete esportare cornici di testo e di grafica e i rispettivi contenuti in InCopy in due modi:

  • Create un file contenitore (con estensione *.icma), chiamato assegnazione, e aggiungetevi gruppi correlati di elementi del documento, come il testo e la grafica di un brano, per potervi lavorare insieme. I contenuti delle assegnazioni sono esportati come file *.icml.

  • Esportate separatamente cornici di testo e di grafica, comprese le cornici segnaposto, usando i comandi del menu Modifica > InCopy > Esporta. I contenuti esportati sono salvati come file *.icml.

Dopo aver esportato il contenuto, le icone piccole vengono visualizzate nella parte superiore sinistra delle cornici di InDesign e InCopy e nel panello Assegnazioni. Nel pannello Collegamenti, viene visualizzato un collegamento al file esportato. Tali icone indicano lo stato delle cornici gestite e le differenziano da quelle che non fanno parte del flusso di lavoro. Tutti i contenuti esportati compaiono nel pannello Assegnazioni. I contenuti esportati usando i comandi del menu compaiono nella sezione Contenuto InCopy non assegnato dell’elenco del pannello Assegnazioni. Anche se entrambi i metodi stabiliscono un collegamento controllato tra i contenuti di InCopy e un documento InDesign, il metodo principale è l’uso dei file assegnazione.

L’esportazione rende i contenuti disponibili per gli utenti, che possono ritirarli pur mantenendo il collegamento al documento InDesign originale. Questo collegamento può essere creato solo dall’interno di InDesign, non da InCopy.

Una volta esportato il contenuto, gli utenti di InCopy possono vedere (ma non modificare) i layout di pagina, gli stili e gli altri elementi così come appaiono nel documento InDesign.

Nota:

potete anche creare contenuti di testo o grafica ancorati usando InCopy, quindi inserirli in InDesign.

Panoramica del pannello Assegnazioni

Lo strumento principale per lavorare con le assegnazioni è il pannello Assegnazioni (in InCopy: Finestra > Assegnazioni; in InDesign: Finestra  > Editoriale  > Assegnazioni), che visualizza i file esportati dal documento InDesign attivo e ne indica lo stato con apposite icone. Presenta inoltre comandi che controllano la versione di importazione e le funzioni di gestione dei file tra InCopy e InDesign. Quando aprite un’assegnazione in InCopy, il nome e i contenuti dell’assegnazione compaiono nel pannello Assegnazioni. Potete fare doppio clic sulle cornici di testo e di grafica nel pannello Assegnazioni per selezionarle nella finestra del documento.

Nota:

tutti i contenuti esportati in InCopy o aggiunti a un’assegnazione sono elencati anche nel pannello Collegamenti. Benché sia possibile eseguire qui alcune operazioni di gestione del flusso di lavoro, come ritirare e consegnare i contenuti, è consigliabile eseguirle nel pannello Assegnazioni.

Pannello Assegnazioni di InDesign
Pannello Assegnazioni di InDesign

A. Nomi dei contenuti di InCopy B. Nome del documento InDesign C. Stato Non aggiornato dell’assegnazione D. Stato Disponibile e Testo aggiornato E. Stato In uso e Testo non aggiornato F. Stato Modifica e Testo aggiornato G. Contenuto non assegnato H. Nome dell’utente I. Pulsante Aggiorna contenuti J. Pulsante Ritira/Consegna selezione K. Pulsante Nuova assegnazione L. Pulsante Elimina assegnazioni selezionate/Elimina 
Pannello Assegnazioni di InCopy
Pannello Assegnazioni di InCopy

A. Nomi dei contenuti di InCopy B. Stato Non aggiornato dell’assegnazione C. Nome assegnazione D. Stato Disponibile e Testo aggiornato E. Stato In uso e Testo non aggiornato F. Stato Modifica e Testo aggiornato G. Nome dell’utente H. Pulsante Aggiorna design I. Pulsante Aggiorna contenuti J. Pulsante Ritira/Consegna selezione 

File assegnazione

In InDesign i file assegnazione sono contenitori per organizzare raccolte di elementi della pagina. Ad esempio, potete selezionare tutti gli elementi di un brano (titolo, autore, testo, grafica e didascalie) e assegnarli a un utente di InCopy. L’aggiunta di questi elementi a un’assegnazione consente agli utenti di InCopy di accedere comodamente ai soli contenuti di loro competenza. I file assegnazione (*.icma) appaiono nel file system, nella barra dei brani di InCopy e nei messaggi di stato. Solo gli utenti di InDesign possono creare file assegnazione e solo gli utenti di InCopy possono aprirli.

Quando create un’assegnazione, per impostazione predefinita viene creata una cartella nella stessa posizione del documento di InDesign. La cartella delle assegnazioni include i file assegnazione *.icma e una sottocartella dei contenuti con tutti i file dei brani di InCopy esportati (in formato ,icml) che fanno parte delle immagini o di altre risorse. Dopo avere creato l’assegnazione, memorizzare la cartella del progetto in una posizione a cui possano accedere tutti gli utenti o creare e distribuire un pacchetto assegnazione. Se i contenuti sono esportati prima di essere aggiunti a un’assegnazione, i file sul disco non sono spostati nella cartella dei contenuti del file assegnazione.

I file assegnazione comprendono quanto segue:

  • Collegamenti o puntatori agli elementi della pagina associati, comprese le cornici segnaposto. Questi elementi consentono all’utente di InCopy di aprire un singolo file in InCopy e avere accesso a più elementi della pagina per modificarli.

  • Tutte le eventuali trasformazioni applicate alla grafica inclusa nell’assegnazione, come spostamento, ridimensionamento, rotazione o inclinazione.

  • Geometria della pagina, per consentire agli utenti di InCopy di vedere il layout della cornice di cui stanno modificando il contenuto senza aprire l’intero file InDesign.

  • Identificazione tramite colori delle cornici assegnate nel documento.

     

Una pagina in InCopy con evidenziazione della geometria della pagina e identificazione tramite colori
Una pagina in InCopy con evidenziazione della geometria della pagina e identificazione tramite colori

Creare assegnazioni e aggiungere contenuti (InDesign)

Solo gli utenti di InDesign possono creare assegnazioni ed aggiungere contenuti. Vi sono diversi modi per creare le assegnazioni. Il metodo scelto di solito dipende dalla disponibilità o meno di contenuti da aggiungere nel momento in cui create l’assegnazione.

  • Create file assegnazione vuoti. Dal documento InDesign, potete creare una serie di assegnazioni vuote come modelli per i futuri contenuti.

  • Create assegnazioni e contemporaneamente aggiungete i contenuti.

  • Aggiungete contenuti a un file assegnazione esistente. Potete aggiungere contenuti collegati, ossia testo e grafica già esportati come contenuti di InCopy, oppure aggiungere elementi della pagina selezionati che diventeranno contenuti di InCopy collegati. Se una o più delle cornici selezionate contengono già file di contenuti di InCopy e nessuna fa parte di un’assegnazione, potete aggiungerle a un file assegnazione nuovo o esistente.

Per impostazione predefinita, la cartella delle assegnazioni creata viene salvata nella stessa cartella del documento di InDesign. Potete quindi spostare questa cartella su un server oppure creare o inviare un pacchetto.

Nota:

se non volete che gli utenti di InCopy inseriscano e adattino gli elementi grafici, non aggiungete cornici di grafica a un’assegnazione.

Creare file assegnazione vuoti (InDesign)

  1. In InDesign salvate il documento.
  2. Nel menu del pannello Assegnazioni, scegliete Nuova assegnazione.
  3. Nella finestra Nuova assegnazione, specificate le opzioni e fate clic su OK.

Creare assegnazioni e aggiungere contenuti allo stesso tempo (InDesign)

  1. In InDesign create un documento con una o più cornici di testo o di grafica o elementi segnaposto, quindi salvate il documento.
  2. Selezionate le cornici di testo e di grafica da aggiungere.
  3. Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Dal menu del pannello Assegnazioni, scegliete Aggiungi ad assegnazione e selezionate Nuova.

    • Scegliete Modifica > InCopy > Aggiungi [opzione] ad assegnazione > Nuova.

  4. Nella finestra Nuova assegnazione, specificate le opzioni e fate clic su OK.

Il file assegnazione appena creato comprende tutte le cornici selezionate nella finestra del documento.

Aggiungere contenuti ad assegnazioni esistenti (InDesign)

  1. Salvate il documento InDesign.
  2. Selezionate le cornici di testo e di grafica da aggiungere.
  3. Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Dal menu del pannello Assegnazioni, scegliete Aggiungi ad assegnazione e selezionate l’assegnazione.

    • Trascinate il contenuto dalla sezione Contenuto InCopy non assegnato del pannello Assegnazioni a un’assegnazione esistente.

    • Con lo strumento selezione, selezionate gli elementi della pagina e trascinateli su un’assegnazione esistente nel pannello Assegnazioni.

    • Scegliete Modifica > InCopy > Aggiungi [opzione] ad assegnazione e selezionate l’assegnazione.

  4. Scegliete Aggiorna tutte le assegnazioni dal menu del pannello Assegnazioni per mettere i file dei contenuti a disposizione degli utenti di InCopy.

Nota:

potete aggiungere contenuti solo alle assegnazioni nello stesso documento. Potete tuttavia importare gli stessi contenuti in più documenti e aggiungerli a un’assegnazione in ognuno di essi.

Opzioni dei file assegnazione (InDesign)

Quando create o modificate un file assegnazione, potete impostare le seguenti opzioni.

Nome assegnazione

Identificazione univoca dell’assegnazione nel pannello Assegnazioni, ad esempio “Articolo Ocean”. Il nome del file deve essere conforme alle convenzioni del sistema operativo.

Assegnata a

Identificazione univoca dell’utente assegnato ai file. Il nome dell’utente appare tra parentesi dopo il nome dell’assegnazione nel pannello Assegnazioni. Il nome specificato ha uno scopo puramente informativo: non concede diritti o autorizzazioni all’utente.

Colore

Visualizza un elenco di colori per evidenziare in modo distinto le cornici dell’assegnazione corrente nella finestra del documento e i nomi delle assegnazioni nel pannello Assegnazioni. I colori consentono di distinguere tra cornici di un’assegnazione e cornici di un’altra assegnazione, e di riconoscere le cornici non assegnate. Per attivare o disattivare i colori, scegliete Visualizza > Extra > Mostra/Nascondi cornici assegnate. In InCopy i colori sono visibili solo nella vista Layout.

Nota:

se attivando e disattivando la visualizzazione delle cornici assegnate sono generati risultati imprevisti, le cornici potrebbero contenere tag XML e potrebbe essere selezionata l’opzione Visualizza > Struttura > Mostra cornici con tag. Non è possibile visualizzare le cornici assegnate e le cornici con tag allo stesso tempo.  

Cambia

Fate clic sul pulsante Cambia per specificare una posizione della cartella delle assegnazioni. Per impostazione predefinita, la cartella delle assegnazioni è nella stessa posizione del file di InDesign.

Cornici segnaposto

Consente agli utenti di InCopy di vedere le cornici di testo e di grafica nell’assegnazione, mentre tutte le altre cornici nelle stesse pagine di InDesign sono rappresentate da riquadri (o altre forme). Tutte le cornici e i segnaposto riflettono accuratamente dimensioni, forma e posizione degli originali di InDesign. Le cornici segnaposto sono forme vuote che non mostrano il contenuto nel documento di InDesign. L’opzione Cornici segnaposto offre la fedeltà minima e quindi le prestazioni più veloci. In InCopy le cornici segnaposto sono visibili solo nella vista Layout. Gli utenti di InCopy non possono ritirare e modificare le cornici segnaposto.

Pagine affiancate assegnate

Consente agli utenti di InCopy di vedere, nello stesso set di pagine affiancate, tutte le cornici assegnate e tutti i contenuti delle altre cornici che non fanno parte dell’assegnazione. In InCopy il contenuto delle cornici che non fanno parte dell’assegnazione non è modificabile ed è visibile solo nella vista Layout.

Tutte le pagine affiancate

Esporta tutto il contenuto del documento InDesign nel file assegnazione. Questa opzione offre la massima fedeltà ma prestazioni peggiori, in quanto il file assegnazione visualizza il design e il layout di ogni pagina, incluse quelle non relative alla sezione su cui l’utente sta lavorando.

File immagine collegati durante creazione del pacchetto

Include una copia delle immagini collegate nel pacchetto di assegnazione. Questa opzione dà agli utenti di InCopy accesso alle immagini, ma accresce le dimensioni del file del pacchetto. InCopy, gli utenti possono includere delle immagini durante la restituzione di un pacchetto.

Esportare i contenuti in file InCopy separati (InDesign)

Se il vostro gruppo di lavoro preferisce lavorare su file separati piuttosto che usare le assegnazioni, potete esportare i contenuti di InCopy senza usare i file di assegnazione. A differenza della creazione di un singolo file assegnazione con riferimenti a più file di contenuti e informazioni di layout, questo metodo crea un file (.icml) separato per ogni cornice di testo o di grafica specificata nel documento. Per vedere il contesto del contenuto che state modificando, dovrete aprire anche il documento InDesign (.indd) associato.

Gestite il documento InDesign in base alle esigenze del vostro flusso di lavoro. Ad esempio, per esportare tutti i commenti del redattore in un unico file, create un livello in cui il redattore può inserire i commenti. Potrete quindi esportare tutto il contenuto del livello selezionato.

Nota:

un metodo rapido per esportare i contenuti come file di InCopy separati è di usare lo strumento selezione e trascinare le cornici selezionate nella sezione Contenuto InCopy non assegnato dell’elenco del pannello Assegnazioni.

  1. In InDesign create un documento con una o più cornici di testo o di grafica o elementi segnaposto, quindi salvate il documento.
  2. Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Selezionate la cornice di testo o di grafica di un brano o fate clic tenendo premuto Maiusc per selezionare più cornici.

    • Fate clic per posizionare il cursore in un brano o selezionate del testo in una cornice di testo.

  3. Scegliete Modifica > InCopy > Esporta, quindi scegliete una delle seguenti opzioni:

    Selezione

    Esporta tutte le cornici di testo e di grafica selezionate.

    Livello

    Esporta tutti i contenuti del livello selezionato.

    Tutti i brani

    Esporta tutti i brani che non sono già stati esportati.

    Tutta la grafica

    Esporta tutti gli elementi grafici che non sono già stati esportati.

    Tutta la grafica e tutti i brani

    Esporta tutti i brani e tutti gli elementi grafici che non sono già stati esportati.

    Nota:

    Se esportate tutti i contenuti del documento e poi aggiungete altre cornici di testo o di grafica allo stesso documento, potete risparmiare tempo usando di nuovo il comando Esporta > Tutti i brani (oppure Tutta la grafica o Tutta la grafica e tutti i brani). InDesign esporta infatti solo i contenuti nuovi.

  4. Immettete un nome e una posizione per i file e fate clic su Salva.

    Il nome del file specificato viene usato come prefisso per identificare ogni file di contenuto esportato nel file system. Se esportate più cornici di testo, i primi caratteri del testo vengono automaticamente aggiunti al nome del file: ad esempio, “miobrano-Calendario delle gare.icml.” Nel caso di più cornici di grafica, i nomi dei file vengono ricavati secondo il formato “miobrano-grafica”, “miobrano-grafica-1” e così via. Il nome del file compare nel file system, nella barra dei brani di InCopy e nei messaggi di stato.

  5. Quando richiesto, salvate anche il file InDesign.

I contenuti di InCopy ora sono gestiti e disponibili per essere ritirati e modificati dagli altri utenti nel flusso di lavoro.

I contenuti condivisi appaiono nel pannello Collegamenti esattamente come la grafica importata. Se spostate manualmente un file condiviso, potete usare il pannello Collegamenti per aggiornarne il contenuto.

Nota:

quando esportate i contenuti, l’icona Disponibile  compare sulla cornice di testo (InDesign e InCopy) e nel pannello Assegnazioni (InCopy). La parola [Modifica] compare nella barra del brano (InCopy).

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