Navodila za uporabo Prekliči

Ustvarjanje kazal dokumentov PDF

Preden začnete

Začenjamo z novo in bolj intuitivno izkušnjo izdelka. Če se ta prikaz ne ujema z vmesnikom izdelka, izberite pomoč za trenutno izkušnjo.

V novi izkušnji se orodje prikaže na levi strani zaslona.

Ustvarjanje in upravljanje kazal v PDF-ju

Če želite pospešiti iskanje po dolgem PDF-ju, lahko v dokument vključite kazalo besed. To kazalo lahko Acrobat preišče veliko hitreje kot dejanski dokument. Kazalo je vključeno v vse kopije datoteke PDF. Uporabniki lahko po PDF-jih s kazali iščejo enako kot po PDF-jih, ki nimajo vdelanega kazala.

Dodajanje kazala PDF-ju

  1. V meniju Vsa orodja izberite Dodaj kazalo iskanja.

    Na levi plošči se prikaže nabor orodij za kazalo.

  2. Na plošči z orodji za kazalo izberite Upravljanje vdelanega kazala.

  3. V pogovornem oknu Upravljanje vdelanega kazala kliknite Vdelaj kazalo.

  4. Preberite prikazana sporočila in izberite V redu.

    Opomba:

    V programih Outlook in Lotus Notes lahko ob pretvarjanju e-poštnih sporočil ali map v datoteke PDF uporabite možnost vdelave kazala. To je še posebej priporočljivo za mape z veliko e-poštnimi sporočili.

Posodabljanje ali odstranjevanje kazal v PDF-jih

  1. V meniju Vsa orodja izberite Dodaj kazalo iskanja.

    Na levi plošči se prikaže nabor orodij za kazalo.

  2. Na plošči z orodji za kazalo izberite Upravljanje vdelanega kazala.

  3. Izberite Posodobi kazalo ali Odstrani kazalo, kot želite.

Funkcija kataloga (Acrobat Pro)

Skupino dokumentov PDF lahko določite kot katalog in ustvarite združeno kazalo za celotno zbirko dokumentov. Kazalo močno pospeši uporabniško iskanje določenih informacij po katalogiziranih dokumentih PDF.

Pri distribuciji zbirke na CD-ju kazalo vključite v PDF-je.

Katalogizirate lahko dokumente v latinici ter kitajskem, japonskem in korejskem zapisu. Element za katalogiziranje vključuje besedilo dokumenta, komentarje, polja obrazca, oznake, predmete in metapodatke dokumenta, priloge, informacije dokumenta, digitalne podpise, metapodatke slik XIF in lastnosti dokumentov po meri.

Priprava dokumentov PDF na ustvarjanje kazala (Acrobat Pro)

V PDF-jih kazalo ustvarite tako, da najprej ustvarite mapo, ki vključuje celotne PDF-je z elektronskimi elementi, kot so povezave, zaznamki in besedilo, po katerem je mogoče iskati. Pri skeniranih dokumentih se prepričajte, da je po besedilu mogoče iskati. Hitrost iskanja lahko pospešite tako, da daljše dokumente razdelite na manjše datoteke dolžine posameznih poglavij. Iskanje pospešite tudi z dodajanjem informacij v lastnosti dokumenta.

Preden pripravite kazalo zbirke dokumentov, nastavite zgradbo dokumenta na pogonu diska ali v omrežnem strežniku ter preverite imena datotek za različne platforme. Imena datotek se lahko prirežejo, zato jih je pri iskanju težko najti. Če želite preprečiti to težavo, sledite tem smernicam:

  • Preimenujte datoteke, mape in kazala z uporabo načina poimenovanja datotek za MS-DOS® (največ osem znakov, ki jim sledi pripona datoteke iz treh znakov), zlasti če nameravate oddati zbirko dokumentov in kazal na CD-ROM-u, formatiranem po standardu ISO 9660.
  • Iz imen datotek in map odstranite razširjene znake, kot so naglašeni in neangleški znaki (pisava, ki jo uporablja funkcija kataloga, ne podpira kod znakov od 133 do 159).
  • Ne uporabljajte globoko ugnezdenih map ali poti, ki presegajo 256 znakov za kazala, po katerih bodo iskali uporabniki sistema MacOS.
  • Če uporabljate sistem macOS z omrežnim strežnikom OS/2, konfigurirajte omrežni strežnik Macintosh (LSM) družbe IBM® tako, da uveljavi načine poimenovanja datotek za MS-DOS® ali ustvari samo kazala pogonov FAT (File Allocation Table) (nosilci HPFS [High Performance File System] lahko vsebujejo imena datotek, ki jih ni mogoče poiskati).
  • Če zgradba dokumenta vključuje podmape, za katere ne želite pripraviti kazala, jih lahko izključite med postopkom priprave kazala.

Dodajanje metapodatkov v lastnosti dokumenta (Acrobat Pro)

Za lažje iskanje po dokumentu PDF lahko v lastnosti dokumenta dodate informacije o datoteki, imenovane metapodatki. (Lastnosti trenutno odprtega dokumenta PDF lahko vidite tako, da izberete Datoteka > Lastnosti in kliknete zavihek Opis.)

Ko lastnostim dokumenta dodajate podatke, upoštevajte ta Adobejeva priporočila:

  • Za polje Naslov uporabite dober opisni naslov. Ime datoteke dokumenta se prikaže v pogovornem oknu z rezultati iskanja.
  • Za podobne informacije vedno uporabite enako možnost (polje). Pomembnega izraza na primer ne dodajajte zadevi pri nekaterih dokumentih in možnosti Ključna beseda pri drugih.
  • Za enake informacije dosledno uporabljajte en izraz. Ne uporabite na primer naslova biologija za nekatere dokumente in naslova vede o življenju za druge.
  • Za identifikacijo skupine, odgovorne za dokument, uporabite možnost avtorja. Avtor dokumenta s pravilnikom zaposlovanja je lahko na primer kadrovski oddelek.
  • Če uporabljate številke delov dokumenta, jih dodajte kot ključne besede. Če med ključne besede dodate na primer doc#=m234, lahko določite dokument med več sto dokumenti z določeno tematiko.
  • Za razvrščanje dokumentov po vrsti uporabite zadevo ali možnost Ključne besede hkrati ali vsako posebej. V enem dokumentu lahko na primer uporabite poročilo o stanju za zadevo in mesečno ali tedensko za ključno besedo.
  • Če ste seznanjeni z naprednimi funkcijami dokumentov Adobe PDF, lahko med pripravljanjem kazal določite podatkovna polja po meri, kot so Vrsta dokumenta, Številka dokumenta ter Identifikator dokumenta. To je priporočljivo samo za napredne uporabnike in ni zajeto v celotni pomoči za Acrobat.

Ustvarjanje kazala zbirke (Acrobat Pro)

Ko pripravite novo kazalo, Acrobat ustvari datoteko s pripono .Pdx in novo mapo za podporo, ki vsebuje eno ali več datotek s pripono .idx. Datoteke IDX vsebujejo vnose v kazalo. Vse datoteke morajo biti na voljo uporabnikom, ki želijo iskati po kazalu.

  1. V meniju Vsa orodja izberite Dodaj kazalo iskanja.

    Na levi plošči se prikaže nabor orodij za kazalo.

  2. Na plošči Kazalo izberite Celotno kazalo besedila s katalogom.

  3. V pogovornem oknu Katalog izberite Novo kazalo.

    Prikaže se pogovorno okno Definicija novega kazala.

    Definicije novih kazal v Acrobatu
    Pogovorno okno Definicija novega kazala.

  4. V polje Naslov kazala vnesite ime za datoteko s kazalom.

  5. V polje Opis kazala vnesite nekaj besed o vrsti kazala ali njegovem namenu.

  6. Izberite Možnosti in nato še katero koli od dodatnih možnosti, ki jih želite uporabiti na kazalu. Ko končate, izberite V redu.

    Pogovorno okno Možnosti v Acrobatu
    V pogovornem oknu Možnosti lahko navedete dodatne možnost za novo kazalo.

  7. V razdelku Vključi te mape kliknite Dodaj, izberite mapo z nekaterimi ali vsemi datotekami PDF, iz katerih bo pripravljeno kazalo, in kliknite V redu. Za dodajanje več map ponovite ta korak.

    Opomba:

    Vse mape, ugnezdene pod vključeno mapo, bodo vključene v postopek priprave kazala. Mape lahko dodate iz različnih strežnikov ali pogonov diskov, če ne premaknete kazala ali katerega drugega elementa v zbirki dokumentov.

  8. V razdelku Izključi te podmape kliknite Dodaj in izberite ugnezdeno mapo z datotekami PDF, ki jih želite izključiti iz priprave kazala. Kliknite V redu in postopek po potrebi ponovite.

  9. Preglejte svojo izbiro. Če želite urediti seznam map, ki jih želite vključiti ali izključiti, izberite mapo, ki jo želite spremeniti, in kliknite Odstrani.

  10. Kliknite Pripravi in določite mesto za datoteko kazala. Kliknite Shrani in nato še:

    • Kliknite Zapri, ko se priprava kazala dokonča.

    • Kliknite Zaustavi za preklic postopka priprave kazala.

    Opomba:

    Če končate postopek priprave kazala, ne morete nadaljevati iste seje priprave, vendar vam dela ni treba opraviti znova. Izbire možnosti in map se ohranijo. Kliknete lahko Odpri kazalo, izberete delno pripravljeno kazalo in ga pregledate.

    Opomba:

    Če so dolga imena poti v možnosti Vključi te mape in možnosti Izključi te mape skrajšana, z miškinim kazalcem pokažite na vsako od treh pik (...), da se pojavi opis orodja s prikazom celotne poti vključene ali izključene mape.

Oglejte si možnosti za ustvarjanje kazala

  • Ne vključuj številkto možnost izberite za izključevanje vseh številk, ki se prikažejo v besedilu dokumenta iz kazala. Izključevanje številk lahko znatno zmanjša velikost kazala in pohitri iskanje.
  • Dodaj ID-je datotekam Adobe PDF različice 1.0to možnost izberite, ko vaša zbirka vključuje dokumente PDF, izdelane pred različico Acrobat 2.0, v kateri se identifikacijske številke niso dodajale samodejno. Ko so dolga imena MacOS med prevajanjem v imena datotek MS-DOS® skrajšana, so potrebne številke ID. Acrobat 2.0 in novejše različice samodejno dodajo identifikatorje.
  • Med iskanjem ne opozarjaj na spremenjene dokumenteko ta možnost ni izbrana, se med iskanjem dokumentov, ki so bili spremenjeni od zadnje priprave kazala, prikaže sporočilo.
  • Lastnosti po merito možnost uporabite za dodajanje lastnosti dokumentov po meri; kazala so pripravljena samo iz lastnosti dokumentov po meri, ki že obstajajo v dokumentih PDF. Vnesite lastnost, opravite izbiro v meniju Vnašanje in kliknite Dodaj. Te lastnosti so prikazane kot možnost iskanja v pojavnih menijih za dodatne kriterije v oknu Iskanje po dokumentu PDF, ko iščete po kazalu. Če na primer vnesete lastnost po meri Ime dokumenta in izberete lastnost niza v meniju Vnašanje, lahko uporabnik, ki išče po kazalu, išče znotraj lastnosti po meri, tako da izbere ime dokumenta v meniju Uporabi te dodatne kriterije.
Opomba:

Ko v aplikaciji zbirke Microsoft Office ustvarite polja po meri, za katere je v aplikaciji PDFMaker izbrana možnost Pretvori informacije dokumenta, se polja prenesejo v kateri koli ustvarjeni PDF.  

  • Polja XMP: s to možnostjo vključite polja XMP po meri. Polja XMP po meri so indeksirana in se prikažejo v pojavnih menijih za dodatne kriterije, po katerih je mogoče iskati v izbranih kazalih.
  • Zaustavitvene besede: uporabite za izključevanje določenih besed (največ 500) iz rezultatov iskanja kazala. Vnesite besedo, kliknite Dodaj in postopek po potrebi ponovite. Izključevanje besed lahko kazalo zmanjša za 10 % do 15 %. Zaustavitvena beseda lahko vsebuje do 128 znakov ter razlikuje velike in male črke.
  • Strukturne oznake: s to možnostjo omogočite iskanje po določenih konfiguracijskih vozliščih listnatih elementov v dokumentih z označeno logično zgradbo.
Opomba:

Če želite uporabnikom preprečiti iskanje fraz, ki te besede vsebujejo, navedite besede, ki niso indeksirane v datoteki kataloga BeriMe.

Opomba:

Lastnosti po meri, zaustavitvene besede in nastavitve za Oznake veljajo samo za trenutno kazalo. Nastavitve lahko uporabljate globalno v vseh ustvarjenih kazalih, tako da spremenite privzete nastavitve za polja po meri, zaustavitvene besede ter oznake na plošči Katalog pogovornega okna Nastavitve.  

Datoteke Berime katalogov (Acrobat Pro)

Priporočljivo je, da ustvarite ločene datoteke Berime in jih postavite v mapo s kazalom. Ta datoteka Berime nudi podrobnosti o kazalu, kot so:

  • Vrsta indeksiranih dokumentov.

  • Podprte možnosti iskanja.

  • Kontaktna oseba ali telefonska številka za vprašanja.

  • Seznam številk ali besed, ki so izključene iz kazala.

  • Seznam map z dokumenti, ki so vključeni v omrežno kazalo, ali seznam dokumentov, ki so vključeni v kazalo na disku. Vključite lahko tudi kratek opis vsebine vsake izmed map ali dokumentov.

  • Seznam vrednosti vsakega od dokumentov, če dodelite vrednosti polj z informacijami dokumenta.

    Če vsebuje katalog posebno veliko število dokumentov, razmislite o vključevanju tabele, ki prikazuje posameznim dokumentom dodeljene vrednosti. Tabela je lahko del datoteke Berime ali ločenega dokumenta. Med izdelovanjem kazala lahko s tabelo vzdržujete skladnost.

Pregledovanje kazala (Acrobat Pro)

Obstoječe kazalo lahko posodobite, znova zgradite ali počistite.

  1. V meniju Vsa orodja izberite Dodaj kazalo iskanja.

    Na levi plošči se prikaže nabor orodij za kazalo.

  2. Na plošči Kazalo izberite Celotno kazalo besedila s katalogom.

    Prikaže se pogovorno okno Katalog.

  3. V pogovornem oknu Katalog izberite Odpri kazalo.

  4. Poiščite in za kazalo izberite datoteko z opredelitvijo kazala (PDX) ter izberite Odpri.

  5. V pogovornem oknu Definicija kazala opravite želene spremembe, nato pa izberite funkcijo, ki naj jo Acrobat izvede:

    • Zgradiustvari novo datoteko IDX z obstoječimi informacijami in jo posodobi z dodajanjem novih vnosov in označevanjem spremenjenih ali poteklih vnosov kot neveljavnih. Če opravite veliko sprememb ali namesto ustvarjanja kazala večkrat uporabite to možnost, se lahko čas iskanja podaljša.
    • Znova zgradiustvari kazalo ter prepiše obstoječo mapo kazala in njeno vsebino (datoteke IDX).
    • Počistiizbriše vsebino kazala (datoteke IDX) brez brisanja datoteke kazala (PDX).

Nastavitve kataloga (Acrobat Pro)

Nastavite lahko nastavitve za pripravo kazala, ki veljajo za vsa pozneje zgrajena kazala. Nekatere od teh možnosti lahko preglasite za posamezno kazalo, tako da med postopkom pripravljanja kazala izberete nove možnosti.

V pogovornem oknu Nastavitve izberite Katalog v razdelku Kategorije. Veliko teh možnosti je enakih možnostim, opisanih v postopku gradnje kazala.

Opomba:

Možnost Vsili združljivost ISO 9660 na mapah je uporabna, kadar med pripravljanjem dokumentov na ustvarjanje kazala ne želite spremeniti dolgih imen datotek PDF v imena za MS‑DOS®. Kljub temu morate načine poimenovanja datotek za MS-DOS® uporabiti za imena map (osem znakov ali manj), pa čeprav to ni potrebno za imena datotek.

Načrtovane posodobitve kazala (Acrobat Pro)

Če želite avtomatizirati grajenje, ponovno grajenje, posodabljanje in čiščenje kazala, lahko to naredite s funkcijo kataloga in paketno datoteko kataloga (.Bpdx). V tej datoteki je seznam poti in zastavic datoteke kazala kataloga. V aplikaciji za razporejanje, kot je Windows® Scheduler, lahko razporedite, kako pogosto naj se ta opravila izvajajo samodejno. To naredite tako, da datoteko BPDX odprete v Acrobatu in ta bo znova ustvaril kazalo glede na zastavice v datoteki BPDX.

Če želite uporabljati datoteke BPDX, odprite Nastavitve > Katalog in potrdite polje Dovoli paketne datoteke kataloga (. Bpdx) za ponovni zagon.

Premikanje zbirk in njihovih kazal (Acrobat Pro)

Na lokalnem trdem disku lahko razvijete in preizkusite zbirko dokumentov s kazali in nato dokončano zbirko dokumentov premaknete v omrežni strežnik ali na disk. Opredelitev kazala vsebuje relativne poti med datoteko z opredelitvijo kazala (PDX) in mapami z indeksiranimi dokumenti. Če te relativne poti niso spremenjene, vam po premikanju zbirke dokumentov s kazali ni treba znova zgraditi kazala. Če so datoteka PDX in mape z indeksiranimi dokumenti v isti mapi, lahko relativno pot vzdržujete že s preprostim premikanjem te mape.

Če se relativna pot spremeni, morate po premikanju zbirke dokumentov s kazali ustvariti kazalo. Kljub temu pa lahko še vedno uporabite izvirno datoteko PDX. Da bi lahko uporabljali izvirno datoteko PDX, morate najprej premakniti indeksirane dokumente. Nato kopirajte datoteko PDX v mapo, kjer želite ustvariti kazalo in po potrebi urediti seznama vključenih in izključenih map ter podmap.

Če je kazalo na disku ali v strežniku, ločenem od vseh delov zbirke, na katero se nanaša, boste s premikanjem zbirke ali kazala kazalo zlomili. Če nameravate zbirko podatkov premakniti na drugo omrežno mesto ali na CD, ustvarite in zgradite kazalo na istem mestu kot zbirko.

Pridobite pomoč hitreje in preprosteje

Ali ste nov uporabnik?