Ustvarjanje dostopnih datotek PDF

V splošnem postopek ustvarjanja dostopnih PDF-jev zajema naslednje stopnje:

Te stopnje so predstavljene v najbolj primernem vrstnem redu za večino scenarijev. Opravila lahko izvajate tudi v drugem vrstnem redu ali jih med nekaterimi stopnjami ponovite. V vseh primerih najprej identificirajte namen dokumenta in nato določite ustrezen potek dela. Za več informacij o ustvarjanju dostopnih PDF-jev si oglejte navodila za ustvarjanje dostopnih elektronskih dokumentov.

Upoštevanje dostopnosti že pred pretvorbo dokumenta v obliko PDF

Če je le mogoče, začnite skrbeti za dostopnost že pri ustvarjanju izvirnih dokumentov v avtorskih programih, kot so urejevalniki besedila ali programi za postavitev strani.

Tako lahko v avtorskem programu na primer dodate besedilo grafikam, optimirate tabele ali v dokumentu uporabite sloge odstavkov in druge strukturne funkcije, ki jih bo mogoče pozneje pretvoriti v oznake. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje označenih dokumentov PDF iz avtorskih programov.

Dodajanje polj za izpolnjevanje in opis ter nastavitev zaporedja premikanja

Če vaš PDF vključuje polja obrazcev in želite zaznati polja obrazcev ter jih narediti interaktivna (z možnostjo izpolnjevanja):

Uporabite orodje za obrazce, da ustvarite polja obrazcev, ki jih je mogoče izpolniti, kot so gumbi, potrditvena polja, pojavni meniji in polja z besedilom. Ko izdelate polje, v pogovornem oknu Lastnosti v polje Opis orodja vnesite opis. Besedilo, ki ga vpišete, bralniki zaslona uporabniku preberejo glasno. Za več informacij si oglejte Ustvarjanje polj obrazcev.

Za informacije o nastavitvah zaporedja premikanja za uporabo strukture dokumenta si oglejte Nastavitev krmarjenja po polju obrazca.

Dodajanje drugih funkcij dostopnosti v PDF

V programu Acrobat Pro lahko na tej stopnji nastavite jezik dokumenta, poskrbite, da varnostne nastavitve ne bodo ovirale bralnikov zaslona, ustvarite dostopne povezave in dokumentu dodajate zaznamke. Za več informacij si oglejte Nastavite jezik dokumenta, Poskrbite, da varnostne nastavitve ne ovirajo bralnikov zaslona, Dodajte dostopne povezave in O zaznamkih.

V programu Acrobat Standard lahko na tej stopnji nastavite jezik dokumenta, poskrbite, da varnostne nastavitve ne ovirajo bralnikov zaslona in dokumentu dodate zaznamke. Za več informacij si oglejte Nastavite jezik dokumenta, Poskrbite, da varnostne nastavitve ne ovirajo bralnikov zaslona in O zaznamkih.

Ustvarjanje oznak v dokumentu PDF

Dostopnost dokumenta PDF lahko izboljšate z dodajanjem in urejanjem oznak v Acrobatu. Če dokument nima oznak, jih Acrobat poskuša samodejno dodati, ko uporabniki dokument preberejo ali ponovno postavijo, rezultati pa morda ne bodo vedno dobri. Pri označenem dokumentu PDF logična drevesna struktura pošlje njegovo vsebino bralniku zaslona ali drugi pomožni programski ali strojni opremi v ustreznem zaporedju.

Najboljše rezultate boste dosegli, če dokument označite v avtorskem programu že pred pretvorbo v obliko PDF. Primeri teh programov vključujejo Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word ali OpenOffice Writer. Če nimate dostopa do avtorskega programa, ki lahko ustvari označen dokument PDF, lahko PDF kadar koli označite z Acrobatom.

Pogoj za uspešno označevanje dokumenta med pretvorbo v obliko PDF je avtorski program, ki tako označevanje podpira. Označevanje dokumenta med pretvorbo omogoča avtorskemu programu, da za izdelavo logične drevesne strukture črpa iz slogov odstavkov ali drugih strukturnih informacij izvirnega dokumenta. Logična drevesna struktura zagotavlja natančni vrstni red branja in ustrezne ravni oznak. S takim označevanjem je mogoče lažje ugotoviti strukturo zapletenih postavitev, kot so vdelane stranske vrstice, stolpci z majhnimi razmiki, nepravilna poravnava besedila in tabele. Označevanje med pretvorbo omogoča tudi pravilno označevanje povezav, navzkrižnih sklicev, zaznamkov in nadomestnega besedila (če je na voljo) v datoteki.

Samodejno označite PDF. Ukaz deluje pri vseh neoznačenih dokumentih PDF, na primer dokumentu, ki je ustvarjen s tiskalnikom Adobe PDF. Acrobat analizira vsebino dokumenta PDF, da razloži posamezne elemente strani, njihovo hierarhično strukturo in predvideni vrstni red branja posamezne strani. Nato izdela drevo oznak, ki vsebuje te informacije. Program ustvari tudi oznake za povezave, navzkrižne sklice in zaznamke, ki ste jih dodali dokumentu v Acrobatu.

Ukaz Samodejno označi PDF ustrezno označi večino standardnih postavitev. Ne more pa pravilno interpretirati strukture kompleksnih elementov strani in vrstnega reda branja. Ti elementi vključujejo stolpce z majhnimi razmiki, nepravilno poravnavo besedila, polja obrazcev, ki jih ni mogoče izpolniti, in tabele brez robov. Označevanje teh strani z ukazom Samodejno označi PDF lahko povzroči neustrezno kombinirane elemente ali oznake, ki niso v zaporedju. Posledica tega so težave v vrstnem redu branja dokumenta PDF.

O vodnih žigih in bralnikih zaslona

Vodni žig lahko dodate označenemu dokumentu PDF, ne da bi ga dodali v drevo oznak. Za ljudi, ki uporabljajo bralnike zaslonov, je bolje, da vodnega žiga ni v drevesu oznak, saj ga tako bralniki zaslona ne bodo prebrali kot del vsebine dokumenta.

Najboljši način dodajanja vodnega žiga, ki ne ovira bralnikov zaslona, je vstavljanje neoznačenega dokumenta PDF z vodnim žigom v označen dokument PDF.

Odpravljanje težav pri označevanju v PDF-jih (Acrobat Pro)

Ko imate označen dokument PDF, ga ovrednotite in poiščite morebitne težave pri vrstnem redu branja ali napake pri označevanju in dostopnosti ter jih po potrebi odpravite.

Ne glede na metodo, ki jo uporabite za označevanje dokumenta PDF, s programom Acrobat popravite oznake in vrstni red branja pri zahtevnih postavitvah strani ali nenavadnih elementih strani. Včasih ukaz Samodejno označi PDF na primer ne razlikuje med poučnimi slikami in okrasnimi elementi strani, kot so robovi, črte ali elementi ozadja. Zato lahko nepravilno označi te elemente kot slike. Podobno bo ta ukaz morda napačno označil grafične znake v besedilu, na primer ozaljšane začetnice, kot slike, namesto da bi jih vključil v oznako, ki predstavlja blok besedila. Takšne napake lahko povzročijo zmedo v drevesu oznak in zapletejo vrstni red branja, ki je bistven pri uporabi pomožnih orodij.

Če označujete dokument v programu Acrobat, bo ta po končanem postopku označevanja ustvaril poročilo o napakah. To poročilo uporabite kot vodilo pri odpravljanju težav pri označevanju. Druge težave z označevanjem, vrstnim redom branja in dostopnostjo katerega koli dokumenta PDF lahko prepoznate z orodjem za popolno preverjanje/preverjanje dostopnosti ali orodjem za odpravljanje težav vrstnega reda branja. Za več informacij glejte Preverjanje dostopnosti z orodjem za popolno preverjanje/preverjanje dostopnosti in Preveri in popravi vrstni red branja.

Ustvarjanje označenega dokumenta PDF s spletne strani

Dokument PDF, ki ga ustvarite iz spletne strani, je dostopen samo toliko kot vir HTML, na katerem temelji. Če se na primer spletna stran za svojo postavitev zanaša na tabele, koda HTML za tabelo morda ne bo postavljena v enakem logičnem vrstnem redu branja, kot bi to zahteval označen dokument PDF, čeprav ima koda HTML ustrezno strukturo za pravilen prikaz vseh elementov v brskalniku.

Odvisno od zahtevnosti spletne strani lahko opravite izdatna popravila v programu Acrobat Pro z orodjem za odpravljanje težav vrstnega reda branja ali pa z urejanjem drevesa oznak v Acrobatu.

Če želite izdelati čim bolj dostopne PDF-je iz ustvarjenih spletnih strani, najprej določite logični vrstni red branja v njihovi kodi HTML. Za najboljše rezultate upoštevajte smernice za dostopnost spletnih vsebin, ki jih je objavil konzorcij World Wide Web Consortium (W3C). Za več informacij si oglejte smernice na spletnem mestu W3C.

Ustvarjanje označenih PDF-jev v avtorskem orodju

Običajno označene dokumente PDF ustvarjate v avtorskih programih, kot so Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign ali Microsoft Word. Na ta način je dodajanje oznak učinkoviteje kot v programu Acrobat.

PDFMaker nudi nastavitve pretvorbe, ki omogočajo ustvarjanje označenih dokumentov PDF v programih Microsoft Excel, PowerPoint in Word.

Če želite izvedeti več o ustvarjanju dostopnih dokumentov PDF, si oglejte spletno mesto www.adobe.com/accessibility.

Za več informacij si oglejte dokumentacijo za vaš avtorski program.

O oznakah v kombiniranih dokumentih PDF

Več datotek iz različnih programov lahko združite v enem postopku, da ustvarite en PDF. Primer: datoteke za urejanje besedil lahko kombinirate z diaprojekcijami, preglednicami in spletnimi stranmi. Izberite   meni s tremi črtami (Windows) ali meni Datoteka (macOS) > Ustvari > Združevanje datoteke v en dokument PDF.

Med pretvorbo Acrobat odpre vsak avtorski program, ustvari označen dokument PDF in sestavi te dokumente PDF v en sam označen dokument PDF.

Včasih program pri pretvorbi ne prepozna pravilne strukture združenega dokumenta PDF, ker imajo združene datoteke pogosto različne oblike zapisov. Za ustvarjanje dostopnega PDF-ja iz več dokumentov uporabite Acrobat Pro.

Ko združujete več PDF-jev v en označen PDF, je priporočljivo, da združeni dokument znova označite. Rezultat združevanja označenih in neoznačenih dokumentov PDF je delno označen PDF, ki ni dostopen za ljudi s posebnimi potrebami. Nekateri uporabniki, na primer tisti, ki uporabljajo bralnike zaslona, ne bodo videli strani brez oznak. Če začnete združevati označene in neoznačene dokumente PDF, najprej označite vse neoznačene dokumente in šele nato nadaljujte. Če so dokumenti PDF neoznačeni, dodajte oznake v združeni dokument PDF po vstavljanju, zamenjavi in brisanju strani.

Acrobat pri vstavljanju, zamenjavi in brisanju strani sprejme obstoječe oznake v drevo oznak usklajenega dokumenta PDF na naslednji način:

• Acrobat pri vstavljanju strani v dokument PDF doda oznake (morebitne) za nove strani do konca drevesa oznak. Ta vrstni red se izvede tudi, če vstavite novo stran na začetku ali sredini dokumenta.

• Acrobat pri zamenjavi strani v dokumentu PDF doda oznake (morebitne) iz novih strani do konca drevesa oznak. Ta vrstni red se izvede tudi, če zamenjate strani na začetku ali sredini dokumenta. Acrobat ohrani (morebitne) oznake za zamenjane strani.

• Ko izbrišete strani iz dokumenta PDF, Acrobat ohrani (morebitne) oznake izbrisanih strani.

Strani, katerih oznake ne ustrezajo logični drevesni strukturi, lahko bralnikom zaslona povzročajo težave. Bralniki zaslona berejo oznake po drevesu navzdol, zato bodo morda prišli do oznak vstavljene strani šele na koncu drevesa. Če želite odpraviti to težavo, uporabite program Acrobat Pro in preuredite drevo oznak. Večje skupine oznak postavite v enak vrstni red branja, kot so strani. Da se izognete temu koraku, vstavljajte strani na koncu dokumenta PDF, tako da ga gradite od začetka proti koncu. Če na primer ustvarite naslovno stran dokumenta PDF ločeno od vsebine, dodajte vsebino dokumenta PDF naslovni strani dokumenta, čeprav je dokument z vsebino večji. Ta pristop najprej postavi oznake za naslovno stran in šele nato oznake za vsebino. Poznejše preurejanje oznak v programu Acrobat Pro ni potrebno.

Oznake izbrisanih ali zamenjanih strani se ne navezujejo na nobeno vsebino v dokumentu. V bistvu so veliki kosi praznih odsekov drevesa oznak. Te odvečne oznake povečajo velikost dokumenta, upočasnijo bralnike zaslona in lahko povzročijo zmedo pri rezultatih bralnikov zaslona. Za najboljše rezultate označevanje izvedite v zadnjemu delu postopka pretvorbe. Če želite izbrisati oznake izbrisanih strani iz drevesa oznak, uporabite Acrobat Pro.

Za več informacij si oglejte Ustvarjanje spojenih dokumentov PDF.

O orodjih za ustvarjanje dostopnih obrazcev PDF

Adobe ponuja več orodij za ustvarjanje dostopnih obrazcev PDF:

Uporabite enega od teh programov, da odprete neoznačene ali označene obrazce PDF (razen obrazcev PDF, ustvarjenih z orodjem Adobe Designer) in dodate polja obrazcev za izpolnjevanje, na primer polja z besedilom, potrditvena polja in gumbe. Nato uporabite druga orodja programa, da naredite obrazec dostopen. Dodajte opise poljem obrazca, označite neoznačene obrazce, nastavite zaporedje zavihkov, spremenite oznake in izvedite ostala opravila za omogočanje dostopnosti.

Polja obrazcev za izpolnjevanje, ustvarjena z avtorskimi programi za oblikovanje obrazcev, se večinoma ne ohranijo po pretvorbi datotek v obliko PDF. Z orodji za obrazce v programu Acrobat Pro dodajte polja za izpolnjevanje obrazcev. Če obrazec označite med pretvorbo v PDF, lahko avtorski program besedilu polj obrazcev doda nepravilne oznake. V kompleksnem obrazcu se lahko na primer besedilne oznake za vsa polja združijo v eno vrstico. Bralniki zaslona si ta polja ne morejo razlagati kot posamezne oznake. Za odpravljanje tovrstnih težav z vrstnim redom branja je treba oznake razdružiti z orodji programa Acrobat Pro, kar je lahko dolgotrajen postopek. V takem primeru je bolje, če v avtorskem programu ustvarite neoznačen obrazec PDF. Nato lahko z orodji za obrazce v programu Acrobat Pro dodate polja za izpolnjevanje in šele nato označite celoten dokument. Nekateri obrazci so dovolj preprosti, da omogočajo ustvarjanje označenega dokumenta PDF v avtorskih programih. Ko dodate polja obrazcev za izpolnjevanje, v programu Acrobat Pro naredite potrebne manjše popravke.

Potek dela za ustvarjanje dostopnih obrazcev PDF

Z uporabo Acrobata lahko odprete neoznačene obrazce PDF, dodate polja obrazcev za izpolnjevanje, dodate opise polj in nadomestno besedilo, nastavite zaporedje premikanja in označite obrazce (če že niso označeni). Z orodjem za odpravljanje težav vrstnega reda branja ali drevesom oznak lahko tudi urejate oznake poljubnega že označenega obrazca PDF.

Oblikovanje dostopnega obrazca.

V primerjavi z dokumenti, ki imajo preprosto strukturo z enim stolpcem, je za obrazce značilna sorazmerno zapletena postavitev. Izvirno oblikovanje in postavitev dokumenta ter vrste polj, ki jih dokument uporablja, bistveno vplivajo na to, kako uspešno bo določen program ta obrazec analiziral in označil.

Ko ustvarjate obrazec, mu dodajte tudi naslove, navodila in polja, v katera bodo uporabniki vnašali podatke. Vsakemu polju določite vsaj oznako. Če se vam zdi potrebno, lahko za določena polja dodate tudi navodila. Za risanje črt in polj uporabite grafična orodja. Ne uporabljajte znakov, kot sta podčrtaj in navpična črta, saj lahko zmedejo bralnike zaslonov.

Če poljem dodate opise, omogočite bralnikom zaslona, da jih prepoznajo in ustrezno sporočijo uporabniku. Ko se uporabnik s tabulatorjem premakne na določeno polje, sliši opis, ki ste ga dodali. Opisi polj naj bodo kratki in jedrnati, vendar tudi popolni. Ustrezen opis za polje, v katerega uporabnik vnaša ime, je na primer "Ime". V opisih ne uporabljajte navodil, kot je “Vnesite ime”.

Nastavljanje in preverjanje zaporedja premikanja v obrazcu.

Zaporedje premikanja omogoča ljudem s posebnimi potrebami, da se z uporabo tipkovnice premikajo po poljih obrazca v logičnem zaporedju. V obrazcih PDF nastavite zaporedje premikanja na možnost Uporabi strukturo dokumenta. Zaporedje premikanja obrazca lahko testirate tako, da uporabite te ukaze na tipkovnici:

• Tabza premik na naslednje polje,

• Shift + Tab za premik na prejšnje polje,

• preslednica za izbiro možnosti,

• puščične tipke za izbiro možnosti ali elementov na seznamu.

Označevanje obrazca PDF in odpravljanje težav pri označevanju.

Če je obrazec PDF že označen, uporabite orodje za odpravljanje težav vrstnega reda branja v Acrobatu, da označite vsako polje obrazca. Z njim lahko tudi odpravljate morebitne težave z vrstnim redom oznak za polja obrazcev. Lahko ga na primer uporabite za razdruževanje skupka združenih polj v posamezna polja.

Ustvarjanje dostopnih PDF-jev