Panoramica

Progettazione flussi di lavoro viene utilizzato per creare flussi di lavoro che adattano i processi di firma alle esigenze aziendali specifiche. Con questo nuovo strumento, gli amministratori possono creare e gestire con facilità i modelli di flusso di lavoro utilizzando un editor intuitivo di tipo “drag and drop”. È possibile specificare con facilità i documenti da includere in un accordo; i dati dei partecipanti, compresi i nomi, i ruoli predefiniti e gli indirizzamenti complessi; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; le e-mail dei partecipanti a cui inviare il documento; le opzioni sulla scadenza del contratto o sulla password e altro ancora.

I flussi di lavoro consentono anche di creare delle esperienze di invio intuitive grazie alle quali gli utenti possono seguire in modo coerente tutte le fasi del processo. I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di invio con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno incline agli errori.

Novità

Con la versione di giugno 2018, sono state introdotte diverse modifiche alla funzione Progettazione flusso di lavoro, per meglio allinearla al processo di invio manuale.

Le nuove funzionalità includono la possibilità di:

  • Usare firme digitali per uno o più destinatari
  • Configurare i destinatari per l’autenticazione basata su telefono (SMS)
  • Configurare gruppi di destinatari durante il processo di invio
  • Allegare documenti da tutte le origini abilitate durante il processo di invio

 

Tutte le funzioni di cui sopra sono abilitate quando si sceglie il nuovo processo di Invio con Flusso di lavoro personalizzato.

Il nuovo processo di invio visualizza una nuova pagina adattabile, simile alla pagina Invio, e può essere abilitato da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio > Invio con Flusso di lavoro personalizzato.

Nota:

Appena prima del rilascio della versione di giugno sono stati individuati due difetti. Entrambi verranno corretti con una patch prevista per agosto.

1. Il codice HTML consentito per gli elenchi e alcuni attributi di formattazione del testo nelle istruzioni non vengono riprodotti correttamente e vengono visualizzati sulla pagina come codice HTML non elaborato.

Se non utilizzi codice HTML nelle istruzioni, questo problema non si verifica.

Soluzioni consigliate:

  • Rimuovi il codice HTML dalle istruzioni e aggiorna il flusso di lavoro.
  • Se il codice HTML non elaborato non ha un impatto apprezzabile, puoi ignorare questo problema finché non verrà corretto in agosto.
  • Aspetta la versione di agosto prima di abilitare la nuova esperienza del flusso di lavoro.

 

2. I file allegati in Progettazione flusso di lavoro non vengono allegati automaticamente durante il processo di invio. Il file deve essere allegato manualmente.

Il collegamento Aggiungi file per gli allegati visualizza il file nella libreria (e solo quel file).

Se è fondamentale poter allegare il file in automatico, aspetta la patch di agosto prima di abilitare la nuova esperienza di invio.

navigate_to_customworkflowsend

 

Autenticazione del destinatario

In Progettazione flusso di lavoro, tutti i metodi di autenticazione attivati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.

I metodi di autenticazione sono stati aggiornati per essere disponibili sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni per il mittente. 

Se nel componente di progettazione vengono selezionate più opzioni, queste saranno disponibili per il mittente durante il processo di invio.

Questa versione include inoltre l’opzione di autenticazione telefonica (SMS).

workflow_phone_authentication

 

Gruppi di destinatari

Gli oggetti destinatari on Progettazione flusso di lavoro ora possono essere contrassegnati come gruppi di destinatari. Ciò consente al mittente di configurare un array di indirizzi e-mail autorizzati a firmare quello specificopassaggiodi firma.

Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di cinque responsabili, puoi elencare i cinque indirizzi e-mail ma solo uno di essi dovrà applicare una firma.

workflow_recipientgrouppair

Nota:

I destinatari nella progettazione flussi di lavoro possono essere identificati come un gruppo di destinatari, ma non vengono configurati nella progettazione del flusso di lavoro.

Il gruppo di destinatari è disponibile solo per la configurazione durante il processo di invio.

 

File allegati

Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Adobe Sign.

workflow_librarypair

 

L’interfaccia utente per l’esperienza diinvio del flusso di lavoro è stata rinnovata per renderla adattabile, come la pagina di invio.

Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.

new_workflow_sendexperience

Creazione di un flusso di lavoro personalizzato

Solo gli amministratori possono creare i flussi di lavoro. Gli amministratori di account possono creare flussi di lavoro per l'intero account o per gruppi specifici all'interno del loro account. Gli amministratori dei gruppi possono visualizzare tutti i flussi di lavoro, ma possono modificare solo quelli presenti nel loro gruppo.

La creazione di un flusso di lavoro consiste nel definire le informazioni seguenti:

  • Informazioni flusso di lavoro: definisci il flusso di lavoro stesso, assegnandogli un nome, fornendo le istruzioni personalizzate per i mittenti che lo utilizzano e assegnando le autorizzazioni per poterlo usare.
  • Informazioni accordo: definisci e personalizza le Progettazione flussi di lavoro che vengono visualizzate nella pagina Invio.
  • Destinatari: crea un indirizzamento aggiungendo i destinatari (firmatari e approvatori) nell'ordine di firma necessario.
  • E-mail: specifica le e-mail dei vari partecipanti a cui inviare i documenti nei vari passaggi della procedura della firma.
  • Documenti: specifica i documenti da includere nel flusso di lavoro.
  • Campi di inserimento mittente: definisci i campi che i mittenti possono utilizzare per inserire le informazioni quando inviano l'accordo. Le informazioni sul mittente vengono inserite nell'accordo prima di inviarlo ai firmatari e agli approvatori.

I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso. Alcune etichette dei campi sono modificabili come indicato da
un'icona a forma di matita, ad esempio Nome accordo:

editable label

Fai clic sull'icona della matita per specificare un'etichetta personalizzata. L'etichetta viene visualizzata sulla pagina di invio quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un documento. Per ritornare all'etichetta originale, fai clic sull'icona Ripristina.

Informazioni flusso di lavoro

1. Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Flussi di lavoro.

2. Nav to Workflow

2. Per aprire la Progettazione flussi di lavoro fai clic sul pulsante Crea un nuovo flusso di lavoro

Create New

Progettazione flussi di lavoro viene aperto e viene visualizzato il riquadro Informazioni flusso di lavoro:

workflow_-_workflowinfo

Nel banner Progettazione flussi di lavoro, viene visualizzato il nome predefinito del flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro).

Il punto accanto al nome del flusso di lavoro indica se il flusso di lavoro è una bozza/non attivo (punto grigio) o attivo
(punto verde).

I seguenti comandi si trovano a destra:

  • Chiudi: fai clic per chiudere il flusso di lavoro
  • Salva: fai clic per salvare le modifiche
  • Attiva/disattiva: fai clic per attivare (o disattivare) il flusso di lavoro per il gruppo selezionato

 

1. Nella pagina Informazioni flusso di lavoro, inserisci le seguenti informazioni:

  • Nome flusso di lavoro: immetti il nome per il flusso di lavoro. Questo nome è visualizzato nel banner Progettazione flussi di lavoro, nell'elenco a discesa Usa un flusso di lavoro nel Dashboard e nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo. 
  • Istruzioni per il mittente: immetti le istruzioni per utilizzare il flusso di lavoro. Queste istruzioni vengono visualizzate nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro è utilizzato per inviare un accordo. 

Nota:

È possibile aggiungere le istruzioni con i tag HTML. È possibile utilizzare i seguenti tag html e i loro attributi nella sezione delle istruzioni: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.

Se vuoi utilizzare i percorsi src o href, è necessario che i percorsi siano inclusi nella whitelist. Invia l'URL al tuo Customer Success Manager.

  • Attiva per: specifica chi può utilizzare il flusso di lavoro. Le opzioni sono Tutti i gruppi o i gruppi all'interno del tuo account.

 

Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni flusso di lavoro

Workflow Info

Informazioni accordo

1. Fai clic su Informazioni accordo nella barra a sinistra.

workflow_-_agreementinfo

2. Nella sezione Informazioni accordo, definisci le Progettazione flussi di lavoro così come dovrebbero essere visualizzate nella pagina di invio per il mittente.

  • Nome accordo: immetti il nome dell'accordo. Questo nome è visualizzato sulla pagina Invia quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un accordo e nell'intestazione dell'e-mail “Firma/Approva”. Questo campo è obbligatorio e l'etichetta è modificabile.
  • Messaggio: inserisci un messaggio per i destinatari. Questo messaggio viene visualizzato nella pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo. Questo campo è obbligatorio e l'etichetta è modificabile.
  • Cc: se necessario, immetti l'indirizzo e-mail per le parti del cc.
    • Minima: specifica il numero minimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
    • Massima: specifica il numero massimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
    • Modificabile: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare gli indirizzi cc del flusso di lavoro nella pagina di invio.
  • Lingua del destinatario: il mittente può utilizzare questo campo per specificare la lingua per il destinatario. Questa impostazione definisce se il selettore della lingua nella pagina di invio viene visualizzato o meno e, in caso affermativo, quale lingua predefinita debba mostrare.
  • Opzioni di invio
    • Imposta la password per aprire il PDF scaricato: seleziona questa opzione per consentire al mittente di specificare una password per un PDF scaricato.
      • Impostando questa opzione verrà applicata anche la verifica firmatario alla password, il cui valore rimane invariato.
      • Obbligatorio: seleziona questa opzione per richiedere sempre una password per il PDF scaricato. Se questa opzione viene impostata, i mittenti non possono disattivarla nella pagina di invio e devono fornire una password.
    • Scadenza per il completamento: seleziona questa opzione per consentire la specifica di una scadenza di completamento nella pagina di invio.
      • giorni utili per completare l’accordo: seleziona il numero di giorni predefinito entro i quali i destinatari devono completare la procedura di firma. Il numero di giorni specificato è sempre modificabile nella pagina di invio.
    • Consenti creazione dei documenti prima dell'invio: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare i campi modulo del documento nell'ambiente di creazione usando l'opzione Anteprima nella pagina di invio.
      • Abilita creazione per impostazione predefinita: attiva questa opzione per attivare automaticamente l'opzione Anteprima sulla pagina di invio.

 

Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni accordo:

Agreement Info

Destinatari

1. Fai clic su Destinatari nella barra a sinistra per accedere alla sezione Indirizzamento destinatari.

workflow_-_recipients

2. Nella sezione Indirizzamento destinatari puoi specificare i destinatari e l'ordine di indirizzamento in base alle tue esigenze. Puoi creare più flussi di lavoro complessi con indirizzamento seriale, parallelo, ibrido o ibrido nidificato. Le istruzioni seguenti evidenziano la funzionalità disponibile per gli indirizzamenti dei destinatari.

  • Per aggiungere un altro destinatario prima o dopo un destinatario esistente:
    • Fai clic sull'icona Aggiungi.
    • Seleziona il ruolo da inserire (sono disponibili tutti i ruoli abilitati per l’account).
recip1

 

  • Per specificare un ramo parallelo, fai clic sull'icona Aggiungi sopra un destinatario e seleziona Rami paralleli
Recip2

 

  • Per eliminare un destinatario, passa il cursore sulla bolla del ricevente e fai clic sull'icona del cestino.
Recip4

 

  • Per personalizzare un destinatario, passa il cursore sulla bolla e fai clic sull'icona di modifica.
recipient_properties

Quando modifichi un destinatario puoi configurare quanto segue:

  • Etichetta ricevente: personalizza l'etichetta del destinatario. Ad esempio, modifica l’etichetta del destinatario predefinita in Acquirente. 
    • Le etichette per i destinatari devono essere univoche nell'ambito di un flusso di lavoro.
  • Indirizzo e-mail: immetti l'indirizzo e-mail predefinito del destinatario.
  • Il destinatario è il mittente: se questa opzione è selezionata, il mittente viene inserito come destinatario.
  • Contrassegna come gruppo di destinatari: se questa opzione è selezionata, il destinatario sarà visualizzato come gruppo di destinatari vuoto per il mittente durante il processo di invio. Il mittente dovrà configurare gli indirizzi e-mail per il gruppo di destinatari.
  • Ruolo: aggiorna il ruolo del destinatario (firmatario o approvatore).
  • Obbligatorio: attiva questa opzione se è necessaria una firma del destinatario.
  • Modificabile: attiva questa opzione per consentire al mittente di aggiornare l'indirizzo e-mail di questo destinatario sulla pagina di Invia.
  • Verifica identità: seleziona il tipo di verifica dell’identità richiesta per il firmatario.
    • Sono disponibili le opzioni Nessuna, Adobe Sign, Telefono, KBA, Password e Identità Web.
    • Saranno visibili solo le opzioni che sono state abilitate per Adobe Sign.

Nota:

Se si abilita la password come metodo di verifica dell'identità, si applica la stessa password alla protezione del documento, impedendo la visualizzazione del PDF fino a quando non viene digitata la password.

Fai clic su Salva per salvare tutte le configurazioni dei destinatari.

 

Di seguito è riportato un esempio delle informazioni dei Destinatari e di indirizzamento in cui le etichette per entrambi i firmatari (Acquirente e Direttore vendite) e per l'approvatore (Vendite VP) sono state personalizzate. 

Recip Example

E-mail

1. Fai clic su E-mail nella barra a sinistra per passare alla sezione dei messaggi e-mail.

Nella sezione E-mail è possibile controllare i messaggi e-mail inviati durante la procedura di firma e di approvazione in base ai vari eventi. 

Ad esempio, puoi specificare che i messaggi e-mail di notifica vengano inviati ai destinatari e ai Cc quando un accordo viene annullato. 

2. Seleziona le caselle di controllo degli eventi per cui desideri ricevere una notifica e-mail.

workflows_-_emails

Nota:

Alcuni eventi e-mail non sono modificabili:

  • “Sempre” significa verrà sempre inviata un'e-mail per i destinatari e per l'evento.
  • “-” significa che la combinazione di evento ed e-mail del destinatario non è valida e non verrà inviata alcuna e-mail.

Documenti

1. Fai clic su Documenti nella barra a sinistra per passare alla sezione Documenti.

workflows_-_documents

 

2. Nella sezione Documenti puoi configurare quanto segue:

  • Titolo del documento: immetti un titolo per il documento. Il titolo viene visualizzato nell'area Documenti della pagina Invia quando viene effettuato l'invio utilizzando il flusso di lavoro.
  • File: fai clic sull'icona Aggiungi file per allegare un documento dalla libreria di Adobe Sign. Questo documento viene allegato automaticamente quando si effettua l'invio mediante questo flusso di lavoro.
    • Se non viene selezionato alcun file, il flusso di lavoro consente al mittente di fornire un file durante l'invio dell'accordo.
    • Elimina file: se alleghi il file errato, puoi fare clic sull'icona del cestino (X) accanto al nome del file per eliminarlo.
  • Nome del documento: immetti un nome significativo che identifica il documento per il mittente. Il nome del documento caricato della libreria viene reso predefinito, ma può essere sovrascritto.
  • Obbligatorio: specifica se il documento è obbligatorio.
  • Aggiungi documento: fai clic sul pulsante Aggiungi documento per aggiungere righe per altri documenti.
  • Elimina riga: fai clic sull'icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l'intera riga.

Nota:

Nei flussi di lavoro nella funzione di progettazione, è possibile allegare solo file caricati nella libreria di Adobe Sign.

Durante il processo di invio, i mittenti possono allegare dei file da qualsiasi origine abilitata nelle impostazioni di Adobe Sign.

 

Di seguito è riportato un esempio di una sezione Documenti configurata:

Document Info

Campi di inserimento mittente

1. Fai clic su Campi di inserimento mittente nella barra a sinistra per accedere alla sezione Campi di inserimento mittente.

Questi campi sono mappati sui campi modulo definiti nei documenti allegati (sia come parte della progettazione del flusso di lavoro sia come file caricato dal mittente).

Il mittente può utilizzare questi campi per caricare il contenuto prima di inviare un accordo al destinatario.

workflow_-_senderinputfield

2. Nel riquadro Campi di inserimento mittente fai clic su Aggiungi campo.

input firld record

Quindi, per ogni riga aggiunta, puoi configurare quanto segue:

  • Titolo campo: immetti un titolo per il campo. Questo valore viene visualizzato sulla pagina Invia come riferimento per il mittente.
  • Nome campo del documento: immetti il nome del campo per un campo nel documento della libreria allegato.
    • Il nome del campo immesso qui deve corrispondere al nome campo modulo nel documento.
  • Valore di default: immetti un valore predefinito, se presente.
  • Obbligatorio: attiva questa opzione si deve immettere un valore per questo campo prima che l'accordo venga inviato.
  • Modificabile: abilita questa opzione per consentire al mittente dell'accordo di modificare il valore predefinito.
  • Fai clic sull'icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l'intera riga.

 

Di seguito è riportato un esempio dei Campi di inserimento mittente

Sendere Input fields

Quando il flusso di lavoro è stato completamente configurato, fai clic su Salva nella parte superiore della pagina.

Per attivare immediatamente il flusso di lavoro, fai clic su Attiva. Il flusso di lavoro può essere modificato in qualsiasi momento.

Invio mediante un flusso di lavoro personalizzato

Puoi inviare un accordo usando un flusso di lavoro. Quando selezioni un flusso di lavoro, nella pagina Invia vengono visualizzati i campi personalizzati definiti, comprese le istruzioni personalizzate, i destinatari predefiniti e così via.

Il processo di invio

1. Dal dashboard seleziona un flusso di lavoro dal menu a discesa Usa un flusso di lavoro, quindi fai clic su Inizio.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Viene visualizzata la pagina Invia:

whole_workflow_pagebysection

Nell'esempio seguente della pagina Invia viene visualizzata la seguente personalizzazione:

A. Dalla sezione Informazioni flusso di lavoro:

○ Il nome del flusso di lavoro (in questo esempio, GlobalCorp Service Contract <50K) in alto

○ Istruzioni per il mittente (in questo esempio, questo flusso di lavoro è usato per contratti inferiori a 50K...)

B. Nella sezione Informazioni accordo:

○ Il nome dell’accordo personalizzato (in questo esempio, GlobalCorp Service Contract for 2018)

○ Il messaggio (in questo esempio, Ecco in allegato il contratto di manutenzione...)

○ Proteggi con password il documento firmato (consentita ma non definita)

C. Nella sezione Destinatari:

○ Le etichette personalizzate per i destinatari (Firmatario e Controformatario) e per i destinatari certificati (Team legale)

○ Gli indirizzi e-mailsononascosti quando il mittente è uno dei firmatari; in tal caso viene visualizzato “Me stesso”.

○ Gli indirizzi e-mail per il gruppo di destinatari (in questo esempio, Team legale) vengono immessi dal mittente.

D. Nella sezione Documenti:

○ Il nome del contratto preallegato (in questo esempio, Accordo di manutenzione) è visualizzato nell’area Documenti.

○ È anche visualizzato il nome del file che il mittente deve caricare, il documento di riferimento.

E. Nella sezione Campi di inserimento mittente:

○ I campi definiti vengono visualizzati nell'area Campi

○ Il valore predefinito è importato, ma modificabile

 

2. Compila i campi necessari per il flusso di lavoro.

Nell'esempio riportato precedentemente, sarà:

  • L’indirizzo e-mail del Team legale
  • Eventuali indirizzi e-mail in Cc (facoltativo)
  • Carica il file del documento di riferimento.
  • Le informazioni dei campi obbligatori (in questo esempio, Nome prodotto e Costo totale)
  • Le opzioni Proteggi conpasswordil documento firmato e Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi, entrambe facoltative per questo flusso di lavoro.

3. Fai clic su Invia.

4. Facoltativamente, nell'ambiente di creazione, apporta le modifiche dei campi in base alle esigenze, quindi fai clic su Invia.

Firma e approvazione di un accordo di flusso di lavoro

L'accordo del flusso di lavoro viene inviato nell'ordine specificato nell'indirizzamento. I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell'e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Adobe Sign. Questa procedura funziona come la procedura di invio standard.

La cronologia e il report di audit per l'accordo del flusso di lavoro sono accessibili dalla pagina Gestisci. Mentre l'accordo è in elaborazione, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni.

Modifica di un flusso di lavoro personalizzato

Aggiornamento dei flussi di lavoro esistenti

1. Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Flussi di lavoro.

24. Nav to Workflow

2. Nell'elenco Flussi di lavoro fai clic per selezionare un flusso di lavoro.

workflows

 

3. Nel menu di scelta rapida, fai clic su Aperto. Viene visualizzato Progettazione flussi di lavoro

Quando Progettazione flussi di lavoro è aperto, il flusso di lavoro è completamente modificabile. Tutte le sezioni possono essere modificate secondo le proprie esigenze e non verrà salvata alcuna modifica finché non si fa clic sul pulsante Aggiorna.

 

In Progettazione flussi di lavoro puoi effettuare le seguenti modifiche:

workflow_header

 

A) Clona flusso di lavoro: selezionando questa icona ti verrà chiesto di impostare un nuovo nome del flusso di lavoro e verrà salvata una copia esatta con il nuovo nome.

B) Elimina flusso di lavoro: questa opzione si accerterà che tu voglia davvero eliminare il flusso di lavoro e, se accetti, il flusso di lavoro viene eliminato definitivamente.

C) Chiudi: consente di chiudere Progettazione flussi di lavoro senza salvare alcuna modifica.

D) Aggiorna: se apporti modifiche al flusso di lavoro, facendo clic su questo pulsante puoi salvare le modifiche.

E) Disattiva: questo pulsante cambia lo stato del flusso di lavoro da Attivo a Bozza. I flussi di lavoro bozza non sono disponibili per l'uso da parte degli utenti.

 

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