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Progettazione flussi di lavoro viene utilizzato per creare flussi di lavoro che adattano i processi di firma alle esigenze aziendali specifiche. Con questo nuovo strumento, gli amministratori possono creare e gestire con facilità i modelli di flusso di lavoro utilizzando un editor intuitivo di tipo “drag and drop”. È possibile specificare con facilità i documenti da includere in un accordo; i dati dei partecipanti, compresi i nomi, i ruoli predefiniti e gli indirizzamenti complessi; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; le e-mail dei partecipanti a cui inviare il documento; le opzioni sulla scadenza del contratto o sulla password e altro ancora.
I flussi di lavoro consentono anche di creare delle esperienze di invio intuitive grazie alle quali gli utenti possono seguire in modo coerente tutte le fasi del processo. I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di invio con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno incline agli errori.
Con la versione di dicembre 2018, vengono aggiunti tre nuovi elementi all’esperienza dei flussi di lavoro:
Questa nuova opzione collega l’elenco dei destinatari definito in Progettazione flussi di lavoro alle assegnazioni di campi appropriate nei moduli creati.
Esempio di caso d’uso:
Precedentemente questo avrebbe richiesto due moduli a causa di come i destinatari venivano indicizzati nella pagina Invio:
Con la struttura di regole “Definito dal modello” puoi creare un modulo completamente abilitato in cui sono definiti tutti i campi dei possibili destinatari.
L’indice dei firmatari (definito in Progettazione flussi di lavoro) viene rigorosamente applicato, ignorando i campi assegnati a eventuali destinatari omessi (facoltativi) quando l’accordo viene inviato.
Nel caso d’uso precedente, il cofirmatario è sempre il secondo firmatario; tuttavia se non viene incluso quando l’accordo viene inviato, i campi del secondo firmatario vengono ignorati e il controfirmatario (firmatario 3) avrà comunque accesso soltanto ai campi riservati al firmatario 3.
Per abilitare questa nuova funzionalità, passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato > Abilita posizionamento firma definito dal modello.
Se si attiva la funzione di posizionamento firma definito dal modello, viene disabilitata l’opzione di creazione dell’accordo durante il processo di invio.
A ogni destinatario di un accordo è assegnato un numero di indice dei firmatari. Questo numero è richiesto per associare il destinatario ai campi in cui possono aggiungere contenuti (ad esempio, un campo firma).
I destinatari acquisiscono il proprio numero indice in base all’ordine in cui sono elencati nella pagina Invio. Il primo destinatario è il numero 1, il destinatario seguente è il numero 2 e così via. Il numero indice può essere visto quando l’accordo è configurato per “Completa in ordine”, ma è presente anche nel flusso di lavoro “Completa in qualsiasi ordine”.
Quando in Progettazione flussi di lavoro si crea una sequenza di destinatari, il numero di indice dei firmatari viene assegnato secondo queste regole:
Nell’esempio qui sotto, il firmatario e il controfirmatario sono in alto, all’inizio dell’elenco.
In questo caso, non importa chi firma fisicamente per primo, e vengono quindi inseriti in un flusso di firma in parallelo. Tuttavia, il numero indice delle firme viene rigorosamente applicato affinché il firmatario possa inserire la sua firma nei campi riservati al firmatario e il cofirmatario possa accedere solo ai campi assegnati ai cofirmatari.
Il commerciale firmerà per terzo, dopo che avranno firmato sia il firmatario che il cofirmatario.
L’approvazione del dirigente potrà essere apposta per quarta, dopo la controfirma del commerciale.
I nomi dei destinatari Firmatario, Cofirmatario, Commerciale ecc. non incidono sull’assegnazione dei campi. Sono semplicemente delle etichette definite dall’amministratore per chiarezza, per guidare l’utente nell’uso del modello di flusso di lavoro.
Il flusso di destinatari progettato qui sopra produrrà un modello di pagina Invio simile a quello raffigurato di seguito.
(Nella pagina Invio, l’ordine della sequenza di firme è più evidente, anche se i numeri di indice non sono esposti.)
Quando si crea un modulo con dei campi, ogni campo è assegnato esplicitamente a un indice di firma (trascurando per il momento i campi assegnati a Chiunque).
Nell’ambiente di creazione di Adobe Acrobat Sign, questo si esegue selezionando un Partecipante e inserendo i campi per quel partecipante.
Ogni partecipante è contraddistinto da un particolare colore, per distinguere visivamente i campi assegnati a ciascun partecipante.
Se usi delle etichette di testo, l’etichetta stessa fornisce un argomento (per esempio :signer1) che associa il campo all’indice dei firmatari.
Gli utenti che caricano per impostazione predefinita l’interfaccia “classica” per flussi di lavoro ora trovano un collegamento in alto a destra che consente loro di provare la nuova esperienza.
Questo collegamento non è visibile agli account per i quali è stata abilitata la nuova esperienza Invio con Flusso di lavoro personalizzato (vedi la versione di giugno, di seguito).
Quando si fa clic su questo collegamento, si passa alla nuova interfaccia utente solo per quella specifica transazione.
Un collegamento in alto a destra consente eventualmente di tornare all’esperienza classica.
Se necessario, contatta il tuo Success Manager per richiedere che venga soppresso questo collegamento per cambiare interfaccia.
A causa dei miglioramenti introdotti a livello di controllo e sicurezza nel processo per flussi di lavoro, è possibile che alcuni elementi di flussi di lavoro precedenti producano errori nella nuova interfaccia. Sono stati aggiunti elementi di gestione degli errori per migliorare il modo in cui vengono esposti e spiegati tali errori, se si verificano.
Se l’account è configurato per la nuova esperienza di invio e viene avviato un flusso di lavoro problematico, l’utente riceve un banner rosso che segnala l’errore:
Se l’account è ancora configurato con l’esperienza classica per impostazione predefinita, il flusso di lavoro può continuare a funzionare secondo quelle regole.
Tuttavia il collegamento per provare la nuova esperienza presenta un punto interrogativo cerchiato, per segnalare che è stato rilevato un errore.
Se si fa clic sul punto interrogativo compare il messaggio di errore:
Qualora vengano rilevati più errori, saranno elencati tutti.
Per rendere il flusso di lavoro valido anche per il set di regole della nuova interfaccia, un amministratore deve modificare il flusso di lavoro e correggere i problemi rilevati:
Secondo il set di regole dell’interfaccia classica, le stringhe e-mail potevano essere formate in modo errato o contenere delimitatori errati (ad esempio, spazi invece di virgole).
Se si verifica questo errore, l’amministratore deve controllare:
La nuova esperienza richiede valori univoci per tutti i titoli di documento nella pagina Documenti di Progettazione flussi di lavoro.
Quando progetta un flusso di lavoro, l’amministratore può allegare un modello di documenti con ambito di accesso limitato.
Se un utente esterno a tale ambito tenta di caricare il flusso di lavoro, il documento non può essere allegato e viene attivata una violazione di sicurezza.
Ad esempio un amministratore può creare un nuovo modello di documenti le cui proprietà ne limitano l’accesso al solo proprietario. L’amministratore può quindi allegare quel documento al flusso di lavoro, perché ne è il proprietario.
Tutti gli altri utenti del sistema, non proprietari, saranno esterni all’ambito del documento.
Quando si verifica questo errore, l’amministratore dovrà regolare le proprietà del modello del documento allegato.
Passaggi per esaminare e regolare le proprietà di un modello
Con la versione di giugno 2018, sono state introdotte diverse modifiche alla funzione Progettazione flusso di lavoro, per meglio allinearla al processo di invio manuale.
Le nuove funzionalità includono la possibilità di:
Tutte le funzioni di cui sopra sono abilitate quando si sceglie il nuovo processo di Invio con Flusso di lavoro personalizzato.
Il nuovo processo di Invio visualizza una nuova pagina adattabile, simile alla pagina Invio, e può essere abilitato da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato.
In Progettazione flusso di lavoro, tutti i metodi di autenticazione attivati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.
I metodi di autenticazione sono stati aggiornati per essere disponibili sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni per il mittente.
Se nel componente di progettazione vengono selezionate più opzioni, queste saranno disponibili per il mittente durante il processo di invio.
Questa versione include inoltre l’opzione di autenticazione telefonica (SMS).
Gli oggetti destinatari on Progettazione flusso di lavoro ora possono essere contrassegnati come gruppi di destinatari. Ciò consente al mittente di configurare un array di indirizzi e-mail autorizzati a firmare quello specifico passaggio di firma.
Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di cinque responsabili, puoi elencare i cinque indirizzi e-mail ma solo uno di essi dovrà applicare una firma.
I destinatari nella progettazione flussi di lavoro possono essere identificati come un gruppo di destinatari, ma non vengono configurati nella progettazione del flusso di lavoro.
Il gruppo di destinatari è disponibile solo per la configurazione durante il processo di invio.
Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Acrobat Sign.
L’interfaccia utente per l’esperienza di invio del flusso di lavoro è stata rinnovata per renderla adattabile, come la pagina di invio.
Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.
Solo gli amministratori possono creare i flussi di lavoro. Gli amministratori di account possono creare flussi di lavoro per l'intero account o per gruppi specifici all'interno del loro account. Gli amministratori dei gruppi possono visualizzare tutti i flussi di lavoro, ma possono modificare solo quelli presenti nel loro gruppo.
La creazione di un flusso di lavoro consiste nel definire le informazioni seguenti:
I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso. Alcune etichette dei campi sono modificabili come indicato da
un’icona a forma di matita, ad esempio Nome accordo:
Fai clic sull'icona della matita per specificare un'etichetta personalizzata. L'etichetta viene visualizzata sulla pagina di invio quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un documento. Per ritornare all'etichetta originale, fai clic sull'icona Ripristina.
Le impostazioni esplicite del flusso di lavoro personalizzato prevalgono rispetto a eventuali impostazioni predefinite a livello di gruppo o account.
Accedi come amministratore dell’account e passa a: Account > Flussi di lavoro .
Per aprire la funzione Progettazione flussi di lavoro, fai clic sul pulsante Crea un nuovo flusso di lavoro.
Progettazione flussi di lavoro viene aperto e viene visualizzato il riquadro Informazioni flusso di lavoro:
Nel banner Progettazione flussi di lavoro, viene visualizzato il nome predefinito del flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro).
Il punto accanto al nome del flusso di lavoro indica se il flusso di lavoro è una bozza/non attivo (punto grigio) o attivo
(punto verde).
I seguenti comandi si trovano a destra:
Nella pagina Informazioni flusso di lavoro, inserisci le seguenti informazioni:
È possibile aggiungere le istruzioni con i tag HTML. È possibile utilizzare i seguenti tag html e i loro attributi nella sezione delle istruzioni: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.
Se vuoi utilizzare i percorsi src o href, è necessario che i percorsi siano inclusi nella whitelist. Invia l'URL al tuo Customer Success Manager.
Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni flusso di lavoro:
Fai clic su Informazioni accordo nella barra a sinistra.
2. Nella sezione Informazioni accordo, definisci le Progettazione flussi di lavoro così come dovrebbero essere visualizzate nella pagina di invio per il mittente.
Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni accordo:
Fai clic su Destinatari nella barra a sinistra per accedere alla sezione Indirizzamento destinatari.
Nella sezione Indirizzamento destinatari puoi specificare i destinatari e l’ordine di indirizzamento in base alle tue esigenze. Puoi creare più flussi di lavoro complessi con indirizzamento seriale, parallelo, ibrido o ibrido nidificato. Le istruzioni seguenti evidenziano la funzionalità disponibile per gli indirizzamenti dei destinatari.
Quando modifichi un destinatario puoi configurare quanto segue:
Se si abilita la password come metodo di verifica dell'identità, si applica la stessa password alla protezione del documento, impedendo la visualizzazione del PDF fino a quando non viene digitata la password.
Fai clic su Salva per salvare tutte le configurazioni dei destinatari.
Di seguito è riportato un esempio delle informazioni dei Destinatari e di indirizzamento in cui le etichette per entrambi i firmatari (Acquirente e Direttore vendite) e per l'approvatore (Vendite VP) sono state personalizzate.
Fai clic su E-mail nella barra a sinistra per passare alla sezione E-mail.
Seleziona le caselle di controllo degli eventi per cui desideri ricevere una notifica e-mail.
Fai clic su Documenti nella barra a sinistra per passare alla sezione Documenti.
Nella sezione Documenti puoi configurare quanto segue:
Di seguito è riportato un esempio di una sezione Documenti configurata:
Fai clic su Campi di inserimento mittente nella barra a sinistra per accedere alla sezione Campi di inserimento mittente.
Questi campi sono mappati sui campi modulo definiti nei documenti allegati (sia come parte della progettazione del flusso di lavoro sia come file caricato dal mittente).
Il mittente può utilizzare questi campi per caricare il contenuto prima di inviare un accordo al destinatario.
Nel pannello Campi di inserimento mittente, fai clic su Aggiungi campo.
Quindi, per ogni riga aggiunta, puoi configurare quanto segue:
Di seguito è riportato un esempio dei Campi di inserimento mittente:
Puoi inviare un accordo usando un flusso di lavoro. Quando selezioni un flusso di lavoro, nella pagina Invia vengono visualizzati i campi personalizzati definiti, comprese le istruzioni personalizzate, i destinatari predefiniti e così via.
L'accordo del flusso di lavoro viene inviato nell'ordine specificato nell'indirizzamento. I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell’e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Acrobat Sign. Questa procedura funziona come la procedura di invio standard.
La cronologia e il report di audit per l'accordo del flusso di lavoro sono accessibili dalla pagina Gestisci. Mentre l'accordo è in elaborazione, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni.
Accedi come amministratore dell’account e passa ad: Account > Flussi di lavoro.
Nell’elenco Flussi di lavoro, fai clic per selezionare un flusso di lavoro.
Nel menu di scelta rapida, fai clic su Apri. Viene visualizzato Progettazione flussi di lavoro
Quando Progettazione flussi di lavoro è aperto, il flusso di lavoro è completamente modificabile. Tutte le sezioni possono essere modificate secondo le proprie esigenze e non verrà salvata alcuna modifica finché non si fa clic sul pulsante Aggiorna.
In Progettazione flussi di lavoro puoi effettuare le seguenti modifiche:
Accedi al tuo account