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Progettazione flussi di lavoro viene utilizzato per creare flussi di lavoro che adattano i processi di firma alle esigenze aziendali specifiche. Con questo nuovo strumento, gli amministratori possono creare e gestire con facilità i modelli di flusso di lavoro utilizzando un editor intuitivo di tipo “drag and drop”. È possibile specificare con facilità i documenti da includere in un accordo; i dati dei partecipanti, compresi i nomi, i ruoli predefiniti e gli indirizzamenti complessi; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; le e-mail dei partecipanti a cui inviare il documento; le opzioni sulla scadenza del contratto o sulla password e altro ancora.
I flussi di lavoro consentono anche di creare delle esperienze di invio intuitive grazie alle quali gli utenti possono seguire in modo coerente tutte le fasi del processo. I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di invio con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno incline agli errori.
Versione di dicembre 2018
Con la versione di dicembre 2018, vengono aggiunti tre nuovi elementi all’esperienza dei flussi di lavoro:
- Assegnazione dei campi definita dal modello
- Possibilità di passare alla nuova esperienza di invio a livello di utente
- Migliore segnalazione di errori per problemi comuni di flusso di lavoro
Assegnazione dei campi definita dal modello
Questa nuova opzione collega l’elenco dei destinatari definito in Progettazione flussi di lavoro alle assegnazioni di campi appropriate nei moduli creati.
Esempio di caso d’uso:
- Un firmatario (cliente) deve firmare per primo.
- Facoltativamente un cofirmatario può firmare per secondo.
- Un commerciale interno deve controfirmare.
Precedentemente questo avrebbe richiesto due moduli a causa di come i destinatari venivano indicizzati nella pagina Invio:
- Un modulo per lo scenario con firmatario singolo, in cui la controfirma interna viene assegnata come indice del secondo firmatario.
- Un altro modulo per lo scenario con cofirmatario, in cui il cofirmatario corrisponde al secondo firmatario e chi appone la controfirma al terzo.
Con la struttura di regole “Definito dal modello” puoi creare un modulo completamente abilitato in cui sono definiti tutti i campi dei possibili destinatari.
L’indice dei firmatari (definito in Progettazione flussi di lavoro) viene rigorosamente applicato, ignorando i campi assegnati a eventuali destinatari omessi (facoltativi) quando l’accordo viene inviato.
Nel caso d’uso precedente, il cofirmatario è sempre il secondo firmatario; tuttavia se non viene incluso quando l’accordo viene inviato, i campi del secondo firmatario vengono ignorati e il controfirmatario (firmatario 3) avrà comunque accesso soltanto ai campi riservati al firmatario 3.
Per abilitare questa nuova funzionalità, passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato > Abilita posizionamento firma definito dal modello.
Nota:
Se si attiva la funzione di posizionamento firma definito dal modello, viene disabilitata l’opzione di creazione dell’accordo durante il processo di invio.
A ogni destinatario di un accordo è assegnato un numero di indice dei firmatari. Questo numero è richiesto per associare il destinatario ai campi in cui possono aggiungere contenuti (ad esempio, un campo firma).
I destinatari acquisiscono il proprio numero indice in base all’ordine in cui sono elencati nella pagina Invio. Il primo destinatario è il numero 1, il destinatario seguente è il numero 2 e così via. Il numero indice può essere visto quando l’accordo è configurato per “Completa in ordine”, ma è presente anche nel flusso di lavoro “Completa in qualsiasi ordine”.
Quando in Progettazione flussi di lavoro si crea una sequenza di destinatari, il numero di indice dei firmatari viene assegnato secondo queste regole:
- Dall’alto al basso
- Da sinistra a destra
Nell’esempio qui sotto, il firmatario e il controfirmatario sono in alto, all’inizio dell’elenco.
- Il Firmatario è il destinatario più sinistra e quindi gli viene assegnato il numero 1.
- Il Cofirmatario è a destra del Firmatario e quindi gli viene assegnato il numero 2.
In questo caso, non importa chi firma fisicamente per primo, e vengono quindi inseriti in un flusso di firma in parallelo. Tuttavia, il numero indice delle firme viene rigorosamente applicato affinché il firmatario possa inserire la sua firma nei campi riservati al firmatario e il cofirmatario possa accedere solo ai campi assegnati ai cofirmatari.
Il commerciale firmerà per terzo, dopo che avranno firmato sia il firmatario che il cofirmatario.
L’approvazione del dirigente potrà essere apposta per quarta, dopo la controfirma del commerciale.
Nota:
I nomi dei destinatari Firmatario, Cofirmatario, Commerciale ecc. non incidono sull’assegnazione dei campi. Sono semplicemente delle etichette definite dall’amministratore per chiarezza, per guidare l’utente nell’uso del modello di flusso di lavoro.
Il flusso di destinatari progettato qui sopra produrrà un modello di pagina Invio simile a quello raffigurato di seguito.
(Nella pagina Invio, l’ordine della sequenza di firme è più evidente, anche se i numeri di indice non sono esposti.)
Quando si crea un modulo con dei campi, ogni campo è assegnato esplicitamente a un indice di firma (trascurando per il momento i campi assegnati a Chiunque).
Nell’ambiente di creazione di Adobe Sign, questo si esegue selezionando un Partecipante e inserendo i campi per quel partecipante.
Ogni partecipante è contraddistinto da un particolare colore, per distinguere visivamente i campi assegnati a ogni partecipante.
Se usi delle etichette di testo, l’etichetta stessa fornisce un argomento (per esempio :signer1) che associa il campo all’indice dei firmatari.
Possibilità di passare alla nuova esperienza di invio a livello di utente
Gli utenti che caricano per impostazione predefinita l’interfaccia “classica” per flussi di lavoro ora trovano un collegamento in alto a destra che consente loro di provare la nuova esperienza.
Nota:
Questo collegamento non è visibile agli account per i quali è stata abilitata la nuova esperienza Invio con Flusso di lavoro personalizzato (vedi la versione di giugno, di seguito).
Quando si fa clic su questo collegamento, si passa alla nuova interfaccia utente solo per quella specifica transazione.
Un collegamento in alto a destra consente eventualmente di tornare all’esperienza classica.
Nota:
Se necessario, puoi contattare il tuo Success Manager per richiedere che questo collegamento per cambiare interfaccia venga soppresso.
A causa dei miglioramenti introdotti a livello di controllo e sicurezza nel processo per flussi di lavoro, è possibile che alcuni elementi di flussi di lavoro precedenti producano errori nella nuova interfaccia. Sono stati aggiunti elementi di gestione degli errori per migliorare il modo in cui vengono esposti e spiegati tali errori, se si verificano.
Se l’account è configurato per la nuova esperienza di invio e viene avviato un flusso di lavoro problematico, l’utente riceve un banner rosso che segnala l’errore:
Se l’account è ancora configurato con l’esperienza classica per impostazione predefinita, il flusso di lavoro può continuare a funzionare secondo quelle regole.
Tuttavia il collegamento per provare la nuova esperienza presenta un punto interrogativo cerchiato, per segnalare che è stato rilevato un errore.
Se si fa clic sul punto interrogativo compare il messaggio di errore:
Qualora vengano rilevati più errori, saranno elencati tutti.
Per rendere il flusso di lavoro valido anche per il set di regole della nuova interfaccia, un amministratore deve modificare il flusso di lavoro e correggere i problemi rilevati:
Secondo il set di regole dell’interfaccia classica, le stringhe e-mail potevano essere formate in modo errato o contenere delimitatori errati (ad esempio, spazi invece di virgole).
Se si verifica questo errore, l’amministratore deve controllare:
- Se gli indirizzi e-mail in Cc sono delimitati correttamente
- La nuova esperienza accetta virgole o punti e virgola
- Che la stringa e-mail di ogni destinatario sia nel formato corretto
- (ad esempio nome@dominio.tld)
Quando progetta un flusso di lavoro, l’amministratore può allegare un modello di documenti con ambito di accesso limitato.
Se un utente esterno a tale ambito tenta di caricare il flusso di lavoro, il documento non può essere allegato e viene attivata una violazione di sicurezza.
Ad esempio un amministratore può creare un nuovo modello di documenti le cui proprietà ne limitano l’accesso al solo proprietario. L’amministratore può quindi allegare quel documento al flusso di lavoro, perché ne è il proprietario.
Tutti gli altri utenti del sistema, non proprietari, saranno esterni all’ambito del documento.
Quando si verifica questo errore, l’amministratore dovrà regolare le proprietà del modello del documento allegato.
Passaggi per esaminare e regolare le proprietà di un modello sono disponibili qui.
Con la versione di giugno 2018, sono state introdotte diverse modifiche alla funzione Progettazione flusso di lavoro, per meglio allinearla al processo di invio manuale.
Le nuove funzionalità includono la possibilità di:
- Usare firme digitali per uno o più destinatari
- Configurare i destinatari per l’autenticazione basata su telefono (SMS)
- Configurare gruppi di destinatari durante il processo di invio
- Allegare documenti da tutte le origini abilitate durante il processo di invio
Tutte le funzioni di cui sopra sono abilitate quando si sceglie il nuovo processo di Invio con Flusso di lavoro personalizzato.
Il nuovo processo di Invio visualizza una nuova pagina adattabile, simile alla pagina Invio, e può essere abilitato da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato.
In Progettazione flusso di lavoro, tutti i metodi di autenticazione attivati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.
I metodi di autenticazione sono stati aggiornati per essere disponibili sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni per il mittente.
Se nel componente di progettazione vengono selezionate più opzioni, queste saranno disponibili per il mittente durante il processo di invio.
Questa versione include inoltre l’opzione di autenticazione telefonica (SMS).
Gli oggetti destinatari on Progettazione flusso di lavoro ora possono essere contrassegnati come gruppi di destinatari. Ciò consente al mittente di configurare un array di indirizzi e-mail autorizzati a firmare quello specifico
Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di cinque responsabili, puoi elencare i cinque indirizzi e-mail ma solo uno di essi dovrà applicare una firma.
Nota:
I destinatari nella progettazione flussi di lavoro possono essere identificati come un gruppo di destinatari, ma non vengono configurati nella progettazione del flusso di lavoro.
Il gruppo di destinatari è disponibile solo per la configurazione durante il processo di invio.
Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Adobe Sign.
L’interfaccia utente per l’esperienza di
Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.
Solo gli amministratori possono creare i flussi di lavoro. Gli amministratori di account possono creare flussi di lavoro per l'intero account o per gruppi specifici all'interno del loro account. Gli amministratori dei gruppi possono visualizzare tutti i flussi di lavoro, ma possono modificare solo quelli presenti nel loro gruppo.
La creazione di un flusso di lavoro consiste nel definire le informazioni seguenti:
- Informazioni flusso di lavoro: definisci il flusso di lavoro stesso, assegnandogli un nome, fornendo le istruzioni personalizzate per i mittenti che lo utilizzano e assegnando le autorizzazioni per poterlo usare.
- Informazioni accordo: definisci e personalizza le Progettazione flussi di lavoro che vengono visualizzate nella pagina Invio.
- Destinatari: crea un indirizzamento aggiungendo i destinatari (firmatari e approvatori) nell'ordine di firma necessario.
- E-mail: specifica le e-mail dei vari partecipanti a cui inviare i documenti nei vari passaggi della procedura della firma.
- Documenti: specifica i documenti da includere nel flusso di lavoro.
- Campi di inserimento mittente: definisci i campi che i mittenti possono utilizzare per inserire le informazioni quando inviano l'accordo. Le informazioni sul mittente vengono inserite nell'accordo prima di inviarlo ai firmatari e agli approvatori.
I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso.
Alcune etichette dei campi sono modificabili come indicato da un'icona a forma di matita, ad esempio Nome accordo:
Fai clic sull'icona della matita per specificare un'etichetta personalizzata. L'etichetta viene visualizzata sulla pagina di invio quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un documento. Per ritornare all'etichetta originale, fai clic sull'icona Ripristina.
Nota:
Le impostazioni esplicite del flusso di lavoro personalizzato prevalgono rispetto a eventuali impostazioni predefinite a livello di gruppo o account.
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Progettazione flussi di lavoro viene aperto e viene visualizzato il riquadro Informazioni flusso di lavoro:
Nel banner Progettazione flussi di lavoro, viene visualizzato il nome predefinito del flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro).
Il punto accanto al nome del flusso di lavoro indica se il flusso di lavoro è una bozza/non attivo (punto grigio) o attivo (punto verde).
I seguenti comandi si trovano a destra:
- Chiudi: fai clic per chiudere il flusso di lavoro
- Salva: fai clic per salvare le modifiche
- Attiva/disattiva: fai clic per attivare (o disattivare) il flusso di lavoro per il gruppo selezionato
Nella pagina Informazioni flusso di lavoro, inserisci le seguenti informazioni:
- Nome flusso di lavoro: immetti il nome per il flusso di lavoro. Questo nome è visualizzato nel banner Progettazione flussi di lavoro, nell’elenco a discesa Usa un flusso di lavoro nella pagina Home e nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo.
- Istruzioni per il mittente: immetti le istruzioni per utilizzare il flusso di lavoro. Queste istruzioni vengono visualizzate nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro è utilizzato per inviare un accordo.
Nota:
È possibile aggiungere le istruzioni con i tag HTML. È possibile utilizzare i seguenti tag html e i loro attributi nella sezione delle istruzioni: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.
Se vuoi utilizzare i percorsi src o href, è necessario che i percorsi siano inclusi nella whitelist. Invia l'URL al tuo Customer Success Manager.
- Attiva per: specifica chi può utilizzare il flusso di lavoro. Le opzioni sono Tutti i gruppi o i gruppi all'interno del tuo account.
Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni flusso di lavoro:
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2. Nella sezione Informazioni accordo, definisci le Progettazione flussi di lavoro così come dovrebbero essere visualizzate nella pagina di invio per il mittente.
- Nome accordo: immetti il nome dell'accordo. Questo nome è visualizzato sulla pagina Invia quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un accordo e nell'intestazione dell'e-mail “Firma/Approva”. Questo campo è obbligatorio e l'etichetta è modificabile.
- Messaggio: inserisci un messaggio per i destinatari. Questo messaggio viene visualizzato nella pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo. Questo campo è obbligatorio e l'etichetta è modificabile.
- Cc: se necessario, immetti l’indirizzo e-mail per le parti in Cc. Gli indirizzi e-mail devono essere separati da una virgola o da un punto e virgola.
- Minima: specifica il numero minimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
- Massima: specifica il numero massimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
- Modificabile: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare gli indirizzi cc del flusso di lavoro nella pagina di invio.
- Lingua del destinatario: il mittente può utilizzare questo campo per specificare la lingua per il destinatario. Questa impostazione definisce se il selettore della lingua nella pagina di invio viene visualizzato o meno e, in caso affermativo, quale lingua predefinita debba mostrare.
- Opzioni di invio
- Imposta la password per aprire il PDF scaricato: seleziona questa opzione per consentire al mittente di specificare una password per un PDF scaricato.
- Impostando questa opzione verrà applicata anche la verifica firmatario alla password, il cui valore rimane invariato.
- Obbligatorio: seleziona questa opzione per richiedere sempre una password per il PDF scaricato. Se questa opzione viene impostata, i mittenti non possono disattivarla nella pagina di invio e devono fornire una password.
- Scadenza per il completamento: seleziona questa opzione per consentire la specifica di una scadenza di completamento nella pagina di invio.
- giorni utili per completare l’accordo: seleziona il numero di giorni predefinito entro i quali i destinatari devono completare la procedura di firma. Il numero di giorni specificato è sempre modificabile nella pagina di invio.
- Consenti creazione dei documenti prima dell'invio: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare i campi modulo del documento nell'ambiente di creazione usando l'opzione Anteprima nella pagina di invio.
- Abilita creazione per impostazione predefinita: attiva questa opzione per attivare automaticamente l'opzione Anteprima sulla pagina di invio.
- Imposta la password per aprire il PDF scaricato: seleziona questa opzione per consentire al mittente di specificare una password per un PDF scaricato.
Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni accordo:
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Nella sezione Indirizzamento destinatari puoi specificare i destinatari e l’ordine di indirizzamento in base alle tue esigenze. Puoi creare più flussi di lavoro complessi con indirizzamento seriale, parallelo, ibrido o ibrido nidificato. Le istruzioni seguenti evidenziano la funzionalità disponibile per gli indirizzamenti dei destinatari.
- Per aggiungere un altro destinatario prima o dopo un destinatario esistente:
- Fai clic sull'icona Aggiungi.
- Seleziona il ruolo da inserire (sono disponibili tutti i ruoli abilitati per l’account).
- Per specificare un ramo parallelo, fai clic sull'icona Aggiungi sopra un destinatario e seleziona Rami paralleli.
- Per eliminare un destinatario, passa il cursore sulla bolla del ricevente e fai clic sull'icona del cestino.
Quando modifichi un destinatario puoi configurare quanto segue:
- Etichetta ricevente: personalizza l'etichetta del destinatario. Ad esempio, modifica l’etichetta del destinatario predefinita in Acquirente.
- Le etichette per i destinatari devono essere univoche nell'ambito di un flusso di lavoro.
- Indirizzo e-mail: immetti l'indirizzo e-mail predefinito del destinatario.
- Il destinatario è il mittente: se questa opzione è selezionata, il mittente viene inserito come destinatario.
- Contrassegna come gruppo di destinatari: se questa opzione è selezionata, il destinatario sarà visualizzato come gruppo di destinatari vuoto per il mittente durante il processo di invio. Il mittente dovrà configurare gli indirizzi e-mail per il gruppo di destinatari.
- Ruolo: aggiorna il ruolo del destinatario (firmatario o approvatore).
- Obbligatorio: attiva questa opzione se è necessaria una firma del destinatario.
- Modificabile: attiva questa opzione per consentire al mittente di aggiornare l'indirizzo e-mail di questo destinatario sulla pagina di Invia.
- Verifica identità: seleziona il tipo di verifica dell’identità richiesta per il firmatario.
- Sono disponibili le opzioni Nessuna, Adobe Sign, Telefono, KBA, Password e Identità Web.
- Saranno visibili solo le opzioni che sono state abilitate per Adobe Sign.
Nota:
Se si abilita la password come metodo di verifica dell'identità, si applica la stessa password alla protezione del documento, impedendo la visualizzazione del PDF fino a quando non viene digitata la password.
- Per aggiungere un altro destinatario prima o dopo un destinatario esistente:
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Fai clic su E-mail nella barra a sinistra per passare alla sezione E-mail.
- Nella sezione E-mail è possibile controllare i messaggi e-mail inviati durante la procedura di firma e di approvazione in base ai vari eventi.
- Ad esempio, puoi specificare che i messaggi e-mail di notifica vengano inviati ai destinatari e ai Cc quando un accordo viene annullato.
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Nella sezione Documenti puoi configurare quanto segue:
- Titolo del documento: immetti un titolo per il documento. Il titolo viene visualizzato nell'area Documenti della pagina Invia quando viene effettuato l'invio utilizzando il flusso di lavoro.
- File: fai clic sull'icona Aggiungi file per allegare un documento dalla libreria di Adobe Sign. Questo documento viene allegato automaticamente quando si effettua l'invio mediante questo flusso di lavoro.
- Se non viene selezionato alcun file, il flusso di lavoro consente al mittente di fornire un file durante l'invio dell'accordo.
- Se un documento è contrassegnato come Obbligatorio, verrà allegato automaticamente all’accordo quando si avvia il flusso di lavoro.
- Elimina file: se alleghi il file errato, puoi fare clic sull'icona del cestino (X) accanto al nome del file per eliminarlo.
- Nome del documento: immetti un nome significativo che identifica il documento per il mittente. Il nome del documento caricato della libreria viene reso predefinito, ma può essere sovrascritto.
- Obbligatorio: specifica se il documento è obbligatorio.
- Aggiungi documento: fai clic sul pulsante Aggiungi documento per aggiungere righe per altri documenti.
- I titoli dei documenti devono essere univoci.
- Elimina riga: fai clic sull’icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l’intera riga.
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Fai clic su Campi di inserimento mittente nella barra a sinistra per accedere alla sezione Campi di inserimento mittente.
Questi campi sono mappati sui campi modulo definiti nei documenti allegati (sia come parte della progettazione del flusso di lavoro sia come file caricato dal mittente).
Il mittente può utilizzare questi campi per caricare il contenuto prima di inviare un accordo al destinatario.
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Quindi, per ogni riga aggiunta, puoi configurare quanto segue:
- Titolo campo: immetti un titolo per il campo. Questo valore viene visualizzato sulla pagina Invia come riferimento per il mittente.
- Nome campo del documento: immetti il nome del campo per un campo nel documento della libreria allegato.
- Il nome del campo immesso qui deve corrispondere al nome campo modulo nel documento.
- Valore di default: immetti un valore predefinito, se presente.
- Obbligatorio: attiva questa opzione si deve immettere un valore per questo campo prima che l'accordo venga inviato.
- Modificabile: abilita questa opzione per consentire al mittente dell'accordo di modificare il valore predefinito.
- Fai clic sull'icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l'intera riga.
Di seguito è riportato un esempio dei Campi di inserimento mittente:
Puoi inviare un accordo usando un flusso di lavoro. Quando selezioni un flusso di lavoro, nella pagina Invia vengono visualizzati i campi personalizzati definiti, comprese le istruzioni personalizzate, i destinatari predefiniti e così via.
L'accordo del flusso di lavoro viene inviato nell'ordine specificato nell'indirizzamento. I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell'e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Adobe Sign. Questa procedura funziona come la procedura di invio standard.
La cronologia e il report di audit per l'accordo del flusso di lavoro sono accessibili dalla pagina Gestisci. Mentre l'accordo è in elaborazione, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni.
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Nel menu di scelta rapida, fai clic su Apri. Viene visualizzato Progettazione flussi di lavoro
Quando Progettazione flussi di lavoro è aperto, il flusso di lavoro è completamente modificabile. Tutte le sezioni possono essere modificate secondo le proprie esigenze e non verrà salvata alcuna modifica finché non si fa clic sul pulsante Aggiorna.
In Progettazione flussi di lavoro puoi effettuare le seguenti modifiche:
