数据合并

在 InDesign 中，使用数据合并面板，可通过将数据源文件（CSV 或 TXT 文件）与 InDesign 文档合并，轻松地创建文档的多个变化。例如，使用数据合并功能，可快速、准确地创建信函、信封或邮件标签的数百个变化。数据合并也称为邮件合并。

前提条件

要合并数据，所有您需要的只是一个数据源文件和一个目标文档。 

• 数据源文件中包含的信息在目标文档的各个迭代中均不一样，例如套用信函收信人的姓名及地址。数据源文件由域和记录组成。域是特定信息（例如公司名称或邮政编码）的组合，而记录是几行完整的信息集，例如公司名称、街道地址、城市、省以及邮政编码。数据源文件可以是逗号分隔文件 (.csv)，或是制表符分隔文件 (.txt)，也可以是分号分隔文件，它们分别用逗号、制表符和分号来分隔每条数据。

• 目标文档是一个 InDesign 文档，其中包含数据域占位符、所有样板材料、文本以及其他在合并文档的每个迭代中保持不变的项目。

合并文档是生成的 InDesign 文档，其中包含来自目标文档的样板信息，数据源中有多少条记录这些样板信息就会重复多少次。

“数据合并”面板

可从窗口 > 实用程序访问“数据合并”面板。该面板中会显示每个数据域的名称和类型。如果您已经在文档中插入了数据域，则还会显示放置数据域的页码。

合并数据的基本步骤

1. 规划在源文档和目标文档中要使用的数据域。

确定最终文档的外观，以便知道完成合并需要哪些域。例如，如果要创建邮寄给客户的明信片，可以使用以下数据域：

<<Company Name>><<Address>><<City>>, <<State>><<Postal Code>>

您的电子表格或数据库可能如下所示：

2. 将数据源文件（通常为电子表格或数据库文件）另存为以逗号分隔 (.csv)、制表符分隔 (.txt) 或以分号分隔的文本文件。

确保数据源文件的结构便于您在目标文档中包含相应的域。例如，电子表格的第一行应包含将在目标文档中使用的域名称，例如“Company”或“Address”。

有关更多信息，请参阅关于数据源文件。

3. 创建一个目标文档，其中应包括文本和其他在目标文档的各个版本中保持不变的项目。

有关更多信息，请参阅关于目标文档。

4. 使用数据合并面板来选择数据源。

有关更多信息，请参阅选择数据源。

5. 将数据合并面板中的域插入目标文档中。

可以将数据域添加到文档页面或主页。如果将数据域添加到主页，则还有其他选项可供选择。

有关更多信息，请参阅插入数据域和向主页添加数据域占位符。

6. 预览记录，确保目标文档看起来和您预期的一样。

有关更多信息，请参阅预览目标文档中的记录。

7. 将目标文档与数据源文件合并，或导出到 PDF。

有关更多信息，请参阅合并记录。

关于数据源文件

虽然数据源通常由电子表格或数据库应用程序生成，但是您也可以使用 InDesign 或任何文本编辑器创建自己的数据源文件。数据源文件应当以逗号分隔 (.csv)、制表符分隔 (.txt) 或分号分隔的文本格式存储。有关导出为这些格式的更多信息，请查看源应用程序的用户指南。

在逗号分隔或分号分隔或制表符分隔的文本文件中，记录是用分段标记分隔的，域则是用逗号或制表符分隔的。数据源文件中还可能包含指向磁盘上的图像的文本或路径。

逗号分隔数据源文件示例

不能在数据源文件中的栏中插入换行符。如果需要拆分跨多行的域，请创建两个不同的域，例如 <<Address1>> 和 <<Address2>>。

合并文档时，您可以选择“移去空白域的空行”以避免出现空行。但是，如果该行上存在任何字符（包括空格），则不删除该行。

在数据源文件中添加图像域

通过向数据源文件中添加图像域，可以在每个合并的记录上显示一个不同的图像。例如，在合并包含不同公司信息的文档时，您可以将每个公司的徽标图像也包含在内。

数据源文件中的图像引用示例：

关于目标文档

创建数据源文件后，需要建立目标文档并插入数据源文件中的域。目标文档包含数据域占位符文本和图形，例如要在每张明信片上显示的图案。选择数据源之后即可添加这些域。

合并数据时，InDesign 将创建一个新文档，该文档用您在数据源文件中指定的数据替换这些域。可以将数据域放到主页或文档页面上。

选择数据源

在目标文档中插入域之前，请先在“数据合并”面板中选择数据源。一个目标文档只能选择一个数据源文件。

在“数据合并”面板中选择了数据源并载入域后，对数据源所做的任何更改将不会反映在目标文档中，直至更新数据源。

插入数据域

选择数据源后，“数据合并”面板中将显示数据域名称列表。这些名称与数据源文件中的列标题完全相同。图标表明该域是文本还是图像。将数据域添加到文档后，它们将变成域占位符，例如 <<Company>>。可以象对待任何其他文本或图形那样选择这些占位符并设置其格式。

可以为一个现有框架指定一个图像域，以创建一个浮动图像。如果插入点在一个文本框架内，或者插入图像域时已选择该文本，则会插入一个小占位符作为随文框架。可以调整图像占位符的大小，以确定合并图像的大小。

插入数据域后，InDesign 将记住它的数据源。域列表中的任何错误（例如，键入错误、空域和不需要的域类型等）必须在源应用程序中更正，然后使用“数据合并”面板进行更新。

在目标文档中插入文本数据域

文本域占位符外加双尖括号（例如 <<Name>>）并使用当前格式属性（例如字体和大小）出现在目标应用程序中。

在目标文档中插入图像数据域

• 要插入新的随文图形占位符，请将图像域拖到一个文本框架上，或者将插入点放到文本框架中，然后单击该图像域。
• 要插入新的浮动图形，请将一个图像域拖到一个空框架或现有图形框架上。如果将一个图像域拖到一个空框架上，空框架将变成图形框架。
• 要将一个域插入编组项目、表单元格或嵌入项目中，请将该图像域拖到目标上。

  图像域占位符显示为包含该域名称的框架。

添加 QR 码

可以在合并的文档中加入 QR 码。以下是可通过数据合并工作流程添加的各种 QR 码域类型：

• 纯文本
• Web 超链接
• 短信
• 电子邮件
• 名片

要生成 QR 代码，用作数据源的 .txt 或 .csv 文件中的数据条目采用以下格式，其列名称带有 # 符号：

• 纯文本：在“QR 码”列中，原样输入文本。
• Web 超链接：URL:<url>（例如，“URL:http://www.google.com”）
• 正文消息：SMSTO:<Phone number>:<Message>（例如“SMSTO:9818143551:Hi”）
• 电子邮件：MATMSG:\nTo:<email address>（例如，“MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”）
• 名片： "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

此处提到的数据条目可以是电子邮件、sms、超链接或纯文本类型的混合内容。要生成 QR 代码，请按照以下说明操作：

将数据域占位符添加到主页

如果在主页上插入数据域占位符，则可以获得下列在文档页面上插入占位符时无法获得的好处：

• 生成的合并文档在其主页上包含原始占位符，在文档页面上包含作为覆盖的主页项目的合并结果。

• 合并后的文档保持与数据源的连接，因此如果修改了数据源中的记录，可以通过选择更新数据域中的内容来更新合并文档的内容。在更改合并文档的版面并需要从数据源中添加新数据时，此选项尤为有用。

• “创建合并文档”对话框中的设置与目标文档中使用的设置相同，因此可以使用同一外观快速重新创建当前文档。还可以使用这些共享设置来创建只是数据源不同的相同文档，或者只是版面略有改动的新文档。

不能将数据域同时放到主页和文档页面上。要正确进行合并，必须将包含数据域的主页应用于文档的第一页。

更新、移去或替换数据源文件

• 若要更新数据源文件，请编辑它并以逗号或制表符或分号分隔的格式存储，然后从“数据合并”面板中选择更新数据源。

  “数据合并”面板将反映所做的更改。如果更新后文档中没有反映所做的更改，请取消选择“预览”将其关闭，然后再次选择“预览”将其打开。

• 若要移去与数据源文件的连接，请从“数据合并”面板菜单中选择移去数据源。
• 若要切换到新数据源文件，请从“数据合并”面板菜单中选择选择数据源，然后指定新数据源文件。InDesign 可能无法识别某些域。在这种情况下，最好删除这些占位符域，然后重新插入。

在目标文档中预览记录

合并目标文档和数据源文件之前，最好先预览一下记录，以确保信息合并后域数据能够正确显示。预览记录时，“数据合并”面板将显示数据源文件中的实际数据而非域占位符。例如，您看到的不是 <<Company>>，而是 Adobe 。可以使用“数据合并”面板上的导航按钮来循环浏览记录。

如果发现任何记录有问题（例如排字错误或多空格等），建议您在原始应用程序中编辑源文件。（请参阅关于数据源文件。）

切换预览开关

在预览模式间来回切换时，可能会出现一些问题，这些问题有可能会自行纠正。请记住下列事项：

• 如果未选择“预览记录”选项，预览内容将被占位符替代。如果在删除一个图像以及包含该图像的框架后，或者在删除一个完整的文本字符串后，再取消选择“预览记录”选项，则不会显示占位符，因为它们也已经被移去。

• 单击“确定”后，“内容置入选项”对话框中的更改才会反映出来。此外，如果选择了“预览记录”选项，除非您取消选择该选项然后重新选择，否则数据不会反映更新的置入设置。

• 如果尝试在预览模式下存储该文档，会收到一条消息，提示您先关闭预览模式，然后再存储文档。

编辑数据域占位符

向文档中添加文本数据域后，将使用插入点现用的格式属性（例如字体和大小）来输入该域的占位符文本。然后，可以编辑占位符文本的属性，以控制实际数据的外观。

设置内容置入选项

使用“内容置入选项”对话框，可以为当前文档或所有以后的数据合并项目指定默认设置。可以指定图像的放置方式、是链接图像还是嵌入图像、是否移去空域的空白行以及每个合并文档的最大记录数目等。

合并记录

设置完目标文档的格式并插入数据源文件中的域后，就可以正式将数据源中的信息与目标文档合并了。您可以将记录合并到其他 InDesign 文档中，也可以将其直接合并到 PDF 中。合并时，InDesign 会创建一个基于目标文档的新文档或 PDF，并将目标文档中的栏替换为数据源文件中的相应信息。

合并主页上包含数据域占位符的文档时，这些主页项目将复制到新生成文档的主页中。

合并单个或多个记录

如果数据源文件指向任何不受支持的文件格式或不可用的图像，则可能需要更正数据源文件以指向受支持的文件，或者更正任何缺失文件的路径，或者只需将文件移到正确的文件夹下，使得 InDesign 能够找到并置入它。

合并多个记录的限制

可以选择“多个记录”以便在每个页面上创建多个记录。例如，如果要打印邮寄地址标签，您希望每页打印多个标签。在合并出版中显示记录的方式主要取决于版面选项。下面列出了一些使用“多个记录”选项时可能会遇到的限制：

• 如果数据域显示在多页文档的文档页面上或显示在多个主页上，则无法合并多个记录。

• “数据合并”只允许占位符有一个大小。

• 删除合并出版中的一个记录不会将其余记录重排到空占位符中。

合并到 PDF 文件

合并到 PDF 文件时，所有选项与创建 InDesign 合并文档时的选项相同。所生成的 PDF 文件对页面的静态部分使用 PDF XObject，这使得 PDF 文件的体积更小、效率更高。

更新数据域

合并在主页上显示数据占位符的文档后，可以更改合并文档的版面，并且仍然可以更新数据源中数据域的值。使用“更新数据域”来更新数据域，同时保持文档的版面。此选项仅在主页上包含数据占位符的合并文档中有效。

记录文件中将显示通过更新数据域所做的更改。

溢流文本报告

如果在“创建合并文档”对话框中选择了“生成溢流文本报告”选项，并且在合并数据后一个或多个域包含了溢流文本，则会显示“溢流文本报告”。

该报告在编号列表中显示每个溢流实例，其中给出了文本所在的页码、溢流字符/字数统计以及溢流文本的片段。

如果创建合并文档时出现报告，请使用此报告修复溢流情况。例如，您可能想增加文本框架大小、减小字体大小或编辑文本。

内容置入选项

“内容置入选项”对话框中显示下列选项：

保持图像的长宽比不变，调整图像的大小使之适合框架（默认）。

调整图像的大小使之长宽比与框架的长宽比完全一样。

图像的大小不变，调整框架的大小使之适合图像。

图像对齐框架的左上角并以原有大小置入框架中。将裁掉超出框架的图像部分。

图像按长宽比例填满框架，超出的图像部分将被裁掉。

可根据图像内容和框架大小，自动在框架内调整图像。

为图像帧应用现有的单个框架适合选项。当您想要选择目标帧上已有的适合选项时，此选项非常有用。

图像的中心与框架的中心重合。如果已选择“内容识别调整”作为调整选项，则会停用此选项。

创建指向原始图像文件的链接或文件路径。如果未选择此选项，则所有图像数据都将嵌入 InDesign 文档。

移去空域中插入的段落回车符。这在包含可选地址域的邮件中尤为有用。此选项将忽略软回车。如果该行上存在任何字符（包括空格），则不删除该行。

指定每个合并文档的最大记录数目。在到达阈值时，将创建新文档。该文档包含保存合并的其余记录所需的页数（不超过每个记录的限制）。仅当选择了“单个记录”时此选项才可用。

指定每个合并文档的最多页数。达到该临界值时，将创建一个新文档，新文档的页数由剩余的合并记录决定（最多为每个文档的页数限制）。只有在合并时从“每个文档页的记录”菜单中选择了“多个记录”，此选项才可用。

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