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通过 Adobe InCopy LiveEdit Workflow 增效工具,作者和编辑人员可以在设计人员在 Adobe InDesign 中准备版面的同时,在 InCopy 中开发副本。该工作流程包括用于对相关内容进行分组的容器文件(称作任务),以及用于在共享网络或压缩包(可通过电子邮件分发)中共享和更新 InCopy 或 InDesign 中的文件的文件锁定和通知工具。

在共享网络工作流程中,InDesign 用户将文本和图形导出到文件系统上的共享位置,位于此共享位置的文件可供将要编写和编辑内容的 InCopy 用户使用。所选文本框架和图形框架会被导出到任务文件中或导出为单独的 InCopy 文件,这样它们就成为受管理流程的一部分并链接到 InDesign 文档。这些共享文件称作受管理文件。当用户处理本地服务器上的任务文件或 InDesign 文件时,对关联版面或内容的更改会被传送到该文档的工作流程涉及到的所有用户。

多个 InCopy 或 InDesign 用户可以同时打开同一个内容文件,多个 InCopy 用户还可以同时打开同一个任务文件。但是,一次只允许一个用户注销 InCopy 文件以进行编辑。其他用户只能以只读方式查看该文件。注销受管理的 InCopy 文件的用户可以与其他用户共享他/她所做的工作,方法是将文件存储在共享服务器上或将文件返回给 InDesign 用户;但是,在文件被重新登记前,其他用户无法更改此文件。该系统允许多个用户访问同一文件,但是不允许用户相互覆盖彼此的工作。

有关更多信息,请参阅 www.adobe.com/go/learn_liveedit_cn 上的 InCopy LiveEdit Workflow 指南 (PDF)。

在 InCopy 中处理内容的方法

内容指在一个或多个框架中排列的文本正文,或者指导入的图形。使用 InCopy 中的内容的基本方式有五种:打开任务文件、打开任务包、打开链接的 InCopy 文件、打开带有链接的 InCopy 文件的 InDesign 文件或完全在 InCopy 中编排内容。

打开在 InDesign 中创建的任务文件

InDesign 用户可以创建任务文件并指定要共享的内容。通过此方法,InDesign 用户可以关联相关组成部分(标题、正文、图形、题注等),然后将它们分配给不同的 InCopy 用户以进行编写和编辑。InCopy 用户打开任务文件,只处理分配给他们的那些组成部分。实时的版面视图就会显示他们编辑的副本与 InDesign 版面的相关关系,无需打开整个 InDesign 文档。但是,如果版面发生变化,InDesign 用户必须更新任务才能通知 InCopy 用户这些变化。可以在服务器上或通过任务包来共享任务文件。

“任务”面板
InDesign 文档 (.indd),带有由三个链接的内容文件 (.incx) 组成的任务文件 (.icml)。任务及其组成部分在“任务”面板上列出并在 InCopy 中打开。

打开任务包

当设计者和作者正在处理同一个项目但无法访问本地服务器时,任务包工作流程尤为有用。在这种情况下,InDesign 用户可以创建一个或多个任务包并通过电子邮件将压缩文件发送给指定的 InCopy 用户。InCopy 用户可以打开这些任务包,编辑其内容,然后将其返回给 InDesign 用户,然后 InDesign 用户就可以更新文档。

打开从 InDesign 中导出的链接的 InCopy 文件

在某些工作流程中,InDesign 用户可能会将文本和图形导出为单独的文件,而不是将它们绕排在任务文件中。如果处理不相关的图形或文本正文,则导出为单独的文件很有用。但是,InCopy 用户将无法看到 InDesign 版面中内容的组排方式。

打开从 InDesign 中导出的链接的 InCopy 文件
InDesign 文档 (.indd),带有三个已链接但未分配的内容文件 (.icml),这些文件已在 InCopy 中打开。

打开带有链接的 InCopy 文件的 InDesign 文档

为了在整个版面的上下文中看到所有页面项目,InCopy 用户可以在 InCopy 中打开和编辑 InDesign 文档。如果看到整体版面很重要,或者要编辑文档中的大多数文章而不仅仅是几篇文章,则进行编辑和版面组排时可以采用这种方法。在 InCopy 用户编辑完这些文章后,InDesign 用户就可以更新链接,使其链接至修改后的文件。如果 InDesign 用户更改了版面,则在存储 InDesign 文档时将会通知 InCopy 用户。

完全在 InCopy 中编排内容

可以在不与 InDesign 文件关联的 InCopy 中创建内容。在这些独立的文档中,您可以键入文本、指定字体和样式以及从其他应用程序(如 Adobe Illustrator 和 Adobe Photoshop)中导入图形以辅助文本进行说明。还可以指定供 XML 以后使用的标签。在内容先于设计的编辑工作流程中,选择这种方法较好。还可以为独立的 InCopy 文档设置和修改文本区域、页面大小和页面方向。但是如果之后文章链接到 InDesign 文档,则 InDesign 设置会覆盖在 InCopy 中使用的设置。

受管理文件

若要管理文件,必须将相应文件添加到任务文件、从 InDesign 中导出为 InCopy 内容或作为 InCopy 内容置入 InDesign 中。受管理文件可以传达内容状态和所有权信息。使用受管理文件,您可以:

  • 锁定和解锁文章以帮助保持文件的完整性。

  • 在关联的 InDesign 版面过时的情况下通知 InCopy 用户。

  • 标识正在处理文件的用户。

  • 在 InCopy 内容文件过时、正在被人使用或可用于编辑时通知用户。通知方法包括警告信息、框架图标、“链接”面板中的状态图标以及“任务”面板中的状态图标。

只读文件

在内容文件成为受管理文件之后,除了将其注销的用户之外,它对工作流程中的所有用户始终都是只读的。该软件在用户注销内容文件时会创建一个锁定文件 (*.idlk),从而授予该用户独占性的编辑控制权。只读文件具有以下特性:

  • InCopy 用户无法手动为其中的文本设置格式。但是,如果已为文本指定了字符或段落样式,则 InDesign 用户可以更改这些样式的定义,因而会更改文本的格式,即使在该文件已被其他用户注销时也是如此。InDesign 用户更新该文件时,这些样式定义的更改就会反映到文本中。

  • 通常情况下,InCopy 和 InDesign 用户都无法更改锁定的 InCopy 内容中的对象,如文本和已应用的样式。有些对象(如字符样式和段落样式)只能由内容使用。例如,您无法更改字符样式应用于锁定内容中的对象的方式,但可以更改字符样式本身,从而更改文本的外观。

  • InDesign 用户可以更改文本内容的边距和分栏,以及文章所占用的文本框架的形状、位置和数目。

  • InDesign 用户无需将图形注销就可以更改图形框架的几何形状和格式。InCopy 用户则无法更改图形框架和框架的任何格式。但是,如果要修改图形本身(如旋转或缩放图形),InDesign 和 InCopy 用户都需要将图形框架注销。

处理受管理文件的最佳方法

使用以下方法可确保您处理的是最新内容并且不会覆盖其他人的工作:

  • 将任务文件存储在团队的所有成员都有权访问的服务器上。如果团队成员无法访问服务器,您可以创建并分发任务包。

  • 创建任务时,会创建一个用于存放任务文件和内容的专用文件夹。使用这些任务文件夹来维护任务和内容文件。它们简化了对整个工作组内共享文件的管理,且有助于确保用户打开的是正确的文件。

  • 在 InCopy 中,请打开任务文件,而不是打开单篇 InCopy 文章。这样就可以在条样和版面视图中看到版面组排和版面信息。如果您导出内容时不使用任务文件,则只能通过打开 InDesign 文件来查看版面组排和版面信息。

  • 当打开任务文件、打开 InDesign 文档,或者在 InDesign 或 InCopy 中注销内容后,应确保显示框架边缘(“视图”>“其他”>“显示框架边缘”),这样在显示框架图标时,您就能看到它们。

  • 在 InDesign 中,如果必须要从工作流程中删除文件(例如,因生产截止日期的限制),可以取消链接这些文件或取消任务包。

受管理文件工作流程示例

在 InCopy 和 InDesign 之间建立工作流程管理后,作者和编辑人员可以在设计人员准备版面的同时进行文档的编排、重写、扩展和编辑工作。常见的工作流程包括管理本地服务器上的文件、通过电子邮件包共享文件或者适当地结合使用这两种方法。

使用这些工作流程的前提是您已经有一个包含版面几何形状、样式和占位符文本的基本 InDesign 模板。版面几何形状包括页面尺寸以及文本和图形框架。InCopy 使用这些项目来显示正确的版面组排信息。

本地服务器工作流程

1.在 InDesign 中,创建任务并向这些任务添加内容。

这一步将导出的文本和图形框架合并到受管理流程中,以供 InCopy 用户进行编写和编辑。

2.使任务文件可供 InCopy 用户使用。

将文件存储到工作流程的所有用户都有权访问的服务器上。

3.在 InCopy 中,打开任务文件,然后注销并编辑一篇文章或一个图形。

在 InCopy 中,包含分配给您的内容的文件将显示在“任务”面板中。只要您将文件存储到本地服务器上,对文件的更改就会存储到文件系统中,并且处理该文档(InDesign 版面或文档中的其他受管理内容文件)的所有用户都会收到更改通知。这些用户可以通过更新内容来查看最新的更改。在您登记这些内容前,它们将保持由您注销状态。

4.在 InDesign 中,对版面进行处理。

无论是否正在 InCopy 中编辑内容文件,InDesign 用户都可以处理文档版面,无需注销文档。只要 InCopy 用户存储已注销的内容,InDesign 用户就可以在版面中更新该内容以查看最新的修订。

5.在 InCopy 中,继续进行处理。

完成编辑后,登记该内容。然后其他用户就可以注销该内容并对它进行处理。如果同时有用户正在 InDesign 中修改版面,则您可以在处理过程中更新并查看版面几何形状。

6.在 InDesign 中,确保已登记所有内容。

通过受管理工作流程,我们可以知道注销文件的用户。登记内容文件之后,InDesign 用户可以根据需要注销文件以完成版面工作。

电子邮件包工作流程

1.在 InDesign 中,创建并发送任务包。

创建任务包,将内容分配给适当的 InCopy 用户,然后将这些包发送给这些 InCopy 用户。打包后的文件会自动注销以避免发生编辑冲突。

2.在 InCopy 中,打开任务包,注销并编辑一篇文章或一个图形。

如果是通过电子邮件收到任务包,请双击该包,在 InCopy 中将其打开。您对文件的改动只会存储在本地。您进行更改时,其他用户不会得到通知。

3.在 InDesign 中,对版面进行处理。

无论内容文件是否已打包,InDesign 用户都可以处理文档版面,而无需注销文档。如果需要更新版面或任务,则可以向 InCopy 用户发送更新后的包。

4.在 InCopy 中,返回经过编辑后的包。

完成编辑后,登记内容并返回修改后的包。然后其他用户可以注销内容、查看最新修订以及处理文件。

5.在 InDesign 中,确保已登记所有内容。

通过受管理工作流程,我们可以知道注销文件的用户。返回任务包之后,任务包中的文章会被登记。InDesign 用户可以根据需要注销文件以完成版面工作。

输入用户标识

工作流程中的所有用户都必须具有用户名。此标识可以显示注销特定文件的用户,并使此信息对其他用户可用。注销文件以进行编辑时也需要此标识。

如果要更改您已指定的用户名,必须登记您已注销的所有内容。否则,在编辑会话期间更改用户标识后,您将无法编辑您已注销的内容 — 您在注销它时使用的名称与当前名称不同。

用户标识是特定于应用程序的;对于每个应用程序,任何用户都不能拥有多个用户标识。

注意:

InCopy 的“附注”和“修订”功能也使用指定的名称来标识附注或修订的作者。

  1. 执行以下操作之一:
    • 选择“文件”>“用户”。

    • 从“任务”面板菜单中选择“用户”。

  2. 键入一个唯一的名称,然后单击“确定”。

如果忘记使用此方法来指定一个用户名,则在您尝试执行第一个工作流程动作时系统会提示您输入一个用户名。

注意:

此对话框中的“颜色”弹出菜单用于标识编辑附注和修订。如果需要,此时您可以选择颜色,但您所做的选择不会影响您在受管理工作流程中执行的任何操作。

工作流程图标

图标可以出现在文本和图形框架上、“任务”面板上和文章条(仅 InCopy)中。编辑状态图标显示在“链接”面板和“任务”面板中的受管理文件旁,用于向用户告知内容状态。图标显示在包含链接的 InCopy 文章的框架上(在 InDesign 和 InCopy 的“版面”视图中)。这些图标同样用于向用户告知内容状态,并可用于区分受管理内容和不受管理的内容。关联的工具提示指示编辑状态和所有权。要查看框架图标,请确保在 InDesign 和 InCopy 中显示框架边缘(“视图”>“其他”>“显示框架边缘”)。

注意:

(InDesign) InDesign 文档窗口必须处于“正常模式”,这样框架边缘才会显示。(单击工具箱左下角的“正常模式”按钮 。)

图标

名称

位置

可用

“任务”面板(InDesign 和 InCopy)、文本框架和图形框架

正由 [名称] 使用

“任务”面板、文本框架和图形框架

编辑

“任务”面板、文本框架和图形框架

可用且已过时

文本和图形框架

正由 [名称] 使用且已过时

文本和图形框架

正在编辑且已过时

文本和图形框架

过时

“任务”面板

文本内容已过时

“任务”面板和文本框架

文本内容为最新

“任务”面板和文本框架

图形内容已过时

“任务”面板和图形框架

图形内容为最新

“任务”面板和图形框架

已打包的内容

“任务”面板

注意:

“可用”、“正在使用”、“正在编辑”、“文本内容”和“图形内容”图标上的“已过时”图标指示其内容已过时,即文件系统中的版本比您计算机上显示的版本新。

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