AUSSCHLUSSKLAUSEL: Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe und ist KEINE Rechtsberatung. Wende dich an den Rechtsbeistand deiner Marke, um dich bezüglich der Anforderungen in den Regionen, in denen du tätig bist, beraten zu lassen.
Neue Funktionen
Erste Schritte
- Kurzanleitung für Administrierende
- Kurzanleitung für Benutzende
- Video-Tutorial-Bibliothek
- Häufig gestellte Fragen
Verwaltung
- Übersicht über die Admin Console
-
Benutzendenverwaltung
- Benutzer hinzufügen
- Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
- Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
- Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
- Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
- Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
- Benutzeridentitätstypen und SSO
- Wechseln der Benutzeridentität
- Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
- Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
- Produktprofile
- Anmeldung
-
Konto-/Gruppeneinstellungen
- Einstellungsübersicht
-
Globale Einstellungen
- Neues Empfangserlebnis
- Workflows zum Selbstsignieren
- Massenversand
- Webformulare
- Power Automate-Workflows
- Bibliotheksdokumente
- Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
- Einfügen eines Links in eine E-Mail
- Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
- An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
- Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
- Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
- Einzelne Dokumente herunterladen
- Signiertes Dokument hochladen
- Festlegen einer Standardzeitzone
- Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
- Berechtigungen für Gruppenadministrierende
- Empfangende ersetzen
- Audit-Bericht
- Transaktionsfußzeile
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- Kontoeinrichtung
-
Signaturvorgaben
- Korrekt formatierte Signaturen
- Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
- Empfangende durch Formularfelder leiten
- Vereinbarungs-Workflow neu starten
- Signieren ablehnen
- Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
- Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
- IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
- Digitale Signaturen
- Elektronische Siegel
- Digital Identity
-
Berichteinstellungen
- Sicherheitseinstellungen
-
Sendeeinstellungen
- Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
- Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
- Zulässige Empfangsrollen
- E-Witnesses zulassen
- Gruppen empfangender Personen
- CC-Parteien
- Vereinbarungszugriff der Empfangenden
- Feldreduzierung
- Vereinbarungen bearbeiten
- Private Nachrichten
- Erlaubte Signaturarten
- Erinnerungen
- Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
- Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
- Inhaltsschutz
- Signierreihenfolge
- Liquid Mode
- Bio-Pharma-Einstellungen
- Beglaubigungs-Einstellungen
- Zahlungsintegration
- SAML-Einstellungen
- Datennutzungsrechte
- Zeitstempel-Einstellungen
- Externes Archiv
- Kontosprachen
- E-Mail-Einstellungen
- Migration von echosign.com zu adobesign.com
- Konfigurieren von Optionen für Empfangende
- Anfordern deiner Domäne
- Links „Missbrauch melden“
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
-
Empfangsoptionen
- Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
-
Optionen auf der E-Signatur-Seite
- Überblick über die E-Signatur-Seite
- Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
- Signieren einer Vereinbarung ablehnen
- Delegieren der Signaturberechtigung
- Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
- Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
- Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
- Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
- Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur
- Navigation der Formularfelder
- Löschen der Daten aus den Formularfeldern
- Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
- Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
- Rechtliche Hinweise lesen
- Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
- Vereinbarungen senden
-
Erstellen von Feldern in Dokumenten
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Automatische Felderkennung
- Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
- Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
- Die Rolle „Vorausfüllen“
- Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
- Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
- Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
- Erstellen von Formularen mit Text-Tags
- Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
- Felder
- Authoring-FAQ
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Signieren von Vereinbarungen
-
Vereinbarungen verwalten
- Übersicht über die Seite „Verwalten“
- Delegieren von Vereinbarungen
- Ersetzen von Empfangenden
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Abbrechen einer Vereinbarung
- Erstellen von neuen Erinnerungen
- Überprüfen von Erinnerungen
- Stornieren von Erinnerungen
- Zugriff auf Power Automate-Flows
-
Weitere Aktionen...
- Funktionsweise der Suche
- Anzeigen einer Vereinbarung
- Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
- Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
- Hochladen einer signierten Vereinbarung
- Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
- Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
- Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
- Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
- Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
- Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
- Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
- Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
- Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
- Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
- Audit-Bericht
- Berichte und Datenexporte
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
-
Webformulare
- Erstellen eines Webformulars
- Bearbeiten eines Webformulars
- Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
- Ein-/Ausblenden eines Webformulars
- Abrufen der URL oder des Skriptcodes
- Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
- Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
- Ändern der Größe eines Webformulars
-
Wiederverwendbare Vorlagen
- US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
- Erstellen einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
- Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
- Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
- Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
- Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
-
Power Automate-Workflows
- Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
- Aktivieren der Power Automate-Integration
- Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
- Verfolgen der Nutzung von Power Automate
- Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
- Auslöser für Flows
- Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
- Verwalten von Flows
- Bearbeiten von Flows
- Freigeben von Flows
- Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
- Löschen von Flows
-
Nützliche Vorlagen
- Nur Administration
- Archivierung von Vereinbarungen
- Archivierung von Webformularvereinbarungen
- Extraktion von Vereinbarungsdaten
- Vereinbarungsbenachrichtigungen
- Vereinbarungsgenerierung
- Selbstdefinierte Sende-Workflows
- Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
Integration in andere Produkte
- Acrobat Sign für Salesforce
- Acrobat Sign für Microsoft
- Weitere Integrationen
- Von Partnern verwaltete Integrationen
- Erstellen eines Integrationsschlüssels
Acrobat Sign-Entwickler
- REST-APIs
- Webhooks
Support und Fehlerbehebung
Gemäß DSGVO-Anforderung, nach der vor dem Speichern von Daten auf dem Gerät des Benutzers die Einwilligung des Benutzers einzuholen ist, werden einige Benutzer möglicherweise einmalig oder mehrere Male aufgefordert, Cookies zu aktivieren:
- Benutzer, die von Gebietsschemata aus auf Adobe Acrobat Sign zugreifen, in denen die DSGVO Anwendung findet, müssen die Cookies für Kerndienste aktivieren
- Performance Cookies und Werbe-Cookies können durch Klicken auf die Schaltfläche Anpassen aktiviert oder deaktiviert werden.
- Du kannst Cookies jederzeit verwalten, indem du auf den Link Cookie Performance klickst, der unten rechts auf allen Acrobat Sign-Webseiten angezeigt wird:
- Kunden, die ihre Konten auf die Domäne adobesign.com migrieren (von echosign.com), müssen ihre Cookies zweimal konfigurieren, da für jede Domäne eindeutige Cookies platziert werden müssen.
Vorsicht:
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Was ist die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das neue Datenschutzgesetz der Europäischen Union zur Harmonisierung der Datenschutzanforderungen. Obwohl es viele neue oder verbesserte Anforderungen gibt, bleiben die zugrunde liegenden Prinzipien dieselben. Die neuen Regeln umfassen eine breite Definition von personenbezogenen Daten und eine große Tragweite, die sich auf jegliche Unternehmen auswirkt, die persönliche Information von Personen in der EU sammeln. Laut Teilen der Verordnung haben Einzelpersonen das Recht, nachzuvollziehen, welche persönlichen Daten gesammelt wurden, und diese Daten auf Anfrage ggf. löschen zu lassen.
Im Rahmen dieses Artikels bezieht sich der Begriff „Benutzende Person“ auf ein Mitglied eines Unternehmens, das Verträge zum Signieren versendet. Der Begriff „Unterzeichnende Person“ verweist auf eine Einzelperson, die die Vereinbarung erhält und entweder signiert oder ablehnt. Ein Datenschutz-Admin ist ein Acrobat Sign-Konto-Admin mit besonderen Optionen zum Entfernen von persönlichen Informationen aus dem Dienst auf Aufforderung einer sendenden oder einer unterzeichnenden Person.
Die Eindeutigkeit der Benutzenden basiert auf der E-Mail-Adresse, die zum Identifizieren der Einzelperson verwendet wird. Eine Person mit mehreren E-Mail-Adressen kann über mehrere separate Benutzenden-IDs im System verfügen. Alle DSGVO-Steuerelemente in Adobe Sign verwenden die E-Mail-Adresse, um nach personenbezogenen Informationen zu suchen und diese zu verwalten. Es gibt keine Verbindung zwischen den eindeutigen E-Mail-Adressen und Administrierende finden nur Daten zu der angegebenen E-Mail-Adresse.
Funktionen mit DSGVO-Unterstützung
Acrobat Sign bietet Funktionen, die dem Kunden bei der Einhaltung der DSGVO helfen. Weitere Informationen dazu, wie Adobe deine Datensphäre schützt, findest du unter www.adobe.com/privacy.
Unter der DSGVO haben Einzelpersonen erweiterte Rechte, um den Zugriff auf und die Korrektur und Löschung von ihren persönlichen Informationen zu fordern.
- Zugriff: Auf die meisten persönlichen Informationen zu einem Benutzer oder einem Unterzeichner kann die entsprechende Einzelperson direkt über die Acrobat Sign-Benutzeroberfläche zugreifen. Ein geringer Anteil der Informationen zu Aktivitäten steht derzeit nicht direkt zur Verfügung. Eine kontoinhabende Person in Form einer Einzelperson muss sich unter „Adobe.com/privacy“ an die Adobe-Datenschutzabteilung wenden, um Zugriff auf diese Informationen anzufragen. Ein Beispiel des Berichts findest du später in diesem Artikel.
- Korrektur: Alle persönlichen Informationen, die zu Benutzenden oder Unterzeichnenden gesammelt werden, sind über die Bedienoberfläche verfügbar. Wenn Änderungen erforderlich sind, können Benutzende oder Unterzeichnende die Änderungen direkt vornehmen, ohne Adobe oder ihre Administrierenden kontaktieren zu müssen.
- Löschung: Je nach Rolle im Signaturvorgang sind verschiedene Aktionen möglich. Eine nutzende Person, die Vereinbarungen sendet, muss die Anforderung an das Unternehmen stellen, bei dem sie angestellt ist. Adobe kann nicht an dieser Interaktion teilnehmen und hat keinen Einfluss auf die Daten, die Arbeitgebende im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit gesammelt haben. Während des Signiervorgangs wird die minimale Informationsmenge zu einer unterzeichnenden Person gesammelt. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und optional Telefonnummer und OTP-Code. Diese Informationen werden zusammen mit der Vereinbarung und der Signatur gespeichert und von dem Unternehmen kontrolliert, die die Vereinbarung gesendet hat. Wenn ein Unterzeichner Informationen bezüglich der persönlichen Information benötigt, die mit dieser Vereinbarung gesammelt wurden, muss er den Absender der Vereinbarung kontaktieren. Adobe als Datenverarbeiter darf der unterzeichnenden Person keine Informationen zu der Vereinbarung oder dem Unternehmen zur Verfügung stellen, das die Vereinbarung gesendet hat. Da die einzigen Informationen, die zu der unterzeichnenden Person gespeichert werden, in der Vereinbarung enthalten sind, werden beim Löschen der Vereinbarung auch die persönlichen Information der unterzeichnenden Person gelöscht. Wenn die sendende Partei dem Löschen der Informationen der unterzeichnenden Person zustimmt, können die Vereinbarungen, an denen die unterzeichnende Person teil hatte, im Datenschutzmenü gefunden und gelöscht werden.
Hinsichtlich des Acrobat Sign-Toolsets existieren drei Funktionen:
- Protokolle auf Benutzerebene: ein Protokoll der verschiedenen Ereignisse (mit persönlichen Information), die in der Acrobat Sign-Umgebung ausgelöst wurden
- Vereinbarungslöschung: Datenschutzadministrierende sind berechtigt, Vereinbarungen anzuzeigen und zu löschen, die von beliebigen Benutzenden innerhalb deren Konto erstellt wurden.
- Benutzerlöschung: Datenschutzadministrierende sind berechtigt, beliebige Benutzende aus ihrem Konto zu löschen.
Datenschutzadministrator*innen können Informationen zu und Vereinbarungen von Benutzenden verwalten, indem sie sich bei der Admin Console anmelden und das Profil der betreffenden Benutzenden bearbeiten.
Protokolle auf Benutzerebene
Alle Benutzenden können eine Anfrage an das Adobe-Datenschutzcenter stellen, das Protokoll ihrer Aktivitäten im Acrobat Sign-System zur Verfügung zu stellen, das ihre privaten Informationen beinhaltet.
Diese Informationen werden in Form einer CSV-Datei mit folgendem Inhalt zurückgegeben:
- Datum des Ereignisses
- Ereignistyp
- IP-Adresse, von der das Ereignis ausgelöst wurde
Löschen von Vereinbarungen
Gilt nur für Vereinbarungen, die von Benutzern unter der Autorität des Datenschutzadministrators gesendet wurden.
Wenn Unterzeichnende eine Anfrage zum Entfernen ihrer Informationen aus dem Acrobat Sign-System stellen, können Datenschutzadmininstrierende des Kontos anhand der E-Mail-Adresse der Benutzenden danach suchen und alle Vereinbarungen zurückgeben, die zu dieser E-Mail-Adresse gehören und die in der Organisation den Administrierenden erstellt wurden.
Wenn die Datenschutzdministrierenden bestimmen, dass die Vereinbarung nicht mehr benötigt wird, können sie diese vollständig und unwiderruflich aus dem Dienst löschen.
Empfangende, die Acrobat Sign kontaktieren, werden angewiesen, ihre Registerkarte Verwalten zu überprüfen und das Unternehmen zu kontaktieren, das die Transaktion ursprünglich erstellt hat, um die Vereinbarung zu löschen.
Acrobat Sign löscht als Datenverarbeitungsanbieter des Kunden generell keine Vereinbarungen auf Anfrage einer empfangenden Person.
Löschen von Benutzern
Gilt nur für Benutzer, die unter die Autorität des Datenschutzadministrators fallen.
Wenn Mitarbeitende das Löschen ihrer Informationen aus dem System anfordern, löscht dieses Tool alle Informationen der Benutzenden vollständig von den Acrobat Sign-Servern.
Benutzer müssen diese Anfrage direkt an den Datenschutzadministrator des Kontos stellen. Nur der Datenschutzadministrator verfügt über die Berechtigung zum Löschen von Benutzern.
Der Acrobat Sign-Support kann Benutzende nicht aus einem Konto löschen. Wenn er dennoch dazu aufgefordert wird, werden die Benutzenden an die Kontoadministrierenden verwiesen.
Konten von Einzelpersonen und kostenlose Konten
Benutzer, die als einzige Person in einem Konto existieren oder nur ein kostenloses Konto haben, können sich nicht selbst löschen. In diesem Fall muss sich der Benutzer an das Adobe-Datenschutzcenter wenden.
Der Benutzer muss seine E-Mail-Adresse und eine explizite Anweisung zum Löschen des zu der E-Mail-Adresse gehörenden Benutzers von den Acrobat Sign-Systemen bereitstellen. Anschließend unternimmt das Adobe-Datenschutzcenter die entsprechenden Schritte, um sicherzustellen, dass der Benutzer gelöscht wird.
Anfordern des Entfernens ihrer Daten aus Acrobat Sign durch Benutzer
Um persönliche Informationen vom Acrobat Sign-System löschen zu lassen, müssen die Elemente der Benutzenden ordnungsgemäß aufgelöst werden. Dieser Vorgang variiert je nach Typ der beteiligten Benutzenden bzw. des entsprechenden Kontos. Diese können in vier Kategorien zusammengefasst werden:
Adobe-Datenschutzzentrum
Handlungsaufforderungen, die nicht von den Tools auf der Bedienoberfläche unterstützt werden, sowie Fragen bezüglich der DSGVO-Konformität müssen an das Adobe-Datenschutzcenter gesendet werden.
Support- und Erfolgsagenten haben keinen Zugriff auf die Tools zum Löschen von Inhalten von den Servern.