Zum Übertragen von Feldinhalten in ein neues Bibliotheksdokument ist Zugriff auf die erweiterten Formularmechanismen erforderlich, die für Team-, Business- und Enterprise-Dienststufen zur Verfügung stehen.
Felder in eine neue Version eines Dokuments übertragen
Es kann gelegentlich vorkommen, dass der Text eines Dokuments geändert werden muss, wobei die in der aktuellen Vorlage vorhandenen Felder unverändert bestehen bleiben können.
Mit Adobe Acrobat Sign können Sie Ihr bestehendes Bibliotheksdokument verwenden und als Überlagerungsvorlage für Formularfelder speichern. Anschließend können Sie diese Feldüberlagerung auf ein neu hochgeladenes Dokument anwenden.
Wenn der Inhalt der Datei dieselbe Struktur aufweist (oder ähnlich ist), müssen Sie lediglich die Feldplatzierung anpassen, sodass alles wie gewünscht angezeigt wird und Sie nicht alle neuen Felder manuell erstellen müssen.
Bei diesem Vorgang wird das bestehende Bibliotheksdokument in keinerlei Weise geschädigt und, wenn die Feldanordnung mit der vorherigen Vorlage identisch ist, sollte die Überlagerung sehr ähnlich ausgerichtet sein.
Alte Vorlage zum Einsparen einer Feldebene bearbeiten
Hierzu müssen Sie Eigentümer des Originaldokuments sein. Wenn ja, finden Sie auf der Registerkarte „Verwalten“ den Link „Vorlage bearbeiten“ in den Optionen auf der rechten Leiste.
Klicken Sie auf den Link Vorlage bearbeiten, um das Dokument in der Authoring-Umgebung zu öffnen.
1. Klicken Sie rechts auf das Drop-down-Menü Vorlageneigenschaften.
2. Stellen Sie für den Vorlagentyp Beides ein. (Ziel ist eine Formularfeldebene.)
◘ Es kann hilfreich sein, den Namen der Vorlage zu ändern, um sie eindeutig als „alte“ Version zu kennzeichnen.
◘ Wenn die Dokumentversion kritisch ist und die aktuelle Vorlage nicht mehr verwendet werden sollte, kann es hilfreich sein, für ZULÄSSIGE BENUTZER den Wert Nur ich festzulegen.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen unten auf der Seite (und vergessen Sie den Namen der Vorlage nicht).
Neue Vorlage erstellen
1. Laden Sie Ihre neue Datei als neue Vorlage hoch. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, um Versionsverwechslungen vorzubeugen.
2. Wenn das Dokument in der Authoring-Umgebung geladen ist, überprüfen Sie es auf bestehende Felder und löschen Sie diese.
◘ Die Annahme hierfür ist, dass Ihre vorherigen Felder alle gemäß Ihrer Spezifikationen formatiert sind und die importierten Felder nicht.
3. Öffnen Sie die Option Feldvorlagen oben links im Fenster.
4. Wählen Sie Ihre Vorlage für Formularfeldebenen aus dem Drop-down-Menü Feldvorlagen aus und klicken Sie auf Anwenden.
Die Feldebene wird auf das neue Dokument angewendet.
5. Passen Sie alle Felder an, die neu ausgerichtet werden müssen.
6. Speichern Sie die neue Vorlage.
Es wird empfohlen, neue Vorlagen mit dem Wert Nur ich im Abschnitt ZULÄSSIGE BENUTZER zu speichern, bis das Dokument gründlich von Ihnen getestet wurde.
Testen und bereitstellen
Die neue Vorlage wird umgehend in Ihrer Bibliothek verfügbar sein.
Es wird empfohlen, dass Sie das Dokument testen, indem Sie es an eine unbedenkliche E-Mail-Adresse senden, sodass Sie das Verhalten der Felder beim Ausfüllen des Formulars beobachten können.
Wenn Sie eine Feldplatzierung oder eine Bestätigung bzw. ein Verhalten ändern müssen, können Sie dies tun, indem Sie auf der Seite „Verwalten“ auf den Link Vorlage bearbeiten klicken.
Wenn Ihre neue Vorlage Ihren Testlauf bestanden hat:
1. Klicken Sie auf der Seite „Verwalten“ auf Vorlage bearbeiten.
2. Öffnen Sie die Vorlageneigenschaften.
3. Ändern Sie den Wert für ZULÄSSIGE BENUTZER zu einer der beiden Optionen:
○ Alle Benutzer in meiner Gruppe – Nur Benutzer von Acrobat Sign, die sich in derselben Gruppe wie der Ersteller der Vorlage befinden, sehen das Dokument in ihrer Bibliothek
►Team-Konten haben nur eine Gruppe. Aus diesem Grund können sie diese Option nicht sehen.
○ Alle Benutzer in meiner Firma – Alle Benutzer von Acrobat Sign im gesamten Konto sehen das Dokument in ihrer Bibliothek
4. Speichern Sie die Vorlage.
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