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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzende hinzufügen
2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
5. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
6. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
7. Gruppenmitgliedschaft Benutzender bearbeiten
8. Gruppenmitgliedschaft Benutzender bearbeiten über die Gruppenoberfläche
9. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
10. Benutzeridentitätstypen und SSO
11. Wechseln der Benutzeridentität
12. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
13. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
14. Produktprofile
15. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Workflows zum Selbstsignieren
  3. Massenversand
  4. Webformulare
  5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  6. Power Automate-Workflows
  7. Bibliotheksdokumente
  8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  16. Signiertes Dokument hochladen
  17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  19. Signaturberechtigung
  20. Sendeberechtigung
  21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  22. Festlegen einer Standardzeitzone
  23. Festlegen eines Standarddatumsformats
  24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  26. Empfangende ersetzen
  27. Audit-Bericht
    1. Übersicht
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  28. In Produktbotschaften und Anleitungen
  29. Barrierefreie PDF-Dateien
  30. Neues Authoring-Erlebnis
  31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Signieren ablehnen
  8. Stempel-Workflows erlauben
  9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Übersicht
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. Gruppen empfangender Personen
  6. Erforderliche Felder
  7. Anhängen von Dokumenten
  8. Vereinbarungen bearbeiten
  9. Vereinbarungsname
  10. Sprachen
  11. Private Nachrichten
  12. Erlaubte Signaturarten
  13. Erinnerungen
  14. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  15. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Übersicht
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  16. Inhaltsschutz
  17. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  18. Dokumentablauf
  19. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  20. Signierreihenfolge
  21. Liquid Mode
  22. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  23. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  24. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Übersicht
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. DSGVO
3. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
4. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
5. IVES-Unterstützung
6. eOriginal-Archivierung für Sicherungsscheine
7. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
5. Auslöser für Flows
6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
7. Verwalten von Flows
8. Bearbeiten von Flows
9. Freigeben von Flows
10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
11. Löschen von Flows
12. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Zum Übertragen von Feldinhalten in ein neues Bibliotheksdokument ist Zugriff auf die erweiterten Formularmechanismen erforderlich, die für Team-, Business- und Enterprise-Dienststufen zur Verfügung stehen.

Felder in eine neue Version eines Dokuments übertragen

Es kann gelegentlich vorkommen, dass der Text eines Dokuments geändert werden muss, wobei die in der aktuellen Vorlage vorhandenen Felder unverändert bestehen bleiben können.

Mit Adobe Acrobat Sign können Sie Ihr bestehendes Bibliotheksdokument verwenden und als Überlagerungsvorlage für Formularfelder speichern. Anschließend können Sie diese Feldüberlagerung auf ein neu hochgeladenes Dokument anwenden.

Wenn der Inhalt der Datei dieselbe Struktur aufweist (oder ähnlich ist), müssen Sie lediglich die Feldplatzierung anpassen, sodass alles wie gewünscht angezeigt wird und Sie nicht alle neuen Felder manuell erstellen müssen.

Bei diesem Vorgang wird das bestehende Bibliotheksdokument in keinerlei Weise geschädigt und, wenn die Feldanordnung mit der vorherigen Vorlage identisch ist, sollte die Überlagerung sehr ähnlich ausgerichtet sein.

Alte Vorlage zum Einsparen einer Feldebene bearbeiten

Hierzu müssen Sie Eigentümer des Originaldokuments sein. Wenn ja, finden Sie auf der Registerkarte „Verwalten“ den Link „Vorlage bearbeiten“ in den Optionen auf der rechten Leiste.

Klicken Sie auf den Link Vorlage bearbeiten, um das Dokument in der Authoring-Umgebung zu öffnen.

1. Klicken Sie rechts auf das Drop-down-Menü Vorlageneigenschaften.

2. Stellen Sie für den Vorlagentyp Beides ein. (Ziel ist eine Formularfeldebene.)

◘ Es kann hilfreich sein, den Namen der Vorlage zu ändern, um sie eindeutig als „alte“ Version zu kennzeichnen.

◘ Wenn die Dokumentversion kritisch ist und die aktuelle Vorlage nicht mehr verwendet werden sollte, kann es hilfreich sein, für ZULÄSSIGE BENUTZER den Wert Nur ich festzulegen.

3. Speichern Sie Ihre Änderungen unten auf der Seite (und vergessen Sie den Namen der Vorlage nicht).

Neue Vorlage erstellen

1. Laden Sie Ihre neue Datei als neue Vorlage hoch. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, um Versionsverwechslungen vorzubeugen.

2. Wenn das Dokument in der Authoring-Umgebung geladen ist, überprüfen Sie es auf bestehende Felder und löschen Sie diese.

◘ Die Annahme hierfür ist, dass Ihre vorherigen Felder alle gemäß Ihrer Spezifikationen formatiert sind und die importierten Felder nicht.

3. Öffnen Sie die Option Feldvorlagen oben links im Fenster.

4. Wählen Sie Ihre Vorlage für Formularfeldebenen aus dem Drop-down-Menü Feldvorlagen aus und klicken Sie auf Anwenden.

Die Feldebene wird auf das neue Dokument angewendet.

5. Passen Sie alle Felder an, die neu ausgerichtet werden müssen.

6. Speichern Sie die neue Vorlage.

Hinweis:

Es wird empfohlen, neue Vorlagen mit dem Wert Nur ich im Abschnitt ZULÄSSIGE BENUTZER zu speichern, bis das Dokument gründlich von Ihnen getestet wurde.

Testen und bereitstellen

Die neue Vorlage wird umgehend in Ihrer Bibliothek verfügbar sein.

Es wird empfohlen, dass Sie das Dokument testen, indem Sie es an eine unbedenkliche E-Mail-Adresse senden, sodass Sie das Verhalten der Felder beim Ausfüllen des Formulars beobachten können.

Wenn Sie eine Feldplatzierung oder eine Bestätigung bzw. ein Verhalten ändern müssen, können Sie dies tun, indem Sie auf der Seite „Verwalten“ auf den Link Vorlage bearbeiten klicken.

Wenn Ihre neue Vorlage Ihren Testlauf bestanden hat:

1. Klicken Sie auf der Seite „Verwalten“ auf Vorlage bearbeiten.

2. Öffnen Sie die Vorlageneigenschaften.

3. Ändern Sie den Wert für ZULÄSSIGE BENUTZER zu einer der beiden Optionen:

○ Alle Benutzer in meiner Gruppe – Nur Benutzer von Acrobat Sign, die sich in derselben Gruppe wie der Ersteller der Vorlage befinden, sehen das Dokument in ihrer Bibliothek

►Team-Konten haben nur eine Gruppe. Aus diesem Grund können sie diese Option nicht sehen.

○ Alle Benutzer in meiner Firma – Alle Benutzer von Acrobat Sign im gesamten Konto sehen das Dokument in ihrer Bibliothek

4. Speichern Sie die Vorlage.

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