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Neuen Power Automate-Ablauf in der Acrobat Sign-Umgebung erstellen

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Zuletzt aktualisiert am 12. August 2024

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. Transaktionsfußzeile
  31. In Produktbotschaften und Anleitungen
  32. Barrierefreie PDF-Dateien
  33. Neues Authoring-Erlebnis
  34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
  8. Signieren ablehnen
  9. Stempel-Workflows erlauben
  10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. CC-Parteien
  8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
  9. Erforderliche Felder
  10. Anhängen von Dokumenten
  11. Feldreduzierung
  12. Vereinbarungen bearbeiten
  13. Vereinbarungsname
  14. Sprachen
  15. Private Nachrichten
  16. Erlaubte Signaturarten
  17. Erinnerungen
  18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  21. Inhaltsschutz
  22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  23. Dokumentablauf
  24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  25. Signierreihenfolge
  26. Liquid Mode
  27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Neue Power Automate-Workflows erstellen

Hinweis:

Alle Abläufe müssen mindestens einen Acrobat Sign-Connector enthalten, bevor sie gespeichert werden können.

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit der Erstellung eines neuen Workflows zu beginnen:

Wähle in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Workflows und dann auf der Seite Deine Workflows die Schaltfläche Workflow erstellen aus.

Zugriff auf Workflows über den Workflows-Link

Wähle auf der Startseite die Kachel Wiederverwendbaren Workflow erstellen und dann im Textfeld Workflow-Automatisierung die Option Weiter aus.

Zugriff auf Workflows über die Registerkarte „Startseite“

Bei beiden Möglichkeiten wird die Liste vorgefertigter Vorlagen geöffnet. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung, um einen neuen Workflow zu beginnen:

Suche mithilfe des Namens nach einem Workflow oder wähle eines der Workflow-Themen aus und wähle mit Auswählen die vorgefertigte Vorlage aus, die du bearbeiten möchtest.
Die Vorlage wird mit einem bearbeitbaren Feld für den Vorlagennamen und den aufgelisteten erforderlichen Anwendungs-Connectoren geöffnet.
- Gib einen eindeutigen Namen für den Ablauf ein.
- Stelle eine gültige Verbindung zu den einzelnen Anwendungen her.
Klicke auf Weiter, um die erforderlichen Elemente der Connectoren einzurichten.
Gültige Anwendungsverbindung einrichten

Beim Erstellen von Abläufen im Acrobat Sign-System sollte der Acrobat Sign-Connector gültig sein (vorausgesetzt, du bist bereits beim System authentifiziert). Alle anderen Anwendungen können den Link Verbindung reparieren enthalten.
Das Klicken auf den Link Verbindung reparieren löst einen Authentifizierungsprozess mit der entsprechenden Anwendung aus.
- Gib deinen Benutzernamen und dein Kennwort für die ausgewählte Anwendung ein und schließe den Authentifizierungsprozess ab.
- Nach der Authentifizierung musst du der Anwendung erlauben, Informationen mit der Microsoft Power Automate-Anwendung zu teilen.
Sobald Berechtigungen erteilt sind, sollte der Link Verbindung reparieren in ein grünes Häkchen umgewandelt werden. Dieses zeigt an, dass die Verbindung gültig ist und funktioniert. Die E-Mail-Adresse der authentifizierten Benutzer*innen-ID wird links neben dem grünen Häkchen angezeigt.
Alle Connectoren müssen über gültige Verbindungen verfügen, damit der Ablauf ausgeführt werden kann.

Beachte, dass ein Ablauf über mindestens einen Acrobat Sign-Connector verfügen muss.
In Abhängigkeit von den verwendeten Connectoren und den durchgeführten Aktionen wirst du von der Benutzungsoberfläche aufgefordert, Informationen bereitzustellen.

Wenn du beispielsweise Dateien in deiner OneDrive-Anwendung speicherst, musst du einen Pfad zu dem Ordner angeben, an den die Vereinbarungs-PDFs zugestellt werden sollen. Eine Navigationsoberfläche wird bereitgestellt.

Die Werte werden in der Ablaufkonfiguration gespeichert, während du die erforderlichen Elemente definierst.
Wenn alle erforderlichen Elemente definiert sind, wähle Ablauf erstellen aus.
Nach einer kurzen Verarbeitungszeit wird die Seite für die Workflow-Steuerung geladen. Die Steuerungsseite enthält die Steuerelemente zum Bearbeiten, Freigeben, Deaktivieren und Löschen des Workflows.

Der Workflow wird im Status Aktiv erstellt und auf deiner Workflow-Verwaltungsseite aufgeführt.

Wähle die Option Komplett neu erstellen aus.
Ein Menü mit Connectoren und Auslösern wird angezeigt.

Gib Adobe (oder eine andere unterstützte Anwendung) in das Suchfeld ein, um nach Auslösern und Aktionen zu suchen, die sich auf Acrobat Sign beziehen.

Hinweis:

Alle in der Acrobat Sign-Integration erstellten Abläufe müssen mindestens einen Acrobat Sign-Connector enthalten.

Wähle für das Beispiel mit dem Hochladen der signierten Vereinbarungen in ein OneDrive-Konto den Auslöser Wenn ein Vereinbarungs-Workflow erfolgreich abgeschlossen ist aus:

Die Seite wird aktualisiert und zeigt den Auslöser als erstes Element im Kontext des Prozessablaufs an.

Im folgenden Beispiel erfordert der Auslöser keine zusätzliche Konfiguration, aber das ist möglicherweise nicht immer der Fall.
Klicke auf Neuer Schritt, um das nächste Element zum Ablauf hinzuzufügen.

Unter dem Auslöser wird die Auswahl Aktion angezeigt. Suche nach der Art der Aktion, die du ausführen möchtest.

Im Beispiel für das Hochladen von Vereinbarungen in OneDrive wird bei der Suche nach OneDrive die Aktion Datei von URL hochladen vorgeschlagen.
Nach der Auswahl werden vom OneDrive-Element die erforderlichen Feldwerte angezeigt, die die Benutzer*innen angeben müssen.

In diesem Fall sind dies die Quell-URL für die signierte PDF und der Zieldateipfad, an den die PDF zugestellt werden soll.

Wenn du in ein beliebiges Feld klickst, wird eine Reihe vordefinierter Optionen angezeigt, die mit den von einem Dienst bereitgestellten allgemeinen Objekten übereinstimmen.

Wähle das Objekt aus, das am ehesten zu deinem Zweck passt.

Konfiguriere alle erforderlichen Felder.
Füge so viele Schritte hinzu wie nötig, um deine Ziele mit dem Workflow zu erreichen, und konfiguriere die erforderlichen Felder nach Bedarf.
- Sobald du damit fertig bist, klicke auf Speichern.
- Wenn in den konfigurierten Feldern Fehler aufgetreten sind oder du etwas ausgelassen hast, wirst du aufgefordert, dies zu beheben.
Nach einer kurzen Verarbeitungszeit wird die Seite für die Workflow-Steuerung geladen. Die Steuerungsseite enthält die Steuerelemente zum Bearbeiten, Freigeben, Deaktivieren und Löschen des Workflows.
Der Workflow wird im Status Aktiv erstellt und auf deiner Workflow-Verwaltungsseite aufgeführt.