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Seitenextraktion aus PDF-Dateien mit Vereinbarungen zulassen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Standardmäßig werden alle vom System generierten PDF-Dateien (z. B. Vereinbarungen, Audit-Berichte und Berichte zur Identität der Unterzeichnenden) von Adobe Acrobat Sign zertifiziert und durch ein Kennwort geschützt. Durch diesen Vorgang wird die PDF-Datei versiegelt und Änderungen werden verhindert. Dadurch wird aber auch die Nachbearbeitung der PDF-Datei in anderen Systemen verhindert. Beispiele für die Nachbearbeitung:

  • Speichern der PDF-Datei mit einer PDF/A-Standardversion
  • Hinzufügen interner Überlagerungen zur PDF
  • Verwendung von Software von Drittanbietenden, um der PDF-Datei zusätzliche Siegel oder Signaturen hinzuzufügen

Durch Aktivieren der Funktion Seitenextraktion kannst du ändern, wie Acrobat Sign PDF-Dateien erstellt. Anstatt die PDF zu zertifizieren und damit zu versiegeln, wird eine digitale Signatur angewendet (mit demselben Zertifikat).

Darüber hinaus wird kein Berechtigungskennwort hinzugefügt, sodass der Zugriff auf die signierte PDF zur Nachbearbeitung möglich ist und gleichzeitig der Ursprungsnachweis und die Gültigkeit der Signatur mit derselben Rechtssicherheit wie die zertifizierte Fassung erhalten bleiben.

Beachte, dass durch die Nachbearbeitung der PDF eine Kopie der PDF ohne Siegel erstellt wird. Kundinnen und Kunden sollten darauf achten, dass sie Zugriff auf eine versiegelte Version der PDF-Datei haben, indem sie entweder die Originalvereinbarung in ihrem Acrobat Sign-Konto aufbewahren oder eine versiegelte Kopie in einem internen Vereinbarungsarchiv speichern (insbesondere, wenn durch Data-Governance-Richtlinien Vereinbarungen innerhalb des Kontos gelöscht werden).

Verfügbarkeit:

Seitenextraktion ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Die Seitenextraktion wird standardmäßig nicht angezeigt. Wende dich an das Support-Team, um die Funktion aktivieren zu lassen.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Hinweis:

Die Seitenextraktionsfunktion gilt nur für Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur signiert wurden.

Wenn PKI-basierte Zertifikate zum Anwenden einer Signatur verwendet werden, wird die PDF immer zertifiziert, obwohl kein Kennwort für die Dokumentensicherheit festgelegt wurde.

Und so funktioniert's

Im Standardzertifizierungsprozess wird eine gesicherte PDF erstellt, die wie folgt identifiziert werden kann:

  • Das blaue Banner, mit dem bestätigt wird, dass die PDF zertifiziert ist
  • Der Kopfzeilentitel der PDF, in dem angegeben ist, dass diese (GESICHERT) ist
  • Das Schlosssymbol in der linken Symbolleiste
Zertifiziertes Siegel, wenn die Seitenextraktion deaktiviert ist

Bei der Überprüfung der Dokumentensicherheit kannst du feststellen, dass die PDF über folgende Merkmale verfügt:

  • Kennwortsicherheit ist vorhanden.
    • Das Kennwort ist eine zufällige Zeichenfolge, die nicht protokolliert wird und daher nicht wiederhergestellt werden kann.
  • Schränkt die Möglichkeiten zum Ändern des Dokuments ein.
Dokumentensicherheit, wenn die Seitenextraktion deaktiviert ist

Wenn die Seitenextraktion aktiviert ist, lässt sich die resultierende PDF leicht als bearbeitbares Dokument identifizieren:

  • Mit dem Zertifizierungsbanner wird lediglich angezeigt, dass die PDF signiert wurde und dass die Signaturen gültig sind.
    • Das Siegel ist noch vorhanden und kann durch Klicken auf das Signatursymbol in der linken Symbolleiste überprüft werden.
  • Mit der Titelzeile des Dokuments wird nicht bestätigt, dass die PDF-Datei gesichert ist.
  • Das Sperrsymbol (das darauf hinweist, dass du das Dokument nicht bearbeiten kannst) ist nicht sichtbar.
Signatursiegel, wenn die Seitenextraktion aktiviert ist

Die Überprüfung der Dokumentensicherheit ergibt Folgendes:

  • Keine Sicherheit wird auf die PDF-Datei angewendet.
  • Die meisten Optionen für den Zugriff auf den Dokumentinhalt sind verfügbar.
Dokumentensicherheit, wenn die Seitenextraktion aktiviert ist

Hinweis:

In der Berechtigungsliste ist zwar angegeben, dass das Ändern des Dokuments und die Dokumentenzusammenstellung nicht erlaubt sind, doch das gilt nur für die versiegelte Version der PDF.

Mit Acrobat können Seiten extrahiert, hinzugefügt oder kombiniert werden. Auf diese Weise wird eine neue Kopie der PDF erstellt, bei der das Siegel nicht mehr vorhanden ist.

Konfiguration

Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu Sicherheitseinstellungen > Seitenextraktion zulassen navigierst.

Die Funktion kann aktiviert oder deaktiviert sein. Es gibt keine detaillierteren Funktionen.

Seitenextraktion

Hinweis:

Die Generierung der PDF-Datei erfolgt in Echtzeit, sobald die PDF-Datei angefordert wird. Das bedeutet, dass bei einer Änderung der Einstellung bei allen nachfolgenden Anforderungen zum Herunterladen einer PDF-Datei aus einer bestehenden Vereinbarung der aktuelle Einstellungswert berücksichtigt wird.

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