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Massenversand mit einer übergeordneten Vorlage

 

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Massenversand mit einer übergeordneten Vorlage

Massenversand ist ein Vorgang, bei dem eine „übergeordnete“ Vereinbarungsvorlage verwendet wird. Diese wurde von der Absenderin oder dem Absender erstellt, um mehrere „untergeordnete“ Vereinbarungen für eine oder mehrere empfangende Parteien zu generieren.

Die übergeordnete Vorlage wird in drei Phasen konfiguriert:

  • Vereinbarungsdetails definieren: der Name, die globale Nachricht und die Basisdateien der Vereinbarung.
  • Vereinbarungseinstellungen definieren: die die Vereinbarung unterstützenden Konfigurationen wie Erinnerung, Ablaufdatum, Kennwort, Lokalisierung usw.
  • Empfangende hinzufügenEs gibt die beiden folgenden Möglichkeiten, die Liste der Empfangenden einzugeben, die zum Generieren der untergeordneten Vereinbarungen verwendet wird:
    • manuell, wobei alle Empfangenden in das Textfeld eingegeben (oder eingefügt) werden 
    • durch Hochladen in einer CSV-Datei.

Methode zum Hinzufügen von Empfangenden

Das Definieren der Vereinbarungsdetails und der Einstellungen erfolgt auf dieselbe Weise, unabhängig davon, wie du deine Empfangenden hinzufügst. Die Art und Weise, wie du Empfangende hinzufügst, hat jedoch weitreichende Auswirkungen auf den Umfang und die Optionen, die auf die untergeordneten Vereinbarungen angewendet werden.
Bevor du mit der Konfiguration einer übergeordneten Vorlage für den Massenversand beginnst, solltest du wissen und verstehen, welche Methode du zum Hinzufügen deiner Empfangenden verwenden möchtest. Wenn du die CSV-Importoptionen nutzen möchtest, definiere deine CSV-Datei, bevor du mit der Erstellung der Vorlage beginnst.

Die Schnittstelle für die manuelle Eingabe ermöglicht:

  • nur eine Empfängerin oder einen Empfänger pro untergeordneter Vereinbarung, mit optionalem Gegenzeichnen durch die Absenderin oder den Absender. Es gibt keine Option, zusätzliche externe Empfangsparteien hinzuzufügen, eine andere gegenzeichnende Person zuzuweisen oder das Gegenzeichnen an die erste Signaturposition zu verschieben.
  • Mit diesem manuellen Vorgang können bis zu 50 einzelne Empfangende hinzugefügt werden, wodurch bis zu 50 untergeordnete Vereinbarungen generiert werden.

Darüber hinaus gelten alle konfigurierten Vereinbarungsdetails und -einstellungen der übergeordneten Vorlage für alle untergeordneten Vereinbarungen. Dazu gehört:

  • Rolle der Empfangspartei
  • Authentifizierungsmethode -wert der Empfangspartei
  • Ablauffrist für die untergeordneten Vereinbarungen
  • in der E-Mail-Benachrichtigung enthaltene globale Nachricht
  • für das Erlebnis der Empfangspartei verwendete Gebietsschema

Die Methode mit CSV-Import bietet gegenüber dem manuellen Verfahren verschiedene praktische Verbesserungen, z. B.:

  • Durch eine Massenversand-Transaktion können bis zu 1.000 untergeordnete Vereinbarungen konfiguriert werden.
  • Jede untergeordnete Vereinbarung kann bis zu 100 Empfangende enthalten. Folgendes kann für alle Empfangenden eigens festgelegt werden:
    • Rolle
    • Authentifizierungstyp (einschließlich E-Mail (Keine), Acrobat Sign-Authentifizierung, Telefon (SMS), Kennwort- und wissensbasierte Authentifizierung)
    • Authentifizierungswert
    • Private Nachricht (bis zu 1.000 Zeichen)
  • Jede untergeordnete Vereinbarung kann so konfiguriert werden, dass sie Folgendes enthält:
    • Benutzerdefinierter Vereinbarungsname
    • Benutzerdefinierte „globale Nachricht“ in der E-Mail (bis zu 1.000 Zeichen)
    • Benutzerdefiniertes Gebietsschema
    • Benutzerdefiniertes Ablaufdatum
    • Komplexe Workflow-Strukturen (sequenzielle, parallele und hybride Signaturflüsse)

Übergeordnete Vorlage konfigurieren

Vereinbarungsdetails definieren

  1. Melde dich mit einem Nutzerkonto an, für das der Zugriff auf die Funktion Massenversand in der primären Gruppe aktiviert ist, und navigiere zur Startseite.

  2. Wähle die Kachel Massenversand aus.

    Wenn die Kachel nicht vorhanden ist, ist die Funktion Massenversand in der primären Gruppe der nutzenden Partei nicht aktiviert.

    Die Startseite mit Beispielen, wann der Massenversand aktiviert und deaktiviert ist
    Wende dich an deine*n Acrobat Sign-Admin, damit diese*r den Zugriff auf die Massenversand-Funktion für die primäre Gruppe der nutzenden Partei zu ermöglicht.

    Wenn der Fehler Deine Zugriffsberechtigungen sind nicht ausreichend generiert wird, dann ist die primäre Gruppe der benutzenden Person nicht für den Zugriff auf Massenversand konfiguriert, aber die benutzende Person ist Mitglied einer Gruppe mit Zugriff.

    Massenversand – Manuelle Eingabe
    Damit Benutzende auf die Massenversand-Oberfläche zugreifen können, muss die Funktion in ihrer primären Gruppe aktiviert sein.

  3. Nachdem die Oberfläche Massenversand geladen wurde, gehe folgendermaßen vor:

    1. Wähle die Gruppe aus, aus der die Vereinbarungen gesendet werden sollen. Wenn die Gruppenauswahlfunktion nicht verfügbar ist, hast du nur Zugriff auf eine einzige Gruppe. Die Gruppe definiert Folgendes:
      • Die für die Transaktion verfügbaren Vorlagen
      • Die Signaturoptionen und -anforderungen
      • Die Sicherheit, die für die Vereinbarungen gilt
    2. Klicke auf die Schaltfläche Datei auswählen, um die Datei auszuwählen, die als Basisdokument für die Vereinbarung verwendet werden wird. Du kannst eine Datei aus folgenden Quellen auswählen:
      • Arbeitsplatz. Wenn du eine Datei von deinem Computer auswählst, wird der Konfigurationsvorgang sofort fortgesetzt. Wenn du mehrere Dateien verwenden musst, kannst du nach dem Aktualisieren der Seite weitere Dateien auswählen.
      • Vorlagenbibliothek. Das Auswählen über die Option Vorlage ermöglicht dir die Auswahl mehrerer Dateien aus der Bibliothek, indem du die entsprechenden Kontrollkästchen in der Liste aktivierst. Nachdem du alle gewünschten Dateien markiert hast, wähle die Schaltfläche „Bestätigen“ aus, sodass die Dateien der Transaktion hinzugefügt werden. Die Vorlagenbibliothek verfügt über zwei Registerkarten:
        • Vorlagen. Dies ist eine Liste aller Vorlagen, die Benutzenden über die Vorlagenbibliothek der Gruppe zur Verfügung stehen.
        • Zuletzt verwendete Vorlagen. Dies ist eine Liste der zuletzt verwendeten Vorlagen in der Vorlagenbibliothek der Gruppe.

     

    Der Abschnitt „Vereinbarungsdetails“ der Oberfläche „Massenversand“ mit hervorgehobener Dateiauswahlfunktion
    Es kann ein Link oben rechts im Fenster aktiviert werden, der Benutzenden das Wechseln zur klassischen Version der Funktion „Massenversand“ ermöglicht.

    Hinweis:

    Bei der Verwendung von Vorlagen ist es von entscheidender Bedeutung, dass du testest und überprüfst, ob deine Vorlagenfelder ordnungsgemäß zugewiesen sind und diese wie erwartet funktionieren, bevor du Hunderte von Vereinbarungen erstellst.

  4. Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun Vereinbarungsdetails an.

    Es gibt drei Abschnitte, die du überprüfen und nach Bedarf bearbeiten kannst:

    • Vereinbarungsdateien: Die ausgewählten Dateien oder Vorlagen sind bereits angehängt. Wenn du weitere angehängte Dateien benötigst, wähle die Schaltfläche „Weitere Dateien auswählen“ und füge Dateien von deinem lokalen Computer oder aus der Vorlagenbibliothek hinzu.
      • Dateien können aus beiden Quellen nach Bedarf hinzugefügt werden.
      • Aus deinem lokalen System ausgewählte Dateien können jeweils nur einzeln hinzugefügt werden. Es können mehrere Vorlagen ausgewählt werden.
    • Vereinbarungsname: Der Name der Vereinbarung erscheint in der Betreffzeile der E-Mail der empfangenden Person und wird auf der Seite Verwalten hervorgehoben.
      • Der Standard-Vereinbarungsname wird aus der ersten angehängten Datei importiert.
      • Der Vereinbarungsname kann bearbeitet werden, indem du in das Feld klickst und einen Namen eingibst.
    • Nachricht: Das Nachrichtenfeld enthält die standardmäßige globale Nachricht, die im Haupttext der E-Mail für alle Empfangenden eingefügt wird. Um das Nachrichtenfeld zu bearbeiten, klicke in das Feld und beginne mit der Eingabe.
    Die Oberfläche „Massenversand“ mit konfigurierten Vereinbarungsdetails


Vereinbarungseinstellungen konfigurieren oder anpassen

Die Standardwerte für die Vereinbarungseinstellungen werden aus den Gruppeneinstellungen übernommen. Jede Einstellung kann an den Zweck der Vorlage angepasst werden.
Je nach Service-Level- und Gruppenebeneneinstellungen können verschiedene Optionen enthalten sein. Nachfolgend sind die Gängigsten aufgeführt:


Empfangende hinzufügen

Wie bereits erwähnt, erzielst du die besten Ergebnisse, wenn du dir vorstellen kannst, wie du deine Empfangenden hinzufügst.
Wird die Vorlagenkonfiguration gestartet, wird standardmäßig der manuelle Prozess angezeigt.

Wähle die Methode aus, mit der du Empfangende hinzufügen möchtest:

Welche Methode möchtest du zum Hinzufügen von Empfangenden verwenden?

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