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Zuletzt aktualisiert am 30. November 2023

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. Transaktionsfußzeile
  31. In Produktbotschaften und Anleitungen
  32. Barrierefreie PDF-Dateien
  33. Neues Authoring-Erlebnis
  34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
  8. Signieren ablehnen
  9. Stempel-Workflows erlauben
  10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. CC-Parteien
  8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
  9. Erforderliche Felder
  10. Anhängen von Dokumenten
  11. Feldreduzierung
  12. Vereinbarungen bearbeiten
  13. Vereinbarungsname
  14. Sprachen
  15. Private Nachrichten
  16. Erlaubte Signaturarten
  17. Erinnerungen
  18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  21. Inhaltsschutz
  22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  23. Dokumentablauf
  24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  25. Signierreihenfolge
  26. Liquid Mode
  27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Überblick

Die Signierreihenfolge gibt den standardmäßigen Signatur-Workflow für die Vereinbarung sowie den Umfang vor, in dem Absendende sie ändern können.

Einer von zwei Standardwerten muss ausgewählt werden:

Empfangende signieren in der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden: Sequenzielle Signaturen, bei denen die Empfangenden die Vereinbarung in der Reihenfolge erhalten, in der sie auf der Seite „Senden“ aufgeführt sind. Die erste empfangende Partei erhält Zugriff auf die Vereinbarung, und sobald sie ihren Teil abgeschlossen hat, wird die nächste empfangende Partei benachrichtigt. Alle Empfangenden erhalten nacheinander Zugriff, bis die Vereinbarung vollständig ist.
Empfangende signieren in beliebiger Reihenfolge: Parallele Signaturen, bei denen alle Empfangenden gleichzeitig benachrichtigt werden und ihre Aktivitäten hinsichtlich der Vereinbarung in ihrer eigenen Zeit durchführen können. Die Vereinbarung ist vollständig, sobald alle Empfangenden ihren Teil erledigt haben.

Darüber hinaus gibt es zwei optionale Steuerelemente:

Absendenden die Auswahl der Signierreihenfolge ermöglichen: Durch diese Option wird ein Umschalter auf der Registerkarte Senden verfügbar, sodass die absendende Partei zwischen dem sequenziellen und dem parallelen Signatur-Workflow wechseln kann. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der Standard-Workflow angewendet.
Absendenden erlauben, die hybride Routingreihenfolge anzugeben: Wenn diese Option aktiviert ist, können Absendende einen gemischten Workflow erstellen, der sequenzielles und paralleles Routing für die Vereinbarung enthält. Zum Beispiel wird eine Umfrage in einem parallelen Workflow an eine Gruppe von Mitarbeitenden und dann an das genehmigende Management gesendet, sobald alle Gruppenmitglieder ihre Aktionen abgeschlossen haben (sequenziell, nachdem der Gruppenprozess abgeschlossen ist).

Verwendung

Der Standard-Workflow wird automatisch angewendet. Wenn keine der optionalen Einstellungen aktiviert ist, kann nur der Standard-Workflow verwendet werden. Absendende sind nicht berechtigt, den Standard-Workflow außer Kraft zu setzen, wenn sie von der Seite Senden senden.

Wenn Absendende die Signierreihenfolge ändern dürfen, wird auf der Seite Senden oben in der Empfangsliste ein Umschalter angezeigt. Absendende können frei zwischen Workflows wechseln.

Damit auf der Seite „Senden“ hybride Workflows konfiguriert werden können, muss der Standard-Workflow sequenziell sein. Wenn hybride Workflows aktiviert sind, können Absendende hybride Workflows frei erstellen. Es ist kein weiterer Zugang erforderlich.

Best Practices

Accounts, die nur eine Gruppe enthalten oder bei denen Benutzende in mehreren Gruppen (UMG) nicht aktiviert ist, möchten eventuell die Möglichkeit haben, zwischen Workflows zu wechseln, die verfügbar gemacht werden, um Absendenden einen gewissen Spielraum zu geben, ihren Signaturfluss für Vereinbarungen bestmöglich zu steuern.

Accounts, bei denen UMG (Users in Multiple Groups) aktiviert ist, sollten die Erstellung von Gruppen in Betracht ziehen. Darin werden die Standard-Workflows für Vereinbarungen, die von der Gruppe gesendet werden, fest definiert. Außerdem sollte die Option zum Ändern des Workflows entfernt werden. Dadurch entfallen auf der Seite Senden Optionen der Benutzungsoberfläche und es wird gewährleistet, dass Vereinbarungen immer mit dem richtigen Workflow gesendet werden.

Hybride Workflows sind in bestimmten Anwendungsfällen hilfreich, erfordern jedoch, dass die Absendenden den Dokumentenfluss jedes Mal korrekt konfigurieren. Bei Unternehmenskundschaft kann dies mit selbstdefinierten Sende-Workflows besser gelingen. Dadurch entfällt der Konfigurationsaufwand für Absendende, denn die Workflow-Vorlage wird eingebettet.

Accounts, die wahrscheinlich nie einen parallelen Signatur-Workflow verwenden werden, sollten den sequenziellen Workflow auswählen und sowohl die Option zum Wechseln als auch die Hybridoption deaktivieren.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Die Signierreihenfolge steht für Enterprise-Lizenz-Abos zur Verfügung.

Bei Team- und Einzellizenz-Abos ist

der Standard-Workflow auf sequenzielle Signaturen eingestellt
die Option zum Wechseln zwischen Workflows aktiviert
die Option für hybride Workflows deaktiviert

Konfigurationsumfang:

Die Steuerelemente für die Signierreihenfolge können auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Sie können auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem Sie zu Sendeeinstellungen > Signierreihenfolge navigieren.

Wenn der standardmäßige Workflow sequenziell ist, wird die Signierreihenfolge am Anfang des Datensatzes der empfangenden Partei numerisch angezeigt.

Der erste Datensatz wird immer als Nummer eins indiziert, der zweite als Nummer zwei usw. (Es sei denn, es ist ein hybrider Workflow vorhanden, bei dem mehrere Empfangende unter demselben Index gruppiert werden können, was auf einen parallelen Abschnitt im Workflow hinweist.)

Wenn der Standard-Workflow parallel ist, ist keine Signierreihenfolge erforderlich, da alle Empfangenden die Vereinbarung gleichzeitig erhalten.

Der Empfangsindex am Anfang des Datensatzes der empfangenden Partei wird entfernt.

Wenn die Option zum Wechseln zwischen Workflows aktiviert ist, wird am oberen Rand der Empfangsliste ein Umschalter angezeigt.

Der Standardwert entspricht dem für die Gruppe definierten Standard-Workflow und kann von der absendenden Partei frei geändert werden.

Wenn hybride Workflows aktiviert sind, ist die Standardansicht der Seite „Senden“ mit der Oberfläche des sequenziellen Workflows identisch.

Der Unterschied besteht darin, dass die Benutzenden eine empfangende Partei per Drag & Drop über eine andere ziehen und dadurch gruppieren können, um ein paralleles Segment im Signaturfluss zu erstellen.

Die Datensätze der empfangenden Partei bleiben nebeneinander stehen und übernehmen dieselbe Indexnummer, wodurch ihre Gruppenbeziehung als paralleles Segment angezeigt wird.

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