Übersicht der Seite „Senden“

Überprüfe die Elemente der Seite Senden und achte dabei auf alle Funktionen, die während der Erstellung einer Vereinbarung in der Benutzungsoberfläche angezeigt werden.

Übersicht

Die Seite Senden präsentiert ein Prozesserlebnis, bei dem Benutzende Schritt für Schritt durch den Kompositionsprozess geführt werden. Die in diesem Artikel beschriebene konfigurierte Vereinbarung entspricht dem am häufigsten ausgeführten Arbeitsablauf, der eine empfangende Partei und ein Dokument enthält.

Die optionalen Funktionen werden kurz beschrieben, wenn sie angezeigt werden. Außerdem gibt es Links zu speziellen Seiten, auf denen diese Funktionen eingehend studiert werden.

Vereinbarung erstellen

Schritt eins

Das Erstellen einer neuen Vereinbarung beginnt mit der Auswahl der Registerkarte Senden in der oberen Navigationsleiste und dem Auswählen einer Datei, welche die Inhaltsbasis der Vereinbarung bilden wird.

Auf dieser Seite gibt es zwei interaktive Elemente, die eine Überlagerung erzeugen:

A. Die Gruppenauswahl: Dieses Dropdown-Menü ist für Konten aktiviert, bei denen Benutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist. Andernfalls ist das Dropdown-Menü ausgegraut und nicht zugänglich.
Über die Gruppenauswahl können Benutzende die Gruppe auswählen, von der die Vereinbarung gesendet wird. Es sind nur Gruppen im Dropdown-Menü enthalten, bei denen die Benutzenden Mitglieder sind.
Wenn du die Gruppe änderst, wird der Vereinbarungsprozess aktualisiert und alle Konfigurationen werden verworfen. Wähle daher am besten zuerst die Gruppe aus. Die Option zum Ändern der Gruppe bleibt während des gesamten Prozesses der Vereinbarungskonfiguration aktiv.

B. Der Link „Dateien auswählen“: Dies ist nur ein Link zum Öffnen der Dateiauswahl-Überlagerung. Dateien können nicht per Drag-and-Drop in dieses Feld verschoben werden. Wähle den Link aus.

C. Die Dateiauswahl-Überlagerung: Mit der Dateiauswahl können Benutzende Dateien entweder auf ihrem Computer oder in den Bibliotheksvorlagen auswählen, die der Kontrolle der ausgewählten Gruppe unterliegen.
Wenn du eine Datei auf dem lokalen System auswählst, wird sofort mit dem nächsten Schritt im Prozess fortgefahren.
Vorlagen bieten die Möglichkeit, einen Filter für die zuletzt verwendeten Vorlagen zu verwenden oder sich die gesamte Vorlagenbibliothek anzusehen. Bei der Verwendung von Vorlagen können mehrere Vorlagen ausgewählt werden. 

Schritt zwei: 

Nachdem du die Dateien ausgewählt hast, wird die Seite automatisch aktualisiert, um die konfigurierbaren Elemente mit den ausgewählten importierten Dateien anzuzeigen.

Es gibt drei Vereinbarungsdetails und vier Vereinbarungseinstellungen, die du manipulieren kannst.

Vereinbarungsdetails: Zu diesen Elementen gehören die in der Vereinbarung verwendeten Dateien und die Informationen, die zum Konfigurieren der an die Empfangenden gesendeten E-Mails verwendet werden.

D. Weitere Dateien auswählen: Über diesen Link können Benutzende der Vereinbarung weitere Dateien hinzufügen. Beachte, dass das endgültige Dokument eine kombinierte PDF-Datei aller Dateien ist, die in der Reihenfolge verkettet sind, in der sie im Dateifeld angezeigt werden. Dateien können durch Klicken und Ziehen neu angeordnet werden.

E. Name der Vereinbarung: Standardmäßig übernimmt das Feld Name der Vereinbarung den Namen der ersten hochgeladenen Datei. Das Feld kann bearbeitet werden und beliebige Werte aufnehmen, die die sendende Partei benötigt.
Der Name der Vereinbarung wird in die Betreffzeile der an die Kundschaft gesendeten E-Mail eingefügt und ist einer der markantesten Werte, die auf der Seite Verwalten angezeigt werden.

F. Nachricht: Der Wert Nachricht wird in den Textkörper der an die Empfangenden gesendeten E-Mail eingefügt. 

Vereinbarungseinstellungen: Diese Einstellungen sind optionale Elemente, die den Signaturvorgang unterstützen.

G. Fertigstellungstermin: Das angezeigte Datum gibt an, wann die Vereinbarung automatisch abgebrochen wird. Dieser Wert kann deaktiviert werden, damit die Vereinbarung nie automatisch abgebrochen wird. Er kann auch als Standardwert aktiviert oder beim Erstellen der Vereinbarung manuell konfiguriert werden oder geändert werden, nachdem die Vereinbarung zu der Seite Verwalten gesendet wurde.

H. Erinnerungshäufigkeit: Die Erinnerungshäufigkeit kann unterdrückt werden, sodass nie eine Vereinbarung gesendet wird; sie kann mit einer Standarditeration auf Gruppenebene konfiguriert werden; beim Erstellen der Vereinbarung manuell konfiguriert werden und nach dem Versand der Vereinbarung auf der Seite Verwalten gelöscht oder erweitert werden.

I. Passwort: Dieses Passwort wird auf die endgültige signierte PDF-Datei angewendet. Das Kennwort kann so konfiguriert werden, dass es bei der Erstellung der Vereinbarung erforderlich ist. Es kann auch aus den Optionen auf Gruppenebene entfernt werden. Beachte, dass dieses Kennwort nicht im Acrobat Sign-System gespeichert wird. Benutzende müssen das Kennwort durch ihren internen Prozess speichern.

J. Sprache: Mit diesem Wert wird definiert, welche Lokalisierung auf die E-Mail-Vorlage angewendet wird, die den Empfangenden bereitgestellt wird. Beachte, dass nur der vom Acrobat Sign-System bereitgestellte Vorlageninhalt lokalisiert ist. Der Name der Vereinbarung, der Wert der Nachricht und der Inhalt der angehängten Dateien werden nicht übersetzt. Der Standardwert kann auf Gruppenebene konfiguriert und beim Erstellen einer neuen Vereinbarung angepasst werden.

Sobald die Vereinbarung konfiguriert ist, wähle die Schaltfläche Empfangende hinzufügen aus, um fortzufahren.

Schritt drei:

Durch das Auswählen der Schaltfläche Empfangende hinzufügen wird die Seite aktualisiert, wonach sie den Empfangendenbereich enthält.

Jede Zeile kennzeichnet eine empfangende Partei im Signaturprozess und jede empfangende Partei wird als eindeutige Entität für ihre jeweilige Aktion konfiguriert. Es spielt keine Rolle, ob dieselbe E-Mail-Adresse mehrmals verwendet wird. Die Konfiguration für die Empfangenden kann unterschiedlich sein und wird in jenem Schritt des Signaturzyklus angewendet.
Wenn beispielsweise fünf Empfangende konfiguriert sind und die erste, dritte und fünfte empfangende Partei dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, kann jede dieser empfangenden Parteien mit unterschiedlichen Rollen und Authentifizierungsmethoden konfiguriert werden, die durchgesetzt werden, wenn die Vereinbarung in den ersten, dritten und fünften Schritt des Signaturzyklus eintritt.

Im Empfangsbereich gibt es drei verschiedene Funktionen:

Der Ablauf des Signaturzyklus:

K. Signaturreihenfolge der Empfangenden: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, müssen die Empfangenden in einer sequenziellen Reihenfolge signieren. Jede empfangende Partei wird erst benachrichtigt, wenn sie an der Reihe ist, auf die Vereinbarung zuzugreifen. Die Vereinbarung wird abgeschlossen, wenn die letzte empfangende Partei ihre Aktion abgeschlossen hat.
Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird ein paralleler Signaturzyklus verwendet. Alle Empfangenden werden gleichzeitig benachrichtigt. Die Vereinbarung wird abgeschlossen, sobald alle Empfangenden ihre Aktion abgeschlossen haben.

Die Empfangendenkonfiguration:

L. Signierindex: Diese Zahl ist nur sichtbar, wenn ein sequenzieller Signaturzyklus ausgewählt ist. Die Zahl gibt die Reihenfolge an, in der die Empfangenden auf die Vereinbarung zugreifen. Die Reihenfolge der Empfangenden kann geändert werden, indem du die Auf- oder Abwärtspfeile neben der Indexnummer auswählst.

M. Rolle: Die Rolle einer empfangenden Partei hat einen gewissen Einfluss darauf, wie eine empfangende Partei mit der Vereinbarung interagieren kann. Hauptsächlich hat die Rolle jedoch Einfluss darauf, was bei der Protokollierung im System angezeigt wird, was von den empfangenden Parteien erwartet wurde (Unterzeichnende, Genehmigende, Formularausfüllende usw.) Rollen können nach dem Senden der Vereinbarung nicht geändert werden.

N. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse ist die entscheidende Information, um die Vereinbarung den Empfangenden zuzustellen. In einem persönlichen Adressbuch werden die E-Mail-Adressen aus zuvor gesendeten Vereinbarungen gespeichert. Eine Liste der entsprechenden E-Mail-Optionen wird gefüllt, sobald die sendende Partei beginnt, etwas in das Feld einzugeben. Die Eingabe der falschen E-Mail-Adresse kann korrigiert werden, indem du die empfangende Partei auf der Seite Verwalten veränderst.

O. Authentifizierungsmethode: Aus den Gruppeneinstellungen wird ein Standardwert für die Authentifizierung der empfangenden Partei importiert. Dieser kann während der Komposition bearbeitet werden, wenn die Gruppeneinstellungen dies zulassen. Die Dropdown-Liste wird nur mit Authentifizierungsmethoden gefüllt, die für die Gruppe aktiviert sind. Authentifizierungsmethoden können auf der Seite Verwalten bearbeitet werden.

P. Private Nachricht: Nur sichtbar, wenn Private Nachrichten aktiviert sind. Dem E-Mail-Text einer bestimmten empfangenden Partei wird eine private Nachricht hinzugefügt, die für diese Person optional in der E-Signatur-Umgebung zur Verfügung steht.

F. Löschen des Datensatzes der empfangenden Partei: Bei Auswahl des Symbols zum Löschen wird der Datensatz der empfangenden Partei gelöscht, die verbleibenden Empfangenden werden ausgeblendet und der Signaturindex wird neu angeordnet.

Teilnehmende hinzufügen, die nicht am Signaturzyklus beteiligt sind:

R. CC hinzufügen: Durch die Auswahl des Links CC hinzufügen wird ein Eingabefeld geöffnet, über das bis zu 11 E-Mail-Adressen hinzugefügt werden können, die nach Abschluss der Vereinbarung benachrichtigt werden.

Durch Auswahl des Plus-Symbols wird bei Bedarf eine weitere empfangende Partei hinzugefügt.

Sobald alle Empfangenden hinzugefügt und konfiguriert wurden, kann die sendende Partei die Vereinbarung sofort senden oder eine Vorschau der Vereinbarung in der Authoring-Umgebung anzeigen. In der Authoring-Umgebung in der Anwendung können Felder mithilfe einer Klicken-und-Platzieren-Methode positioniert werden. Im Allgemeinen wird empfohlen, für jede empfangende Partei mit einer Unterzeichnendenrolle mindestens ein Signaturfeld zu platzieren.