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Neue Vereinbarung über einen selbstdefinierten Sende-Workflow senden

 

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Senden mithilfe eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

Das Senden einer Vereinbarung mit einem Arbeitsablauf beginnt auf der Startseite. Dort wählst du die Schaltfläche Aus Bibliothek starten und anschließend den Arbeitsablauf aus, den du verwenden möchtest.

Nachdem du einen Arbeitsablauf ausgewählt hast, wird eine geänderte Seite Senden mit einer angepassten Reihenfolge der empfangenden Personen, allen selbstdefinierten Anweisungen, angehängten Dateien usw. angezeigt.

  1. Verwenden eines Workflows:

    1. Wähle auf der Startseite die Option Aus Bibliothek starten aus.
    2. Wähle aus den Optionen am linken Rand Workflows aus.
    3. Suche den Workflow in einem der ausblendbaren Ordner:
      • Meine Workflows: Enthält Arbeitsabläufe, die nur für dich verfügbar sind.
      • {GroupName} Workflows: Enthält Arbeitsabläufe, die einer bestimmten Gruppe zugewiesen und mit dem Namen der Gruppe versehen sind.
      • Konto-Workflows: Enthält Arbeitsabläufe, die für die gesamte Organisation verfügbar sind.
    4. Wähle den Workflow aus, den du verwenden möchtest.
    5. Wähle unten im Workflow-Auswahlfeld Starten aus.
    Einen Arbeitsablauf von der Startseite aus senden

     

    Die selbstdefinierte Seite Erstellen wird angezeigt:

    Mit Workflow konfigurierte Vereinbarung

    Beispiel für Anpassungen der selbstdefinierten Seite „Erstellen“

    Das oben aufgeführte Beispiel für eine selbstdefinierte Erstellen-Seite enthält vorkonfigurierte Elemente aus verschiedenen Abschnitten des Workflows:

    A. Abschnitt „Workflow-Info“

    • Workflow-Name: Servicevertrag Q12025 wird oben angezeigt.
    • Anweisungen für Absendende: Werden unter Funktionsweise dieses Workflows angezeigt.

    B. Abschnitt „Vereinbarungsinformationen“

    • Selbstdefinierter Vereinbarungsname: GLobalCorp-Servicevertrag wird als Vereinbarungstitel angezeigt.
    • Nachricht: Zeigt die hinzugefügte Nachricht an (Im Anhang finden Sie den Servicevertrag...).
    • Ausfülltermin: Festgelegt auf den 5. Februar 2025.
    • CC-Partei: Zeigt eine vordefinierte, nicht bearbeitbare E-Mail-Adresse an.

    C. Bereich „Empfänger“

    • Selbstdefinierte Titel: Empfangende werden als Unterzeichner und Zweiter Unterzeichner gekennzeichnet, während die Beschriftung für interne Empfangende Vertriebsmitarbeiter und Genehmigung einer Führungskraft lautet.
    • Gesperrte E-Mail-Adresse: Die sendende Partei ist eine Unterzeichnerin bzw. ein Unterzeichner (Empfangspartei 3); ihre E-Mail-Adresse ist gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
    • Empfangsgruppe (Genehmigung einer Führungskraft): Da dies eine wiederverwendbare Empfangsgruppe ist, kann sie nicht bearbeitet werden. Die Anzahl der Mitglieder wird angezeigt.

    D. Abschnitt „Dokumente“

    • Vorab identifizierte Dokumente: Der Servicevertrag wird im Bereich Datei hinzufügen angezeigt.
    • Optionale Dokumente: Die sendende Partei kann die Optionale Geheimhaltungsvereinbarung hochladen und wird ggf. über einen Link dazu aufgefordert, dies zu tun.

    E. Abschnitt „Absendereingabefelder“

    • Definierte Felder: Werden im Bereich Felder hinzufügen angezeigt.
    • Bearbeitbare Standardwerte: Vorkonfigurierte Werte werden automatisch importiert, bleiben aber für die absendende Person bearbeitbar.
  2. Fülle die Felder aus, die dein Arbeitsablauf erfordert.

    Im obigen Beispiel sind es folgende:

    • Füge das richtige Dokument an die Vereinbarung an.
    • Füge die erste und zweite Empfangspartei hinzu.
    • Überprüfe oder aktualisiere die erforderlichen Feldinformationen (Stufe und Rabatt der Kundschaft und die Versandbedingungen).
  3. Aktiviere optional das Kontrollkästchen Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen und nehme Änderungen an den Formularfeldern vor.

  4. Wähle Jetzt senden.

  5. Neue Vereinbarungen können wie jede andere Vereinbarung auf der Seite Verwalten geprüft, aktualisiert und verwaltet werden.

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