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Dadurch wird automatisch die erste Phase des Prozesses gestartet und die Dateien für die Vereinbarung werden gesammelt.
Neue Funktionen
Erste Schritte
Verwaltung
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
Integration in andere Produkte
Acrobat Sign-Entwickler
Support und Fehlerbehebung
In diesem Artikel wird das neue Erlebnis Signaturen anfordern auf der Seite Senden beschrieben. (Veröffentlicht im November 2023)
Dieses neue Verfahren ist für Einzelkonten standardmäßig aktiviert. Für alle anderen Dienstebenen erfolgt die Aktivierung über Admins. Bei Konten, die von mehreren Personen genutzt werden, besteht außerdem die Möglichkeit, einen Link „Wechseln“ zu aktivieren, über den der Wechsel zwischen der klassischen und der neuen Oberfläche möglich ist. Das neue Erlebnis beinhaltet zwar die meisten Funktionen, die die meisten sendenden Parteien verwenden, doch es entspricht nicht ganz der klassischen Version.
Der klassische Prozess Senden bleibt verfügbar, bis die Oberfläche eingestellt wird.
Mit Adobe Acrobat Sign kannst du ganz einfach Dokumente hochladen, Felder hinzufügen und die Dokumente zum Einholen von Signaturen absenden.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie du eine Vereinbarung senden kannst, indem du Dateien hinzufügst und anordnest, Empfangende hinzufügst und anordnest und die Signaturfelder platzierst. Abhängig davon, wie deine Acrobat Sign-Gruppen konfiguriert sind, werden dir möglicherweise nicht alle Optionen angezeigt. Wenn du Vorlagen oder konfigurierte Dateien verwendest, musst du möglicherweise keine Felder platzieren. Wenn du weitere Vereinbarungen sendest, empfehlen wir, dass du dir von deinem/deiner Admin Empfehlungen zum Ändern von Standardwerten für einige Funktionen oder für die Erstellung von Vorlagen geben lässt, um bei einzelnen Konfigurationen später Zeit zu sparen.
Das Erstellen einer neuen Vereinbarung ist ein Vorgang in vier Phasen, bei dem die absendende Person einem einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess folgt.
Wähle in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Senden aus.
Dadurch wird automatisch die erste Phase des Prozesses gestartet und die Dateien für die Vereinbarung werden gesammelt.
Wähle die richtige Gruppe aus, aus der die Vereinbarung gesendet werden soll (sofern verfügbar). Wenn die Gruppenauswahlfunktion ausgegraut ist, hast du nur Zugriff auf eine einzige Gruppe.
Die Gruppenauswahlfunktion bleibt während der Konfiguration der Vereinbarung aktiv, sodass du die Gruppe jederzeit ändern kannst. Allerdings:
Gruppen bieten Zugriff auf Vorlagen und Workflows. Wenn du also gleich die richtige Gruppe auswählst, erhältst du Zugriff auf deine am häufigsten verwendeten Dokumente. Zusätzlich definieren Gruppen Folgendes:
Wenn du feststellst, dass du viel Zeit mit der Konfiguration einzelner, immer gleicher Vereinbarungen verbringst, dann versuche zusammen mit deinem Gruppenadministrator herauszufinden, welche Standardwerte dir die Arbeit erleichtern könnten.
Ziehe eine Datei per Drag-and-Drop aus deinem lokalen System in das Feld Datei hinzufügen oder klicke auf den Link Dateien auswählen. Dadurch wird die Dateiauswahlfunktion geöffnet.
Wähle die Datei aus, die du in deiner Vereinbarung verwenden möchtest, entweder aus deinem lokalen System, deiner Vorlagenbibliothek oder deinem synchronisierten Microsoft OneDrive-Laufwerk.
In der zweiten Phase der Vereinbarungserstellung werden die Vereinbarungsdetails und -einstellungen ausgefüllt oder überprüft.
Stelle zunächst sicher, dass alle Dateien in der richtigen Reihenfolge an die Vereinbarung angehängt sind.
Bei Vereinbarungen mit mehreren Dateien werden alle Dateien zu einer PDF zusammengefasst. Die Reihenfolge, in der die Dateien im Dateifeld aufgeführt sind, bestimmt die Reihenfolge, in der sie in der endgültigen PDF erscheinen.
Wenn weitere Dateien hinzugefügt werden sollen, kannst du sie per Drag-and-Drop in das Feld „Datei hinzufügen“ ziehen oder auf den Link Weitere Dateien auswählen klicken, um die Dateiauswahl zu öffnen.
Ordne Dateien neu an, indem du auf die Datei klickst und sie an die richtige Position in der Dateiliste ziehst.
Überprüfe oder aktualisiere den Wert für Vereinbarungsname.
Der Vereinbarungsname wird zunächst mit dem Namen der ersten Datei gefüllt, die an die Vereinbarung angehängt werden soll.
Du kannst den Wert in diesem Feld nach Belieben ändern, indem du in das Feld klickst und einen Wert eingibst.
Beachte, dass der Vereinbarungsname in die Betreffzeile der Empfänger-E-Mail eingefügt wird und das auffälligste Feld darstellt, das auf deiner Seite Verwalten angezeigt wird.
Aktualisiere das Feld Nachricht.
Das Feld „Nachricht“ wird in den Haupttext der E-Mail eingefügt, die an alle Empfangenden gesendet wird. Dabei sollte es sich um eine allgemeine Willkommensnachricht oder eine Reihe von Anweisungen handeln oder was immer deiner Meinung nach alle Empfangenden wissen sollten.
Konfiguriere die Vereinbarungseinstellungen.
Je nach Art deiner Vereinbarungen kannst du eine Ablauffrist für die Vereinbarung einsetzen oder auch nicht.
Sofern verwendet:
Bearbeite den Ausfülltermin, indem du das Symbol Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und dann einen neuen Termin aus dem Kalender auswählst.
Alle Vereinbarungen laufen nach 365 Tagen ab, wenn sie nicht abgeschlossen wurden. Dieser Ablauftermin kann nicht geändert oder unterdrückt werden.
Die Erinnerungshäufigkeit definiert den Zyklus, in dem Erinnerungen per E-Mail an die aktuellen aktiven Empfangenden der Vereinbarung gesendet werden.
Bearbeite die Erinnerungshäufigkeit, indem du das Symbol Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und dann eine neue Häufigkeit aus dem Dropdown-Menü auswählst.
Das in dieses Feld eingegebene Kennwort dient ausschließlich der Anzeige der PDF-Datei.
Um die Kennwortsicherheit beim Anzeigen der Vereinbarungs-PDF festzulegen, wähle das Symbol für Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und gib ein Kennwort in das Feld ein.
Der Wert für Sprache gibt die lokale Anpassung für alle Acrobat Sign-Vorlagenelemente, wie Titel und Anweisungen, in der E-Mail-Adresse der empfangenden Person und auf der e-Signatur-Seite an.
Bearbeite die Empfängersprache, indem du das Symbol Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und dann eine neue Sprache aus dem Dropdown-Menü auswählst.
Die ausgewählte lokale Anpassung wird nur auf die Vorlagenelemente der E-Mail und der e-Signaturseite angewendet. Der von der absendenden Person angegebene Vereinbarungsname oder der Nachrichtentext wird nicht übersetzt.
Im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen können weitere Optionen verfügbar sein, je nachdem, wie das Konto konfiguriert ist oder ob integrierte Dienste verfügbar sind (wenn das Konto z. B. für E-Vaulting konfiguriert ist, gibt es eine Option, dieses zu aktivieren oder zu deaktivieren).
Phase 3: Erläuterung des Signaturzyklus und Hinzufügen von empfangenden Personen.
Im Abschnitt „Empfangende“ werden der Signaturzyklus, die an der Vereinbarung beteiligten Personen, deren erwartete Interaktion mit der Vereinbarung und die Angaben definiert, mit denen sie im Audit-Protokoll der Vereinbarung aufgeführt sind. Das ist einfacher, als es sich anhört. Allerdings solltest du dazu den erwarteten Signaturfluss (z. B. „Unterzeichnender/Kunde > Interne Gegensignatur > Interne Genehmigung durch Manager > Zertifizierte Empfangenden bei der Bereitstellung“) verstanden haben.
Nachdem du den Signaturfluss verstanden hast, kannst du mit dem Hinzufügen von empfangenden Personen beginnen.
Definiere den Signaturfluss: Sequenziell oder parallel.
Der Signaturfluss wird durch das Kontrollkästchen Signierreihenfolge muss eingehalten werden diktiert.
Definiere deinen Empfangsdatensatz.
Die oder der Empfangende wird in einer Zeile (einem Datensatz) mit mehreren konfigurierbaren Optionen definiert. Dieselbe E-Mail darf in mehreren Empfangsdatensätzen verwendet werden (z. B. drei Familienmitglieder, die signieren sollen, die aber dieselbe E-Mail-Adresse haben). Acrobat Sign behandelt jeden Empfängerdatensatz als eine einzelne teilnehmende Person.
So definierst du die empfangende Person:
Es gibt einige konfigurierbare Steuerelemente, mit denen neben der E-Mail-Adresse ein Namensfeld in den Datensatz eingefügt werden kann. Diese Felder können Pflichtfelder sein. In dem Fall ist der Feldtitel mit einem Sternchen versehen, das den Status als Pflichtfeld angibt.
Definiere die Einstellungen für Empfangende.
Mit der Einstellung Multi-Faktor-Authentifizierung können Absendende angeben, welche Authentifizierungsmethode für die Empfangenden angewendet werden soll.
Es sind nur Authentifizierungsoptionen aufgeführt, die in der Konfiguration der sendenden Gruppe aktiviert sind.
Du kannst optional weitere Empfangende hinzufügen und deren Reihenfolge anpassen.
Wenn du mehr als eine empfangende Person in deinem Signaturfluss hast, füge sie hinzu, indem du das Pluszeichen direkt unter der Empfängerliste auswählst.
Empfangsdatensätze können wie folgt hinzugefügt werden:
Definiere die einzelnen Empfangsdatensätze je nach Bedarf mit einer E-Mail-Adresse, einer Rolle, einer Authentifizierungsmethode und einer privaten Nachricht.
Du kannst einen Empfangsdatensatz löschen, indem du den Papierkorb ganz rechts im Datensatz auswählst.
Passe die Signaturreihenfolge nach Bedarf an.
Wenn du einen sequenziellen Signaturfluss ausgewählt hast, wird der numerische Signaturindex direkt vor der Rollenauswahl im Empfängerdatensatz angezeigt.
Du kannst den Empfängerdatensatz mithilfe der Aufwärts- und Abwärts-Pfeiltasten in der Empfängerliste nach oben oder unten verschieben. Der Signaturindex wird entsprechend aktualisiert.
Parteien in CC sind nicht am Signaturzyklus beteiligt. Du wirst nur benachrichtigt, wenn die Vereinbarung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Du kannst eine Vorschau der Vereinbarung anzeigen und Signaturfelder hinzufügen.
Wenn alle Empfangenden hinzugefügt sind, wähle die Schaltfläche Vorschau anzeigen & Felder hinzufügen, um die Authoring-Umgebung zu öffnen.
Wenn du Vorlagen für Dokumente mit vorkonfigurierten Feldern verwendest und dir sicher bist, dass die Feldplatzierung deiner Empfängerliste korrekt zugeordnet ist, kannst du Jetzt senden wählen und die Vereinbarung sofort übermitteln.
Phase 4 – Authoring
Das Hinzufügen von Feldern zu einem Dokument (Authoring von Feldern oder einfach „Authoring“) ist ein komplexeres Thema, das diesen Artikels sprengen würde. Im Folgenden findest du eine gekürzte Version des Prozesses.
Die Authoring-Umgebung mit Klicks und Platzierungen versucht automatisch, Felder zu erkennen und sie intelligent zu platzieren. Der relative Erfolg dieses Prozesses hängt von der zugrundeliegenden Dokumentstruktur ab.
Bereinige zunächst alle automatisch platzierten Felder und platziere dann nach Bedarf neue Felder.
Lösche unerwünschte Felder.
Verschiebe alle Felder, die neu positioniert werden müssen.
Bewege den Mauszeiger über das Feld, bis der Vier-Punkte-Pfeil angezeigt wird, und ziehe das Feld dann an die gewünschte Position.
Ändere die Größe der Felder nach Bedarf.
Wähle das Feld aus, bewege den Mauszeiger über eine beliebige Kante oder Ecke, bis der Zwei-Punkte-Pfeil angezeigt wird, und ziehe dann den Rand des Felds auf die gewünschte Feldgröße.
Du kannst die Empfängerzuweisung des Feldes ändern (wenn mehrere empfangende Personen vorhanden sind).
Das Adobe Sign-System muss wissen, welche Felder für die empfangenden Personen verfügbar sein sollen. Dies geschieht durch Zuweisung der einzelnen Felder zu einer empfangenden Person (oder beliebigen Benutzenden). Du musst jedoch explizit Beliebige Person als empfangende Person angeben). Wie schon erwähnt, werden automatisch erkannte Felder der ersten empfangenden Person zugewiesen.
Beachte, dass die Felder für jede empfangende Person eindeutig farbcodiert sind, was die Feldidentifizierung erleichtert.
Ändere den Feldtyp nach Bedarf.
Da alle automatisch erkannten Felder Text -Felder sind, musst du möglicherweise einige Felder in Signatur-Felder ändern.
Platziere alle erforderlichen Felder.
Achte darauf, dass allen empfangenden Personen, die eine Signatur auf das Dokument anwenden müssen, ein Signaturfeld zugewiesen ist.
So platzierst du ein Feld:
Die Erstellung eines Ad-hoc-Formulars bei jedem Versand einer Vereinbarung kann zeitaufwendig sein.
Wenn du Standarddokumente hast, die du häufig versendest, ist es eine gute Zeitinvestition, sorgfältig Bibliotheksvorlagen zu erstellen, um den Authoring-Prozess bei der Vereinbarungserstellung zu eliminieren.
Vorlagen können auf der Seite Verwalten aus bereits gesendeten Vereinbarungen erstellt werden.
Vereinbarung Speichern oder Senden.
Durch das Speichern der Vereinbarung werden alle Feldkonfigurationen gespeichert und die Vereinbarung wird im Status Entwurf auf der Seite Verwalten gespeichert.
Durch den Versand der Vereinbarung wird der Signaturprozess gestartet, indem eine E-Mail an die erste empfangende Person (oder an alle Empfangenden, wenn ein paralleler Signaturfluss ausgewählt wurde) gesendet wird.