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Zuletzt aktualisiert am 13. November 2023

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. Transaktionsfußzeile
  31. In Produktbotschaften und Anleitungen
  32. Barrierefreie PDF-Dateien
  33. Neues Authoring-Erlebnis
  34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
  8. Signieren ablehnen
  9. Stempel-Workflows erlauben
  10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. CC-Parteien
  8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
  9. Erforderliche Felder
  10. Anhängen von Dokumenten
  11. Feldreduzierung
  12. Vereinbarungen bearbeiten
  13. Vereinbarungsname
  14. Sprachen
  15. Private Nachrichten
  16. Erlaubte Signaturarten
  17. Erinnerungen
  18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  21. Inhaltsschutz
  22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  23. Dokumentablauf
  24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  25. Signierreihenfolge
  26. Liquid Mode
  27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Erstelle einen Power Automate-Ablauf, bei dem automatisch eine Kopie aller deiner vervollständigten Webformulare in einem zugehörigen SharePoint-Ordner gespeichert wird.

Übersicht

Durch diese Vorlage wird die Speicherung signierter Vereinbarungen, die aus Webformularen erstellt wurden, in einer SharePoint-Datei deiner Wahl automatisiert. Sobald der Signaturzyklus eines Webformulars abgeschlossen ist, wird die PDF des signierten Dokuments vom Ablauf abgerufen, in SharePoint wird eine neue Datei erstellt und die PDF wird am angegebenen Speicherort auf SharePoint gespeichert.

Ein Webformular gilt als vervollständigt, wenn alle in der Vereinbarung festgelegten empfangenden Parteien ihre zugeordneten Aktivitäten (Signieren, Genehmigen, Ausfüllen des Formulars usw.) für das Webformular abgeschlossen haben.

Anwendungsbeispiele

Fertigung: Speichere abgeschlossene Kundenumfragen so, dass das Kundendienstteam das Kundenfeedback nachverfolgen und zur Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens nutzen kann.
Universität: Speichere abgeschlossene Umfragen unter Studierenden so, dass die Hochschule sie zur Verbesserung der Einrichtungen, Reorganisation der Fakultät usw. nutzen kann.
Gesundheit: Speichere abgeschlossene Patientenumfragen so, dass die Kliniken und medizinischen Einrichtungen sie zur Verbesserung ihrer Dienstleistungen nutzen können.

Voraussetzungen

Hierfür ist ein gültiges SharePoint Online-Konto erforderlich.
Vor Ausführung des Ablaufs muss auf SharePoint der Zielordner für die signierten PDF-Dateien eingerichtet werden.

Ablauf aktivieren

Navigiere zu Workflows > Power Automate > Workflow erstellen.
Gib auf der Seite Was möchtest du heute automatisieren? SharePoint in die Suchleiste ein.
Wähle den Workflow, den du aktivieren möchtest, aus.
Die Seite Ablauf erstellen wird geladen und Folgendes wird angezeigt:
- Der bearbeitbare Name des Ablaufs. Dabei handelt es sich um den Namen der ursprünglichen Vorlage, der bearbeitet werden kann.
- Die Connectoren, die für die Vervollständigung des Ablaufs erforderlich sind.
  
  Ein Connector ist ein Wrapper um den API-Code, der eine benutzungsfreundliche Schnittstelle für die Erfassung der Informationen bereitstellt, welche für die Authentifizierung der einzelnen erforderlichen Dienste benötigt werden und mit denen der Ablauf für die Bedürfnisse einer bestimmten nutzenden Person personalisiert wird. Als Erstes musst du die authentifizierte Verbindung herstellen. In einem der folgenden Schritte wirst du aufgefordert, alle für den Connector benötigten Informationen anzugeben.
  
  Wähle zur Authentifizierung eines Connectors die drei Punkte neben dem Connector aus. Es wird ein Authentifizierungsfenster für den Dienst (Anwendung) angezeigt, in das die Anmeldedaten der Benutzenden eingegeben werden können.
  Nach erfolgreicher Authentifizierung wird eine dauerhafte Verbindung zwischen dem Dienst und Power Automate hergestellt.
  Mit einem grünen Häkchen neben den drei Punkten wird angezeigt, dass eine authentifizierte Verbindung besteht.
Authentifiziere die einzelnen Connectoren im Abschnitt Anmelden.
Wähle Weiter aus, sobald alle Connectoren authentifiziert wurden.
Die Seite wird aktualisiert, um die Pflichtfelder der Connectoren anzuzeigen.

Für diesen Ablauf ist Folgendes erforderlich:
- Name/ID des Acrobat Sign-Webformulars: Eine Dropdown-Liste der Webformulare für die bei Acrobat Sign authentifizierten Benutzenden. Wähle das entsprechende Webformular in der Dropdown-Liste aus.
- Adresse der SharePoint-Site: URL deiner SharePoint-Site. Beispiel:https://example.com/sites/sitename
- SharePoint-Ordnerpfad: Dateipfad für den Zielordner, in dem die Vereinbarungen gespeichert werden sollen.
Durch die Auswahl von Im erweiterten Modus bearbeiten werden die Detailansicht der Connectoren und alle verfügbaren Felder geöffnet, die zur Feinabstimmung des Ablaufs verwendet werden können.

Nur Benutzende mit einem umfassenden Verständnis von Power Automate sollten eine erweiterte Bearbeitung versuchen.
Wähle nach Eingabe aller erforderlichen Feldwerte Ablauf erstellen aus.

Die Erstellung des Ablaufs kann einige Sekunden dauern. Anschließend wird die Verwaltungsseite des Ablaufs angezeigt.

Hinweis:

Abläufe werden mit dem Status „aktiviert“ erstellt. Wenn dein Ablauf nicht aktiv sein soll, wähle in der oberen Aktionsleiste die Option Deaktivieren aus.

Vorlage verwenden

Diese Vorlage wird durch ein Ereignis ausgelöst (wenn der Status einer Webformular-Vereinbarung auf „abgeschlossen“ aktualisiert wird).

Bei ordnungsgemäßer Konfiguration und Aktivierung wird der Ablauf automatisch ausgeführt, wenn das Auslöserereignis eintritt. Es ist keine Interaktion von Benutzenden erforderlich.

Der Ablauf wird bis zur Deaktivierung ausgeführt, sofern das Power Automate-Konto der Kundschaft über Transaktionen verfügt (entweder durch die in der Integration enthaltenen Berechtigungen oder durch direkt bei Microsoft erworbenes Volumen).

Vorlage testen

Sobald du die erforderlichen Einzelheiten in die Ablaufvorlage eingetragen hast, musst du die Schaltfläche Ablauf erstellen auswählen, um den Ablauf für die Verwendung zu aktivieren. Sobald der Ablauf aktiviert wurde, kannst du einen Test durchführen.

Webformular erstellen und signieren.
Überprüfe deinen SharePoint-Ordner, um zu überprüfen, ob die signierte Vereinbarung hinzugefügt wurde.

Behebung häufig auftretender Fehler

Manchmal wird der Ablauf nach dem Abschluss des Vereinbarungs-Workflows nicht ausgelöst.

Suche in solchen Fällen auf der Detailseite nach Auslösefehlern (mit Meldungen) und behebe diese.
Connector-Konfiguration: Wenn mehrere SharePoint-Konten vorhanden sind, kann es vorkommen, dass die aktuelle Sitzung unter einem anderen Konto angemeldet ist.

Dies hat zur Folge, dass die Datei nicht im richtigen Konto verfügbar ist. Vergewissere dich in solchen Fällen, dass du bei dem richtigen Konto angemeldet bist.
Die Angabe eines falschen Ordnerpfads kann zu Ablauffehlern führen.

Beispielsweise würde /Apps/TestFiles/ zu einem Fehler führen, wenn TestFiles oder Apps nicht vorhanden ist.

Es ist immer sicherer, über den im Dropdown-Menü angezeigten Pfad zu navigieren bzw. diesen zu wählen.
Berechtigungen: Achte darauf, dass Adobe Acrobat Sign über die richtigen Berechtigungen für den Zugriff auf den SharePoint-Ordner verfügt. Andernfalls kann das Dokument nicht am angegebenen Speicherort gespeichert werden.

Normalerweise ist ein grünes Häkchen rechts neben dem Connector ein gutes Indiz dafür, dass der Connector wie erwartet konfiguriert ist. Etwaige Fehler werden mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Klicke darauf, um weitere Informationen zu erhalten.
Wenn das gesuchte Webformular nicht im Feld „Webformular“ aufgeführt ist

Stelle die Verbindung mit Acrobat Sign wieder her, indem du auf die drei Punkte neben dem Acrobat Sign-Connector klickst und die Rolle der aktuellen nutzenden Person im Popup-Fenster auswählst (Admin, Gruppenadmin oder Benutzer bzw. Benutzerin).

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