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Übersicht über den Massenversand

Die Massenversand-Funktion (SiB, Send in Bulk) ermöglicht die Erstellung einer einmaligen „übergeordneten“ Vorlage für eine Vereinbarung und die Bereitstellung einer Liste von Empfangenden. Beim Senden der Transaktion Massenversand wird für jeden Datensatz einer empfangenden Partei eine „untergeordnete“ Vereinbarung generiert. Es können bis zu 1.000 untergeordnete Transaktionen durchgeführt werden und alle untergeordneten Vereinbarungen sind separate Vereinbarungen im Hinblick auf die anderen generierten Vereinbarungen.

Da die untergeordneten Vereinbarungen jedoch alle auf Basis derselben übergeordneten Vorlage erstellt werden, können Benutzende die übergeordnete Transaktion Massenversand auf der Seite Verwalten einsehen und den Gesamtstatus der untergeordneten Vereinbarungen überprüfen.

Es gibt zwei Methoden, um der Vorlage die Liste mit den Datensätzen der empfangenden Parteien hinzuzufügen:

  • Manuell: In diesem Anwendungsfall gibt die sendende Partei die E-Mail-Adressen der Benutzenden manuell ein (oder kopiert sie und fügt sie ein). 
    • Bei dieser Option wird die Anzahl der Empfangenden auf eine externe empfangende Partei beschränkt.
    • Die sendende Partei kann als optionale Empfangspartei hinzugefügt werden, nachdem die externe empfangende Partei signiert hat. 
  • Hochladen einer CSV-Datei (Comma Separated Value): Die CSV-Datei ist eine Tabelle, in der jede Zeile ein Datensatz für eine empfangende Partei ist und die verschiedenen Spalten die Eigenschaften der Vereinbarung definieren, die jeweils für die Empfangenden der Vereinbarung personalisiert werden können. Dadurch hat die sendende Partei viel mehr Kontrolle darüber, wie die Vereinbarung für die Empfangenden angepasst werden kann. Die Vorteile der CSV-Datei-Methode sind:
    • Du kannst mehrere Empfangende haben. (Bis zu 100 pro Vereinbarung)
    • Personalisierung je nach empfangender Person:
      • Name des Empfängers
      • Rolle
      • Authentifizierungsmethode
      • Private Nachricht für die empfangende Person
    • Anpassungen auf Vereinbarungsebene:
      • Vereinbarungsname
      • Lokalisierung
      • Globale Vereinbarungsnachricht
      • Ablauffrist
      • Signaturfluss
    • Selbstdefinierte Zusammenführungsfelder, bei denen die CSV einen Wert in ein Feld in der Vereinbarung einfügt, sodass spezifische Details für die empfangende Person zur Vereinbarung hinzugefügt werden können, z. B. eine Postadresse, eine Liste der Waren oder Dienstleistungen, Preise und Rabatte.

Verfügbarkeit:

Die Option Massenversand ist für die Lizenzpläne von Acrobat Pro und Acrobat Sign Solutions verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Die Optionen für Massenversand können auf Konto- und Gruppenebene aktiviert werden.

Berichterstattung für den Massenversand

Es gibt mehrere Optionen zum Generieren von Berichtsdaten für die zu einem Massenversand gehörigen Vereinbarungen. Welche Option verwendet wird, hängt von der Art der Informationen ab, die du erfassen möchtest.

Alle explizit an das übergeordnete Objekt des Massenversands gebundenen Berichte können über die Seite Verwalten aufgerufen werden, indem du den Filter Massensendungen auswählst und dann die übergeordnete Massenversand-Vorlage öffnest, die du überprüfen möchtest.

Wenn du nur die Basisabschlussrate überprüfen oder gezielt nach einer einzelnen Vereinbarung suchen möchtest, nutze die Tabelle mit der Vereinbarungsübersicht in der Aktionsliste.

Eine druckbare Tabelle aller untergeordneten Vereinbarungen kann mit der Aktion Aktivitätsbericht anzeigen generiert werden.

Eine auf einer CSV-Datei basierende Definition der Vereinbarung zusammen mit der vollständigen Eingabe auf Feldebene pro Empfangspartei ist über die Aktion Formularfelddaten herunterladen verfügbar.

In der Standardberichtsumgebung können druckbare Diagramme und Grafiken erstellt werden. Dort werden auch Daten auf Feldebene im CSV-Format bereitgestellt.

Lade alle untergeordneten Vereinbarungen auf der Seite Verwalten herunter.

Nachdem eine Massenversand-Transaktion gesendet wurde und Empfangende begonnen haben, die untergeordneten Vereinbarungen abzuschließen, können die Absendenden die abgeschlossenen Vereinbarungen, die mit der übergeordneten Transaktion verknüpft sind, von der Seite Verwalten herunterladen.

Wenn der Download ausgelöst wird, werden nur Vereinbarungen mit dem Status Abgeschlossen heruntergeladen. Abgebrochene, abgelehnte, abgelaufene und in Bearbeitung befindliche Vereinbarungen werden nicht heruntergeladen.
Pro Anfrage können bis zu 1,5 GB an Daten heruntergeladen werden.

Die Seite „Verwalten“ mit der Anzeige einer Massenversand-Transaktion und der hervorgehobenen Aktion „Abgeschlossene Vereinbarungen herunterladen“.

Durch den Download wird eine ZIP-Datei an das lokale System der Benutzenden gesendet, die ihn anfordern. Der Dateiname basiert auf dem Namen der Massenversand-Transaktion, wobei am Ende eine Transaktionsnummer angehängt wird.

Die abgeschlossenen Vereinbarungen befinden sich in der ZIP-Datei. Jede Datei wird nach der Transaktions-ID der einzelnen untergeordneten Vereinbarung benannt. Audit-Berichte werden nicht angehängt, wenn sie von der Seite Verwalten heruntergeladen werden. Sie können jedoch angefordert werden, wenn der Download über eine API initiiert wird.

Ein Beispiel für die ZIP-Datei mit hervorgehobenem Namen und einem Einschub der eigentlichen PDF-Dateien in der ZIP-Datei.

Hinweis:
  • Verlasse beim Download nicht den Bildschirm und führe keine anderen Aktionen aus, da dadurch der Download abgebrochen wird.
  • Downloads, die länger als sechs Minuten dauern, werden automatisch abgebrochen. Versuche mindestens einmal, den Download neu zu starten. Wenn der Fehler weiterhin besteht, kannst du jedes Element einzeln herunterladen.
  • Für die heruntergeladenen Vereinbarungen gibt es derzeit keine Berichte. Wenn du erfährst, dass einige Vereinbarungen nicht heruntergeladen wurden, starte den Download erneut.

Best Practices

Verwende bewährte Vorlagen für deine Basisdokumente. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn du mehrere Empfangende hast. Einige Testrunden in der Praxis, um sicherzustellen, dass die Felder ordnungsgemäß zugewiesen sind und der richtige Inhalt mit sinnvollen Validierungen erfasst wird, nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als Hunderte von Einzelvereinbarungen zu stornieren.

Verwende beim Erstellen deiner Vorlagen aussagekräftige Feldnamen, damit deine Berichte aussagekräftige Spaltenüberschriften enthalten. 

Konfigurationserwägungen in Bezug auf Datennutzungsrechte

Der Massenversand verfügt über eine Eigenschaft namens „Sammeln“, mit der bestimmt wird, wie viele Benachrichtigungen Sendende in Bezug auf die Anzahl der untergeordneten Vereinbarungen erhalten, die durch die SiB-Vorlage erstellt werden. Der Standardwert lautet drei, d. h. Sendende werden nur benachrichtigt, wenn drei oder weniger untergeordnete Vereinbarungen generiert werden. Die Sammel-Einstellung ist für Kundschaft nicht sichtbar und kann nur vom Acrobat Sign-Supportteam geändert werden.

Mit den Datennutzungsrechten wird festgelegt, wie schnell eine Vereinbarung aus dem Acrobat Sign-System gelöscht wird, nachdem sie einen endgültigen Status erreicht hat (Abgeschlossen, Abgebrochen oder Abgelaufen).

Kundschaft, die mit abgeschlossenen Vereinbarungen interagieren muss, die per Massenversand versendet werden, möchte den Sammelwert möglicherweise ausweiten (womöglich auf einen „unbegrenzten“ Wert). Dadurch soll gewährleistet werden, dass sie die „Abgeschlossen“-Benachrichtigungen von untergeordneten Vereinbarungen erhält, bevor diese aufgrund der Datennutzungsrechte automatisch vom System gelöscht werden.

Tipp:

Es könnte ratsam sein, zu untersuchen, ob alle Aktivitäten nach Abschluss der Vereinbarung mit der Power Automate-Integration automatisiert werden sollten. So könnte sowohl die manuelle Arbeit der Benutzenden reduziert als auch Lücken geschlossen werden, bei denen eine Vereinbarung aufgrund von Datennutzungsrechten verloren gehen könnte.

Wissenswertes

  • Die neue Massenversand-Oberfläche befindet sich noch in der Entwicklung und in zukünftigen Versionen werden weitere Optionen erwartet (z. B. zusätzliche Authentifizierungsmethoden sowie in der Vereinbarung definierte CC-Parteien und Erinnerungen).
  • Die Option Sendende Partei signiert zuerst aus der klassischen Version der Funktion Massenversand ist derzeit nicht in der neuen Version enthalten, wird aber in einer zukünftigen Version für den manuellen Prozess erwartet. Kundinnen und Kunden, die die CSV-Upload-Methode verwenden, müssen die sendende Partei in jedem Datensatz, bei dem die sendende Partei signieren muss, als Empfangspartei zur CSV-Datei hinzufügen.
  • Wenn du die Gruppenauswahl änderst, wird das Logo auf der Seite der sendenden Partei nicht geändert. Nachfolgende E-Mails und Signiererlebnisse verwenden allerdings das richtige Logo für die Gruppe, von der die Vereinbarung gesendet wird.
  • Das Abbrechen aller untergeordneten Vereinbarungen einer Massenversand-Transaktion auf Ebene der (übergeordneten) Vorlage ist nur möglich, wenn keine untergeordneten Vereinbarungen signiert wurden. Wenn untergeordnete Vereinbarungen signiert werden, wird die Aktion Abbrechen aus der Oberfläche der Vorlage entfernt und vorhandene Vereinbarungen müssen auf Vereinbarungsebene abgebrochen werden.
  • Die CSV-Datei-Option verfügt über viele optionale Felder, es ist jedoch nur eine E-Mail-Adresse erforderlich. Wenn du dich mit dem CSV-Prozess vertraut machst, werden die erweiterten Feldoptionen (z. B. Zusammenführungsfelder) weniger abschreckend, und du lernst die interessanteren Möglichkeiten kennen, die das CSV-Verfahren bietet.

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