Neuen Sende-Workflow konfigurieren

Der Workflow Designer wird geöffnet und das Fenster Workflow-Info wird angezeigt:

Gib auf der Seite Workflow-Info die folgenden Informationen ein:

• Workflow-Name: Gib einen Namen für den Arbeitsablauf ein. Der Name wird im Banner von Workflow Designer, im Dropdown-Menü Einen Workflow verwenden auf der Startseite und oben auf der Seite „Senden“ angezeigt, wenn der Workflow zum Versenden einer Vereinbarung verwendet wird.
• Anweisung für Absender: Gib Informationen für die Verwendung des Arbeitsablaufs ein. Diese Anweisungen werden am oberen Rand der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden. 

• Wer kann diesen Workflow verwenden? – Gib an, wer den Arbeitsablauf verwenden kann. Folgende Optionen sind verfügbar:
  
  • Nur ich: Der Workflow ist nur für den*die Ersteller*in des Workflows verfügbar.
    
    • „Nur ich“ ist nur verfügbar, wenn allen Benutzenden Zugriff auf selbstdefinierte Workflows gewährt wird.
    • Benutzende mit Zugriff auf mehrere Gruppen können auswählen, für welche Gruppe der Workflow verfügbar sein soll.
      
  • Ausgewählte Gruppe – Ein Dropdown-Feld, in dem alle Gruppen angezeigt werden, auf die Erstellende Zugriff haben.
    
    • Wenn Benutzende in mehreren Gruppen für das Konto aktiviert ist, können Benutzende Workflows für jede Gruppe erstellen, der sie angehören.
    • Workflows können nur einer Gruppe zugeordnet werden. Die Gruppenauswahl auf der Seite Senden wird unterdrückt.
      • Wenn mehrere Gruppen Zugriff auf den Workflow benötigen, schließe die Workflow-Tests ab und klone dann eine Kopie des Workflows für jede Gruppe, die Zugriff benötigt.
        
    • Wenn eine Gruppe ausgewählt ist, können alle Benutzenden, die Mitglied dieser Gruppe sind, auf den Workflow zugreifen, um ihn zu verwenden.
      
      • Wenn der Zugriff auf selbstdefinierte Workflows für alle Benutzenden bereitgestellt wird, haben andere Benutzende die Möglichkeit, die Vereinbarung zu klonen und eine eigene Version des Workflows zu erstellen.
        
    • Admins auf Gruppenebene sind berechtigt, jeden Arbeitsablauf zu bearbeiten, der für eine Gruppe freigegeben ist, für die sie Adminrechte haben. (Admins auf Kontoebene sind ebenfalls berechtigt, Workflows zu bearbeiten, die für Gruppen freigegeben wurden, da sie über die Berechtigung für alle Gruppen verfügen.)
      
  • Alle Nutzenden in meiner Firma – Alle Nutzenden im Acrobat Sign-Konto können den Arbeitsablauf verwenden.
    • Workflows auf Kontoebene können aus jeder Gruppe gesendet werden, der die sendende Partei angehört.
    • Admins auf Kontoebene können jeden Arbeitsablauf bearbeiten, der auf Organisationsebene freigegeben ist.
      

Nachfolgend findest du ein Beispiel für Workflow-Info: 

Klicke in der linken Leiste auf Info zur Vereinbarung.

Definiere die Vereinbarungsinformationen, die auf der Seite Senden eingetragen werden sollen:

• Vereinbarungsname: Gib den Namen der Vereinbarung an. Dieser Name wird auf der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden, sowie im E-Mail-Titel „Bitte signiere/Bitte genehmige“.
  
• Nachricht: Gib eine Nachricht für die Empfangsparteien ein. Diese Nachricht wird auf der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden.
  
• CC: Gib bei Bedarf die E-Mail-Adressen ein, an die eine Kopie gesendet werden soll. E-Mail-Adressen müssen durch Kommas oder Semikolons getrennt werden.
  • Minimal: Gib die Mindestanzahl an E-Mail-Adressen ein, die unter CC angegeben werden.
  • Maximal: Gib die maximale Anzahl an E-Mail-Adressen ein, die unter CC angegeben werden.
  • Bearbeitbar: Wenn du diese Option aktivierst, können Absender die CC-Adressen auf der Seite Senden im Arbeitsablauf ändern.
• Sprache des Empfängers: Der Absender kann mit dieser Option die Sprache des Empfängers angeben. Diese Einstellung bestimmt, ob die Sprachauswahl auf der Seite Senden angezeigt wird, und wenn ja, welche Standardsprache angezeigt wird.
  • Wenn Sprachauswahl nicht anzeigen ausgewählt ist, wird die auf Konto-/Gruppenebene definierte Standardsprache für den Empfang verwendet.
• Sendeoptionen
  • Kennwort festlegen, um heruntergeladene PDF-Dateien zu öffnen: Wenn du diese Option aktivierst, können Absendende für heruntergeladene PDF-Dateien ein Kennwort festlegen.
    
    • Erforderlich: Wenn du diese Option aktivierst, ist für die heruntergeladene PDF-Datei immer ein Kennwort erforderlich. Wenn diese Option aktiviert ist, können Absender auf der Seite Senden das Kennwort nicht deaktivieren; sie müssen eines angeben.
  • Ausfülltermin: Wenn du diese Option aktivierst, kann auf der Seite Senden ein Ausfülltermin angegeben werden.
    • Tage bis zum Ausfüllen der Vereinbarung: Wähle die Anzahl Tage aus, die den Empfängern standardmäßig zum Abschließend des Signierungsvorgangs zur Verfügung stehen. Die angegebene Anzahl an Tagen kann immer auf der Seite Senden bearbeitet werden.
  • Authoring von Dokumenten vor dem Senden erlauben: Wenn du diese Option aktivierst, können Sendende mithilfe der Option Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen auf der Seite Senden Dokumente in der Authoring-Umgebung bearbeiten.
    • Authoring standardmäßig aktivieren: Wenn du diese Option aktivierst, ist die Option Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen auf der Seite Senden automatisch aktiviert.

Nachfolgend findest du ein Beispiel für die Info zur Vereinbarung:

Klicke in der linken Leiste auf Empfänger, um auf den Abschnitt Empfänger-Routing zuzugreifen.

Im Abschnitt Empfänger-Routing kannst du die Empfänger und die Routing-Reihenfolge nach Bedarf anpassen. Du kannst komplexe Arbeitsabläufe mit seriellem, parallelem, hybridem oder verschachteltem Routing erstellen. In den folgenden Anweisungen werden die Funktionen vorgestellt, die für das Empfänger-Routing zur Verfügung stehen.

• Um einen weiteren Empfänger vor oder nach einem vorhandenen Empfänger hinzuzufügen:
  • Klicke auf das Hinzufügen-Symbol .
  • Wähle die Rolle aus, die du verwenden möchtest (alle für das Konto aktivierten Rollen sind verfügbar).

• Um eine parallele Verzweigung festzulegen, klicke auf das Hinzufügen-Symbol und wähle Parallele Verzweigungen aus. 

• Wenn du eine empfangende Partei löschen möchtest, bewege den Mauszeiger über das Empfangendenfeld und klicke auf das Löschen-Symbol .

• Wenn du eine empfangende Partei bearbeiten möchtest, bewege den Mauszeiger über das Feld und klicke auf das Bearbeiten-Symbol .

Wenn du Empfangende bearbeitest, kannst du Folgendes konfigurieren:

• Empfängerbeschriftung: Passe die Beschriftung des Empfängers an. Du kannst z. B. die Standardbeschriftung für Empfänger auf „Käufer“ festlegen. 
  • Die Beschriftungen für die empfangenden Parteien müssen innerhalb eines Workflows eindeutig sein.
• Empfangende Partei: Gib die Standard-E-Mail-Adresse der empfangenden Partei ein.
• Empfangsgruppe hinzufügen: Wähle diese Schaltfläche aus, um eine wiederverwendbare Empfangsgruppe aus der Liste der für dich verfügbaren Empfangsgruppen hinzuzufügen.
• Als Empfangsgruppe markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Empfangsgruppe aus den im Feld Empfangende Partei aufgeführten E-Mail-Adressen erstellt, anstatt einen Empfangs-E-Mail-Standarddatensatz zu verwenden. Die Empfangsgruppe kann leer gelassen oder mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen aus dem Feld E-Mail (durch Kommas getrennt) ausgefüllt werden.
• Empfangende Partei ist die sendende Partei: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die sendende Partei als empfangende Partei eingefügt.
• Erforderlich: Aktiviere diese Option, wenn eine Signatur der empfangenden Partei erforderlich ist.
  
• Bearbeitbar: Wenn du diese Option aktivierst, kann die sendende Partei die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei auf der Seite Senden aktualisieren.
• Private Nachricht hinzufügen: Wähle diese Option, um eine private Nachricht für die empfangende Person bereitzustellen. Private Nachrichten werden zusätzlich zur globalen Nachricht, die alle Empfangenden erhalten, in die E-Mail an die empfangende Partei und auf der e-Signaturseite eingefügt.
• Rolle: Aktualisiere die Empfangendenrolle (Unterzeichnende, Genehmigende, Ausfüllende usw.)
• Authentifizierung: Wähle den erforderlichen Identitätsbestätigungstyp für die Unterzeichnenden aus. Nur die aktivierten Optionen sind sichtbar.
  
  • Ein-Faktor-Authentifizierungen: Keine (E-Mail), Acrobat Sign, E-Mail-Einmalpasswort.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung: Telefon, KBA, Passwort und amtlicher Lichtbildausweis.

Klicke auf Speichern, um deine Änderung an der Empfangendenkonfiguration zu speichern.

Nachfolgend findest du ein Beispiel für die Empfangendeninformationen und ein Routing, in dem die Beschriftungen für die Unterzeichnenden (Kaufende und Vertriebsleitende) und für die genehmigende Person (VP Sales) angepasst wurden. 

Klicke in der linken Leiste auf E-Mails, um zum Abschnitt E-Mails zu wechseln.

• Im Abschnitt E-Mails kannst du festlegen, welche E-Mails während des Signatur- und Genehmigungsvorgangs anhand verschiedener Ereignisse gesendet werden.
• Du kannst z. B. festlegen, dass Empfangende und CC-Parteien E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Vereinbarung abgebrochen wird. 

Aktiviere die Kontrollkästchen für die Ereignisse, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen sollen, und speichere die Konfiguration.

Klicke in der linken Leiste auf Dokumente, um zum Abschnitt Dokumente zu wechseln.

Im Abschnitt Dokumente kannst du Folgendes konfigurieren:

• Dokumenttitel: Gib einen Titel für das Dokument ein. Dieser Titel wird im Dokumentbereich der Seite Senden angezeigt.
  
• Dateien: Klicke auf das Symbol „Datei hinzufügen“ , um ein Dokument aus deiner Acrobat Sign-Vorlagenbibliothek anzuhängen. Dieses Dokument wird automatisch angehängt, wenn du mithilfe dieses Arbeitsablaufs sendest.
  • Wenn keine Datei ausgewählt wird, kann der Absender während des Arbeitsablaufs eine Datei auswählen, die mit der Vereinbarung gesendet wird.
  • Wenn ein Dokument als Erforderlich markiert ist, wird es automatisch an die Vereinbarung angehängt, wenn der Workflow initiiert wird.
  • Datei löschen – Wenn du die falsche Datei anhängst, kannst du auf das Löschen-Symbol (X) neben dem Dateinamen klicken, um sie zu entfernen.
• Name des Dokuments: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, der das Dokument für den Absender identifiziert. Das hochgeladene Bibliotheksdokument erhält einen Standardnamen, der aber überschrieben werden kann.
• Erforderlich: Gibt an, ob das Dokument erforderlich ist.
• Dokument hinzufügen: Klicke auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen, um Zeilen für weitere Dokumente hinzuzufügen.
  •  Dokumententitel müssen eindeutige Werte sein.
• Zeile löschen: Klicke auf das Symbol „Zeile löschen“ (X), um die gesamte Zeile zu löschen.

Nachfolgend findest du ein Beispiel eines konfigurierten Abschnitts Dokumente:

Klicke in der linken Leiste auf Absendereingabefelder, um auf den Abschnitt Absendereingabefelder zuzugreifen.

Diese Eingabefelder werden Formularfeldern zugeordnet, die in den angehängten Dokumenten definiert werden (entweder während des Arbeitsablaufdesigns oder als durch den Absender hochgeladene Datei).

Der Absender kann mit diesen Feldern Inhalte vor dem Senden der Vereinbarung an den Empfänger vorab ausfüllen.

Klicke im Bereich Absendereingabefelder auf Feld hinzufügen.

Für jede hinzugefügte Zeile kannst du Folgendes konfigurieren:

• Feldtitel: Gib einen Titel für das Feld ein. Dieser Wert wird auf der Seite Senden als Referenz für den Absender angezeigt
• Dokumentenfeldname: Gib den Namen für ein Feld im angehängten Bibliotheksdokument ein.
  • Der hier angegebene Feldname muss dem Formularfeldnamen im Dokument entsprechen.
• Standardwert: Gib einen Standardwert ein (sofern vorhanden).
• Erforderlich: Wenn du diese Option aktivierst, muss ein Wert für dieses Feld eingegeben werden, bevor die Vereinbarung gesendet wird.
• Bearbeitbar: Wenn du diese Option aktivierst, kann der Absender der Vereinbarung den Standardwert ändern.
• Klicke auf das Symbol „Zeile löschen“ (X), um die gesamte Zeile zu löschen.

Nachfolgend findest du ein Beispiel für Absendereingabefelder: