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Übersicht und Konfiguration selbstdefinierter Sende-Workflows

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
      6. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. eOriginal-Archivierung für Sicherungsscheine
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  2. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
  1. Authoring-FAQ
  2. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  3. Verwalten von Vereinbarungen
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  4. Audit-Bericht
  5. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Übersicht über selbstdefinierte Workflows

Mit dem Custom Workflow Designer kannst du Workflow-Vorlagen erstellen, die die Gestaltung von Vereinbarungen und Signaturprozessen vordefinieren und genau auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind. Benutzende können Workflow-Vorlagen über eine intuitive Oberfläche entwerfen, die es ihnen leicht macht, die Eigenschaften der Teilnehmenden anzugeben, darunter vordefinierte Namen, Rollen und Routings, die in eine Vereinbarung aufzunehmenden Dokumente, von Absendenden vorab auszufüllende Formularfelder, E-Mail-Verteilung für die Teilnehmenden, Optionen für den Vereinbarungsablauf oder Passwortoptionen und mehr.

Wenn Absendende eine Workflow-Vorlage verwenden, werden sie durch individuelle Anweisungen und Felder durch den Sendevorgang geleitet. Damit wird der Vorgang benutzerfreundlicher und weniger fehleranfällig.

Je nach Konto-/Gruppeneinstellungen können alle Benutzenden Arbeitsabläufe für den persönlichen Gebrauch erstellen oder für ihre Gruppen freigeben.

  • Admins können Vorlagen auf Gruppenebene erstellen und freigeben.
    • Admins auf Kontoebene können einen Workflow in der gesamten Organisation freigeben.
  • Benutzende ohne Adminrechte können ihre eigenen Workflows entwickeln und sie optional für die Gruppen freigeben, denen sie angehören.

Du kannst den Verlauf und den Audit-Bericht für die vom Arbeitsablauf erstellte Vereinbarung auf der Seite Verwalten abrufen.

Während die Vereinbarung in Bearbeitung ist, kannst du Erinnerungen hinzufügen und andere vereinbarungsbezogene Aufgaben ausführen.

 Wähle nach deiner Anmeldung im oberen Menü des Startbildschirms die Option „Workflows“ aus.

Signieren/Genehmigen und Verwalten einer von einem Workflow generierten Vereinbarung

Eine von einem Workflow-Prozess generierte Vereinbarung entspricht genau jeder anderen Vereinbarung, die über dieselbe Gruppe gesendet wurde.

Die Unterzeichnenden und Genehmigenden können mithilfe des Links in der E-Mail „Bitte signiere/Bitte genehmige“ signieren bzw. auf der Seite Verwalten, wenn sie Nutzende von Acrobat Sign mit vertrauenswürdigen Konten sind.

Absendenden stehen zur Verwaltung der Vereinbarung die gleichen Optionen auf der Seite Verwalten zur Verfügung.

Berichte und Datenexporte behandeln die Vereinbarung genauso wie jede andere manuell erstellte Vereinbarung.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Die Selbstdefinierte Arbeitsablaufumgebung für das Senden ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos erhältlich.

Konfigurationsumfang:

Die Steuerelemente, die sich auf Selbstdefinierte Arbeitsabläufe zum Senden auswirken, sind auf Konto- und Gruppenebene zugänglich.

Durch Aktivieren des neuesten Arbeitsablauf-Erlebnisses rücken Arbeitsabläufe näher an die Funktionalität des manuellen Sendevorgangs heran.

Mit dieser Option aktivierte Funktionen:

  • Umfließbares Seitenlayout
  • Verwenden digitaler Signaturen für eine*n oder mehrere Empfangende*n
  • Konfigurieren von Empfangenden für die Verwendung der Premium-Identitätsprüfung
  • Konfigurieren von Empfangsgruppen während des Sendevorgangs
  • Anfügen von Dokumenten aus allen aktivierten Quellen während des Sendevorgangs

Um das neueste Erlebnis zu aktivieren, navigiere zu: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf.

Arbeitsabläufe zur Nutzung des neuen Erlebnisses konfigurieren

Premium-Identitätsprüfung

Im Workflow Designer werden alle aktivierten Authentifizierungsmethoden im Empfängerobjekt angezeigt.

Die Authentifizierungsmethoden werden als Kontrollkästchen angezeigt, sodass verschiedene Optionen für das Workflow-Design zur Auswahl stehen. 

Wenn im Designer mehrere Optionen aktiviert werden, stehen Absendenden während des Sendevorgangs dieselben Optionen zur Verfügung.

Registerkarte „Empfangende“ mit sichtbaren Unterzeichnendeneigenschaften und hervorgehobenen Authentifizierungsoptionen

Gruppen empfangender Personen

Die Empfangsobjekte im Designer können von nun an als Empfangsgruppen zugewiesen werden.  Auf diese Weise kann die sendende Partei eine wiederverwendbare Empfangsgruppe aus ihrem Adressbuch oder eine Ad-hoc-Empfangsgruppe verwenden, um eine Reihe von E-Mail-Adressen zu kennzeichnen, die für diesen einen Signaturschritt verwendet werden dürfen.

Wenn beispielsweise eine von drei Führungskräften gegenzeichnen muss, kannst du eine Empfangsgruppe hinzufügen, die alle drei E-Mail-Adressen enthält. Wenn der Signaturzyklus zu der Empfangsgruppe gelangt, werden alle drei benachrichtigt, aber nur eine muss die Aktion abschließen. 

Wenn du eine wiederverwendbare Empfangsgruppe in einem Workflow verwendest, muss zuerst die empfangende Partei erstellt werden und der Benutzerin oder dem Benutzer innerhalb des verwendbaren Geltungsbereichs des Workflows zur Verfügung stehen. Wenn der Workflow also für das gesamte Unternehmen verfügbar ist, muss auch die Empfangsgruppe für das gesamte Unternehmen verfügbar sein.

Wenn du eine wiederverwendbare Empfangsgruppe hinzufügen möchtest, wähle die Option Empfangsgruppe hinzufügen aus, um die Gruppenauswahl zu öffnen. 

  • Nur Empfangsgruppen mit kompatiblen Benutzungsberechtigungen sind verfügbar:
    • Ein selbstdefinierter Workflow, auf den ein gesamtes Konto zugreifen kann, kann nur von einem Konto verwaltete Empfangsgruppen verwenden.
    • Ein selbstdefinierter Workflow, auf den eine ganze Gruppe zugreifen kann, kann Empfangsgruppen verwenden, die von Gruppen und Konten verwaltet werden.
    • Ein selbstdefinierter Workflow, auf den eine einzelne benutzende Person zugreifen kann, kann Empfangsgruppen verwenden, die von Benutzenden, Gruppen und Konten verwaltet werden.
  • Der Name der wiederverwendbaren Empfangsgruppe wird automatisch als Gruppenname eingefügt, wenn die Vorlage zum Senden einer Vereinbarung verwendet wird.
  • Wenn die empfangende Partei als Empfangsgruppe konfiguriert ist, kann die empfangende Partei nicht mehr Bearbeitbar sein, wenn du die Vorlage zum Senden einer Vereinbarung verwendest.
  • Die Mitglieder der wiederverwendbaren Empfangsgruppe können nicht bearbeitet oder gelöscht werden und der Gruppe können auch keine weiteren Mitglieder hinzugefügt werden.
  • Die empfangende Partei darf nicht aus dem Signaturablauf entfernt werden, wenn eine Empfangsgruppe konfiguriert ist, auch wenn die empfangende Partei nicht als erforderlich markiert ist.
Konfigurationsbereich der empfangenden Partei, die Schaltfläche „Empfangsgruppe hinzufügen“ ist hervorgehoben Einbeziehen des Empfangsgruppen-Auswahlfensters und der resultierenden Seite „Senden“

Ad-hoc-Empfangsgruppen werden in der Empfangsdefinition des selbstdefinierten Workflows erstellt, die ausschließlich zum Beschreiben einer empfangenden Partei in einem Workflow existiert. Es gibt keine Möglichkeit, sie zu speichern oder in anderen Prozessen wiederzuverwenden.

So konfigurierst du eine Empfangsgruppe:

  • Gib die E-Mail-Adressen der Mitglieder der Empfangsgruppe durch Kommas getrennt in das Feld Empfangende Partei ein.
  • Aktiviere das Kontrollkästchen Als Empfangsgruppe markieren.
    • Das System fügt automatisch einen Namen für die Gruppe ein, wenn eine absendende Partei eine Vereinbarung mithilfe des Workflows losschickt. Der Gruppenname enthält ein Präfix, das den Namen als automatisch generiert identifiziert, und dann die Zeichenfolge „Empfangsgruppe X“, wobei X eine inkrementelle Zahl ist, die bei 1 beginnt und je nach Anzahl der hinzugefügten Empfangsgruppen zunimmt. 
    • Wenn die empfangende Partei als Bearbeitbar konfiguriert ist, kann die absendende Partei den Gruppennamen bearbeiten, vorab ausgefüllte Mitglieder löschen und bei Bedarf neue Mitglieder hinzufügen.
Workflow-Designer, die Option „Als Empfangsgruppe markieren“ ist ausgewählt; und die daraus resultierende Seite „Senden“, auf der die Mitglieder der Empfangsgruppe aufgelistet sind

Dateianlagen

Während des Sendevorgangs können Dokumente von einer beliebigen Acrobat Sign-Quelle angehängt werden.

Datei hinzufügen

Hinweis:

Beim Anhängen einer Acrobat Sign-Vorlage an einen Workflow werden Benutzenden nur die Vorlagen angezeigt, die derselben Gruppe zugewiesen sind wie der Workflow, sowie die Vorlagen, die der Organisation zugewiesen sind (Vorlagen auf Kontoebene). Dies ist auf die (1-zu-1-)Beziehung des Workflows zu Gruppen zurückzuführen. (Und auf die Tatsache, dass Vorlagen auf Kontoebene von allen Gruppen übernommen werden.)

Dies ist eine andere Erfahrung als wenn Benutzende mit Mitgliedschaften in mehreren Gruppen (1:n) ihre Vorlagenbibliothek aufrufen. Da die Benutzenden Zugriff auf verschiedene Gruppen haben, können sie alle Vorlagen aufrufen, die mit allen Gruppen verknüpft sind.
Dies ist nicht der Fall bei einem Workflow, dessen Anwendungsbereich auf eine Gruppe beschränkt ist.

Die Benutzererfahrung unter der „neuen“ Einstellung wurde auf ein modernes, dynamisches Design wie auf der Seite „Senden“ aktualisiert.

Die im alten Erlebnis auf der rechten Seite der Liste der empfangenden Parteien angezeigten Anweisungen wurden an den oberen Rand der Seite in ein reduzierbares Fenster verschoben.

Mit Workflow konfigurierte Vereinbarung

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisung

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisungen ordnen die (in Workflow Designer definierte) Liste der empfangenden Parteien den entsprechenden Feldzuweisungen in deinen autorisierten Formularen zu.

Anwendungsbeispiel:

  • Ein Unterzeichner (Kunde) soll zuerst unterschreiben.
    • Optional kann auch ein zweiter Unterzeichner unterschreiben.
  • Die Vereinbarung wird intern von einem Vertriebsmitarbeiter gegengezeichnet.

Normalerweise wären hierfür aufgrund der Art und Weise, wie die Empfänger auf der Seite Senden indiziert wurden, zwei Formulare erforderlich:

  • eines für das Szenario mit nur einem Unterzeichner, in dem der zweite Index dem Gegenzeichner zugewiesen wird,
  • und eines für das Szenario mit zweitem Unterzeichner, in dem der Gegenzeichner den dritten Index erhält.

Unter der „vorlagendefinierten“ Regelstruktur erstelle ein vollständiges Formular, in dem alle etwaigen Empfängerfelder definiert sind.

Der Empfangs-Unterzeichnungs-Index wird (wie in Workflow Designer definiert) streng durchgesetzt und alle Felder, die anderen ausgelassenen (optionalen) empfangenden Parteien zugewiesen sind, werden beim Senden der Vereinbarung ignoriert.

Im obigen Anwendungsfall erhält der/die zweite Unterzeichner*in also immer Index 2. Ist dieser jedoch zum Zeitpunkt des Sendens nicht enthalten, werden signer2-Felder ignoriert und der/die Gegenzeichner*in (Unterzeichnerindex 3) kann weiterhin nur auf signer3-Felder zugreifen.

Aktiviere diese neue Option wie folgt: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf > Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren.

Arbeitsabläufe zur Verwendung von vorlagendefinierter Signaturplatzierung konfigurieren

Hinweis:

Durch das Aktivieren der Funktion für die Vorlagendefinierte Signaturplatzierung wird die Option zum Verfassen der Vereinbarung während des Sendevorgangs deaktiviert.

Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern

Jedem in einer Vereinbarung enthaltenen Empfänger wird ein Unterzeichnerindex zugewiesen. Diese Indexnummer ist erforderlich, um den Empfängern die Felder zuzuordnen, in die sie Inhalte einfügen dürfen (wie z. B. ein Unterschriftsfeld).

Empfänger erhalten ihre Indexnummer basierend auf ihrer Reihenfolge auf der Seite Senden. Der Empfänger ganz oben in der Liste erhält Index 1, der zweite Index 2 usw. Diese Indexnummer wird angezeigt, wenn für die Vereinbarung „In festgelegter Reihenfolge ausfüllen“ festgelegt wurde, ist jedoch auch dann noch vorhanden, wenn für den Arbeitsablauf „In beliebiger Reihenfolge ausfüllen“ aktiviert ist.

Empfangendenstapel

 

Beim Aufbau eines Empfänger-Workflows im Workflow Designer wird der Unterzeichnerindex nach folgenden Regeln zugewiesen:

  • Von oben nach unten
    • Von links nach rechts

Im unten stehenden Beispiel befinden sich Unterzeichner und zweiter Unterzeichner ganz oben in der Liste.

  • Der Unterzeichner („Signer“) ist der Empfänger oben links. Deshalb wird ihm Index 1 zugewiesen.
  • Der zweite Unterzeichner („Co Signer“) befindet sich ebenfalls ganz oben, jedoch rechts neben dem ersten Unterzeichner. Deshalb wird ihm Index 2 zugewiesen.

In diesem Anwendungsfall ist es egal, wer letztlich zuerst unterschreibt. Deshalb werden die Unterzeichner in einen parallelen Unterzeichnungs-Workflow eingefügt. Der Unterzeichnungsindex wird streng durchgesetzt, um zu gewährleisten, dass der Unterzeichner die richtigen Felder ausfüllt und der zweite Unterzeichner nur auf die ihm zugewiesenen Felder zugreifen kann.

Der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) unterschreibt als Drittes, nachdem Unterzeichner und zweiter Unterzeichner fertig sind.

Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem der Vertriebsmitarbeiter die Vereinbarung gegengezeichnet hat.

Hinweis:

Die Namen der empfangenden Parteien „Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw. in diesem Beispiel haben keine Auswirkungen auf die Feldzuweisung. Hierbei handelt es sich lediglich um von der Administration definierte Bezeichnungen, die dem besseren Verständnis der Arbeitsablaufvorlage dienen. 

 

Der oben aufgeführte Designer-Empfänger-Workflow erstellt eine Senden-Seitenvorlage, die wie folgt aussieht

(auf der Seite Senden ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden):

 

Beim Erstellen von Formularen mit Feldern wird jedes Feld explizit einem Unterzeichnungsindex zugewiesen (abgesehen von Feldern mit dem Wert „Jeder“).

In der Acrobat Sign-Authoring-Umgebung erfolgt dies über die Auswahl einer teilnehmenden Person und der Platzierung der Felder für diese teilnehmende Person.

Jede teilnehmende Person erhält einen farblichen Code, um besser unterscheiden zu können, welche Felder welcher teilnehmenden Person zugeordnet sind.

 

Wenn du Texttags verwendest, bietet das Tag selbst ein Argument (z. B. :signer1), das das Feld dem Unterzeichnerindex zuordnet.

Hänge automatisch einen selbstdefinierten Workflow an eine hochgeladene PDF-Datei an, indem du eine eindeutige Zeichenfolge, die in einer PDF-Datei eingebettet ist, an einen entsprechenden Workflow anhängst, der die entsprechende eindeutige Zeichenfolge enthält.

Navigiere zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Automatische Workflow-Auswahl aktivieren.

Hinweis:

Wenn diese Option aktiviert ist, gibt es eine weitere Option, um die Liste der Workflows für Benutzende auszublenden. Dabei wird erwartet, dass jede hochgeladene PDF-Datei, die einen Workflow nutzen soll, eine Textzeichenfolge enthält, die automatisch den entsprechenden Workflow findet und anfügt. Dies ist besonders nützlich, wenn die Gruppe eine große Liste von Workflows enthält, die Absendende durchblättern müssen. Indem Unternehmen die Liste der Workflows entfernen und sich auf den automatischen Workflow-Anhang verlassen, sorgen sie dafür, dass die Frustration bei den Absendenden beseitigt und die Versionen der Workflows direkt über die hochgeladene PDF-Datei gesteuert werden.

Das Menü „Globale Einstellungen“, in dem die Optionen für „Automatische Workflow-Auswahl aktivieren“ hervorgehoben sind.

  • Wenn die automatische Workflow-Erkennung aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Workflow-Info im Custom Workflow Designer das Feld Text abgleichen angezeigt.
  • Wenn die Workflow-Erkennung deaktiviert ist, ist das Feld Text abgleichen ausgeblendet.
Die Registerkarte „Workflow-Info“ im Workflow-Designer mit dem hervorgehobenen Feld „Text abgleichen“

  • Wenn Suche nach selbstdefinierten Workflows deaktivieren aktiviert ist, wird die Option zum Überprüfen und Auswählen von Workflows aus der Bedienoberfläche entfernt. Workflows werden nur ausgelöst, wenn der abzugleichende Text in einer hochgeladenen PDF-Datei mit einem bestehenden Workflow übereinstimmt, der denselben abzugleichenden Text enthält.
  • Wenn die Option Suche nach selbstdefinierten Workflows deaktivieren deaktiviert ist, haben Absendende Zugriff auf die Workflow-Bibliothek, die allen Gruppen zugeordnet ist, in denen sie Mitglied sind. Absendende können einen Workflow auswählen und Dokumente nach Wunsch anhängen.
Zwei Bilder des Bedienfelds „Aus Bibliothek starten“: eines zeigt den Workflow-Link, wenn die Funktion deaktiviert ist, das andere zeigt, dass der Workflow-Link nicht vorhanden ist.

Um auch nur die Möglichkeit zu haben, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, muss die Funktion aktiviert sein.

Navigiere zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Workflow Designer für Admins aktivieren.

Nach der Aktivierung haben alle Admins auf Konto- und Gruppenebene in ihrem Administrationsmenü Zugriff auf den Workflow Designer.

  • Gruppenadmins können Workflows für Gruppen erstellen, für die sie Adminrechte haben.
  • Admins auf Kontoebene können einen Workflow für jede Gruppe sowie Workflows für das gesamte Unternehmen erstellen.

Es steht eine Option zur Erstellung von Workflows auf Benutzendenebene zur Verfügung. Damit können Benutzende ohne Administrationsrechte ihre eigenen selbstdefinierten Workflows erstellen.

Das Menü „Globale Einstellungen“, in dem die Optionen für „Workflow Designer für Admins aktivieren“ hervorgehoben sind.

  • Wenn die Einstellung aktiviert ist, ist die Option Selbstdefinierte Workflows verfügbar, nachdem du die Registerkarte Workflows ausgewählt hast.
  • Wenn die Einstellung deaktiviert ist, steht die Option Selbstdefinierte Workflows nicht zur Verfügung.
Zugriff aktivieren und Zugriff deaktivieren

Standardmäßig können Benutzende ohne Adminrechte Workflows nur für sich selbst erstellen. Sie sind nicht berechtigt, einen Workflow für ihre Gruppe freizugeben.

Die Berechtigung für Benutzende, ihre Workflows für ihre Gruppen freizugeben, kann jedoch auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert werden.

Navigiere zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Für alle Gruppen von Benutzenden dürfen durch sie erstellte Workflows freigegeben werden.

Das Menü „Globale Einstellungen“, in dem die Optionen für die Freigabe von selbstdefinierten Workflows hervorgehoben sind.

  • Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird Benutzenden im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl eine Option angezeigt, mit der sie festlegen können, wer den Workflow verwenden darf.
  • Wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird die Option im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl nicht auf der Bedienoberfläche angezeigt.
Freigabe zulassen

Konten, die bestimmte Workflows für alle Dokumente durchsetzen und den Prozess des Sendens optimal an den Mindesteingabewert der Nutzenden anpassen möchten, können alle Dokumenten-Workflows vollständig definieren und das Ad-hoc-Senden komplett einschränken.

Konten, die Nutzende in mehreren Gruppen verwenden, können die konfigurierbaren Optionen auf Gruppenebene erweitern und so sicherstellen, dass die richtigen Signaturoptionen und Benachrichtigungsprozesse streng durchgesetzt werden.

Um die Benutzung so einzuschränken, dass Sendevorgänge nur mit genehmigten Workflows vorgenommen werden dürfen, navigiere zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Vereinbarungen dürfen nur über Workflows gesendet werden.

Arbeitsabläufe als einzige Methode zum Senden von Vereinbarungen konfigurieren

Fehlerberichterstattung für häufige Probleme

Einige Elemente des alten Arbeitsablauf-Erlebnisses verursachen unter der neuen Oberfläche Fehler, da die Kontrolle und Sicherheit im aktuellen Erlebnis verbessert wurde. Es wurden zusätzliche Fehlerprüfungen hinzugefügt, um diese Fehler besser anzuzeigen und zu erklären.

Wenn das Konto zur Verwendung des modernen Sendeerlebnisses konfiguriert ist und ein problematischer Workflow gestartet wird, wird dem Benutzer ein rotes Banner mit Fehlermeldung angezeigt:

Wenn das Konto noch für die Verwendung des klassischen Erlebnisses konfiguriert ist, funktioniert der Workflow möglicherweise weiterhin unter diesen Regeln. 

Das moderne Erlebnis zeigt Fehler wie erkannt an. 

Wenn mehr als ein Problem erkannt wurde, werden alle erkannten Fehler aufgeführt.

Um unter den Regeln der neuen Oberfläche die Gültigkeit des Workflows zu gewährleisten, müssen Administratoren den Workflow bearbeiten und die erkannten Probleme beheben:

Unter dem klassischen Regelsatz werden E-Mail-Zeichenfolgen möglicherweise falsch formatiert oder fälschlicherweise beschränkt (z. B. mit Leerzeichen oder Kommas).

Wenn ein solcher Fehler auftritt, müssen Administratoren Folgendes überprüfen:

  • Die ordnungsgemäße Beschränkung der CC-E-Mail-Adressen

  • Jede definierte Empfänger-E-Mail-Zeichenfolge, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß formatiert sind
    • (z. B. name@domain.tld)
  •  
    • Im modernen Erlebnis sind Kommas und Semikolons zulässig.

Das moderne Erlebnis erfordert eindeutige Werte für alle Dokumententitel auf der Seite Dokumente im Workflow Designer.

Ausführliche Informationen zu diesem Fehler findest du hier.

Beim Erstellen eines Workflows können Administratoren eine Dokumentvorlage anhängen, die über einen beschränkten Zugriffsumfang verfügt.

Wenn Nutzende außerhalb dieses Umfangs versuchen, den Arbeitsablauf zu laden, kann das Dokument nicht angehängt werden und es wird ein Sicherheitsverstoß ausgelöst.

Administrierende können beispielsweise eine neue Dokumentvorlage mit Eigenschaften erstellen, die den Zugriff auf die Partei beschränken, die die Vorlage besitzt.  Administrierende können das Dokument an den Arbeitsablauf anhängen, da sie die besitzende Partei sind. 

Alle anderen Benutzer des Systems, die nicht Besitzer der Vorlage sind, befinden sich außerhalb des Zugriffsumfangs des Dokuments.

Wenn dieser Fehler angezeigt wird, muss der Administrator die Eigenschaften der angehängten Dokumentvorlage anpassen.

Schritte zur Überprüfung und Anpassung von Vorlageneigenschaften findest du hier.

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