Beschreibung

Die Funktion Empfänger ersetzen wurde entwickelt, damit Absender eine Vereinbarung umleiten können, wenn der aktuelle Empfänger für die Teilnahme nicht verfügbar ist oder der falsche E-Mail-Wert eingegeben wurde.

Die Funktion ist für alle Dienstebenen mit einigen Konfigurationsoptionen bei Konten mit mehreren Lizenzen verfügbar.

Und so wird sie verwendet

Das Ersetzen des aktuellen Empfängers beginnt auf der Seite Verwalten und kann nur vom ursprünglichen Absender der Vereinbarung vorgenommen werden.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Verwalten bei der zu bearbeitenden Vereinbarung einmal auf „Zur Signatur versandt“.

  • Der Vereinbarungsdatensatz wird blau hervorgehoben, wenn er ausgewählt wurde.

2. Klicken Sie unten rechts im Fenster auf die Registerkarte Verlauf.

  • Der rechte Bereich wird aktualisiert, sodass die Liste der Ereignisse für die ausgewählte Vereinbarung angezeigt wird.

3. Suchen Sie den aktuellen Empfänger für die Vereinbarung. Direkt unter der E-Mail-Adresse finden Sie den Link Unterzeichner ersetzen. Klicken Sie auf den Link Unterzeichner ersetzen.

1. Manage page - History tab - marked

Die Seite Aktuellen Unterzeichner ersetzen wird geladen. Auf der rechten Seite befindet sich eine Beschreibung der definierten Standardeinstellung (ob der aktuelle Empfänger ganz ersetzt oder der neue Empfänger als mögliche Alternative hinzugefügt werden soll).

2. Replace Signer page - Sender Options

Sofern dies vom Adobe Sign-Administrator aktiviert wird, hat der Absender die Option, bei der Aktion die Standardeinstellung (oben hervorgehoben) zu ändern. Wenn diese Option nicht sichtbar ist, kann nur die definierte Standardaktion vorgenommen werden.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Empfängers ein, den Sie der Vereinbarung zuweisen möchten.

5. Geben Sie eine Nachricht für den neuen Empfänger ein.

  • Das Nachrichtenfeld ist ein Pflichtfeld. Geben Sie daher dort etwas ein.

6. Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterzeichner ersetzen.

7. Sie gelangen zurück zur Seite Dashboard und oben auf der Seite wird ein Banner „Erfolgreich“ angezeigt.

3. Success Banner

 

Auf der Registerkarte Verlauf wird die Delegierung von einem Empfänger zum anderen angezeigt.

4. Replace Recipient - History tab post-replace

 

 

Auch im Prüfbericht wird die Ersetzung des Empfängers ordnungsgemäß angegeben.

5. Replace Signer - Audit Report

Konfigurieren der Einstellung

Die Standardeinstellung für die Funktion Empfänger ersetzen ist die vollständige Ersetzung des aktuellen Empfängers durch den neuen Empfänger.

Benutzer mit der Abo-Variante Individual können diese Standardeinstellung nicht ändern.

Bei Konten mit mehreren Lizenzen gibt es eine Option, mit der das Standardverhalten auf Konto- oder Gruppenebene geändert und dem Absender einer Vereinbarung optional die Möglichkeit gegeben werden kann, die für seine aktuelle Situation am besten geeignete Option auszuwählen.

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Empfänger ersetzen.

6. Nav to setting

Administratoren müssen zwei Fragen beantworten:

Was soll das Standardverhalten des Kontos/der Gruppe sein?

  • Nur der neue Empfänger kann teilnehmen: Dies ist die Standardaktion zum Ersetzen.
    • Wenn die Hauptsorge darin bestehen, dass eine Vereinbarung an die falsche E-Mail-Adresse gesendet wurde, ist dies die bessere Option.
  • Sowohl der neue als auch der ursprüngliche Empfänger kann teilnehmen: Dies ist die Aktion zum Einschließen.
    • Wenn die Hauptsorge darin besteht, dass der Signiervorgang durch Empfänger aufgehalten wird, die nicht im Büro oder nur schwer zu erreichen sind, ist dies die bessere Option.

Sollte der Absender der Vereinbarung die Standardeinstellung ändern können?

  • Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Benutzer in meinem Konto können auswählen, ob der ursprüngliche Empfänger teilnehmen kann, nachdem er ersetzt wurde wird auf der Seite Aktuellen Unterzeichner ersetzen ein Kontrollkästchen angezeigt, mit der der Absender jeweils eine der beiden Aktionen auswählen kann.
    • Der Wert auf Konto-/Gruppenebene wird im Status des Kontrollkästchens angegeben, wenn die Seite geladen wurde. 

Zu berücksichtigende Punkte

Sie können nur den aktuellen Empfänger ersetzen.

Sie können den Empfänger nicht durch eine Person ersetzen, die bereits Teil der Vereinbarung ist.

Sie können einen ersetzten Empfänger nicht wieder zu dem ursprünglichen Wert ändern.

Für mithilfe von Mega Sign gesendete Vereinbarungen kann die Funktion Empfänger ersetzen nicht verwendet werden.

Sie können denselben Empfängerindex (z. B. Unterzeichner Nr. 2) mehrfach durch unterschiedliche Werte ersetzen.

  • Jedes Mal, wenn Sie die Option zum Einschließen verwenden, vergrößern Sie die Anzahl möglicher Empfänger.
  • Sobald Sie einmal die Aktion zum Ersetzen verwenden, wird die gesamte Liste der möglichen Empfänger durch die eine neu benannte Adresse ersetzt.

Empfänger in einer Empfängergruppe können nicht einzeln ersetzt werden.

  • Wenn Sie die Aktion zum Ersetzen verwenden, wird die gesamte Gruppe durch die neu benannte E-Mail-Adresse ersetzt.
  • Wenn Sie die Aktion zum Einschließen verwenden, vergrößert sich die Empfängergruppe um den einen neuen Empfänger.

Empfänger in einer parallelen Teilnahmereihenfolge können einzeln ersetzt werden.

Empfänger, die in einer Hybrid-Routing-Reihenfolge definiert sind, können einzeln ersetzt werden.

 

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