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Vereinbarungsaktivitätsprotokoll und Audit-Bericht

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Übersicht

Jede Vereinbarung in Acrobat Sign durchläuft verschiedene sogenannte Meilensteine, die den Fortschritt der Transaktion definieren.

Diese Meilensteine umfassen Ereignisse wie die folgenden:

  • Dokumenterstellung
  • Änderungen an der gesendeten Transaktion
  • An Empfänger gesendete E-Mails
  • Von Empfängern angezeigte E-Mails
  • Delegierung der Empfängerautorität
  • Auf Vereinbarungen angewendete Unterschriften/Genehmigungen
  • Status „Abgeschlossen“, „Abgelehnt“ und „Abgebrochen“

 

Meilensteine werden in zwei Formaten aufgezeichnet, die ähnliche Inhalte aufweisen, aber unterschiedlichen Zwecken dienen:

Aktivitätsliste

Die Liste Aktivität bietet auf einen Blick eine Übersicht zum aktuellen Stand der Transaktion im Prozess in der Acrobat Sign-Anwendung.

  • Die Aktivitätsliste enthält die nötigsten Informationen und zeigt nur das Ereignis, den Benutzer/Empfänger (identifiziert durch die E-Mail-Adresse), der das Ereignis registriert hat, sowie Zeit-/Datumsstempel des Ereignisses an (angepasst an die Zeitzone des Benutzers basierend auf den lokalen Systemeinstellungen).
  • Jedes Ereignis, das das Dokument ändert (z. B. Änderungen, Empfängeraktionen), enthält einen Link, der das Dokument direkt nach dem entsprechenden Ereignis zeigt.
  • Die Aktivitätsliste umfasst die gesamte Transaktion. Dementsprechend werden möglicherweise Informationen angezeigt, die nicht im Audit-Bericht enthalten sind (diese befassen sich eher mit der Dokumentinteraktion).
    • Wenn die Transaktion noch in Bearbeitung ist, wird unten in der Aktivitätsliste eine Liste der voraussichtlichen Empfänger angezeigt, die im Vereinbarungsarbeitsablauf verbleiben.
    • Aufbewahrungs- und eVaulting-Ereignisse, die nach Abschluss des Dokuments stattfinden.
  • Die Aktivitätsliste ist ein Vereinbarungselement und wird durch explizite Aktionen, die Vereinbarungen entfernen (z. B. DSGVO), vernichtet. Wenn die Vereinbarung aus dem Benutzerkonto gelöscht wird, wird auch der Verlaufsinhalt für das entsprechende Element entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.

Audit-Berichte enthalten dieselben Vereinbarungsmeilensteine wie das Bedienfeld „Verlauf“, enthalten aber auch die Transaktions-ID des maßgeblichen Dokuments auf dem Acrobat Sign-Server.

Administratoren können optional die Erfassung von IP-Adressen ermöglichen, falls erforderlich.

Audit-Bericht

Audit-Berichte sind als vertrauenswürdige Dokumente gedacht, die angeben, wie ein Dokument von seiner Erstellung bis zu seinem Abschluss bearbeitet wurde. Du kannst als PDF-Dateien gespeichert und nach Bedarf für interne Prozesse ausgedruckt werden.

  • Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass der Auditbericht alle Ereignisse anzeigt, die für die GMT-Zeitzone standardisiert sind. So werden Verwechslungen beim Überprüfen der Transaktionen von Nutzern in verschiedenen Zeitzonen vermieden.
    • Die Aktivitätsliste wird dynamisch für den Benutzer generiert und zeigt alle Ereignisse in der Zeitzone des lokalen Systems des Benutzers an.
    • Der Zeitstempel des sichtbaren Signaturfelds, das in die Vereinbarung eingebettet ist, gibt die Zeitzone des lokalen Systems des Unterzeichners zum Zeitpunkt der Unterzeichnung an. Der Zeitzonencode wird angegeben, um beim Anzeigen der PDF-Datei Kontext bereitzustellen.
  • Das Format für Zeitstempel ist auf JJJJ-MM-TT festgelegt.
  • Audit-Berichte werden unabhängig vom Vereinbarungsobjekt gespeichert, das auf der Registerkarte „Verwalten“ der Webanwendung angezeigt wird. Wenn du also ein Objekt von der Seite „Verwalten“ entfernst, wird der zugehörige Audit-Bericht nicht gelöscht.

 

Der Audit-Bericht bietet zwei Phasen:

  • Zwischenbericht: Während sich die Transaktion in Bearbeitung befindet, wird der Audit-Bericht aus den Ereignissen generiert, die zum Zeitpunkt der Anfrage für die Vereinbarung protokolliert wurden. Dieser Bericht ist also per Definition unvollständig und unterliegt Änderungen, wenn der nächste Empfänger ein protokolliertes Ereignis hinzufügt.

Zwischenberichte sind oben im Bericht deutlich als solche gekennzeichnet, damit sie in gespeicherter/ausgedruckter Form nicht mit finalen Dokumenten verwechselt werden.

  • Endgültiger Bericht: Sobald eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht (unterzeichnet, abgebrochen, abgelehnt oder abgelaufen), wird der finale Audit-Bericht erstellt und gespeichert. Es können keine weiteren Ereignisse hinsichtlich der Transaktion (z. B. Aufbewahrung) zum Bericht hinzugefügt werden.  Hierdurch wird ein vollständiger Bericht erstellt – mit sämtlichen Ereignissen, die zum Unterschreiben des Dokuments geführt haben, und sonst nichts.

Wähle nach der Anmeldung Verwalten > Status der Vereinbarung, die du anzeigen möchtest > Vereinbarungsname und dann im rechten Bereich die Option „Audit-Bericht herunterladen“ aus.

Verwendung

Die Aktivitätsliste wird auf der Seite Verwalten angezeigt, wenn du unten in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link „Aktivität“ klicken:

Aktivität

 

Auf den Audit-Bericht kannst du über die Registerkarte Verwalten zugreifen.

Wähle die Vereinbarung aus und klicke auf Audit-Bericht herunterladen.

Audit-Bericht herunterladen

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Das Aktivitätsprotokoll und die Audit-Berichte sind für alle Acrobat Sign-Konten verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Das Aktivitätsprotokoll und die Audit-Berichte sind standardmäßig aktiviert und können nicht deaktiviert werden.

Viele Einstellungen beeinflussen die gemeldeten Ereignisse (und die verwendete Terminologie) in den Audit-Berichten. Wenn Ereignisse vorhanden sind, die deiner Meinung nach im Audit-Bericht enthalten sein sollten, frage deine*n Gruppen- oder Kontoadministrator*in, ob sie hinzugefügt werden können.

Es gibt vier Methoden, die den Zugriff auf den Audit-Bericht für Benutzende ermöglichen:

  • Audit-Bericht an die E-Mail Signiert und archiviert anhängen.
  • Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen.
  • Zugang zu Audit-Bericht über Transaktionsbestätigungsseite zulassen.
  • Aktuellen Audit-Bericht per API anhängen, wenn „getLatestDocument“ aufgerufen wird.

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