Übersicht
Kund*innen in regulierten Umgebungen müssen möglicherweise sicherstellen, dass der Namenswert, der mit den Empfangenden verknüpft ist, während des gesamten Lebenszyklus der Vereinbarung konsistent bleibt. Dies kann problematisch werden, wenn ein Namenswert angegeben wird und dieser Name sich während des Signaturprozesses ändert.
Beispielsweise kann ein Absender einen Empfänger in seinem Konto aufnehmen, der auch ein Acrobat Sign-Benutzer ist. Durch die Aufnahme eines internen Empfängers wird ein Profil bereitgestellt, das dem Acrobat Sign-System bekannt ist. Zum Zeitpunkt des Versendens der Vereinbarung wird der Profilname des Benutzers in die Audit-Datensätze und die Seite Verwalten importiert.
Wenn der*die interne Empfänger*in die Vereinbarung öffnet, wird sein*ihr Profilname automatisch in das Signaturfeld eingetragen. Wenn der Unterzeichner keine weiteren Maßnahmen vornimmt, wird sein Name als Signatur verwendet, und der Audit-Bericht wird mit seinem intern definierten Namen erstellt. Der Unterzeichner kann jedoch seinen Namen im Signaturblock ändern. In diesem Fall wird der neue Namenswert ab diesem Zeitpunkt im gesamten Audit-Bericht und auf der Seite Verwalten verwendet.
Prüft ein Kunde den Audit-Zwischenbericht, um die Systemkonformität festzustellen, kann die Änderung vom Zwischenbericht zum endgültigen Audit-Bericht als nicht konform angesehen werden.
Um dies zu umgehen, können Admins im Rahmen der Vereinbarungskonfiguration ihre Konten oder Gruppen so konfigurieren, dass die sendende Partei zur Eingabe eines Namenswertes für jede empfangende Partei aufgefordert wird. Der Namenswert kann je nach den Anforderungen des Dokuments entweder als obligatorisch oder nicht obligatorisch definiert werden.
Diese Funktion gilt nur für Vereinbarungen und Webformulare, die mit der Acrobat Sign-Webanwendung erstellt wurden.
Senden neuer Vereinbarungen
Wenn die Option zur erforderlichen Eingabe eines Namenswerts für eine empfangende Partei aktiviert ist, wird die Seite Senden so geändert, dass im Abschnitt für die Konfiguration der Empfangenden das zusätzliche Feld Name der empfangenden Partei eingefügt wird. Wenn die Angabe des Namens obligatorisch ist, wird ein Sternchen an den Feldtext angehängt:
Wenn diese Option aktiviert ist, steht allen Empfangenden das Feld „Name der empfangenden Partei“ zur Verfügung. Wenn der Name obligatorisch ist, muss für alle Empfangenden ein Namenswert angegeben werden.
Wenn der Namenswert von der sendenden Partei angegeben wird, wird der Name während des Signaturprozesses als schreibgeschütztes Feld angezeigt und die empfangende Partei kann ihn nicht ändern.
Nur Empfänger sind betroffen. Für in CC gesetzte Parteien ist keine Eingabe des Namenswerts erforderlich.
Unterstützte Funktionen
Aktualisierung des Empfängernamens
Die ursprüngliche sendende Partei einer Vereinbarung kann den Namenswert einer empfangenden Partei ändern, indem sie die Vereinbarung auf der Seite Verwalten öffnet, die Empfangspartei auswählt und auf den Link Bearbeiten klickt:
Der Audit-Bericht zeigt die Namensänderung als ersetzten Unterzeichner mit demselben E-Mail-Wert an:
Die Option zum Bearbeiten des Empfängernamens ist nur solange verfügbar, bis der erste Empfänger seine Signatur anwendet. Nachdem der erste Empfänger seine Aktivitäten in der Vereinbarung abgeschlossen hat, können keine Namenswerte mehr geändert werden.
Ersetzen des Empfängers
Das Ersetzen der aktuellen empfangenden Partei erfolgt nach demselben Verfahren, mit der Ausnahme, dass beim Hinzufügen der neuen Empfangspartei ein Namenswert erforderlich ist:
Der Audit-Bericht gibt die ersetzten Unterzeichnenden mit neuem Namen und neuen E-Mail-Werten an:
Parteien, die eine Vereinbarung empfangen, können ihre Vereinbarungsberechtigung an eine andere Partei delegieren, indem sie entweder auf den Link Delegieren in der E-Mail „Überprüfen und signieren“ klicken oder die Option Signatur an eine andere Person delegieren auswählen:
Der Audit-Bericht gibt die ersetzten Unterzeichnenden mit neuem Namen und neuen E-Mail-Werten an:
Aktuelle Einschränkungen
Benutzerdefinierte Workflows unterstützen derzeit nicht die erforderliche Eingabe des Namens, wenn ein Empfänger vordefiniert ist.
Authentifizierungen, für die ein Namenswert erforderlich ist (z. B. wissensbasierte Authentifizierung) können weiterhin hinzugefügt werden:
Empfängergruppen
Bei Empfängergruppen ist es nicht erforderlich, den Namenswert für jeden Empfänger in der Gruppe aufzunehmen:
Konfigurieren von Webformularen
Wenn die Option Name der empfangenden Partei beim Senden erforderlich aktiviert ist, erzwingt die Webformularkonfiguration auch einen Namenswert für eventuell definierte Gegenzeichnende:
Das Empfängererlebnis
Das Empfängererlebnis unterscheidet sich nicht wesentlich, wenn die Eingabe eines Namenswerts erforderlich ist. In der Praxis sind die Unterschiede wie folgt:
- Eingegebene Signaturen füllen automatisch den definierten Namenswert aus und können nicht bearbeitet werden.
- Bei gezeichneten und Bildsignaturen befindet sich das Namensfeld in einem schreibgeschützten Zustand.
Der Namenswert, der mit dem Audit-Bericht (und anderen Oberflächen, auf denen der Name angezeigt wird) verknüpft ist, ist vom Signaturbild getrennt. Aus diesem Grund können gezeichnete Signaturen (einschließlich mobile Signaturerfassung) und Bildsignaturen ein anderes Bild der Namenszeichenfolge anzeigen als den Namenswert, auf den im gesamten Dokument und im Audit-Protokoll verwiesen wird.
Aktivieren bzw. deaktivieren
Um die Anforderung für Empfängernamen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Empfängername beim Senden aus der Adobe Acrobat Sign-Webanwendung erforderlich.
Diese Einstellung kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.
Die Einstellung, dass Empfängernamen erforderlich sind, ist beim Senden der Vereinbarung in die Transaktion integriert. Die Änderung der Einstellung wird bei neu erstellten Vereinbarungen sofort wirksam, hat jedoch keine Auswirkungen auf zuvor gesendete Vereinbarungen.
Verwandte Einstellungen
Unterzeichner können ihren Namen oder ihre Initialen ändern
Das Aktivieren von Unterzeichnende können ihren Namen oder ihre Initialen ändern ermöglicht es der empfangenden Partei, ihren Namen zum Zeitpunkt der Signatur zu ändern.
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist der von der sendenden Partei angegebene Namenswert für den*die Unterzeichner*in schreibgeschützt.
Wenn eine empfangende Partei ihren Namenswert gegenüber dem von der sendenden Partei angegebenen Wert ändert, wird ein expliziter Datensatz im Audit-Bericht protokolliert, der diese Änderung widerspiegelt:
Authentifizierungsmethoden, die den Namenswert sperren
Im Menü Sendeeinstellungen gibt es Authentifizierungsmethoden mit Untereinstellungen, für die auf der Seite Senden die Angabe eines Unterzeichnernamens erforderlich ist (z. B. wissensbasierte Authentifizierung, KBA).
Wenn diese Einstellungen in Verbindung mit der Einstellung Empfängername beim Senden erforderlich aktiviert werden, wird der im Empfängerdatensatz hinzugefügte Name automatisch in die Felder für den Authentifizierungsnamen importiert.
Wird der Namenswert in der Authentifizierungsmethode geändert, werden die Namenswerte im Empfängerdatensatz entsprechend aktualisiert. Es gibt keine Möglichkeit, in diesen beiden Oberflächen unterschiedliche Werte zu haben.
Nutzende, die dem Konto bekannt sind (bestehende Acrobat Sign-Nutzende in einem vertrauenswürdigen Konto), können auf der Seite Verwalten einen Namenswert anzeigen, der sich von dem von der sendenden Partei eingegebenen Namen unterscheidet.
Dies liegt daran, dass der auf der Seite Verwalten verwendete Name beim Erstellen der Vereinbarungstabelle aus dem Profilwert der nutzenden Person abgerufen wird. Dieses Verhalten wird korrigiert, um sicherzustellen, dass der verwendete Name dem Namen entspricht, der von der sendenden Partei in einem zukünftigen Patch eingegeben wird.
Ausgangslage: Der erforderliche Name der empfangenden Partei ist für das sendende Konto aktiviert.
Wenn eine Vereinbarung an eine E-Mail-Adresse gesendet wird, die für eine*n Benutzer*in im Acrobat-System registriert ist, wird der Profilname der empfangenden Partei im Audit-Bericht für Erinnerungsereignisse (anstelle des angegebenen Namens der empfangenden Partei) verwendet.
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