Einen Grund für eine Unterschrift erfordern

Die Funktion Gründe für die Signatur ermöglicht Unterzeichnenden anzugeben, warum sie die Vereinbarung signieren. Diese Art von Informationen ist bei einigen Arbeitsprozessen erforderlich (z. B.: Title 21 CFR Part 11).

• Gründe können erforderlich oder optional sein.
• Das Feld für den Grund kann auf elektronische oder digitale Unterschriftsfelder angewendet werden.
  
  • Felder für Initialen sind nicht eingeschlossen.
• Die Gründe können aus einer vom Acrobat Sign-Administrator vordefinierten Liste ausgewählt werden oder in ein Freitextfeld eingegeben werden. 

Verwendung

Wenn die Funktion Gründe für die Signatur aktiviert ist, werden Unterzeichnende direkt nach dem Signieren per Tastatureingabe, von Hand oder durch Hochladen des Signaturbilds aufgefordert, einen Grund für die Signatur anzugeben. Die Signatur wird in einem neuen Fenster angezeigt, das eine der folgenden Möglichkeiten bietet:

• Ein Freitextfeld, in das die Unterzeichner einen eigenen Grund eingeben können

• Eine Dropdownliste der zulässigen Gründe (wie in Acrobat Sign definiert)

Sobald der Grund angegeben wurde, klickt der Unterzeichner auf OK und der Vorgang zum Ausfüllen/Unterschreiben des Formulars wird wie gewohnt fortgesetzt.

Bei beiden Optionen wird ein Unterschriftsblock erzeugt, in dem die Unterschrift und rechts daneben der Grund angezeigt werden:

Bei beiden Optionen wird der Grund in der CSV-Berichtsdatei für die Vereinbarung angezeigt:

Konfigurationsoptionen

Es gibt vier auswählbare Optionen in Bezug auf die Erfassung des Grundes für die Unterschrift.

Die ersten beiden geben an, ob die Angabe eines Grundes im Unterschriftsvorgang möglich ist. Bei elektronischen und digitalen Unterschriften wird dies getrennt aktiviert:

• Unterzeichnern erlauben, einen Grund für die Unterschrift bei E-Signatur-Arbeitsabläufen anzugeben: Wendet das Feld für den Grund auf elektronische Unterschriftsfelder an.
• Unterzeichnern erlauben, einen Grund für die Unterschrift bei cloudbasierten digitalen Unterschrifts-Arbeitsabläufen anzugeben: Wendet das Feld für den Grund auf digitale Unterschriftsfelder an.

Wenn eine Signatur erlaubt ist, muss der*die Unterzeichner*in nicht unbedingt einen Grund angeben.

Wenn Sie jedoch die Angabe eines Grundes für die Signatur ermöglichen, müssen Sie entweder eine Liste mit Gründen definieren oder zulassen, dass ein benutzerdefinierter Grund eingegeben wird.

Die zweiten beiden Einstellungen ermöglichen die Steuerung der angewendeten Gründe:

• Unterzeichner auffordern, einen Grund für die Unterschrift anzugeben: Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Unterzeichner (externe und interne) einen Grund angeben.
• Unterzeichnern erlauben, ihren eigenen Grund für die Unterschrift anzugeben: Ermöglicht Unterzeichnern, ihren eigenen Grund in ein Textfeld einzugeben.
  • Wenn keine vordefinierte Liste mit den Gründen erstellt wurde, muss diese Einstellung aktiviert werden, sofern Gründe für die Unterschrift erlaubt sind.

Unterhalb der auswählbaren Optionen befindet sich die Liste der definierten Gründe.

Wenn benutzerdefinierte Gründe nicht zulässig sind, muss diese Liste mindestens einen Eintrag enthalten.

Um einen neuen Grund hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen. 

Eine Überlagerung zeigt das Dialogfeld „Erstellen“ an und ermöglicht es Ihnen, den Grund zu konfigurieren.  Es gibt drei Elemente für den Grund:

• Titel des Grundes für die Unterschrift: Name des Datensatzes für den Grund. 
  • Wird angegeben, um das Sortieren von Gründen zu erleichtern, die in verschiedenen Sprachen angegeben sein können.
• Beschreibung des Grundes für die Unterschrift: Dies ist der eigentliche Text, der in den Unterschrifts- und Audit-Bericht eingefügt wird. 
  • Der Text für den Grund ist auf maximal 128 Zeichen begrenzt.
  • Der Unterzeichner sieht den vollständigen Text im Auswahlfenster.
• Sprache: Nur Gründe, mit einem übereinstimmenden Sprachwert für die Umgebung des Unterzeichners werden als Optionen angezeigt.  Wenn Sie Vereinbarungen unter Verwendung des französischen Gebietsschemas senden, können nur die entsprechend gekennzeichneten Gründe für die französische Sprache ausgewählt werden.
  • Wenn der Unterzeichner ein Gebietsschema verwendet, für das kein übereinstimmender vordefinierter Grund vorhanden ist, wird ein benutzerdefinierter Grund akzeptiert.

Sobald der Grund ordnungsgemäß konfiguriert ist, klicken Sie auf Speichern.

Der Grund ist für alle Unterzeichner sofort verfügbar.

Um einen Grund in der Liste zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einmal auf den Grund, um ihn auszuwählen.

Die Optionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ werden oben links im Abschnitt angezeigt:

Aktivierung oder Deaktivierung

Die Funktion „Gründe für die Unterschrift“ kann auf Kontoebene vom Acrobat Sign-Kontoadministrator aktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene. 

Um auf die Optionen zuzugreifen, navigieren Sie zu: Kontoeinstellungen > Bio-Pharma-Einstellungen

Zu berücksichtigende Punkte...

• Signaturgründe können für digitale und elektronische Signaturfelder verwendet werden.
  • Jede*r Unterzeichner*in kann nur über ein digitales Signaturfeld und über mehrere elektronische Signaturfelder verfügen.
• Signaturgründe können nicht angewendet werden, wenn nur ein Stempel als Signatur verwendet wird.