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Erstellen einer selbstdefinierten Seite „Erstellen“ mit dem Custom Workflow Designer

 

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Entwickle eine selbstdefinierte Erstellen-Seite mit dem Custom Workflow Designer.

In Enterprise-Konten können alle Benutzenden selbstdefinierte Erstellen-Seiten mit dem Custom Workflow Designer erstellen, sofern dieser aktiviert ist.

Selbstdefinierte Erstellen-Seiten können von einer einfachen, personalisierten Erstellungsvorlage – mit Einzelheiten zur Signatur, Ablaufzeiten, persönlichen Nachrichten usw. – bis hin zu komplexen, hybriden Workflows mit mehreren Signaturen reichen, die die strikte Einhaltung von Unternehmensrichtlinien gewährleisten.

  • Kontoadministrierende können Workflows für das gesamte Konto oder bestimmte Gruppen erstellen.
  • Gruppenadministrierende können Workflows für die ihnen zugewiesenen Gruppen erstellen.
  • Benutzende mit den entsprechenden Berechtigungen können personalisierte Workflows erstellen und für ihre Gruppe freigeben.

Zugriff auf den Custom Workflow Designer:

  1. Navigiere in der oberen Navigationsleiste zur Registerkarte Workflows.
  2. Wähle im linken Menü Selbstdefinierte Workflows aus, um verfügbare Workflows anzuzeigen.
  3. Wähle Workflow erstellen aus, um mit der Erstellung eines neuen Workflows zu beginnen.
Die Liste der selbstdefinierten Workflows mit hervorgehobener Schaltfläche „Workflow erstellen“.

Wenn du einen neuen Workflow öffnest, wird die Kopfzeile des Workflow Designers unterhalb des Logos angezeigt.

Am oberen Rand der Seite findest du verschiedene Anzeigen und Steuerelemente:

  1. Statusanzeige: Zeigt den aktuellen Status des Workflows an:
    • Entwurf/Inaktiv: als „Entwurf“ gekennzeichnet.
    • Aktiv: als „Aktiv“ gekennzeichnet.
  2. Workflow-Name: Zeigt den Namen des Workflows an (z. B. Neuer Workflow).
  3. Workflow klonen: Erstellt eine Kopie des Workflows mit einem neuen Namen.
  4. Workflow löschen: Entfernt den Workflow aus dem Konto.
  5. Schließen: Beendet den Workflow. Wenn nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
  6. Speichern: Speichert alle Änderungen.
  7. Aktivieren/Deaktivieren: Ändert den Status des Workflows:
    • Aktiviert: Der Workflow ist als „Aktiv“ gekennzeichnet und für zugewiesene Benutzende, Gruppen oder die Organisation verfügbar.
    • Deaktiviert: Der Workflow bleibt im Status „Entwurf“ und ist nur für Eigentümer und Eigentümerinnen oder Administrierende zugänglich.
Workflow Designer-Kopfzeile mit nummerierten Aktionen

Beim Erstellen eines Workflows musst du die folgenden Details festlegen:

  • Workflow-Info: Gib dem Workflow einen Namen, füge selbstdefinierte Anweisungen für Absendende hinzu und weise Berechtigungen zu.
  • Vereinbarungsinformationen: Lege individuell fest, wie die Vereinbarungsdetails auf der selbstdefinierten Seite Erstellen angezeigt werden sollen.
  • Empfangende: Definiere die Signierreihenfolge, indem du Unterzeichnende und andere Arten von Empfangsparteien hinzufügst.
  • E-Mails: Gib E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Teilnehmende in jeder Phase des Signaturprozesses an.
  • Dokumente: Wähle die Dokumente aus, die in den Workflow aufgenommen werden sollen.
  • Absendereingabefelder: Füge Felder hinzu, damit Absendende vor dem Senden einer Vereinbarung Informationen eingeben können. Diese Eingaben fließen in die Vereinbarung ein, bevor sie die Unterzeichnenden und Genehmigenden erreicht.

Alles, was im Workflow Designer konfiguriert wird, trägt zur Automatisierung der selbstdefinierten Erstellen-Seite bei und reduziert die manuellen Eingaben der Absendenden. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet, während optionale Felder angepasst oder leer gelassen werden können.

Ziel ist es, so viel Informationen wie möglich vorauszufüllen, um den Sendevorgang schneller, einfacher und weniger fehleranfällig zu machen.

Hinweis:

Die in einem selbstdefinierten Workflow definierten Einstellungen und Eigenschaften überschreiben alle Einstellungen auf Gruppen- oder Kontoebene. Dies gilt für alle konfigurierbaren Elemente innerhalb des Workflows.

Beispiel: Wenn die Einstellung auf Gruppenebene für den Dokumentablauf fünf Tage beträgt und in der Workflow-Vorlage eine Ausfüllfrist von drei Tagen definiert ist, läuft die Vereinbarung in drei Tagen ab.

Sobald der Workflow vollständig konfiguriert ist, wähle Speichern, um deine Änderungen zu speichern.

Sobald der Workflow bereitgestellt werden kann, wähle Aktivieren aus, um ihn verfügbar zu machen.

Tipp:

Stelle während der Tests zum Sicherstellen, ob alle Konfigurationen wie erwartet funktionieren, die Option Wer kann diesen Workflow verwenden auf Nur ich ein.

Wenn du sicher bist, dass der Workflow korrekt eingerichtet ist, aktualisiere Wer kann diesen Workflow verwenden auf die entsprechende Produktionseinstellung und wähle Speichern, um deine Änderungen zu speichern.

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